153
Perangkat Lunak Pengolah Kata
Kegiatan Belajar
1. Buatlah surat undangan pertemuan reuni dengan menggunakan mail merge Field
pada dokumen sumber data adalah: nama, alamat, angkatan, kelas. 2.
Buatlah artikel, brosur, kartu nama, dan majalah
4. Mencetak Mail Merge
Setelah penggabungan dokumen induk dengan sumber data maka selanjutnya kita dapat melihat hasil fasilitas Mail Merge dengan cara mengklik ikon View Merged Data. Selanjutnya, dapat
dilihat hasilnya satu per satu dengan cara mengklik ikon Go to Record dengan cara mengklik ikon Next Record sehingga mendapatkan nomor record yang diinginkan. Selanjutnya, dapat dilihat
perubahan yang ada pada halaman dokumen.
Untuk mencetak Mail Merge, sama seperti mencetak halaman dokumen yang sudah dipelajari. a.
Pilih nomor record yang akan dicetak melalui Go to Record atau ikon Next Record. b.
Klik ikon Print pada toolbar Formatting untuk setiap perubahan nomor record. c.
Akan terlihat hasil cetakan dengan surat induk yang sama, namun sumber data yang berlainan satu sama lainnya.
Program pengolah kata adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah kata pada sebuah dokumen. Salah satu program pengolah kata adalah program Microsoft Office
Word 2003. Microsoft Office Word 2003 merupakan pengembangan dari versi sebelumnya yang dikeluarkan oleh perusahaan Microsoft Corporation. Program aplikasi ini sangat mudah
digunakan dan diintegrasikan dengan program aplikasi lainnya. Hal ini disebabkan banyaknya fasilitas yang terdapat pada aplikasi ini.
Microsoft Office Word 2003 sangat cocok untuk membuat surat-menyurat, buku diktat, proposal laporan kegiatan, media informasi, seperti brosur, leaflet, kartu undangan, kartu nama,
dan sebagainya. Menu pada program pengolah kata pada umumnya terdiri atas 9 bagian yang tertera pada baris menu Menu Bar. Setiap menu terdiri atas beberapa submenu. Ikon-ikon
yang terdapat pada toolbar digunakan sebagai jalan pintas shortcut perintah-perintah pada baris menu Menu Bar.
Menu dan ikon pada program pengolah kata dapat dimanfaatkan dalam membuat, mengedit, menyimpan, hingga mencetak dokumen. Apabila baru membuka Microsoft Office
Word 2003 maka secara otomatis dokumen baru telah siap dibuat. Namun, apabila Microsoft Office Word 2003 telah terbuka maka membuat dokumen baru dapat dilakukan dengan mengklik
New pada menu File atau dengan cara mengklik ikon New pada toolbar standard. Setelah mengklik ikon New maka akan muncul dokumen baru dengan nama default-nya Document1.
RANGKUMAN RANGKUMAN
154
Teknologi Informasi dan Komunikasi Kelas X
Dalam menjalankan program pengolah kata Microsoft Office Word 2003 seringkali kita memperbaiki atau mengedit pekerjaan untuk mendapatkan hasil yang memuaskan. Untuk
mengatasi hal tersebut maka pada Microsoft Office Word terdapat fasilitas menu Edit. Header dan Footer adalah catatan atau teks yang ditambahkan pada setiap halaman
dokumen. Header judul atas berada pada bagian atas setiap halaman. Sedangkan Footer catatan kaki, berada pada bagian bawah setiap halaman. Kita dapat pula menambah catatan
pada Header dan Footer berupa nomor halaman, tanggal, dan waktu saat menyelesaikan dokumen dengan cara mengklik ikon-ikon pada toolbar Header and Footer yang muncul.
Untuk menghapus Header dan Footer dapat dilakukan dengan langkah: 1.
Klik kembali menu View - Header and Footer sehingga tanda cek P Header and Footer hilang.
2. Setelah kotak teks Header and Footer muncul, hapuslah catatan yang diinginkan.
3. Catatan yang dihapus secara otomatis hilang pada setiap halaman dokumen.
Hyperlink adalah fasilitas Microsoft Office Word 2003 yang berguna untuk menampilkan sebuah referensi atau file tertentu dengan cara mengklik objek atau teks. Hyperlink sering
digunakan pada Web Page. Dengan mengklik objek atau teks yang sudah dikaitkan maka akan tampil referensi atau file target.
Untuk menambah dan mengolah gambar AutoShapes dapat dilakukan melalui toolbar Drawing. Toolbar Drawing merupakan kumpulan dari fungsi-fungsi yang dapat digunakan
untuk mengolah gambar berupa AutoShapes, Clip Art, dan WordArt. Sering dibuat dan dicetak banyak surat dengan isi surat sama, namun data lainnya
berbeda. Jika ini dilakukan dengan cara mengganti data lainnya setiap pencetakan surat, maka akan memakan waktu lama dan melelahkan. Untuk itu, Microsoft Office Word 2003
menyediakan fasilitas Mail Merge. Dengan fasilitas ini kita hanya membuat dokumen induk yang berisi perihal isi surat main document dan dokumen sebagai sumber data data
source yang berisi daftar record, seperti nama, alamat, dan data lainnya yang siap digabungkan merge.
Setelah penggabungan dokumen induk dengan sumber data maka selanjutnya dapat dilihat hasil fasilitas Mail Merge dengan cara mengklik ikon View Merged Data. Selanjutnya,
dapat dilihat hasilnya satu per satu dengan cara mengklik ikon Go to Record dengan cara mengklik ikon Next Record sehingga mendapatkan nomor record yang diinginkan.
Selanjutnya, dapat dilihat perubahan yang ada pada halaman dokumen.
Apa yang akan kamu lakukan setelah mempelajari perangkat lunak pengolah kata? Apakah kamu sudah mampu memanfaatkan fasilitas yang terdapat pada menu bar dan toolbar
secara efektif?
REFLEKSI REFLEKSI
