12 modern pada akhirnya menempatkan arsip tidak lagi diartikan hanya pada aspek fisiknya
tetapi lebih melekat kepada fungsi organiknya, atau dengan kata lain lebih mengedepankan arsip sebagai sumber informasi tanpa mengabaikan media rekamnya.
Dengan demikian pengertian arsip dapatlah dirumuskan sebagai informasi yang tercipta atau diterima dan merupakan bukti dari suatu peristiwa dan aktivitas atau
hubungan yang pernah terjalin antara individu atau organisasi dengan pihak lain yang memuat sumber informasi tentang orang, organisasi, peristiwa dan tempat-tempat tertentu.
Konsep arsip yang semula hanya berupa peninggalan administrasi, dengan demikian beralih menjadi sumber informasi yang penting.
B. Prasarana dan Sarana Kearsipan
Prasarana dan sarana merupakan semua bentuk perantara yang dapat menunjang dan mendukung kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Moenir 1992, 119
prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses, sementara sarana segala jenis peralatan, perlengkapan kerja dan fasilitas yang
berfungsi sebagai alat utamapembantu dalam pelaksanaan pekerjaan. Dalam sarana lebih menekankan kepada sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat untuk mencapai maksud dan
tujuan. Dengan demikian prasarana dan sarana memegang peran penting dalam kelancaran pekerjaan.
Penyelenggaraan kearsipan sebagai suatu proses keseluruhan kegiatan pengelolaan arsip memerlukan dukungan prasarana dan sarana kearsipan, tidak hanya kepentingan
pencipta arsip tetapi juga lembaga kearsipan. Prasarana merupakan fasilitas yang mendukung kegiatan pengelolaan arsip, sedangkan sarana merupakan keseluruhan
peralatan yang digunakan secara langsung dalam pengelolaan arsip. Dalam prasarana, fasilitas pokok yang harus tersedia adalah gedung sebagai kantor
maupun tempat penyimpanan arsip. Gedung merupakan persyaratan yang harus dipenuhi agar lembaga kearsipan dapat berjalan dengan efektif. Standar gedung penyimpanan arsip
yang harus dipenuhi menurut Cox 1992; 42 diantaranya meliputi : pemilihan lokasi gedung, konstruksi bangunan, dan juga perlengkapan gedung. Khusus perlengkapan
gedung tentunya terkait dengan fasilitas kelengkapan suatu gedung dalam mengantisipasi kerusakan arsip, yaitu kelayakan sistem keamanan, pengendalian atas lingkungan
kelembaban dan suhu udara,
air conditioner, relatif humidity
, kualitas udara, dan
13 masuknya cahaya sinar ultraviolet, ancaman bahaya kebakaran dan banjir, serta juga
kesalahan penanganan yang dilakukan oleh manusia. Sementara Michael Duchein 1988; 26, menyebutkan beberapa prinsip dasar dan
fundamen untuk membangun gedung arsip , diantaranya mempunyai tempat yang berfungsi untuk :
a Pemeliharaan arsip yang meliputi pengamanan secara lengkap dari bahaya
kebakaran, kelembaban, serangga, cahaya yang berlebihan, pencurian dan sejenisnya;
b Produk arsip yang dimanfaatkan oleh pengguna, baik itu pembuatan daftar,
pembungkusan dan pelabelan, katalog dan inventaris, ruang baca, dan ruang informasi publik;
c Perbaikan arsip yang mengalami kerusakan;
d Pengalihmediaan arsip.
Fasilitas lain yang dijadikan kriteria untuk prasarana gedung penyimpanan arsip selain lokasi gedung dan konstruksi gedung adalahi kelayakan sistem keamanan,
pengendalian atas lingkungan suhu udara dan kelembaban, tersedianya lahan parkir terutama untuk pengangkutan dan bongkar muat arsip, kemudahan jalan masuk menuju
lokasi, dan tersedianya alat komunikasi Jay Kennedy; 1998, 260. Selain itu, Duchein juga menyebutkan ada dua tipe bangunan arsip : Pertama,
gedung untuk pemeliharaan arsip permanen yang bernilai sejarah; dan Kedua, gedung untuk penyimpanan arsip sebelum arsip tersebut dimusnahkan 1988; 25. Dengan
demikian gedung penyimpanan arsip dapat disesuaikan dengan jenis arsip yang akan disimpannya. Gedung untuk menyimpan arsip statis dinamakan
depo,
.sedangkan untuk menyimpan arsip inaktif dinamakan dengan
records centre.
