commit to user e Menempatkan
Tempatkan arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi. 5 Prosedur penemuan-kembali
Langkah-langkah menemukan suratarsip pada sistem tanggal adalah sebagai berikut.
a Tentukan identitas surat berupa tanggal surat tersebut dibuat.
b Cari arsip tersebut di dalam laci berkode 2009, di belakang guide Februari, di dalam hanging folder 3.
c Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai dengan yang dicari. Jika ya, ambil arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip
lembar 1. d Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar
pinjam arsip lembar 2 e Simpan lembar pinjam arsip lembar 3 ke dalam tickler file.
d. Sistem wilayah
1 Pengertian sistem wilayah Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan
kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan menurut nama tempat. Nama tempat bias berupa nama kota, nama negara,
nama wilayah khusus, dan sebagainya.
Penyimpanan sistem wilayah banyak digunakan oleh perusahaan yang mempunyai kantor cabang di beberapa tempat
sehingga pengelompokan surat dapat berdasarkan nama wilayah dan kantor-kantor cabang yang ada. Perusahaan ekspor impor juga bisa
menggunakan sistem ini karena hubungan kerja meliputi beberapa negara. Arsip yang ada di kelurahan bisa dibuat berdasarkan
pengelompokan nama RW yang berada dalam lingkup kelurahan tersebut.
Pada penyimpanan sistem wilayah, pembagian wilayah merupakan dasar penetapan kode yang akan menjadi dasar
penyimpanan arsip. Untuk surat-surat masuk, maka nama wilayah dan asal surat tersebut sebagai dasar pengelompokan surat, sedangkan
untuk surat keluar, maka nama wilayah tujuan surat tersebut yang digunakan.
2 Daftar klasifikasi wilayah Sebagaimana sistem penyimpanan yang lain, untuk sistern
wilayah juga menggunakan daftar klasifikasi wilayah. Untuk membuat daftar klasifikasi wilayah pengetahuan tentang nama
commit to user wilayah yang ada di suatu kota, provinsi, atau kabupaten sangat
diperlukan. Daftar klasifikasi wilayah memuat pengelompokan wilayah
menjadi wilayah utama, sub wilayah, dan sub-sub wilayah. Wilayah- wilayah disusun berurutan sesuai dengan urutan abjad.
Daftar klasifikasi wilayah dapat dibuat melalui beberapa macam, antara lain sebagai berikut.
a Menurut nama negara, yaitu daftar klasifikasi wilayah yang dibuat berdasarkan pengelompokan wilayah menurut nama negara.
b Menurut nama pembagian wilayah administrasi negara, yaitu daftar klasifikasi wilayah yang dibuat berdasarkan pengelompokkan
nama wilayah administrasi suatu negara. c Menurut wilayah administrasi khusus, yaitu daftar klasifikasi yang
dibuat berdasarkan pengelompokan wilayah administrasi yang khusus untuk kepentingan suatu badaninstansi tertentu.
3 Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal a Filing cabinet
Jumlah filing cabinet yang digunakan untuk penyimpanan sistem wilayah dapat disesuaikan dengan daftar klasifikasi wilayah.
Biasanya satu laci filing cabinet memuat satu masalah utama, jika ada 10 wilayah utama, maka dibutuhkan 10 laci filing cabinet 3
filing cabinet.
b Guide jumlah guide yang dibutuhkan sebanyak jumlah sub masalah yang
ada pada daftar klasifikasi wilayah. Jika ada 50 sub wilayah berarti dibutuhkan 50 guide.
c Hanging folder Jumlah hanging folder yang dibutuhkan juga disesuaikan dengan
jumlah sub-sub wilayah yang ada pada daftar klasifikasi wilayah. Jika ada 250 sub-sub wilayah berarti dibutuhkan sebanyak 250
hanging folder.
d Cardex Satu laci cardex biasanya untuk menyimpan kartu indeks yang
berkode sama sesuai dengan jumlah huruf latin, yaitu huruf A—Z. Berarti diperlukan 26 lad. Jika cardex terdiri dari 8 laci, maka
dibutuhkan 4 cardex.
e Kartu indeks Setiap arsipsurat yang disimpan dibuatkan kartu indeksnya, jadi
jumlah kartu indeks sebanyak jumlah arsip yang disimpan.
commit to user f Rak sortir
Jumlah rak sortir disesuaikan dengan kebutuhan. 4 Prosedur penyimpanan sistem wilayah
Adapun langkah-langkah dalam penyimpanan arsip pada sistem wilayah adalah sebagai berikut.
a Memeriksa suratberkas
Seperti biasa,
arsip diperiksa
tanda-tanda perintah
penyimpanannya. Kemudian ditentukan identitasnya berdasarkan penetapan nama tempatwilayah. Jika surat masuk lihat dari daerah
mana surat itu berasal, jika surat keluar lihat untuk daerah mana surat tersebut ditujukan.
b Mengindeks Mengindeks dalam sistem wilayah berarti mencocokkan judulkata
tangkapidentitas surat dengan daftar klasifikasi yang telah dibuat sebelumnya.
c Mengode Surat diberi kode wilayah. Kode surat merupakan kodenama
wilayah yang urutan tingkatannya paling rendah. d Menyortir
Kegiatan menyortir di lakukan jika jumlah surat yang disimpan dalam waktu yang bersamaan.
e Menempatkan Arsip ditempatkan pada tempat penyimpanan berdasarkan kode
surat. 5 Prosedur penemuan kembali
Adapun langkah-langkah penemuan kembali arsip berdasarkan sistem wilayah adalah sebagai berikut.
a Tentukan judulcaption dan surat yang ingin dicari.
Contoh: Andi ingin meminjam arsip tentang data pegawai kantor cabang
Medan. Berarti caption arsip tersebut adalah Medan.
b Cocokkan dengan daftar klasifikasi wilayah. Contoh:
Arsip yang mempunyai judul Medan tersebut kemudian dicocokkan dengan daftar klasifikasi di atas, ternyata berada pada
kefompok Medan - Sumatra - Wilayah I.
c Cari arsip pada laci yang berkode Wilayah I, di belakang guide yang berkode Sumatra, di dalam hanging folder berkode Medan.
d Ambil arsip tersebut, tukar dengan lembar pinjam arsip lembar 1. e Berikan kepada peminjam, berikut lembar pinjam arsip lembar 2.
commit to user f Simpan lembar pinjam arsip lembar 3 pada tickler file.
e. Sistem nomor
