BAB IV METODOLOGI PENELITIAN
4.1. Jenis Penelitian
Penelitian yang dilakukan adalah penelitian action research karena ini
merupakan salah satu bentuk rancangan penelitian untuk mendeskripsikan, menginterpretasi dan menjelaskan suatu situasi sosial pada waktu yang bersamaan
dengan melakukan perubahan dengan tujuan perbaikan atau partisipasi. Penelitian
ini bertujuan untuk mengembangkan pendekatan atau rancangan guna memecahkan masalah dengan penerapan langsung di dunia nyata.
22
22
Sumadi Suryabrata, Metodologi Penelitian, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2003. hal 94-95.
4.2. Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan di PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries yang bergerak di bidang pembuatan makanan kaleng dan pembekuan
dari hasil olahan tangkapan lautuntuk keperluan pabrik konsumsi masyarakat dalam dan luar negeri. Perusahaan ini memiliki kantor dan pabrik yang beralamat
di Jl. K.L. Yos Sudarso km.10,5 Kawasan Industri Medan.
4.3. Kerangka Konseptual
Kerangka konseptual penelitian mengenai perancangan sistem informasi manajemen ini dapat dilihat pada Gambar 4.1.
Universitas Sumatera Utara
Pencatatan keadaan
persediaan masih manual
Belum adanya Sistem
Informasi Manajemen
terkomputerisasi
Departemen yang
berhubungan dengan bagian
persediaan Metode
perancanan sistem
System development life
cycle
Unified Modelling
Language Perancangan
Model Perancangan
Output Perancangan
Input Perancangan
Database Perancangan
Teknologi Sistem
Informasi Manajemen
Bagian Persediaan
Gambar 4.1. Kerangka Konseptual
4.4. Langkah-langkah Metodologi Penelitian
4.4.1. Studi Pendahuluan
Studi pendahuluan dalam penelitian ini dilakukan untuk mengetahui proses-prosesmaupun prosedur yang dilakukantiap departemen yang ada di
perusahaan untuk menjalankan bisnis maupun kegiatan produksi. Dengan mengetahui proses bisnis di perusahaan dimulai dari proses pengadaa bahan baku
sampai pada pengiriman produk jadi, maka masalah yang terjadi di perusahaan dapat diidentifikasi dengan jelas.
4.4.2. Studi Pustaka
Studi Pustaka dilakukan dengan mempelajari teori-teori yang berkaitan dalam pencapaian tujuan penelitian. Teori ini dijadikan sebagai landasan logika
berpikir dalam penyelesaian masalah secara ilmiah. Studi pustaka yang dilakukan
Universitas Sumatera Utara
dalam penelitian ini meliputi pemahaman dan pembelajrana lebih dalamterhadap perancangan sistem informasi manajemen dan pengembangantatap muka
penggunadengan menggunakanBorland Delphi 7.
4.4.3. Pengumpulan Data
Jenis data yang dikumpulkan terdiri dari : 1. Data Primer
Data primer yang dikumpulkan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Data mengenai aktivitas yang dilakukan setiap departemen
Metode pengumpulan data : Pengamatan langsung Instrumen
: Pedoman wawancara b. Sistem informasi yang selama ini diterapkan sehubungan dengan
persediaan perusahaan. Metode pengumpulan data : Pengamatan langsung
Instrumen : Pedoman wawancara
2. Data Sekunder Data sekunder yang dikumpulkan adalah format database yang berberkaitan
dengan persediaan perusahaan baik data pokok maupun data transaksi.
4.4.4. Perhitungan Persediaan
Metode pengendalian persediaan yang diterapkan dalam perancangan ini adalah metode pengendalian persediaan secara statistic Statistical Inventory
Universitas Sumatera Utara
Control ini menggunakan ilmu matematika dan statistik sebagai alat bantu utama dalam memecahkan masalah kuantitatif dalam sistem persediaan.
Metode pengendalian persediaan secara statistik ini biasanya digunakan untuk mengendalikan barang yang permintaannya bersifat bebas dan dikelola
saling tidak bergantung. Permintaan bebas adalah permintaan yang hanya dipengaruhi mekanisme pasar sehingga bebas dari fungsi operasi produk. Sebagai
contoh adalah permintaan untuk barang jadi dan suku cadang pengganti. Dan produk olahan makanan kaleng.
Metode pengendelian persediaan secara statistik yang diterapkan ialah metode P, yaitu menganut aturan bahwa saat pemesanan bersifat reguler
mengikuti suatu periode yang tetap mingguan, bulanan, dsb sedangkan kuantitas pemesanan akan berulang-ulang.
4.4.5. Perancangan Sistem
Langkah-langkah perancangan sistem yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Perancangan Model a. Perancangan Physical System
Pembuatan model sistem informasi usulan dimulai dari pengedaan bahan baku hingga penerimaan produk jadi ke dalam bentuk flowchart.
b. Perancangan Struktur Sistem Pembuatan struktur sistem yang menggambarkan sistem input, proses
transformasi, dan output.
Universitas Sumatera Utara
c. Perancangan Logical Model Perancangan logical model dilakukan dengan pembuatan DFD dimulai
dengan pembuatan DFD level 0. Kemudian dibuat lebih rinci DFD level 1. Demikian seterusnya.
2. Perancangan Output Pada tahap ini dilakukan analisis kebutuhan data. Output sistem dapat berupa
tampilan di layar monitor atau cetakan pada media keras seperti laporan- laporan.
3. Perancangan Input Perancangan ini bertujuan untuk menentukan data masukan yang akan
digunakan untuk mengoperasikan sistem. Data masukan ini dapat berupa form, faktur, dan sebagainya.
4. Perancangan Basis Data a. Perancangan File
Tahapan ini dilakukan dengan mengidentifikasi entitas berdasarkan DFD tingkatan yang telah terbentuk.
b. Perancangan ERD Selanjutnya, dilakukan perancangan diagram hubungan antar entitas
dengan menggunakan ERD. 5. Perancangan Teknologi
a. Perangkat Keras Teknologi perangkat keras komputer dapat terdiri dari alat masukan, alat
pemroses, alat output dan simpanan luar.
Universitas Sumatera Utara
b. Perangkat Lunak Perangkat lunak yang digunakan dalam penelitian ini adalah Borland
Delphi 7 dan sistem database yang disimpan dengan Database Desktop. Langkah-langkah perancangan program adalah sebagai berikut:
1 Mendesain Form Desain form dilakukan dengan memasukkan objek yang diinginkan ke
dalam form dan dilakukan perubahan terhadap nilai properties-nya. 2 Menyimpan Form dan Project
Setelah form selesai didesain, simpan hasil kerja tersebut ke dalam file yang bersatu dengan project yang dikerjakan.
3 Mengubah Option Dalam satu project ada beberapa form dan untuk menjalankan form
yang diinginkan dilakukan pengaturan option form yang diaktifkan. 4 Mengisi Source Code
Setiap objek memiliki bahasa source code yang berguna untuk menjalankan program tersebut.
c. Perangkat Teknisi Humanware Brainware dapat berupa orang-orang yang mengetahui teknologi dan
membuatnya dapat beroperasi.
