Aliran Dokumen Proses Dalam Menyusun Rencana Formasi Pegawai

Stakeholder Proses Bisnis Aturan KP Kebijakan keterangan pengunduran diri saat pegawai akan melakukan pengunduran diri. Menyimpan surat pengunduran diri. Proses ini terjadi pada saat pegawai menerima surat pengunduran diri yang telah mendapatkan persetujuan dari semua stakeholder yang terkait. PHK Penyimpanan ini bisa berupa Softcopy atau berkas aslinya. Dari peran, tanggung jawab, aturan dan kebijakan yang didapatkan, selanjtnya adalah menggambarkan proses bisnis ke dalam bentuk system flow, sehingga diharapkan desain yang dirancang sesuai dengan peran, tanggung jawab, aturan dan kebijakan yang ada di perusahaan. Serta dengan digambarkan system flow, proses mengenai manajemen dokumen jadi dapat dipahami dengan mudah.

3.1.1. Aliran Dokumen Proses Dalam Menyusun Rencana Formasi Pegawai

dan Mengusulkan Rencana Pengadaanya PPB Berdasarkan pada hasil dari observasi dan wawancara maka didapatkanlah aliran dokumen proses dalam menyusun rencana formasi pegawai dan mengusulkan rencana pengadaanya yang terjadi saat ini di perusahaan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.1, Gambar 3.2, dan Gambar 3.3. Sedangkan untuk penjelasan dari aliran dokumen dalam menyusun rencana formasi pegawai dan mengusulkan rencana pengadaanya yang sesuai dengan Gambar 3.1, 3.2, dan 3.3 dapat dilihat pada Tabel 3.2. 16 ya Staf Kepegawaian Kepala Unit Kerja Sekretaris Direksi Pelamar Mulai Membuat form rencana kebutuhan pegawai form rencana kebutuhan pegawai Mengisi form form rencana kebutuhan pegawai isi Menganalisis permintaan pegawai Uraian Pekerjaan setuju? Memberitahukan bahwa harus segera diperbaiki tidak 1 1 Berkoordinasi dan mencetak disposisi ya 2 Memberikan persetujuan Melakukan pemeriksaan data calon Ada yang cocok? Calon pegawai p1 Syarat jabatan 3 Surat Panggilan sleksi pertama 6 TIdak Ka. Kepegawaian Memberikan persetujuan 2 Tata Usaha Mengedarkan ke unit kerja a a1 setuju? tidak Mengedarkan Mem-paraf disposisi ya 4 4 setuju? tidak Mem-paraf disposisi ya Memberikan persetujuan setuju? Mem-paraf disposisi ya 1 tidak 5 3 5 3 Memberikan Meminta keterangan syarat jabatan Membuat Surat Panggilan a2 a3 a4 a5 a6 Selesai form rencana kebutuhan pegawai isi Mengedarkan 6 Surat Panggilan seleksi pertama Disposisi p123 Disposisi form rencana kebutuhan pegawai Disposisi p 1 Disposisi p 2 form rencana kebutuhan pegawai isi Disposisi form rencana kebutuhan pegawai isi Disposisi p 1 form rencana kebutuhan pegawai isi Gambar 3.1 Aliran Dokumen Proses PPB-1 17 Staf Kepegawaian Direksi Biro iklan Direktur Administrasi Keuangan Ka. Kepegawaian Tata Usaha Mulai Melihat kebutuhan pekerjaan p1 1 Besar? Membuat materi iklan dalam bentuk baris tidak Membuat materi iklan dalam bentuk kolom ya b Materi iklan Menyesuaikan Kebutuhan Mencetak disposisi Setuju? Mem-paraf disposisi ya 1 tidak b1 Meminta Persetujuan dan memparaf disposisi Menyesuaikan Kebutuhan Disposisi p12 Setuju? Mem-paraf disposisi ya 1 tidak b2 Materi iklan Disposisi Materi iklan Memberikan dokumen dan memparaf disposisi Menghubungi Biro iklan Materi Iklan 3 Memberikan biaya detail 4 Memberikan nota Nota Lunas Selesai 3 4 Mengajukan Iklan Setuju ? Memeriksa rancangan iklan tidak Mem-paraf disposisi ya Rancang iklan Disposisi Meminta Persetujuan dan disposisi Memberikan dokumen dan memberi paraf Menyetujui Disposisi p12 Setuju? Mem-paraf disposisi ya 5 tidak Rancang iklan 5 Meminta dana iklan 7 Memberikan uang 7 8 Membayar 8 b3 b4 b5 b6 Disposisi p123 