1 Buku agenda surat masuk dan surat keluar
Buku agenda adalah buku yang digunakan untuk mencatat identitas dari surat masuk maupun surat keluar yang meliputi tanggal
diterimatanggal dikirim surat, nomor surat, perihal, dan lain-lain 2
Lembar disposisi Lembar disposisi adalah lembar yang digunakan sebagai sarana
untuk menentukan langkah atau tindak lanjut terhadap surat-surat masuk yang telah diterima.
3 Buku ekspedisi
Buku ekspedisi adalah buku yang dipakai dalam pengiriman surat keluar instansi atau kantor lain sebagai bukti bahwa surat sudah
sampai ke alamat tujuan.
c. Sistem penyimpanan arsip dinamis pada Kantor Dirjen Sumber
Daya Air Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta
Penggunaan sistem penyimpanan arsip sangat diperlukan dalam penyimpanan dan penataan arsip. Hal ini bertujuan agar penyimpanan
dan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan dapat menjadi lebih mudah, cepat, dan tepat. Penggunaan sistem penyimpanan pada setiap
kantor baik instansi pemerintah maupun swasta tidaklah selalu sama hal ini tergantung dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing
kantor yang bersangkutan. Berbagai sistem tersebut dikenal dengan 5 dasar pokok sistem peyimpanan yaitu sistem penyimpanan menurut
abjad, penyimpanan menurut pokok soal, penyimpanan menurut
tanggal, penyimpanan menurut wilayah, dan peyimpanan menurut nomor.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sukirman 45 th dan Bapak Anis 45 th Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak
Yogyakarat dalam menyimpan arsip menggunakan sistem penyimpanan menurut Subjekpokok masalah. Sistem tersebut dipilih
dengan alasan karena sistem tersebut dianggap paling mudah dan paling cocok serta mengacu dari Kementerian.
d. Azas pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Dirjen Sumber Daya
Air Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta
Di dalam penyelenggaraan kearsipan, selain sistem
penyimpanan arsip, suatu organisasi juga membutuhkan azas penyimpanan arsip dalam mengelola arsipnya. Sesuai dengan hasil
wawancara dengan Bapak Sukirman 45 th dan Bapak Anis 45 th azas penyimpanan yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis di
Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta adalah azas kombinasi sentralisasi-desentralisasi. Azas ini diterapkan dalam rangka
mengatasi kelemahan yang ada pada azas sentralisasi dan azas desentralisasi. Dalam penerapan azas kombinasi, pengelolaan arsip
dinamis aktif dilakukan secara desentralisasi yaitu berada ditiap-tiap unit kerja masing-masing, sedangkan arsip dinamis inaktif atau arsip
yang nilai gunanya sudah berkurang akan dikelola secara sentralisasi yaitu berada di unit kearsipan BBWS-SO Yogyakarta. Arsip-arsip
yang dikelola diantaranya adalah arsip yang berupa surat baik surat masuk maupun surat keluar, arsip yang berupa laporan-laporan
bulanan yang dikerjakan oleh konsultan yang berbentuk buku, arsip berupa gambar-gambar pelaksanaan dan perencanaan kegiatan, arsip
berupa kertas-kertas kalkir adalah kertas yang biasa digunakan untuk merancang desain atau gambar hasil dari proyek-proyek yang telah
diselesaikan, kertas kalkir tersebut berisi gambar-gambar peta, arsip laporan keuangan, arsip buku tahunan, arsip berupa SK atau Surat
Keputusan
e. Fasilitas kearsipan pada kantor Kantor Dirjen Sumber Daya Air
