151
Perangkat Lunak Pengolah Kata Gambar 5.67 Kotak dialog Mail Merge Helper
Catatan: Create Data Source digunakan untuk membuat
dokumen sumber data baru. Open Data Source digunakan untuk membuka
dokumen sumber data yang sudah pernah dibuat. Use Address Book digunakan untuk penggunaan
Adress Book. Header Options digunakan untuk menambahkan
catatan pada bagian atas surat
Gambar 5.68 Kotak dialog Mail Merge Helper
Catatan: Form Letter digunakan untuk pembuatan surat.
Mailing Label digunakan untuk label pengiriman. Envelopes digunakan untuk format amplop.
Catalog digunakan untuk format katalog.
1. Membuat Dokumen Induk
Dokumen induk adalah dokumen yang berisikan induk perihal surat. Untuk membuat dokumen induk, dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut.
a.
Klik menu Tools - Mail Merge sehingga muncul kotak dialog Mail Merge Helper.
b. Klik tombol Create - Form Letter sehingga muncul kotak dialog Microsoft Office Word.
c. Klik tombol Active Window apabila dokumen induk adalah dokumen yang sedang aktif atau
tombol New Main Document apabila ingin membuat dokumen induk baru.
d. Ketiklah surat sebagai dokumen induk seperti di atas hingga selesai.
e. Simpanlah dokumen induk dengan nama SURAT TAGIHAN.
2. Membuat Dokumen Sumber Data
Untuk membuat dokumen sumber data data source dapat dilakukan pada kotak dialog Mail Merge Helper.
Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut. a.
Klik tombol Get Data-Create Data Source sehingga muncul kotak dialog Create Data Source.
b. Kita dapat menggunakan nama-nama field variabel yang tertera pada kotak Field names in
header row atau dapat pula menggantinya sesuai dengan keinginan, dengan cara mengklik nama field yang akan dihapus dan tombol Remove Field Name.
c. Untuk membuat field baru, kita dapat mengetiknya satu per satu misalnya: nama sekolah
kursus, alamat, dan sebagainya melalui kotak Field Name dan dilanjutkan dengan mengklik Add Field Name.
152
Teknologi Informasi dan Komunikasi Kelas X Gambar 5.71 Hasil penggabungan dokumen
Catatan: Penulisan nama field tidak dapat dipisahkan
dengan spasi atau tanda baca.
Gambar 5.69 Kotak dialog Create Data Source
Gambar 5.70 Kotak dialog Insert Merge Field
d. Klik tombol OK dan klik tombol Edit pada kotak dialog Mail Merge Helper untuk memasukkan
data Record pada setiap fieldnya. e.
Simpanlah dokumen data source dengan nama DATA PELANGGAN.
3. Menggabungkan Dokumen Induk dengan Dokumen Sumber Data
Setelah membuat dokumen induk dan sumber data, selanjutnya menggabungkannya dengan langkah-langkah sebagai berikut.
a. Letakkan kursor pada setiap tempat di mana data akan dimasukkan, dilanjutkan dengan mengklik
tombol Insert Merge Field dan nama field yang diinginkan.
b. Halaman dokumen yang dihasilkan tampak seperti berikut.