Blok diagram perancangan sistem dapat dilihat pada Gambar 4.2.
Universitas Sumatera Utara
Mulai
Perancangan Model: - Physical System
- Struktur Sistem - Logical Model
Perancangan Ouput
Perancangan Input
Perancangan Teknologi: - Perangkat Keras Hardware
- Perangkat Lunak Software - Perangkat Teknisi Humanware
Selesai Pemrosesan Data
Persediaan dengan Metode P Statistical Inventory Control
Gambar 4.2. Blok Diagram Perancangan Sistem
4.4.6. Pembahasan
Setelah dilakukan perancangan sistem, dilakukan pembahasan untuk mengetahui apakah hasil rancangan telah sesuai dengan kondisi perusahaan atau
tidak dalam memecahkan masalah.
Universitas Sumatera Utara
4.4.7. Kesimpulan dan Saran
Berdasarkan hasil perancangan sistem dan pembahasan sebelumnya ditarik beberapa kesimpulan dan diakhiri dengan pemberian saran-saran yang dianggap
penting bagi pihak perusahaan. Blok diagram metodologi penelitian dapat dilihat pada Gambar 4.3.
Mulai
Perumusan masalah dan Penentua Tujuan Penelitian
Studi Pendahuluan Studi Kepustakan
Pengumpulan Data - Data Primer
- Data Sekunder
Perancangan Sistem Infomasai Manajemen Metode Waterfall
- Perancangan Model - Identifikasi Input, Proses, Output
- Perancangan Basis data - Pengkodean
- Penerapan Perangkat Sistem Informasi
Pembahasan
Kesimpulan dan Saran
Selesai
Gambar 4.3. Blok Diagram Metodologi Penelitian
Universitas Sumatera Utara
BAB V PENGUMPULAN DATA
5.1. Pengumpulan Data
5.1.1. Struktur Organisasi
Gambaran struktur organisasi PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries yang berhubungan dengan aliran informasi di bagian persediaan dapat
dilihat pada Gambar 5.1.
Manajer Umum
Kepala Bagian Keuangan
Kepala Bagian Produksi
Kepala Bagian Pembelian
Penjualan Kepala Bagian
Logistik Staff Pembelian
Penjualan Staff Logistik
Sekertaris
Asisten Produksi
Staff Keuangan = Hubungan Lini
= Hubungan Fungsional
Gambar 5.1. Struktur Organisasi PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries yang akan Dianalisis
5.1.2. Uraian Prosedur dan Sistem Informasi Aktual
Universitas Sumatera Utara
Uraian kegiatan dan aliran informasi yang yang dilakukan pada tiap departement dalam hal yang terkait dengan persediaan perusahaan adalah sebagai
berikut: 1.
Pemesanan Bahan Baku a.
Kepala Staff Pembelian dan Penjualan dikirimi fax oleh pembeli mengenai adanya sejumlah permintaan produk jadi lalu memberitahukan staffnya
untuk mencatat nomor permintaan, jenis produk, jumlah permintaan dan batas waktu penyelesaian produk jadi tersebut pada form permintaan
produk jadi. b.
Setelah itu, Staff Pembelian dan Penjualan berkoordinasi dengan Staff Produksi mengenai kapasitas pemenuhan permintaan produk jadi tersebut
berdasarkan jumlah dan batas waktu penyelesaian produk jadi serta berkoordinasi dengan Staff Logistik mengenai ketersediaan bahan baku
dalam memenuhi permintaan tersebut. c.
Jika Kepala Staff Logistik mengkonfirmasi bahwa ketersediaan bahan baku mencukupi dan Kepala Bagian Produksi juga menyanggupi secara
lisan mengenai pelaksanaan produksi untuk pemenuhan permintaan tersebut, maka Staff Pembelian dan Penjualan memberitahukan Manajer
Umumagar produksi atas permintaan pembeli tertentu dapat dijalankan. d.
Jika Kepala Staff Produksi mengkonfirmasi kepada Staff Pembelian dan Penjualan bahwa kegiatan produksi tidak dapat segera dilaksanakan, maka
Staff pembelian dan penjualan berkoordinasi dengan Staff Produksi mengenai jumlah permintaan, jenis produk jadi, dan batas waktu
Universitas Sumatera Utara
penyelesaian yang disanggupi untuk diproduksi terhadap permintaan pembeli. Jika terjadi perubahan kondisi dari Staff Produksi, maka Staff
Pembelian dan Penjualan melakukan perubahan form permintaan produk jadi dan mengirimkannya kembali melalui fax kepada pembeli untuk
memintai persetujuan dari mereka. Jika pembeli menyetujui perubahan kondisi form permintaan produk jadi tersebut, maka Staff Pembelian dan
Penjualan memberitahukan Staff Produksi mengenai persetujuan perubahan kondisi tersebut dan jika perubahan kondisi tersebut ditolak,
maka pihak perusahaan menolak pemenuhan permintaan dari pembeli tersebut.
e. Jika Kepala Staff Logistik mengkonfirmasi bahan baku di logistik tidak
mencukupi, maka Staff Pembelian dan Penjualan menyesuaikan kebutuhan bahan baku untuk produksi yang harus dipesan melalui kartu persediaan
bahan baku dan membuat form pemesanan bahan baku sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan. Form pemesanan bahan bakuini ditujukan untuk
supplier dan Staff Logistik. f.
Selanjutnya Staff Pembelian dan Penjualan menyerahkan form pemesanan bahan bakukepada Kepala Staff Pembelian dan Penjualanuntuk
pemeriksaan berdasarkan kartu stok bahan baku. g.
Setelah form pemesanan bahan baku disetujui oleh Kepala Staff Pembelian dan Penjualan, maka form tersbut diserahkan kepada Manajer Umum
untuk ditandatangani sebagai persetujuan.
Universitas Sumatera Utara
h. Staff Pembelian dan Penjualan akan melakukan proses pemesanan bahan
baku pada supplier sesuai dengan form pemesanan bahan bakuyang telah disetujui oleh Manajer umum. Duplikasi form pemesanan bahan bakuyang
telah disetujui oleh Manajer umum diserahkan ke Staff Logistik dan supplier.
Model pemesanan bahan baku ini dapat dilihat pada Gambar 5.2.
Gambar 5.2. Model Pemesanan Bahan Baku Aktual
2. Penerimaan Bahan Baku a.
Jika bahan baku dari supplier tiba, maka Staff Logistik melakukan pemeriksaan apakah bukti penerimaan bahan baku dari supplier sesuai
Universitas Sumatera Utara
dengan form pemesanan bahan bakuyang telah diberikan oleh Staff Pembelian dan Penjualan sebelumnya. Jika tidak sesuai, Staff Logistik
menunda penerimaan bahan baku dari supplier dan memberitahukan ke Staff Pembelian dan Penjualan untuk menghubungi melalui telepon
mengenai ketidaksesuaian jumlah dan jenis bahan baku yang dikirimkan untuk mengetahui apakah bahan baku yang dikirimkan tersebut harus
diterima atau tidak. b.
