3.2 Analisis Kebutuhan Setelah mengetahui proses bisnis yang telah dijalankan maka langkah
selanjutnya yaitu melakukan analisis kebutuhan yang sesuai dengan proses-proses tersebut. Fungsi dari melakukan proses analisis kebutuhan digunakan merancang
perangkat lunak yang memiliki fungsi-fungsi yang sesuai dengan kebutuhan dari masing-masing pengguna aplikasi. Berikut merupakan hasil analisis dari aliran
sistem saat ini berdasarkan fungsi yang dijalankan.
3.2.1 Aliran Dokumen Proses Dalam Menyusun Rencana Formasi Pegawai dan
Mengusulkan Rencana Pengadaanya PPB
Proses analisis ini bertujuan untuk mengetahui proses-proses mana saja yang seharusnya diperbaiki atau proses yang membutuhkan adanya sistem baru. Jika
dilihat pada sistem flow di atas, sebagian besar proses yang ada membutuhkan penanganan sistem baru. Alasan diadakannya sistem baru ini karena sistem yang ada
sekarang masih bersifat manual sehingga bagian kepegawaian merasa kesulitan dalam melakukan pengelolahan dokumen. Berikut beberapa proses yang dirasa
masih susah dijalankan diantaranya : 1.
Proses penjelasan tentang informasi dokumen yang kurang jelas. 2.
Proses pengelolaan dokumen masih menggunakan harcopy. 3.
Proses penyimpanan dokumen berupa hardcopy. Contohnya penumpukkan lamaran pekerjaan yang tidak lolos seleksi pertama. Penumpukkan ini dilakukan
dalam kurun waktu dua tahun sehingga membutuhkan alokasi tempat penyimpanan yang luas.
4. Proses keamanan dokumen tidak terjaga dengan baik.
5. Proses pengaturan hak akses dokumen belum optimal.
6. Proses pencarian dokumen.
7. Proses pendistribusian masih terdapat beberapa kendala, walaupun sudah
dibantu oleh bagian tata usaha dalam proses mengedarkan dokumen. Hal ini disebabkan karena dengan banyaknya stakeholder dan dokumen yang harus
dikelola.
3.2.2 Aliran Dokumen Proses Dalam Menyusun Rencana Pendidikan dan
Latihan Pegawai LT
Kesulitan proses proses ini sama seperti yang dialami pada proses menyusun rencana formasi pegawai dan mengusulkan rencana pengadaanya.
Contohnya dalam proses menyusun rencana pendidikan dan latihan pegawai memerlukan hasil evaluasi pelatihan periode lalu sebagai bahan untuk mencari
peserta diklat yang tepat. Pada pencarian peserta diklat masih mengalami kesulitan, mengingat terdapat 500 pegawai di perusahaan. Staf kepegawaian juga harus
mencari satu per satu dokumen hasil pelatihan periode lalu, sehingga akan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mengambil keputusan.
3.2.3 Aliran Dokumen Proses Dalam Melakukan Penilaian Kinerja Pegawai
