11
BAB II KERANGKA KONSEPTUAL DAN HIPOTESIS
A. Pengertian Arsip
Arsip merupakan memori korporat bagi organisasi yang menciptakannya. Sebagai memori, arsip memberikan bukti bagi tindakan, keputusan dan komunikasi, serta menjadi
bahan akuntabilitas dari organisasi yang memilikinya. Itu artinya, arsip merupakan sumber informasi yang objektif, akurat, dan lengkap. Menurut Walne ed arsip adalah informasi
yang terekam dokumen apapun bentuk atau mediumnya, dibuat, diterima dan dipelihara oleh suatu organisasi, institusi atau individu menurut kewajiban hukumnya atau dalam
rangka transaksi kegiatan 1988: 56. Pemahaman ini serupa dengan rumusan arsip menurut ISO 15489-1
Records Management-Part 1: General
, arsip adalah informasi yang diciptakan, diterima dan disimpan sebagai bukti dan informasi oleh suatu organisasi atau seseorang, dalam rangka
memenuhi kewajiban hukumnya atau dalam rangka transaksi bisnis
information created, received and maintained as evidence and information by an organization or person, in
pursuance of legal obligations or in the transaction of bussiness
. Berdasarkan definisinya, arsip tidak hanya sekedar di ingat
memorized
tetapi mengandung informasi yang tertulis
written down
. Konsep tertulis mencakup berbagai macam metode perekaman, antara lain dengan
menggunakan tulisan tangan, mesin ketik, komputer, fotografi, rekaman suara, rekaman video, film dan lain-lain. Menurut Saffady 2002: 1 arsip dapat mengandung suatu
informasi terekam dalam semua format pada media apapun dan dengan menggunakan metode apapun baik secara manual ataupun terotomasi. Sementara menurut Lundgren dan
Lundgren dalam bukunya
Records management in The Computer Age
, arsip merupakan suatu bukti dari suatu kejadian atau kegiatan yang direkam dalam bentuk nyata atau
bersifat
tangible
sehingga memungkinkan untuk diketemukan kembali 1989: 4 . Demikian pula pendapat Robek 1987: 4 yang menyatakan bahwa arsip merupakan
informasi yang terekam tanpa memperdulikan media rekamnya. Dari pemahaman di atas dapat ditarik beberapa pemahaman dasar. Pertama, arsip
harus merupakan bukti
evidence
dari suatu kejadian; Kedua, arsip harus disimpan di dalam bentuk atau media yang nyata
tangible
; dan, Ketiga, arsip harus diketemukan kembali
retriavable
baik itu secara fisik maupun informasinya. Kemajuan teknologi
12 modern pada akhirnya menempatkan arsip tidak lagi diartikan hanya pada aspek fisiknya
tetapi lebih melekat kepada fungsi organiknya, atau dengan kata lain lebih mengedepankan arsip sebagai sumber informasi tanpa mengabaikan media rekamnya.
Dengan demikian pengertian arsip dapatlah dirumuskan sebagai informasi yang tercipta atau diterima dan merupakan bukti dari suatu peristiwa dan aktivitas atau
hubungan yang pernah terjalin antara individu atau organisasi dengan pihak lain yang memuat sumber informasi tentang orang, organisasi, peristiwa dan tempat-tempat tertentu.
Konsep arsip yang semula hanya berupa peninggalan administrasi, dengan demikian beralih menjadi sumber informasi yang penting.
B. Prasarana dan Sarana Kearsipan
Kategori