Jika bahan baku yang dikirim tidak diterima maka Staff Pembelian Dan Penjualan memberitahukan Staff Logistik untuk menolak pengiriman
bahan baku tersebut dan memberitahukan kepada supplier melalui telepon untuk melakukan pengiriman ulang bahan baku.
c. Jika bahan baku yang dikirim dapat diterima, maka Staff Logistik
melakukan pemeriksaan kualitas dan kuantitas bahan baku, sesuai dengan standar kualitas dan jumlah yang dipesan. Jika sesuai, Staff logistik
mencatat pada form penerimaan bahan baku terkait jumlah, jenis, dan kode bahan baku sesuai berdasarkan kualitas bahan baku untuk urutan produksi
kemudian form penerimaan bahan baku ditandatangani kepala Staff Logistik sebagai tanda terima. Form penerimaan bahan baku ini
diduplikasi sebanyak 1 rangkap, yang asli diberikan kembali pada supplier, sementara duplikasinya diambil oleh Staff Logistik.
d. Selanjutnya Staff Logistik memperbaharuikartu persediaan bahan baku
dikarenakan adanya sejumlah bahan baku masuk ke logistik dan menyerahkan form penerimaan bahan baku baik ke Staff Pembelian dan
Universitas Sumatera Utara
Penjualan maupun Staff Keuangan untuk mencatat nomor pembelian, jumlah bahan baku yang jadi dibeli dalam pesanan, beserta harga
keseluruhan bahan baku yang diterima kedalam form pembelian bahan baku.
e. Kepala Staff Keuangan memeriksa kesesuaian form penerimaan bahan
baku terhadap form pembelian bahan baku untuk ditandatangani serta memintai tanda tangan Manajer Umum sebagai persetujuan untuk
melakukan pembayaran bahan baku kepada supplier. Model penerimaan bahan baku ini dapat dilihat pada Gambar 5.3.
Gambar 5.3. Model Penerimaan Bahan Baku Aktual
Universitas Sumatera Utara
3. Pengeluaran Bahan Baku a.
Jika Bagian Produksi siap untuk melakukan pemenuhan sejumlah permintaan sesuai form permintaan produk jadi, maka Kepala Staff
Produksimembuat form perintah produksi untuk memenuhi permintaan pembeli sesuai dengan jumlah dan jenis permintaan produk jadi pada form
permintaan produk jadi dan proses produksi pun dimulai setelah berkoordinasi dengan Staff Logistik dan mengetahui jenis dan jumlah
bahan baku yang dibutuhkan untuk proses produksi sudah tersedia. b.
Jika bahan baku tersedia, maka Staff Produksi melakukan permintaan bahan baku ke Staff Logistik dengan membuat form permintaan bahan
baku secara berkala. c.
Staff Logistik menandatangani form permintaan bahan baku dan membuat form pengeluaran bahan baku untuk memberikan bahan baku sesuai jenis
dan jumlah bahan baku yang diminta oleh Staff Produksi. Jika bahan baku tidak tersedia, maka Staff Logistik berkoordinasi dengan Staff Pembelian
dan Penjualan agar dibuat form pemesanan bahan baku sesuai jumlah dan jenis bahan baku yang dibutuhkan Staff Produksi.
d. Staff Logistik melakukan pembaharuankartu persediaan bahan baku secara
berkala disebabkan adanya penggunaan bahan baku oleh Staff Produksi berdasarkan form permintaan bahan baku. Bahan baku yang dikeluarkan
Staff Logistik harus disesuaikan dengan nomor urut bahan baku yang ditulis pada form penerimaan bahan baku.
Universitas Sumatera Utara
e. Setelah Staff Produksi memperoleh bahan baku yang dibutuhkan, maka
proses produksi dapat dilaksanakan sembari Kepala Staff Produksi membuat laporan kegiatan produksi yang dapat dilihat Manajer Umum
Sewaktu-waktu. Model pengeluaran bahan baku ini dapat dilihat pada Gambar 5.4.
Gambar 5.4. Model Pengeluaran Bahan Baku Aktual
4. Penerimaan Produk Jadi a.
Setelah produksi selesai dilakukan, Staff Produksi memberitahukan ke Staff Logistik untuk memindahkan produk jadi ke bagian logistik produk
jadi.
Universitas Sumatera Utara
b. Staff Logistik akan mencatat kode produk jadi berdasarkan urutan
penerimaan, jumlah, dan jenis pada form penerimaan produk jadi melalui form penerimaan produk jadi dan selanjutnya melakukan pembaharuan
kartu persediaan produk jadi berkenaan dengan adanya sejumlah produk jadi yang masuk ke logistik.
Model penerimaan produk jadi ini dapat dilihat pada Gambar 5.5.
Gambar 5.5. Model Penerimaan Produk Jadi Aktual
5. Pengeluaran Produk Jadi a.
Kepala Pembelian dan Penjualan mengatur jadwal pengiriman produk jadi yang disesuaikan dengan batas waktu pengiriman pada form permintaan
produk jadi yang dikirimkan oleh pembeli dan meminta persetujuan secara lisan dari Kepala Staff Keuangansegera meminta Staff Keuangan untuk
membuat form Penjualan. b.
Staff Keuangan membuat form Penjualan yang berisi sejumlah produk yang diminta oleh pembeli berdasarkan form permintaan produk jadi
disertai perhitungan harga jual pada pembeli untuk selanjutnnya diserahkan kepada Manajer Umum melalui Kepala Staff Keuangan untuk
Universitas Sumatera Utara
memeriksa kesesuaian form permintaan produk jadi dengan form penjualan dan memintai tanda tangan sebagai persetujuan.
c. Setelah ditandatangani oleh Manajer Umum, maka Staff Keuangan
memperbanyak form penjualan sebanyak 2 lembar duplikasi sesuai dengan form permintaan produk jadi terdahulu. 2 Lembar duplikasi form penjualan
ini diserahkan kepada Staff Logistik untuk segera membuat form pengeluaran produk jadi dan mengeluarkan untuk mengirimkan produk
kepada pembeli serta duplikasi berikutnya diberikan pada Staff Keuangan untuk mencatat hasil penjualan produk jadi.
d. Jumlah produk jadi yang dikeluarkan kembali dicatat dan
diperbaharuikartu persediaan produk jadinya oleh Staff Logistik untuk mengkonfirmasi Staff
Keuangan
bahwa produk jadi telah dikeluarkan dari logistik untuk dikirimkan kepada pembeli.
e. Setelah pihak pembeli menerima dan menandatangani form Penjualan
yang diberikan oleh Staff Logistik, maka produk didistribusikan ke pasar. Satu lembar duplikasidiserahkan pada pembeli. Sedangkan form yang asli
diminta kembali untuk diberikan pada Staff Keuangan. f.
