15 Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam memilih dan menggunakan
peralatan arsip Suzan S. Diamond; 1983, 78, yaitu : 1.
Frekuensi akses
acces frequency
; 2.
Kecepatan penemuan kembali
retrieval speed
; 3.
Pertimbangan struktural
structural consideration
Menurut Patricia E. Wallace 1992; 120, dalam kegiatan penyimpanan arsip terdapat unsur perlengkapan sebagai
hardware
dan
software
. Sementara Suzan S. Diamond menyebutkan istilah unsur perlengkapan ini dengan
filing equipment
. 1983; 16. Meskipun menggunakan istilah yang berbeda namun contoh-contoh perlengkapan yang
diberikan oleh keduanya hampir sama, seperti
vertical filing cabinet, lateral filing cabinet
, rak statis terbuka
open shelf filing
, rak mobile
compactible filing
, boks arsip dan sejenisnya..
Dengan demikian dukungan prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana yang telah dijabarkan di atas memegang peranan penting dalam kelancaran penyelenggaraan
kearsipan.
C. Standardisasi
Standar adalah suatu spesifikasi teknis atau sesuatu yang diberlakukan sebagai patokan dalam melakukan kegiatan berdasarkan konsensus semua pihak terkait dengan
memperhatikan syarat-syarat tertentu. Syarat-syarat yang dimaksud utamanya masalah kesehatan, keamanan, keselamatan, lingkungan, perkembangan IPTEK, perkembangan
masa kini dan mendatang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya. Konsensus yang dimaksud adalah kesepakatan-kesepakatan yang telah
didokumentasikan yang didalamnya termasuk mengenai spesifikasi teknis, kriteria yang akurat dan digunakan sebagai peraturan. Menurut Mc Leod 2003: 6, tujuan adanya
standar adalah : a.
Peningkatan mutu dan kesesuain produk; b.
Menjamin kesehatan, keamanan dan perlindungan bagi yang mengelolanya; c.
Penyederhanaan perancangan produk, serta; d.
Peningkatan efisiensi dan kemudahan dalam pemeliharaan. Dengan demikian standar dituangkan dalam bentuk dokumen tertulis, yang naskah
utamanya berisi ketentuan-ketentuan yang menunjukkan persyaratan yang perlu ditaati dan secara umum tidak bertentangan dengan standar yang lain, dengan kata lain standar
16 merupakan persyaratan minimal yang harus dipenuhi untuk suatu produk agar selalu
memberikan kepuasan dan keamanan bagi penggunanya. Menurut Badan Standardisasi Nasional BSN, standar merupakan dokumen berisi
ketentuan teknis aturan, pedoman dan sejenisnya dari suatu kegiatan atau hasilnya dirumuskan secara konsensus dan ditetapkan oleh instansi terkait dengan tujuan mencapai
keteraturan yang optimal. Sementara istilah standardisasi adalah penyesuaian terhadap bentuk baik itu
ukuran, kualitas, dan nilai dengan standar atau pedoman yang telah ditetapkan. Standardisasi mempunyai ruang lingkup nasional dan internasional. Dalam perangkat
pelaksanaan tugas kepemerintahan dikenal dengan nama NSPM Norma, Standar, Pedoman dan Manual. Keempat aspek tersebut berada pada jenjang yang berbeda. Badan
Litbang Departemen Perhubungan 2005 memberikan definisi sebagai berikut : 1.
Norma adalah aturanketentuan yang mengikat sebagai panduan atau pengendalian dalam melaksanakan kegiatan;
2. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang diberlakukan sebagai
patokan dalam melakukan kegiatan; 3.
Pedoman adalah acuan yang bersifat umum yang harus dijabarkan lebih lanjut dan dapat disesuaikan dengan karakteristik dan kemampuan daerahinstansi
setempat; 4.
Manual adalah acuan operasional yang penerapannya disesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik setempat.
Sementara untuk yang internasional ditetapkan oleh assosiasi global yang terdiri dari badan-badan standardisasi nasional dan pihak Non Goverment Organization NGO.
Kegiatan pokok ISO ini adalah menghasilkan kesepakatan internasional yang kemudian dipublikasikan sebagai standar internasional. Standar internasional di bidang kearsipan
adalah ISO 15489-1:2001 tentang
Information and Documentation- Records Management
. Standar ini mengatur pengelolaan arsip agar memenuhi persyaratan yang dituntut ’sistem
mutu’. Dalam konsep manajemen mutu, persyaratan mutu ini merupakan persyaratan,
dimana pengelolaan arsip harus memenuhi karakteristik dari suatu arsip, yaitu:
authenticity, reliability, integrity, dan useability
. Dalam sistem manajemen mutu, norma, standar, pedoman, dan manual, termasuk juga prosedur kerja merupakan instrumen
pendukung dari pelaksanaan kegiatan. Sebagai instrumen pendukung dalam format perangkat lunak software, dan bukan perangkat keras hardware.
17 Dengan demikian, standardisasi prasarana dan sarana kearsipan berarti tidak hanya
penentuan standar spesifikasi prasarana dan sarana pendukung pengelolaan arsip, tetapi juga standar terpenuhinya persyaratan minimal yang memadai terutama dalam melakukan
pengadaan dan perawatan guna menjamin kualitas pengelolaan arsip. Itu berarti, standardisasi sebagai unsur pendukung pengelolaan arsip mempunyai peranan penting
dalam mengoptimalisasi pendayagunaan sumber daya yang ada.
D. Penyelenggaraan Kearsipan
