BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Aplikasi
Aplikasi adalah satu unit perangkat lunak yang dibuat untuk melayani kebutuhan akan beberapa aktivitas seperti sistem perniagaan, permainan,
pelayanan masyarakat, periklanan Pramana, 2005.
2.2 Document Management System 2.2.1 Konsep Document Management System.
Dalam suatu Organisasi menimbulkan banyak kertas dan dokumen elektronik. Jika bisnis tersebut berkembang, maka semakin banyak pula dokumen,
waktu, dan usaha untuk mengelola hal tersebut. Manajemen dokumen digital merevolusi pengelolaan informasi dimana dalam teknologi ini menyediakan fitur
untuk pencarian secara cepat Laserfiche, 2007. Manajemen dokumen memaksimalkan nilai kertas dokumen. Suatu arsip
masih dapat dilihat, dicetak, dibagi dan disimpan, disertai memiliki konten aktif. Dengan konten tersebut mempermudah pencarian arsip Laserfiche, 2007.
2.2.3 Komponen Penting dari Sistem Manajemen Dokumen
Menurut Laserfiche 2007, komponen penting dari sistem manajemen dokumen, yakni:
a. Usability
Kegunaan Sebuah sistem akan sering digunakan jika penggunaan sederhana untuk
menangkap, memenejemen dan menemukan dokumen yang diperlukan. Agar
1
suatu kegunaan sistem manajemen dokumen terasa oleh pengguna di seluruh organisasi, harus diperhatikan tampilan yang user-friendly dan mudah digunakan Laserfiche, 2007.
b. Indexing and Retrieval
Pengindeksan dan Pencarian Sebuah sistem manajemen dokumen dengan fitur lengkap memudahkan untuk
menemukan apa yang dibutuhkan. Pengambilan dokumen yang relevan harus cepat, mudah dan efisien, dengan beberapa metode kategorisasi informasi Laserfiche, 2007.
- Indexing
Indexing digunakan untuk mencari dokumen elektronik. Terdapat tiga cara utama dalam
membuat indexing dari dokumen, yaitu menggunakan full text indexing, membuat indexing
melalui kategori kata kunci dari dokumen, dan membuat indexing dengan berdasarkan grup dari dokumen.
- Retrieval
Memungkinkan pengguna mencari hanya dengan kata kunci yang sudah dikategorikan. Pencarian dokumen ini menggunakan konsep full text indexing, yang dapat menemukan
dokumen yang perlu untuk dibaca dan mengindek dokumen secara manual dengan menggunakan kata kunci.
c. Annotations
Keterangan Tambahan Informasi tambahan tentang dokumen dapat membantu dalam memantau dokumen itu
sendiri. Pengguna aplikasi DMS dapat menambah atau menghapus informasi tambahan, tanpa mengubah dokumen aslinya. Pada umumnya, highlight, dan sticky notes adalah
merupakan jenis penjelasan yang digunakan di dalam aplikasi DMS Laserfiche, 2007. d.
Storage and Archiving Penyimpanan dan Pengarsipan
Dokumen dalam sistem manajemen dokumen harus tersimpan di dalam database secara handal. Sistem penyimpanan Dokumen manajemen harus mampu mengakomodasi
2
perubahan teknologi dan pertumbuhan masa depan organisasi. Lebih tepatnya untuk menyediakan penyimpanan dokumen jangka panjang dan pengarsipan Laserfiche, 2007.
e. Distribution
Distribusi Sebuah sistem manajemen dokumen harus membantu dalam hal menggunaan atau
pembagian dokumen pada orang yang tepat Laserfiche, 2007. Proses distribusi dokumen menghubungkan antar stakeholder di perusahaan, sehingga penggunaan dokumen dapat
diakses secara bersamaan. f.
Workflow Alur Kerja
Workflow dapat meningkatkan otomatisasi routing dokumen ke berbagai orang dan
menghilangkan kemacetan Laserfiche, 2007. g.