Staff Keuangan menerima pembayaran dari pihak pembeli atas produk jadi yang telah dikirimkan sesuai dengan harga yang telah disepakati.
Model pengeluaran produk jadi ini dapat dilihat pada Gambar 5.6.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 5.6. Model Pengeluaran Produk Jadi Aktual
Berdasarkan uraian prosedur aliran informasi di atas, maka usulan perbaikan proses bisnis pada sistem informasi aktual perusahaan sebagai berikut:
1. Pemesanan Bahan Baku a.
Dikarenakan perhitungan kebutuhan jumlah bahan baku yang dilakukan secara manual akibatnya proses pencatatan memakan waktu yang lama dan
kerap terjadi kekeliruan dalam perhitungan. b.
Proses komputerisasi diusulkan untuk memberi solusi terhadap masalah tersebut. Staff Pembelian dan Penjualan hanya perlu memasukkan data
jumlah produk jadi yang dipesan untuk menentukan jumlah bahan baku yang dibutuhkan dan yang akan dipesan. Dengan demikian, proses
Universitas Sumatera Utara
perhitungan menjadi lebih efisien dan efektif. Selain itu, form pemesanan bahan bakudikaitkan dengan datapenerimaan bahan baku sehingga dapat
diketahui keadaan bahan baku yang dipesan dan yang telah diterima. c.
Form pemesanan bahan bakuyang telah dicetak oleh Staff Pembelian dan Penjualan akan diperiksa oleh Manajer umum. Jadi, bila terjadi perubahan,
staff Pembelian dan Penjualan harus memperbaiki dan mencetaknya kembali. Agar lebih efisien, dibuat suatu jaringan terkomputerisasi agar
form dapat diperiksa Manajer umum melalui tampilan komputer dan hanya Manajer umumyang dapat mencetak form pemesanan bahan baku untuk
kemudian dapat diperiksa dan disetujui. 2. Penerimaan Bahan Baku
a. Jarak yang jauh menyebabkan Staff Pembelian dan Penjualan terlambat
mendistribusikan form pemesanan bahan bakuke Staff Logistik. Sehingga pada saat bahan baku atau produk jadi tiba di logistik, staff logistik belum
menerima form pemesanan bahan baku dari Staff Pembelian dan Penjualan. Dengan adanya jaringan data terkomputerisasi, maka tidak
perlu dilakukan pendistribusian dokumen secara manual lagi. Dataini akan dibagikanke Staff Logistik sehingga mereka dapat langsung mengakses
data tersebut. Jadi, cetakan form pemesanan bahan baku cukup hanya diserahkan kepada supplier.
b. Jaringan terkomputerisasi dibuat pada setiap proses penerimaan dan
pengeluaran bahan baku. Untuk setiap proses penerimaan bahan baku, Staff Logistik akan memasukkandata tersebut dan secara otomatis
Universitas Sumatera Utara
persediaan bahan baku akan terperbaharuidan dibagikanke Staff Pembelian dan Penjualan serta Staff Keuangan sehingga pencatatan dan perpindahan
aliran informasi dapat berjalan lebih efisien dan efektif. 3. Pengeluaran Bahan Baku
a. Pencatatan form permintaan bahan baku dibuat secara termputerisasi
sehingga data langsung dihubungkan ke Staff Logistik. Staff Logistik tidak perlu mencatat berulang-ulang permintaan bahan baku dari Staff Produksi,
hanya menandai bahan baku yang diberikan. Setelah ditandai oleh Staff Logistik, kartu persediaan bahan baku akan terperbaharuidengan
sendirinya. b.
Laporan kegiatan produksi yang dibuat Kepala Staff Produksi juga akan dihubungkan ke bagian kantor Manajer umum melalui jaringan komputer
sehingga setiap proses pelaporan akan langsung diketahui oleh Manajer umum dan sewaktu-waktu keputusan yang tepat dapat diambil jika
memang diperlukan. 4. Penerimaan Produk Jadi
a. Setiap kali terjadi proses penerimaan dan pengeluaran produk jadi,
persediaan produk jadi akan terperbaharuisecara otomatis melalui komputer agar kesalahan dalam memperbaharui persediaan penerimaan
dan pengeluaran produk jadi dapat dikurangi. b.
Dataform permintaan produk jadi yang hampir menyerupai isi form Penjualan disimpan dalam komputer sehingga pada saat dibuat form
Penjualan, bagian Pembelian dan Penjualan cukup mencetak
Universitas Sumatera Utara
isiformpermintaan produk karena dataini juga dibagikanke Staff Logistik, Staff Keuangan, dan Manajer umum.
Keluhan dan lamanya waktu pada pelaksanaan sistem aliran informasi aktual dapat dilihat pada Tabel 5.1.dan 5.2.
Tabel 5.1. Lama Waktu Aliran Informasi Pengelolaan Data Persediaan No.
Aliran Informasi Estimasi Lama Waktu
1 Pemesanan Bahan Baku
35 Menit 2
Penerimaan Bahan Baku 40 Menit
3 Pengeluaran Bahan Baku
25 Menit 4
Penerimaan Produk Jadi 25 Menit
5 Pengeluaran Produk Jadi
27 hari = 38880 menit
Total Waktu 39005 Menit
Sumber:Wawancara Manajer Produksi PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries
Tabel 5.2. Keluhan Aliran Informasi Pengelolaan Data Persediaan No.
Aliran Informasi
Keluhan
1 Pemesanan
Bahan Baku -
Koordinasi panjang dengan bagian logistik dan bagian produksi sebelum menerima permintaan produk jadi
- Perhitungan kebutuhan jumlah bahan baku terkadang
tidak tepat
2 Penerimaan
Bahan Baku -
Transportasi panjang dokumen penerimaan bahan baku kepada bagian pembelian penjualan dan bagian
keuangan untuk transaksi pembelian bahan baku -
Pembaharuan data persediaan bahan baku melalui banyak form dirasakan kurang efektif
3 Pengeluaran
Bahan Baku -
Lamanya penerimaan bahan baku mengakibatkan pengeluaran bahan baku untuk produksi kerap tertunda
- Pembaharuan data persediaan bahan baku melalui banyak
form dirasakan kurang efektif
4 Penerimaan
Produk Jadi -
Pengeluaran bahan baku tertunda membuat produksi tidak berjalan tepat waktu dan menyebabkan target produksi
harian tidak tercapai -
Pembaharuan data persediaan produk jadi melalui banyak form dirasakan kurang efektif
Sumber:Wawancara Manajer Produksi PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries
Tabel 5.2. Keluhan Aliran Informasi Pengelolaan Data Persediaan Lanjutan
Universitas Sumatera Utara
No. Aliran
Informasi Keluhan
5 Pengeluaran
Produk Jadi -
Pengeluaran produk jadi untuk dijual tidak sesuai dengan waktu yang dijanjikan perusahaan kepada pembeli
dikarenakan produksi tidak berjalan tepat waktu target produksi harian kerap tidak tercapai
- Pembaharuan data persediaan produk jadi melalui banyak
form dirasakan kurang efektif
Sumber:Wawancara Manajer Produksi PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries
Secara umum, kebutuhan sistem PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries membutuhkan sistem informasi berbasis komputer yang dihubungkan
melalui jaringan untuk mewujudkan kelancaran aliran informasi antar departemen yang terkait dengan bagian persediaan dan pengguna disetiap
departemenmembutuhkan data dan laporan seperti yang terlihat pada Tabel 5.3.