Materi iklan Gambar 3.2 Aliran Dokumen Proses PPB-2 Gambar 3.3 Aliran Dokumen Proses PPB-3 Pelamar Tata Usaha Staf Kepegawaian Kepala Kepegawaian Mulai Mengirimkan lamaran kerja Lamaran kerja Memberikan dokumen Diberi tanda tanggal masuk Penyaringan Lolos seleksi 1? Menyimpan data pelamar a Selesai Calon Pelamar d tidak c Lamaran kerja Membuat surat Panggilan seleksi kedua ya surat Panggilan seleksi kedua Disposisi Mengirimkan dan mem-paraf disposisi surat Panggilan seleksi kedua Disposisi p 2 Surat Panggilan seleksi kedua Formulir Tes tulis Mengisi Formulir tes tulis 2 Hasil tes tulis Mengisi hasil tes tulis Form ujian tulis Memutuskan hasil seleksi kedua Lolos seleksi 2? d tidak ya c1 Membuat surat Panggilan seleksi ketiga surat Panggilan seleksiketiga Disposisi Mengirimkan dan mem-paraf disposisi surat Panggilan seleksi ketiga Disposisi p Surat Panggilan seleksi ketiga 6 ya 6 Hasil wawancara Melakukan Wawancara Form wawancara Memutuskan hasil seleksi ketiga Lolos seleksi 3? d tidak c2 Membuat surat Panggilan Menandatanggani kontrak kerja surat Panggilan seleksi ketiga Disposisi Mengirimkan dan mem-paraf disposisi surat Panggilan seleksi ketiga Disposisi p Surat Pemberitahuan lolos seleksi 3 Penanda-tanganan kontrak kerja Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu Mengelompokkan Kontrak? ya f tidak e d Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu 1 2 Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu 2 ya f Penanda-tanganan kontrak kerja Berdasarkan hasil rapat notulen Perjanjian Kontrak Waktu Tidak Tertentu Perjanjian Kontrak Waktu Tidak Tertentu e Perjanjian Kontrak Waktu Tidak Tertentu 1 Perjanjian Kontrak Waktu Tidak Tertentu 2 Menyampaikan ke atasan masing-maing tentang jadwal kerja Jadwal Kerja Salinan uraian kerja Melengkapi keterangan detail Pelengkap selesai e d1 Tabel 3.2 Penjelasan Aliran Sistem PPB Keterangan : No Phase N Simbol S N S Input Nama Proses Kegiatan Output 1 a - Membuat form rencana kebutuhan pegawai Setiap akhir tahun membuat form kebutuhan pegawai, untuk diedarkan ke unit kerja oleh TU. Form rencana kebutuhan pegawai. a 1 Form rencana kebutuhan pegawai yang sudah diisi oleh kepala unit kerja. Menganalisis permintaan pegawai Menganalisis permintaan yang tertulis dalam form rencana kebutuhan pegawai dengan menggunakan uraian kerja sebagai dokumen pembanding. y Form rencana kebutuhan pegawai yang sudah diisi oleh kepala unit kerja + lembar disposisi. t Menyuruh melakukan revisi a 2 Form rencana kebutuhan pegawai yang sudah diisi oleh kepala unit kerja + lembar disposisi. Memberikan persetujuan kepala kepegawaian memberikan persetujuan terhadap Form rencana kebutuhan pegawai, dengan cara memberikan paraf lembar disposisi. y Form rencana kebutuhan pegawai yang sudah diisi oleh kepala unit kerja + lembar disposisi tMenyuruh melakukan revisi a 3 Form rencana kebutuhan pegawai yang sudah diisi oleh kepala unit kerja + lembar disposisi. Memberikan persetujuan Sekretaris memberikan persetujuan terhadap Form rencana kebutuhan pegawai, dengan cara memberikan paraf lembar disposisi. y Form rencana kebutuhan pegawai yang sudah diisi oleh kepala unit kerja + lembar disposisi tMenyuruh melakukan revisi a 4 Form rencana kebutuhan Memberikan persetujuan Direksi memberikan y Form rencana kebutuhan N S Input Nama Proses Kegiatan Output pegawai yang sudah diisi oleh kepala unit kerja + lembar disposisi. persetujuan terhadap Form rencana kebutuhan pegawai, dengan cara memberikan paraf lembar disposisi. pegawai yang