152
Teknologi Informasi dan Komunikasi Kelas X Gambar 5.71 Hasil penggabungan dokumen
Catatan: Penulisan nama field tidak dapat dipisahkan
dengan spasi atau tanda baca.
Gambar 5.69 Kotak dialog Create Data Source
Gambar 5.70 Kotak dialog Insert Merge Field
d. Klik tombol OK dan klik tombol Edit pada kotak dialog Mail Merge Helper untuk memasukkan
data Record pada setiap fieldnya. e.
Simpanlah dokumen data source dengan nama DATA PELANGGAN.
3. Menggabungkan Dokumen Induk dengan Dokumen Sumber Data
Setelah membuat dokumen induk dan sumber data, selanjutnya menggabungkannya dengan langkah-langkah sebagai berikut.
a. Letakkan kursor pada setiap tempat di mana data akan dimasukkan, dilanjutkan dengan mengklik
tombol Insert Merge Field dan nama field yang diinginkan.
b. Halaman dokumen yang dihasilkan tampak seperti berikut.
153
Perangkat Lunak Pengolah Kata
Kegiatan Belajar
1. Buatlah surat undangan pertemuan reuni dengan menggunakan mail merge Field
pada dokumen sumber data adalah: nama, alamat, angkatan, kelas. 2.
Buatlah artikel, brosur, kartu nama, dan majalah
4. Mencetak Mail Merge
Setelah penggabungan dokumen induk dengan sumber data maka selanjutnya kita dapat melihat hasil fasilitas Mail Merge dengan cara mengklik ikon View Merged Data. Selanjutnya, dapat
dilihat hasilnya satu per satu dengan cara mengklik ikon Go to Record dengan cara mengklik ikon Next Record sehingga mendapatkan nomor record yang diinginkan. Selanjutnya, dapat dilihat
perubahan yang ada pada halaman dokumen.
Untuk mencetak Mail Merge, sama seperti mencetak halaman dokumen yang sudah dipelajari. a.
Pilih nomor record yang akan dicetak melalui Go to Record atau ikon Next Record. b.
Klik ikon Print pada toolbar Formatting untuk setiap perubahan nomor record. c.
Akan terlihat hasil cetakan dengan surat induk yang sama, namun sumber data yang berlainan satu sama lainnya.
Program pengolah kata adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah kata pada sebuah dokumen. Salah satu program pengolah kata adalah program Microsoft Office
Word 2003. Microsoft Office Word 2003 merupakan pengembangan dari versi sebelumnya yang dikeluarkan oleh perusahaan Microsoft Corporation. Program aplikasi ini sangat mudah
digunakan dan diintegrasikan dengan program aplikasi lainnya. Hal ini disebabkan banyaknya fasilitas yang terdapat pada aplikasi ini.
Microsoft Office Word 2003 sangat cocok untuk membuat surat-menyurat, buku diktat, proposal laporan kegiatan, media informasi, seperti brosur, leaflet, kartu undangan, kartu nama,
dan sebagainya. Menu pada program pengolah kata pada umumnya terdiri atas 9 bagian yang tertera pada baris menu Menu Bar. Setiap menu terdiri atas beberapa submenu. Ikon-ikon
yang terdapat pada toolbar digunakan sebagai jalan pintas shortcut perintah-perintah pada baris menu Menu Bar.
Menu dan ikon pada program pengolah kata dapat dimanfaatkan dalam membuat, mengedit, menyimpan, hingga mencetak dokumen. Apabila baru membuka Microsoft Office
Word 2003 maka secara otomatis dokumen baru telah siap dibuat. Namun, apabila Microsoft Office Word 2003 telah terbuka maka membuat dokumen baru dapat dilakukan dengan mengklik
New pada menu File atau dengan cara mengklik ikon New pada toolbar standard. Setelah mengklik ikon New maka akan muncul dokumen baru dengan nama default-nya Document1.
RANGKUMAN RANGKUMAN