Tabel 5.3. Kebutuhan Data Setiap User
No Nama
Sistem In formasi Persediaan Usulan
Manajer Umum
Beli Jual
Keuangan Produksi
Logistik
1 Form Permintaan Produk Jadi
√ 2
Form Pemesanan Bahan Baku √
√ 3
Form Perintah Produksi √
√ 4
Form Penerimaan Bahan Baku √
5 Form Pembelian Bahan Baku
√ 6
Form Permintaan Bahan Baku √
7 Form Pengeluaran Bahan Baku
√ 9
Form Penerimaan Produk Jadi √
10 Form Penjualan Produk Jadi √
√ 11 Form PengeluaranProduk Jadi
√ 12 Master Bahan Baku
√ 13 Master Produk Jadi
√ 14 MasterSupplier
√ 15 MasterPembeli
√
Tabel 5.3. Kebutuhan Data Setiap UserLanjutan
No Nama
Sistem In formasi Persediaan Usulan
Universitas Sumatera Utara
Manajer Umum
Beli Jual
Keuangan Produksi
Logistik
16 Laporan Pembelian √
17 Laporan Penjualan √
18 Kartu Persediaan Bahan Baku √
√ 19 Kartu Persediaan Produk Jadi
√ √
Terminal setiap user PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries dapat dilihat pada Gambar 5.18.
Gambar 5.7. Terminal User PT. Medan Tropical Canning Frozen
Industries
Dari analisis kebutuhan data yang diuraikan di atas, maka kebutuhan user sesuai dengan terminal user dapat dilihat pada Gambar 5.8.
Universitas Sumatera Utara
Sistem Informasi Manajemen PT. Medan Tropical Canning
Frozen Industries Manajer Umum
Staff Pembelian Penjualan
Staff Keuangan Staff Produksi
Staff Logistk Laporan Pembelian
Bahan Baku Laporan Penjualan
Produk Jadi Kartu Persediaan
Bahan Baku Kartu Persediaan
Produk Jadi Form Permintaan
Produk Jadi Form Pemesanan
Bahan Baku Master Supplier
Master Pembeli Form Pembelian
Bahan Baku
Form Penjualan Produk Jadi
Form Perintah Produksi
Form Permintaan Bahan Baku
Form Penerimaan Bahan Baku
Form Penerimaan Produk Jadi
Master Bahan Baku Master Produk Jadi
Penyesuaian Persediaan Bahan Baku
Penyesuaian Persediaan Produk Jadi
Kabag Pembelian Penjualan
Kabag Keuangan Kabag Produksi
Kabag Logistk Form Permintaan
Produk Jadi Form Pemesanan
Bahan Baku Kartu Persediaan
Bahan Baku Kartu Persediaan
Produk Jadi Form Pembelian
Bahan Baku
Form Penjualan Produk Jadi
Kartu Persediaan Bahan Baku
Kartu Persediaan Produk Jadi
Form Permintaan Produk Jadi
Form Penerimaan Bahan Baku
Form Perintah Produksi
Form Permintaan Produk Jadi
Form Pengeluaran Bahan Baku
Form Pengeluaran Produk Jadi
Form Penerimaan Bahan Baku
Form Pemesanan Bahan Baku
Form Penjualan Produk Jadi
Form Penerimaan Bahan Baku
Form Permintaan Produk Jadi
Gambar 5.8. Kebutuhan User Sistem Informasi Manajemen PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries
Universitas Sumatera Utara
BAB VI PERANCANGAN SISTEM
6.1. Perancangan Sistem
6.1.1. Perhitungan Jumlah Pemesanan Ekonomis
Pemesanan bahan baku dilakukan setelah perusahaan mendapat pesanan dari pihak konsumen make to order. Perhitungan jumlah bahan baku yang
dipesan dilakukan dengan menggunakan metode PStatistical Inventory Control dimana jumlah bahan baku dipesan memiliki jumlah dan waktu pemesanan yang
bervariasi secara terus-menerus. Data untuk perhitungan ukuran pemesanan ekonomis dapat dilihat pada Tabel 6.1.
Tabel 6.1. Data Perhitungan Ukuran Pemesanan Bahan Baku Ekonomis Jenis Bahan
Baku Tingkat Permintaan
TonTahun Biaya per
Pemesanan Biaya Penyimpanan
perunit pertahun
Kepah 450
Rp 45.000.000 Rp 500.000.000
Udang 360
Rp 70.000.000 Rp 504.000.000
Ikan Tuna 270
Rp 45.000.000 Rp 890.000.000
Sumber: Wawancara Manajer Produksi PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries
Perhitungan Ukuran Pemesanan Ekonomis Q: Q
Kepah
:
Q
Udang
:
Q
Tuna
:
Universitas Sumatera Utara
6.1.2. Perancangan Model
Perancangan model sistem aliran informasi ini dibagi menjadi perancangan physical system, perancangan struktur sistem, dan perancangan logical model.
6.1.2.1.Perancangan Model Physical System
Physical system digambarkan berdasarkan business process reengineering sesuai uraian aktivitas usulan untuk aliran informasi di bagian persediaan di PT.
Medan Tropical Canning Frozen Industriesmenerapkan peran komputer. Uraian sistem aliran informasi yang diusulkan adalah sebagai berikut:
1. Pemesanan Bahan Baku a.
Staff Pembelian dan Penjualan mendapat sejumlah permintaan produk jadi dari pembeli. Staff Pembelian dan Penjualan melihatbasis data pada form
permintaan produk jadi melalui komputer yang terhubung pada Staff Produksi agar dapat mengetahui kapasitas produksi tersedia untuk
pemenuhan permintaan tersebut dan Staff Logistik agar dapat mengetahui ketersediaan bahan baku untuk produksi.
b. Jika ketersediaan bahan baku mencukupi dan kapasitas produksi untuk
pemenuhan permintaan tersebut tersedia, maka Staff Pembelian dan Penjualan memberitahukan Manajer Umumagar produksi atas permintaan
pembeli tertentu dapat dijalankan. c.