Security Keamanan
Sistem keamanan merupakan kebutuhan mutlak bagi setiap sistem manajemen dokumen. Sebuah sistem manajemen dokumen fitur lengkap memberikan sistem administrator
untuk mengatur hak akses. Salah satu keamanan yakni otentikasi, yang memiliki pengertian tingkat keamanan yang mengharuskan pengguna untuk memberikan mandat
biasanya nama pengguna dan password, untuk mengakses sistem Laserfiche, 2007. h.
Integration Integrasi
Pengenalan perangkat lunak yang menggunakan teknologi baru sering menciptakan masalah pengintegrasian dengan sistem yang ada, yang dikelola oleh bagian pendukung
komputer. Program manajemen dokumen harus menawarkan alat integrasi dikemas secara mudah, agar bagian pendukung bisa mudah menerapkan perangkat lunak yang baru
Laserfiche, 2007.
2.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
SDLC Systems Development Life Cycle, Siklus Hidup Pengembangan Sistem adalah proses pembuatan dan pengubahan sistem serta model dan metodologi yang
3
digunakan untuk mengembangkan sistem. Dalam rekayasa perangkat lunak, konsep SDLC mendasari berbagai jenis metodologi. Metodologi ini membentuk suatu kerangka kerja untuk
perencanaan dan pengendalian pembuatan sistem informasi, yaitu proses pengembangan perangkat lunak. Terdapat tiga jenis metode siklus hidup sistem yang paling banyak
digunakan, yakni: siklus hidup sistem tradisional, siklus hidup menggunakan prototyping, dan siklus hidup sistem berorientasi objek Britton dan Doake, 2001.
2.3.1 Tahapan SDLC
Tahapan SDLC adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem yang diaman sistem tersebut telah dikembangkan dengan baik melalui
penggunaan siklus kegiatan penganalisis dan pemakai secara spesifik Kendall dan Kendall, 2013. Berikut tahapan SDLC menurut Kendall dan Kendall:
1. Mengidentifikasi Masalah, Peluang, dan Tujuan
Tahap pertama ini berarti bahwa penganalisis menentukan dengan tepat permasalahan yang ada pada organisasi. Pertama, penganalisis harus menemukan proses
bisnis perusahaan. Aktivitas dalam tahap ini meliputi wawancara terhadap manajemen pemakai, menyimpulkan pengetahuan yang diperoleh, mengestimasi cakupan proyek, dan
mendokumentasikan hasilnya. Hasil dari tahap ini berupa laporan yang feasible berisikan definisi permasalahan dan ringkasan tujuan.
2. Menentukan Syarat-Syarat Informasi
Tahap ini penganalisis sistem mengetahui detail-detail fungsi sistem, yakni orang- orang yang terlibat, kegiatan bisnis, lingkungan pekerjaan, waktu yang tepat, dan prosedur
yang harus dijalankan dari bisnis yang sedang dipelajari. Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi, antara lain,
pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo
4
dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan ralat.
3. Analisis
Tahap ini merupakan tahap yang bertujuan memperoleh kebutuhan software dan user
secara lebih spesifik dan rinci. Tujuan dilakukan tahap ini adalah untuk mengetahui posisi dan peranan teknologi informasi yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan
yang bersangkutan, serta mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek bisnis yang akan berpengaruh terhadap proses desain, konstruksi dan implementasi software. Analisis sistem
informasi bertujuan untuk mendesain sistem baru atau menyempurnakan sistem lama Indrajit, 1998. Rincian tujuan dari tahapan analisis sistem informasi adalah untuk:
a. Membuat keputusan apabila sistem saat ini mempunyai masalah dan hasil analisisnya
digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki sistem. b.
Mengetahui ruang lingkup pekerjaannya yang akan ditanganinya. c.
Memahami sistem yang sedang berjalan saat ini. d.
Mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya. Pada tahap ini penganalisis sistem menyiapkan suatu dokumen sistem yang berisikan
ringkasan apa saja yang ditemukan, analisis biaya, serta rekomendasi yang harus dilakukan.
4. Merancang Sistem
Penganalisis sistem menggunakan informasi yang terkumpul sebelumnya untuk mencapai desain sistem yang logik. Tahap ini mencakup perancangan basis data yang bisa
menyimpan data yang diperlukan oleh pembuat keputusan.
A. Data Flow Diagram
DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam sistem serta memproses data tersebut Kendall dan kendall, 2003.
1. External Entity
5
Suatu External entity merupakan orang, kelompok, departemen, atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan informasi atau data ke dalam sistem.
Gambar 2.1 merupakan simbol entitas dalam DFD.
Gambar 2.1 Simbol Eksternal Entity 2.
Data Flow Data flow
atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah. Data flow menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau entitas dengan proses. Gambar
2.2 merupakan simbol data flow.
Gambar 2.2 Simbol Data Flow 3.
Process Suatu proses dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan dijalankan. Gambar 2.3
merupakan simbol process.
Gambar 2.3 Simbol Process 4.
Data Store Data store
adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan process penyimpanan data. Gambar 2.4 merupakan simbol file penyimpanan.
Gambar 2.4 Simbol Data Store
B. Entity Relationship Diagram
Menurut Marlinda 2004:28, atribute adalah kolom di sebuah relasi. Macam-macam atribute
yaitu :
6
1. Simple Atribute
Atribute ini merupakan atribute yang unik dan tidak dimiliki oleh attribute lainnya,
misalnya entity mahasiswa yang atribute-nya NIM. 2.
Composite Atribute Composite atribute
adalah atribute yang memiliki dua nilai harga, misalnya nama besar nama keluarga dan nama kecil nama asli.
3 Single Value Atribute
Atribute yang hanya memiliki satu nilai harga, misalnya entity mahasiswa dengan
atribute -nya umur tanggal lahir.
4. Multi Value Atribute
Atribute yang banyak memiliki niali harga, misalnya entity mahasiswa dengan
atribute -nya pendidikan SD, SMP, SMA.
5. Null Value Atribute
Atribute yang tidak memiliki nilai harga, misalnya entity tukang becak dengan atribute-
nya pendidikan tanpa memiliki ijazah. ERD ini diperlukan agar dapat menggambarkan hubugan antar entity dengan jelas dan
mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh perancang database. Untuk itu ERD dibagi menjadi dua jenis model, yaitu :
a. Conceptual Data Model CDM
Merupakan jenis model data yang menggambarkan hubungan antar tabel secara konseptual.
b. Physical Data Model PDM
Merupakan jenis model data yang menggambarkan hubungan antar tabel secara fisikal.
5. Mengembangkan dan Mendokumentasikan Perangkat Lunak
7
Dalam tahap kelima siklus hidup pengembangan sistem, penganalisis bekerja sama dengan pemrograman unutuk mengembangkan suatu perangkat lunak awal yang diperlukan.
Beberapa teknik terstruktur untuk merancang dan mendokumentasikan perangkat lunak meliputi rencana struktur, chart, dan pseudocode.
6. Menguji atau Testing Sistem
Testing software adalah proses mengoperasikan software dalam suatu kondisi yang
dikendalikan, untuk verifikasi apakah telah berlaku sebagaimana telah ditetapkan menurut spesifikasi, mendeteksi error, dan validasi apakah spesifikasi yang telah ditetapkan sudah
memenuhi keinginan atau kebutuhan dari pengguna yang sebenarnya Romeo, 2003. Proses atau tahapan testing memiliki siklus hidup testing, secara umum siklus hidup
testing dapat digambarkan seperti gambar dibawah ini.
Gambar 2.6 Siklus Hidup Testing Dari gambar siklus hidup testing di atas dapat diketahui beberapa aktivitas yang ada
pada kegiatan testing, secara umum dan sederhana terdiri dari: a.
