Pengelolaan Arsip Dinamis Penyelenggaraan Kearsipan

18 penyelenggaraan kearsipan dalam pengelolaan arsipnya menggunakan dua kegiatan fungsional, yaitu :

1. Pengelolaan Arsip Dinamis

Pengelolaan arsip dinamis bertujuan untuk menyediakan kebutuhan organisasi selaku pencipta arsip yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip. Arsip dinamis di lihat dari frekuensi penggunaannya dibedakan menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip aktif merupakan arsip yang langsung dan terus menerus dibutuhkan dalam penyelenggaraan administrasi, sementara arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah semakin berkurang. Pengelolaan arsip dinamis dalam ISO 15489-2 Records Management- Part 2: Guidelines merupakan proses pengelolaan arsip yang meliputi kaptur, registrasi, klasifikasi, klasifikasi akses dan keamanan, identifikasi status, penyimpanan, Dalam pengelolaan arsip dinamis, sebagaimana penjelasan Pasal 23 huruf a dan Pasal 25 huruf a Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dalam rangka efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip inaktif di pemerintahan daerah provinsi maka arsip daerah provinsi hanya bertugas mengelola arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 sepuluh tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah dan penyelengara pemerintahan daerah, baik provinsi dan kabupatenkota. Dengan demikian, lembaga kearsipan daerah provinsi dan lembaga kearsipan daerah kabupatenkota juga melaksanakan tugas pengelolaan arsip inaktif. Pengelolaan arsip inaktif yang dimaksud merupakan bagian dari pengelolaan arsip dinamis. Oleh karenanya dalam daur hidup arsip, pengelolaan arsip inaktif ini berada pada tahap penyusutan khususnya ketika pemindahan arsip inaktif dilakukan. Pada tahap ini arsip inaktif yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang dipindahkan ke pusat arsip records center . Prosedur pengelolaan arsip inaktif meliputi; a. Pemindahan arsip, mulai dari penentuan arsip inaktif mulai dipindahkan, menyiapkan arsip yang akan dipindahkan, menyiapkan ruang simpan, dan menerima arsip; 19 b. Penataan dan penyimpanan, mulai dari pemeriksaan, pendeskripsian, penyortiran, penataan dalam boks arsip, dan pembuatan daftar arsip; c. Pelayanan arsip, melakukan layanan permintaan peminjaman arsip, pengendalian arsip yang dipinjam, dan menyimpan kembali; d. Pemusnahan, mulai dari penyeleksian, pelaksanaan pemusnahan, mendokumentasikan pemusnahan,

2. Pengelolaan Arsip Statis