tetapi kurang berjalan lancar karena waktu yang dibutuhkan dalam menemukan kembali arsip masih lebih dari 1 menit.
7. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Dinamis Pada Kantor Dirjen
Sumber Daya Air Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta
Arsip mempunyai peranan penting bagi keberlangsungan suatu organisasi. Oleh karena itu pemeliharaan dan pengamanan arsip sangat
perlu dilakukan demi menjaga arsip agar tidak rusak baik dari segi fisik maupun informasi yang terkandung didalamnya. Menurut teori kearsipan
kerusakan arsip disebabkan oleh 2 faktor yaitu faktor intrinsik dan faktor ekstrinsik. Faktor intrinsik adalah penyebab kerusakan arsip yang berasal
dari arsip itu sendiri, seperti kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat, dan sebagainya. Sedangkan faktor ekstrinsik adalah penyebab
kerusakan yang berasal dari luar benda arsip, yakni lingkungan fisik kelembaban udara, temperature, sinar matahari, dan polusi udaradebu,
hewan perusak jamur, kutu buku, ngengat, rayap, kecoa, dan tikus, kelalaian manusia percikan bara rokok, cipratan minuman, dan lain-lain.
Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara seperti pengaturan ruangan, pemeliharaan tempat penyimpanan, penggunaan
bahan-bahan pencegah, larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar, dan kebersihan.
Masih banyak hal yang harus diperhatikan dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip khususnya arsip dinamis, seperti peralatan, kelembaban
udara, ventilasi, serta penerangan tempat penyimpanan arsip. Agar pengelolaan arsip dapat terlaksana dengan baik, maka pemeliharaan dan
pengamanan arsip juga harus dilakukan dengan baik pula. Sehingga kelangsungan hidup arsip akan tetap terjaga.
Pelaksanaan pemeliharaan dan pengamanan arsip dinamis di unit kearsipan Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta adalah
dengan membersihkan debu pada arsip dengan menggunakan kemoceng, menyapu lantai oleh petugas cleaning service dan dilakukan pengecekan
arsip setiap minggunya oleh para pegawai kearsipan untuk mengecek apakah ada arsip yang rusak atau tidak. Selain itu pada ruang penyimpanan
arsip terdapat tabung pemadam kebakaran guna mengantisipasi jika terjadi kebakaran. Pelaksanaan pemeliharaan dan pengamanan arsip dinamis di
unit kearsipan Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta masih belum optimal hal ini dikarenakan belum lengkapnya fasilitas
peralatan untuk pemeliharaan dan pengamanan yang canggih.
8. Penyusutan Arsip Dinamis Pada Kantor Dirjen Sumber Daya Air
