commit to user e Menempatkan
Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode surat dan kode tempat penyimpanan.
5 Prosedur penemuan kembali Langkah-angkah menemukan arsip dalam sistem subjek adalah sebagai
berikut. a Tentukan subjek dan surat yang dicari.
b Menentukan indeks subjek surat kemudian diindeks dengan cara mencocokkan subjek surat dengan daftar kasifikasi subjek.
c Menentukan kode surat d Mencari arsip pada tempat penyimpanan
e Mengambil arsip jika arsip memang benar arsip yang dicari. f Memberikan arsip pada peminjam.
g Menyimpan lembar pinjam arsip lembar 3 pada tickler file. Seperti telah disampaikan di atas, langkah pertama menemukan
suratarsip di mana arsip disimpan dengan sistem subjek adalah si pencari atau si peminjam harus mengetahui tentang masalah surat.
Tetapi, bagaimana jika keduanya tidak mengetahui atau lupa dengan permasalahan surat? Yang diketahui hanyalah nama orangperusahaan
sebagai identitas surat yang dicari. Hal itu bisa saja terjadi, karena memang
orang cenderung
lebih mudah
mengingat nama
orangperusahaan dibanding yang lain. Untuk hal yang demikian tidak perlu khawatir, apabila arsip yang diminta tidak ditemukan karena lupa
dengan masalah suratnya, maka arsip tersebut dapat ditemukan tetapi dalam hal ini perlu alat bantu, yaitu kartu indeks.
c. Sistem tanggal
1 Pengertian sistem tanggal Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan
kembaili arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini sebetulnya sangat sederhana dan mudah, tetapi-
sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain kartu indeks untuk menemukan arsip yang dicari. Hal ini karena orang sangat sulit untuk
mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun yang lalu.
2 Daftar klasifikasi tanggal Dalam sistem tanggal sebetulnya tidak perlu dibuat suatu daftar
klasifikasi karena bagian tanggal sangat sederhana, yaitu hanya terdiri dari 3 bagian saja, yaitu nama tahun, nama bulan, dan tanggal. Di
samping itu, orang juga sangat hafal dengan urutan bulan dalam setiap
commit to user tahun masehi, dan jumlah tanggal setiap bulannya. Daftar klasifikasi
tanggal terdiri dari: Tahun
tanggal utama sebagai kode laci Bulan
sub tanggal sebagai kode guide
Tanggal sub-sub tanggal sebagai kode hanging folder
3 Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal Peralatan dan perlengkapan yang seringkali digunakan untuk
menyimpan arsip sistem tanggal antara lain sebagai berikut. a Filing cabinet
Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satu laci filing cabinet menyimpan arsip
untuk satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.
b Guide Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan
guide sebanyak 12 dalam satu tahun ada 12 bulan. Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide sebanyak bulan
tersebut. Misalnya dalam 1 laci disimpan arsip bulan Januari dan Februari. Berarti hanya dibutuhkan 2 guide untuk satu laci.
c Hanging folder Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah
hari dalam satu tahun 365 hari atau 366 hari jika tahun kabisat. Tetapi jika 1 laci hanya untuk 2-3 bulan, maka hanya diperlukan
hanging folder sebanyak jumlah han dan 2-3 bulan tersebut.
d Kartu indeks Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dan jenis arsip yang
disimpan. 4 Prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal
Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya sama dengan sistem sebelumnya, antara lain sebagai berikut.
a Memeriksa suratlberkas
Suratberkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat
tersebut dibuat.
b Mengindeks Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub
tanggal. c Mengode
Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. d Menyortir
Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi.
commit to user e Menempatkan
Tempatkan arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi. 5 Prosedur penemuan-kembali
Langkah-langkah menemukan suratarsip pada sistem tanggal adalah sebagai berikut.
a Tentukan identitas surat berupa tanggal surat tersebut dibuat.
b Cari arsip tersebut di dalam laci berkode 2009, di belakang guide Februari, di dalam hanging folder 3.
c Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai dengan yang dicari. Jika ya, ambil arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip
lembar 1. d Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar
pinjam arsip lembar 2 e Simpan lembar pinjam arsip lembar 3 ke dalam tickler file.
d. Sistem wilayah