sudah diisi oleh kepala unit kerja + lembar disposisi tMenyuruh melakukan revisi a 5 Form rencana kebutuhan pegawai yang sudah diisi oleh kepala unit kerja + lembar disposisi Meminta keterangan syarat jabatan Staf kepegawaian meminta keterangan syarat jabatan dari pekerjaan yang dicari Syarat jabatan a 6 Syarat jabatan Melakukan pemeriksaan Melakukan pemeriksan calon pelamar yang ada di database perusahaan. y Surat panggilan t Melaksanakan ke proses lainnya membuat iklan lowongan 2 b Syarat Jabatan, kebutuhan pekerjaan Melihat kebutuhan pekerjaan Memeriksa kebesaran materi iklan yang akan digunakan. y Materi iklan dalam bentuk kolom + disposisi. t Materi iklan dalam bentuk baris + disposisi. b 1 Materi iklan dalam bentuk kolom + disposisi, materi iklan dalam bentuk baris + disposisi. Menyesuaikan Kebutuhan Kepala kepegawaian memberikan persetujuan terhadap Materi iklan, dengan cara memberikan paraf lembar disposisi. y Materi iklan + lembar disposisi tMenyuruh melakukan revisi b 2 Materi iklan dalam bentuk kolom + disposisi, materi iklan dalam bentuk baris + disposisi. Menyesuaikan Kebutuhan Direksi memberikan persetujuan terhadap Materi iklan, dengan cara memberikan paraf lembar disposisi. y Materi iklan + lembar disposisi tMenyuruh melakukan revisi N S Input Nama Proses Kegiatan Output b 3 Rancangan iklan, disposisi Mengajukan Iklan mengajukan total pengeluaran dalam rncan pembuatan iklan b 4 Rancangan iklan, disposisi Memeriksa rancangan iklan Kepala kepegawaian memberikan persetujuan terhadap Rancangan iklan, dengan cara memberikan paraf lembar disposisi. y Rancangan iklan + lembar disposisi tMenyuruh melakukan revisi b 5 Rancangan iklan, disposisi Menyetujui Kepala kepegawaian memberikan persetujuan terhadap rancangan iklan, dengan cara memberikan paraf lembar disposisi. y Rancangan iklan + lembar disposisi tMenyuruh melakukan revisi b 6 Rancangan iklan + lembar disposisi Membayar Membayar ke biro iklan setelah mendapatkan dana dari direktur administrasi keuangan. Nota Lunas 3 c Lamaran kerja Penyaringan Staf kepegawaian melakukan penyaringan pelamar dengan mempertimbang kan lamaran kerja pelamar sudah diberi tanggal masuk surat y Surat Panggilan seleksi kedua. t Menyimpan lamaran kerja serta memasukkan data ke database calon pelamar. c 1 Surat Panggilan seleksi kedua, Memutuskan hasil seleksi Kepala kepegawaian y Surat panggilan seleksi N S Input Nama Proses Kegiatan Output Form tes tulis, dan hasil tes tulis. kedua melakukan pemutusan lolos selesksi kedua. ketiga. t Pemberitahuan tidak lolos telepon. c 2 Surat Panggilan seleksi ketiga, Form wawnacara. Melakukan wawancara Kepala kepegawaian beserta kepala unit kerja terkait melakukan wawancara secara khusus kepada pelamar terkait materi pekerjaan y Surat Pemberitahuan lolos seleksi 3 t Pemberitahuan tidak lolos telepon. 4 d Surat Pemberitahuan lolos seleksi 3, Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu, dan Perjanjian Kontrak Waktu Tidak Tertentu Mengelompokk an Staf kepegawaian melakukan pengelompokka n pelamar kerja berdasarkan status kontrak y Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu t Perjanjian Kontrak Waktu Tidak Tertentu d 1 Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu, Perjanjian Kontrak Waktu Tidak Tertentu Menyampaikan ke atasan masing-maing tentang jadwal kerja Staf kepegawaian melakukan penyampaian ke masing-masing atasan pegawai baru. Jadwal Kerja, Pelengkap

3.1.2. Aliran Dokumen Proses Dalam Menyusun Rencana Pendidikan dan Latihan Pegawai LT