Jika Staff Produksi melakukan perubahan kondisi permintaan produk jadi pada pembeli maka Staff Pembelian dan Penjualan memberitahukan
perubahan tersebut pada pembeli melalui fax. Jika Pembeli menyetujui
Universitas Sumatera Utara
maka produksi dijalankan setelah dikonfirmasi kepada Staff Produksi melalui komputer.
d. Jika Kepala Staff Logistik mengkonfirmasi bahan baku di logistik tidak
mencukupi, maka Staff Pembelian dan Penjualan menghitung kebutuhan bahan baku untuk produksi yang harus dipesan melalui kartu persediaan
bahan baku pada komputer dan membuat form pemesanan bahan baku sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan. Form pemesanan bahan bakuini
ditujukan untuk supplier melalui cetakan dokumen dan Staff Logistik melalui data komputer.
e. Staff Pembelian dan Penjualanmencetak form pemesanan bahan baku
untuk diberikan kepada supplier dan juga secara otomatis akan dibagikan melalui jaringan komputer ke Staff Logistik jika form tersebut telah
ditandatangani oleh Kepala Staff Pembelian dan Penjualan serta Manajer Umum.
Estimasi lama waktu aliran informasi untuk pemesanan bahan baku hasil rancangan ialah 15 menit. Model proses pemesanan bahan baku dapat dilihat pada
Gambar 6.1.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 6.1. Model Pemesanan Bahan Baku Usulan
Gambar 6.2. Algoritma Pemesanan Bahan Baku Usulan
Universitas Sumatera Utara
2. Penerimaan Bahan Baku a.
Staff Logistik menyesuaikan bukti pemesanan bahan baku dari supplier dengan data pemesanan bahan baku perusahaan pada saat bahan baku dari
supplier tiba. Jika tidak sesuai, maka Staff Logistik menunda penerimaan bahan baku dari supplier dan memberitahukan ke staff Pembelian dan
Penjualan untuk menghubungi supplier melalui telepon menyesuaikan kondisi pemesanan, melakukan pengiriman ulang bahan baku, atau
menolak penerimaan bahan baku. b.
Staff Logistik memeriksa dan menyesuaikan bahan baku dari segi kualitas dan kuantitas dengan spesifikasi standar perusahaan, Staff Logistik akan
menandai melalui komputer bukti penerimaan bahan baku jika kualitas dan kuantitas bahan baku sesuai untuk kemudian hasil cetakan dokumen
penerimaan bahan baku dapat segera diberikan kembali pada supplier, sedangkan Staff Logistik menyimpan data komputernya.
c. Seiring dengan diterimanya dan masuknya bahan baku, Staff Logistik
memperbaharuikartu persediaan bahan baku yanghasilnya akan terhubungke Staff Pembelian dan Penjualan serta Staff Keuangan melalui
komputer. d.
Bukti penerimaan bahan baku terhubung secara langsung dari Staff Logistik ke Staff Keuangan untuk memasukkan data biaya Pembelian pada
form Pembelian dan akan diperiksa Manajer Umum untuk disetujui.
Universitas Sumatera Utara
e. Kesesuaian form pemesanan bahan baku dengan bukti penerimaan barang
di komputer diperiksa serta disetujui oleh Manajer Umum sehingga Staff Keuangan bisa melakukan pembayaran pada supplier.
Estimasi lama waktu aliran informasi untuk penerimaan bahan baku hasil rancangan ialah 20 menit. Model proses penerimaan bahan baku dapat dilihat
pada Gambar 6.3.
Gambar 6.3. Model Penerimaan Bahan Baku Usulan
Universitas Sumatera Utara
Mulai Antar
Bahan Baku Sesuai
Pesanan ?
Pembeli Staff Kabag
Logistik Staff
Keuangan Manajer Umum
Kabag Keuangan
1. Data Pemesanan Bahan Baku 2. Data Persediaan Bahan Baku
3. Data Pembelian
Kabag Pembelian Penjualan
Bukti Penerimaan
Bahan Baku Periksa Form
Pemesanan Bahan Baku
Tanda Tangan Bukti Penerimaan
Bahan Baku Bukti
Penerimaan Bahan Baku
Bukti Penerimaan
Bahan Baku TTD
Bukti Penerimaan
Bahan Baku TTD
Penerimaan Bahan Baku
Input Data Penerimaan
Bahan Baku
2
Bukti Penerimaan
Bahan Baku TTD
Pengembalian Bahan Baku
Input Data Pembelian
Bahan Baku
3
Menyetujui Pembayaran
Melakukan Pembayaran
Laporan Pembelian
Bahan Baku Laporan
Pembelian Bahan Baku
Kartu Persediaan
Bahan Baku Kartu
Persediaan Bahan Baku
Kartu Persediaan
Bahan Baku
2 Y
T
Gambar 6.4. Algoritma Penerimaan Bahan Baku Usulan
3. Pengeluaran Bahan Baku a.
Jika Bagian Produksi siap untuk melakukan pemenuhan sejumlah permintaan sesuai form permintaan produk jadi, maka Kepala Staff
Produksimembuat form perintah produksi untuk memenuhi permintaan pembeli
b. Jika Staff Logistik memberitahu bahwa bahan baku tersedia, maka Staff
Produksi melakukan permintaan bahan baku ke Staff Logistik dengan membuat form permintaan bahan baku secara berkala melalui komputer.
c. Staff Logistik menandai form permintaan bahan baku dan memberikan
bahan baku sesuai jenis dan jumlah bahan baku yang diminta oleh Staff Produksi. Jika bahan baku tidak tersedia, maka dibuat Form pemesanan
bahan baku sesuai jumlah dan jenis bahan baku yang dibutuhkan Staff
Universitas Sumatera Utara
Produksi untuk dilihat melalui komputer oleh Staff Pembelian dan Penjualan agar dilakukan pembelian bahan baku.
d. Seiring adanya bahan baku keluar dari logistik, maka Staff Logistik
memperbaharui kartu persediaan bahan baku pada komputer. Begitu juga dengan Kepala Staff Produksi yang membuat laporan kegiatan produksi
melalui komputer selama proses produksi berlangsung. Estimasi lama waktu aliran informasi untuk pengeluaran bahan baku hasil
rancangan ialah 15 menit.Model proses pengeluaran bahan baku dapat dilihat pada Gambar 6.5.
Gambar 6.5. Model Pengeluaran Bahan Baku Usulan
Universitas Sumatera Utara
Gambar 6.6. Algoritma Pengeluaran Bahan Baku Usulan
4. Penerimaan Produk Jadi a.
Staff Produksi memberitahukan pada Staff Logistik saat produksi telah selesai agar produk jadi dipindahkan ke logistik produk jadi.
b. Staff Logistik memasukkan data penerimaan produk jadi dan kartu
persediaan produk jadi yang akan diperbaharui melalui komputer. Data ini terhubung ke Staff Penjualan dan Pembelian melalui komputer.
Estimasi lama waktu aliran informasi untuk penerimaan produk jadi hasil rancangan ialah 15 menit.Model proses penerimaan produk jadi dapat dilihat pada
Gambar 6.7.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 6.7. Model Penerimaan Produk Jadi Usulan
Mulai
Staff Produksi
Staff Logistik
Kabag Logistik
Kabag Pembelian
Penjualan Manajer Umum
1. Data Penerimaan Produk 2. Data Persediaan Produk
Kartu Persediaan
Produk Jadi Kartu
Persediaan Produk Jadi
Kartu Persediaan
Produk Jadi Produksi
Selesai Produk Dipindah
Ke Logistik Input Data
Penerimaan Produk Jadi
1 1
Gambar 6.8. Algoritma Penerimaan Produk Jadi Usulan
5. Pengeluaran Produk Jadi a.
Produk yang akan dijual dan dikirim ditentukan jadwal pengirimannya oleh Kepala Staff Pembelian dan Penjualan dan meminta persetujuan
Manajer Umum secara lisan mengenai jadwal pengiriman yang ditetapkan. b.
