5. Proses pengaturan hak akses dokumen belum optimal.
6. Proses pencarian dokumen.
7. Proses pendistribusian masih terdapat beberapa kendala, walaupun sudah
dibantu oleh bagian tata usaha dalam proses mengedarkan dokumen. Hal ini disebabkan karena dengan banyaknya stakeholder dan dokumen yang harus
dikelola.
3.2.2 Aliran Dokumen Proses Dalam Menyusun Rencana Pendidikan dan
Latihan Pegawai LT
Kesulitan proses proses ini sama seperti yang dialami pada proses menyusun rencana formasi pegawai dan mengusulkan rencana pengadaanya.
Contohnya dalam proses menyusun rencana pendidikan dan latihan pegawai memerlukan hasil evaluasi pelatihan periode lalu sebagai bahan untuk mencari
peserta diklat yang tepat. Pada pencarian peserta diklat masih mengalami kesulitan, mengingat terdapat 500 pegawai di perusahaan. Staf kepegawaian juga harus
mencari satu per satu dokumen hasil pelatihan periode lalu, sehingga akan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mengambil keputusan.
3.2.3 Aliran Dokumen Proses Dalam Melakukan Penilaian Kinerja Pegawai
PKP
Kesulitan proses ini sama seperti yang dialami pada proses penerimaan pegawai. Gambaran umumnya bisa dilihat pada proses penilaian kinerja pegawai
dilakukan tiap akhir tahun serta penilaiannya dengan jumlah 500 personil. Hasil analisis proses ini menyimpulkan bahwa pada proses penilaian kinerja pegawai
masih membutuhkan kertas yang banyak. Staf kepegawaian juga harus
menggandakan form kuesioner penilaian kinerja, sehingga akan membutuhkan hardcopy
yang cukup banyak untuk disimpan di lemari kepegawaian.
3.2.4 Aliran Dokumen Proses Dalam Melakukan Penilaian Kinerja Pegawai
PKP
Kesulitan proses proses ini sama seperti yang dialami pada proses menyusun rencana formasi pegawai dan mengusulkan rencana pengadaanya.
Gambaran umumnya proses membuat daftar gaji dan penghasilan pegawai lainnya tiap bulan mengelola daftar gaji 500 pegawai. Hasil analisis proses ini
menyimpulkan bahwa pada proses membuat daftar gaji masih membutuhkan kertas yang banyak, padahal penggunaan draft gaji telah ditiadakan. Staf kepegawaian juga
harus memperbaiki daftar gaji yang belum dapat persetujuan dari kepala kepegawaian maupun sub bagian gaji, sehingga akan membuang hardcopy yang
cukup banyak untuk proses perbaikan daftar gaji.
3.2.5 Aliran Dokumen Proses Dalam Memelihara Pegawai PP
Proses memelihara pegawai, merupakan proses yang kepegawaian yang memiliki aktifitas yang cukup komplek. Hasil analisis proses ini menyimpulkan
bahwa pada proses pencarian dokumen pegawai seperti mutasi, SP1, SP2, dan sebagainya masih mengalami kesulitan, mengingat terdapat 500 pegawai di
perusahaan. Staf kepegawaian juga harus mencari satu per satu dokumen yang ada di file pegawai rak khusus, sehingga akan membutuhkan waktu yang cukup lama
untuk pencarian dokumen.
3.2.6 Aliran Dokumen Proses Dalam Melakukan Pemutusan Hubungan
Kesulitan proses proses ini sama seperti yang dialami pada proses menyusun rencana formasi pegawai dan mengusulkan rencana pengadaanya.
Gambaran umumnya bisa dilihat dalam proses pemutusan hubungan memerlukan keputusan yang cepat dan tepat. Hasil analisis proses ini menyimpulkan bahwa pada
proses persetujuan dokumen masih mengalami kesulitan, mengingat proses pendistribusian masih manual dengan diedarkan oleh bagian tata usaha, sehingga
akan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mengambil keputusan. Hal ini mengakibatkan tertundannya proses perubahan data pegawai.
3.3 Solusi Permasalahan