Perencanaan rencana pendekatan umum, menentukan objek testing, dan memperjelas rencana umum.
b. Akusisi desain tes dan menerapkan tes.
c. Pengukuran eksekusi tes, cek terminasi, dan evaluasi hasil.
7. Mengimplementasikan dan Mengevaluasi Sistem
Pada tahap terakhir dari pengembangan sistem, tahap ini melibatkan pelatihan bagi pemakai untuk mengendalikan sistem. Proses ini mencakup pengubahan file, dari format
8
lama ke format baru atau membangun suatu basis data, install peralatan, dan membawa sistem baru yang telah dibangun.
Evaluasi pada tahap ini ditujukan sebagai bagian dari tahap terakhir dari siklus hidup pengembangan sistem yang dimaksudkan untuk pembahasan. Evaluasi ini dilakukan di setiap
tahap. Kriteria utama yang harus dipenuhi adalah pemakai yang dituju benar-benar paham dan dapat menggunakan sistem.
2.4 Alert
Informasi alert untuk memberitahukan sebuah informasi kepada user sebelum melanjutkan aksinya dan untuk menampilkan sebuah informasi yang memang diminta oleh
user . Jika informasi mempunyai nilai kurang, informasi selanjutnya dapat ditampilkan pada
status bar message Siswountomo, 2006. Penggunaan alert yang sering digunakan pihak pengembang perangkat lunak yakni, alert
box kotak konfirmasi bagi pengguna dalam memverifikasi atau menerima sesuatu dan
prompt box pengguna memasukkan nilai sebelum memasuki sebuah halaman.
2.5 Full Text Searching
Full text searching dirancang untuk pencarian kata terhadap dokumen yang
disimpan dalam database. Dokumen perkantoran yang disimpan dalam database dapat diindeks. Full text searching memungkinkan para analisis melakukan kontekstual pencarian
data. Full text searching juga berfungsi sebagai dasar yang kuat untuk teknik analisis Coles and Cotter, 2009.
Pencarian secara tepat bisa dipengaruhi oleh cara pengindeksan yang dilakukan oleh aplikasi. Indeks
dibuat untuk memungkinkan mesin pencari untuk secara cepat menemukan halaman paling relevan yang berisi permintaan yang diketik oleh si pencari. Indeks tersebut
didistribusikan ke server untuk membuat pencarian lebih efesien. Pencarian di era sekarang
9
memiliki characterising akan disimpan dalam file indeks misalnya judul dokumen, meta deskripsi, pagerank, otoritas, dan spam rating Wardhana dan Makodian, 2010.
10
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini membahas tentang identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam membangun
document management system pada bagian kepegawaian di Perusahaan Daerah
Pasar Surya Surabaya. Adapun teknik pengumpulan data yaitu dengan cara wawancara dan observasi yang dilakukan di kantor pusat PD. Pasar yang dapat
dilihat pada lampiran. Dari proses pengumpulan data ini akan didapatkan proses identifikasi dan analisis permasalahan.
3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan
Identifikasi permasalahan dilakukan pada tahap wawancara. Dari proses mengumpulkan data tersebut maka didapatkan suatu titik temu dari permasalahan
yang ada. Proses identifikasi dilakukan dengan cara menganalisis setiap proses bisnis dari bagian kepegawaian dan mengacu pada standar operasional prosedur
yang telah ada dan rangkaian proses yang belum dibuatkan standar operasional prosedur.
Proses analisis yang dilakukan mulai dari proses pengelolaan dokumen dalam penerimaan pegawai baru dibentuk hingga proses pengelolaan dokumen
dalam pemutusan hubungan pegawai. Diperoleh suatu kesimpulan bahwa bagian kepegawaian mengalami kesulitan dalam melakukan pengelolaan administrasi
kepegawaian seperti proses pemberian keterangan tambahan, penyimpanan, keamanan, hak akses, pencarian, dan pendistribusian dokumen.
1
Kategori