Manajer umum meminta nota penjualan kepada Staff Keuangan dengan mencetak form penjualan produk jadiyang telah diduplikasisebanyak 2
buah. Nota penjualan diberikan pada pembelidan dibagikan kepadaStaff Logistik sebagai bukti transaksi.
c. Pada saat produk dikeluarkan untuk dikirim ke pembeli, Staff Logistik
menandai pengeluaran produk dan kartu persediaanproduk jadi akan diperbaharuidi komputer.
d. Nota penjualan sebanyak 2 buah ditandatangani oleh pembeli. Satu
buahduplikasidiserahkan pada pembeli dannota penjualan yang asli diberikan pada Staff Keuangan.
Universitas Sumatera Utara
Estimasi lama waktu pengeluaran produk jadi hasil rancangan ialah 25 hari.
Gambar 6.9. Model Pengeluaran Produk Jadi Usulan
Universitas Sumatera Utara
Gambar 6.10. Algoritma Pengeluaran Produk Jadi Usulan 6.1.3. Perancangan Struktur Sistem
Struktur sistem informasi informasi manajemen pada bagian persediaan PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries adalah sebagai berikut:
1. Input Input sistem informasi manajemen pada bagian persediaan adalah:
a. Data pemesanan bahan baku dibagi menjadi formpermintaan produk jadi,
dan formpemesanan bahan baku. b.
Data penerimaan bahan baku dimasukkan ke dalam form penerimaan bahan baku dan form pembelian bahan baku.
c. Data pengeluaran bahan baku dibagi menjadi form perintah produksi, form
permintaan bahan baku, formkegiatan produksi, dan form pengeluaran bahan baku.
d. Data penerimaan produk jadi dimasukkan dalam form penerimaan produk
jadi e.
Data pengeluaran produk jadi dibagi menjadi form pengeluaran produk jadi dan form penjualan produk jadi
2. Proses Proses transformasi pada sistem informasi manajemen pada bagian persediaan
ini adalah proses input data, edit data, hapus data dan update data. 3. Output
Output yang dihasilkan berupa laporan yang ditampilkan di monitor atau cetakan pada media kertas. Adapun laporan yang dihasilkan adalah laporan
Universitas Sumatera Utara
kegiatan produksi, laporan pembelian bahan baku, laporan penjualan produk jadi, kartu persediaan bahan baku, kartu persediaan produk jadi, Form
pemesanan bahan baku, nota penjualan. 4. Lingkungan Sistem
Elemen yang berada diluar sistem selain input, proses transformasi dan output tetapi memiliki dampak bagi kinerja sistem dalam mencapai sasarannya.
Lingkungan sistem ini terdiri dari supplier yang memasok bahan ke dalam perusahaan dan pembeli yang membeli produk dari perusahaan.
Gambaran struktur sistem dari sistem informasi manajemen pada bagian persediaan PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries dapat dilihat pada
Gambar 5.14.
INPUT
1. MANUSIA
•
Staff
•
Kepala Bagian
•
Manajer Umum
2. METODE PERSEDIAAN
•
Metode P, Statistical Inventory Control
3. SOFTWARE
4. MANAJERIAL 5. INFORMASI
•
Borland Delphi 7
•
Prosedur Administrasi Perusahaan dan Software Pendukung
•
Jumlah Permintaan Produk Jadi
•
Jumlah Pemesanan Bahan Baku
•
Jumlah Bahan Baku Masuk dan Keluar
•
Jumlah Produk Jadi Masuk dan Keluar
•
Harga Penjualan Produk Jadi
•
Harga Pembelian Bahan Baku
•
Tingkat Pemesanan Bahan Baku pertahun
•
Biaya Pemesanan perunit
•
Biaya Penyimpanan pertahun
PROSES TRANSFORMASI
•
Menghitung total pembelian bahan baku
•
Menghitung total penjualan produk jadi
•
Menghitung jumlah bahan baku yang masuk dan yang keluar
•
Menghitung jumlah produk jadi yang masuk dan yang keluar
•
Menghitung jumlah pemesanan ekonomis untuk bahan baku
OUTPUT
•
Laporan Total Pembelian Bahan Baku Tahunan
•
Laporan Total Penjualan Produk Jadi Tahunan
•
Laporan Jumlah Persediaan Bahan Baku Harian
•
Laporan Jumlah Persediaan Produk Jadi Harian
•
Jumlah Pemesanan Ekonomis Bahan Baku
Pembeli Supplier
•
Kelancaran Aliran Informasi Pengelolaan Data Persediaan Bahan Baku dan Produk Jadi
•
Keakuratan Perhitungan Pengolahan data Pemesanan Bahan Baku dan Permintaan Produk Jadi
•
Kecepatan Perolehan Informasi pada Setiap Departemen Terkait
FEEDBACK
Universitas Sumatera Utara
Gambar 6.11. Struktur Sistem in formasi PT. Medan Tropical Canning
Frozen Industries 6.1.4. Perancangan Model Logik
Perancangan DFD untuk sistem informasi manajemen di PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries dapat dilihat sebagai berikut:
1. Diagram Konteks Diagram Konteks untuk model perancangan sistem informasi manajemen di
PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries dapat dilihat pada Gambar 6.12.
Pembeli Supplier
Staff Manajer Umum
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN
Jumlah Persediaan Bahan Baku Produk Jadi
Pembelian Bahan Baku Penjualan Produk Jadi
Jumlah Pemesanan Ekonomis Bahan Baku
Pelaksaan Transaksi Jual Beli Bahan Baku
Produk Jadi Menghitung Keluar Masuk
Bahan Baku Produk Jadi di Logistik
Pemantauan Keadaan Persediaan dan Pemantauan Pembelian Bahan Baku
Penjualan Produk Jadi Pemantauan Kinerja Pengelolaan
Persediaan Bahan Baku Produk Jadi
Kepala Bagian
Menentukan Pelaksaan Produksi
Menentukan Penjualan dari Permintaan Produk jadi
Pembelian dari Pemesanan Bahan Baku
Gambar 6.12. Diagram Konteks
2. Diagram Level 0
Universitas Sumatera Utara
Diagram Level Nol yang merupakan hasil perincian dari Diagram Konteks dapat dilihat pada Gambar 6.13.