Kedua bangunan gedung ini dengan sendirinya harus tersedia di lembaga kearsipan daerah, karena pada lembaga kearsipan daerah mempunyai fungsi, tugas dan tanggung
jawab tidak hanya mengelola arsip statis tetapi juga mengelola arsip inaktif yang retensi arsipnya sekurang-kurangnya lebih dari 10 tahun.
Menurut Sulistyo Basuki 2008: 287-293, pemilihan terhadap fasilitas gedung atau tempat penyimpanan arsip inaktif terdapat tiga pilihan, yaitu :
2 Menggunakan ruang yang ada dan bukan ruang kantor sehingga memenuhi
persyaratan fisik dan lingkungan untuk menyimpan arsip inaktif; 3
Mendirikan ruang gedung;
14 4
Menggunakan jasa
commercial records centre
yang sepenuhnya dikelola oleh jasa swasta.
Pengelolaan arsip inaktif ini seyogyanya menjadi tanggung jawab pencipta arsip, sehingga lokasi tempat penyimpanan arsip inaktif bisa berada dalam lingkungan sendiri
ataupun terpisah dengan gedung kantor. Pada lembaga kearsipan yang mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab mengelola arsip inaktif mau tidak mau harus mempersiapkan
prasarana gedung penyimpanan arsip inaktif yang terpisah dengan gedung penyimpanan arsip statis.
Gedung penyimpanan arsip statis perlu dibangun secara khusus karena keberadaan gedung ini bertujuan tidak hanya sekedar menyimpan saja tetapi juga melestarikan arsip-
arsip yang disimpannya sepanjang masa. Kriteria dan spesifikasi khusus terhadap bangunannya sudah tentu harus berbeda dengan prasarana atau gedung penyimpanan arsip
inaktif, karena biar bagaimanapun juga tujuan pemeliharaan dan penyimpanan antara arsip inaktif dengan arsip statis berbeda.
Selain penyimpanan arsip yang terpisah antara arsip inaktif dan arsip statis, perlu juga tempat penyimpanan arsip yang dikelompokkan berdasarkan media simpan arsipnya.
Pemisahan tempat ini terkait dengan daya tahan arsip media kertas dengan media non kertas yang memerlukan pengaturan suhu dan kelembaban yang berbeda. Untuk arsip-
arsip non kertas seperti kaset, film, foto, video, microfilm dan sejenisnya tentunya memerlukan tempat ruang khusus. Secara spesifik, gedung penyimpanan arsip sebagai
prasarana kearsipan sangat mempertimbangkan kondisi lingkungan, pengamanan dan cara memproteksi dari medi arsip yang dikelolanya.
Dalam hal sarana kearsipan, fasilitas atau peralatan kearsipan yang dipilih disesuaikan dengan kebutuhan pada saat mengelola arsipnya, terutama penyesuaian
terhadap ukuran ruang yang tersedia
compatibility
. Faktor ini sangat menunjang efektivitas penyimpanan dan penataan serta temu balik arsip Hal lain yang menjadi
pertimbangan untuk menentukan penggunaan sarana kearsipan adalah bahwa penggunaan sarana tersebut membantu memudahkan untuk penemuan kembali arsipnya
easy of acces
. Selain itu juga, penentuan sarana kearsipan baik itu untuk mengelola arsip inaktif dan mengelola arsip statis di lembaga kearsipan daerah perlu mempertimbangkan faktor
keamanan dan biaya peralatan sarana kearsipan. Faktor keamanan yang dimaksud terkait penyalahgunaan oleh pihak lain yang diakibatkan tidak memadainya sarana kearsipan
yang dimilikinya.
15 Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam memilih dan menggunakan
peralatan arsip Suzan S. Diamond; 1983, 78, yaitu : 1.
Frekuensi akses
acces frequency
; 2.
Kecepatan penemuan kembali
retrieval speed
; 3.
Pertimbangan struktural
structural consideration
Menurut Patricia E. Wallace 1992; 120, dalam kegiatan penyimpanan arsip terdapat unsur perlengkapan sebagai
hardware
dan
software
. Sementara Suzan S. Diamond menyebutkan istilah unsur perlengkapan ini dengan
filing equipment
. 1983; 16. Meskipun menggunakan istilah yang berbeda namun contoh-contoh perlengkapan yang
diberikan oleh keduanya hampir sama, seperti
vertical filing cabinet, lateral filing cabinet
, rak statis terbuka
open shelf filing
, rak mobile
compactible filing
, boks arsip dan sejenisnya..
Dengan demikian dukungan prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana yang telah dijabarkan di atas memegang peranan penting dalam kelancaran penyelenggaraan
kearsipan.
C. Standardisasi
