k. Penyusutan arsip dinamis pada Kantor Dirjen Sumber Daya Air
Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta.
Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip yang nilai kegunaanya sudah menurun dengan cara memindahkan
arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Penyusutan dimaksudkan untuk mengurangi jumlah arsip yang nilai gunanya sudah
menurun sehingga volume arsip suatu lembaga atau instansi akan berkurang dan diharapkan dapat menghindari adanya pemborosan
tenaga, ruangan, anggaran, dan perlengkapan. Berdasarkan hasil wawancara dengan keempat pegawai
kearsipan diperoleh data bahwa unit kearsipan Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta belum pernah melakukan penyusutan
arsip. Menurut Bapak Sukirman penyusutan belum dilakukan dikarenakan takutnya di kemudian hari arsip-arsip tersebut masih
dibutuhkan. Jadi arsip yang sudah lama seperti gambar-gambar yang sudah kumal-kumal masih disimpan dan nantinya akan dicek apa
masih ada nilai gunanya atau tidak. Akan tetapi sebenarnya secara tidak langsung Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak sudah
melakukan penyusutan hal ini terlihat dari pernyataan bapak Sukirman yang mengatakan bahwa apabila tiap unit kerja merasa ruangan
kerjanya semakin sempit dengan semakin banyaknya arsip yang disimpan maka mereka kemudian akan memindahkan arsip-arsip
inaktif arsip yang nilai gunanya sudah berkurang dari Unit Pengolah
ke Unit Kearsipan. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi penumpukan arsip di tiap-tiap unit pengolah. Karena apabila arsip-arsip tersebut
tidak di pindahkan maka ruangan tiap-tiap unit pengolah akan semakin sempit dan tentunya kondisi seperti ini bisa membuat para pegawai
tidak nyaman dan leluasa dalam bekerja.
B. Pembahasan Hasil Penelitian
Berdasarkan perolehan data dari hasil observasi, wawancara dan dokumentasi yang dilakukan secara langsung di unit kearsipan Balai Besar
Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta dapat diuraikan dan disajikan dalam pembahasan hasil penelitian sebagai berikut:
1. Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Dirjen Sumber Daya Air
Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta
Pengelolaan arsip dinamis pada unit kearsipan Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta menggunakan 4 pedoman yang berasal
dari Kementerian Pekerjaan Umum diantaranya adalah Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 37PRTM2007 Tentang Pedoman Tata Laksana
Persuratan dan Kearsipan, Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor
38PRTM2007 Tentang Pedoman Pola Klasifikasi Arsip Departemen Pekerjaan Umum
dan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 39PRTM2007 Tentang Jadwal Retensi Arsip JRA Departemen
Pekerjaan Umum, Peraturan Menteri Pekerjaan Umum nomor 10PRTM2011 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian
Kategori