Kepala Bagian
Kepala Bagian Pembeli
Mengecek kapasitas pemenuhan permintaan
produk jadi Memberikan jawaban
kondisi penerimaan pemenuhan
permintaan produk jadi
2.0. Pemesanan Bahan Baku
Supplier
Menentukan Kebutuhan
Jumlah Pemesanan
ekonomis
1.0. Permintaan produk jadi
Melakukan pemesanan bahan
baku Melakukan
permintaan produk jadi
Melihat jawaban persetujuan pembeli
terhadap kondisi permintaan
Gambar 6.13. Diagram Level 0 Pemesanan Bahan Baku
3. Diagram Level 1 Hasil perincian Diagram Level 1 untuk proses penerimaan bahan baku dapat
dilihat pada Gambar 6.14.
Universitas Sumatera Utara
Kepala Bagian Pembeli
Mengecek kapasitas pemenuhan permintaan
produk jadi Memberikan jawaban
kondisi penerimaan pemenuhan
permintaan produk jadi
Staff
2.0. Pemesanan Bahan Baku
3.0. Penerimaan Bahan Baku
Membuat laporan Melakukan
Transaksi Pembelian Bahan Baku
Memeriksa kualitas, kuantitas, dan
kesesuaian kondisi penerimaan Bahan
Baku Menghitung
jumlah bahan baku yang
masuk Memantau
perkembangan jumlah bahan baku
yang diterima di logistik
Supplier
Menentukan Kebutuhan
Jumlah Pemesanan
ekonomis
1.0. Permintaan produk jadi
Melakukan pemesanan bahan
baku Melakukan
permintaan produk jadi
Melihat jawaban persetujuan pembeli
terhadap kondisi permintaan
Gambar 6.14. Diagram Level 1 Penerimaan Bahan Baku
4. Diagram Level 2 Diagram Level 2 untuk perincian proses pengeluaran bahan baku dapat dilihat
pada Gambar 6.15.
Universitas Sumatera Utara
Kepala Bagian
Kepala Bagian Pembeli
Mengecek kapasitas pemenuhan permintaan
produk jadi Memberikan jawaban
kondisi penerimaan pemenuhan permintaan
produk jadi
Staff
2.0. Pemesanan Bahan Baku
3.0. Penerimaan Bahan Baku
Membuat laporan Melakukan
Transaksi Pembelian Bahan Baku
Memeriksa kualitas, kuantitas, dan kesesuaian
kondisi penerimaan Bahan Baku
Menghitung jumlah bahan
baku yang masuk
Memantau perkembangan jumlah
bahan baku yang diterima di logistik
4.0. Pengeluaran Bahan Baku
Menghitung jumlah bahan baku yang
keluar Memantau
perkembangan jumlah bahan baku yang
keluar di logistik Menentukan jumlah jadwal
kebutuhan bahan baku untuk produksi
Menentukan jenis bahan baku yang
keluar
Supplier
Menentukan Kebutuhan
Jumlah Pemesanan ekonomis
Melakukan Pengiriman
Bahan Baku
1.0. Permintaan produk jadi
Melakukan pemesanan bahan
baku Melakukan
permintaan produk jadi
Melihat jawaban persetujuan pembeli
terhadap kondisi permintaan
Gambar 6.15. Diagram Level 2 Pengeluaran Bahan Baku
5. Diagram Level 3 Untuk perincian proses penerimaan produk jadi, Diagram Level 3 dapat
dilihat pada Gambar 6.16.
Universitas Sumatera Utara
Manajer Umum Kepala Bagian
Kepala Bagian Pembeli
Mengecek kapasitas pemenuhan permintaan
produk jadi Memberikan jawaban
kondisi penerimaan pemenuhan permintaan
produk jadi
Staff
2.0. Pemesanan Bahan Baku
3.0. Penerimaan Bahan Baku
Membuat laporan Melakukan
Transaksi Pembelian Bahan Baku
Memeriksa kualitas, kuantitas, dan kesesuaian
kondisi penerimaan Bahan Baku
Menghitung jumlah bahan
baku yang masuk
Memantau perkembangan jumlah
bahan baku yang diterima di logistik
4.0. Pengeluaran Bahan Baku
Menghitung jumlah bahan baku yang
keluar Memantau
perkembangan jumlah bahan baku yang
keluar di logistik Menentukan jumlah jadwal
kebutuhan bahan baku untuk produksi
Menentukan jenis bahan baku yang
keluar Memantau kondisi
persediaan bahan baku pembelian bahan baku
5.0. Penerimaan Produk Jadi
Memantau keadaan
persediaan produk jadi
Memeriksa kualitas, kuantitas, dan
kesesuaian produk jadi Menghitung
jumlah produk jadi yang masuk
Kepala Bagian
Laporan keadaaan
persediaan produk jadi
Memantau keadaan
persediaan produk jadi
Supplier
Menentukan Kebutuhan
Jumlah Pemesanan ekonomis
Melakukan Pengiriman
Bahan Baku
1.0. Permintaan produk jadi
Melakukan pemesanan bahan
baku Melakukan
permintaan produk jadi
Melihat jawaban persetujuan pembeli
terhadap kondisi permintaan
Gambar 6.16. Diagram Level 3Penerimaan Produk Jadi
Universitas Sumatera Utara
6. Diagram Level 4 Diagram Level 1 untuk perincian proses pengeluaran produk jadi dapat dilihat pada Gambar 6.17.
Manajer Umum Kepala Bagian
Kepala Bagian Pembeli
Menerima produk jadi berdasarkan
permintaan Mengecek kapasitas
pemenuhan permintaan produk jadi
Memberikan jawaban kondisi penerimaan
pemenuhan permintaan produk jadi
Melakukan pembayaran kepada
pihak perusahaan
Staff
2.0. Pemesanan Bahan Baku
3.0. Penerimaan Bahan Baku
Membuat laporan Melakukan
Transaksi Pembelian Bahan Baku
Memeriksa kualitas, kuantitas, dan kesesuaian
kondisi penerimaan Bahan Baku
Menghitung jumlah bahan
baku yang masuk
Memantau perkembangan jumlah
bahan baku yang diterima di logistik
4.0. Pengeluaran Bahan Baku
Menghitung jumlah bahan baku yang
keluar Memantau
perkembangan jumlah bahan baku yang
keluar di logistik Menentukan jumlah jadwal
kebutuhan bahan baku untuk produksi
Menentukan jenis bahan baku yang
keluar Memantau kondisi
persediaan bahan baku pembelian bahan baku
5.0. Penerimaan Produk Jadi
Memantau keadaan
persediaan produk jadi
Memeriksa kualitas, kuantitas, dan
kesesuaian produk jadi Menghitung
jumlah produk jadi yang masuk
Kepala Bagian 5.1. Pengeluaran
Produk Jadi
Laporan keadaaan
persediaan produk jadi
Memantau keadaan
persediaan produk jadi
Memantau transaksi penjualan kepada
pembeli Menyetujui
Penjualan Produk Jadi
Memantau keadaan persediaan penjualan
produk jadi
Membuat laporan
penjualan produk jadi
Pembeli Supplier
Menentukan Kebutuhan
Jumlah Pemesanan ekonomis
Melakukan Pengiriman
Bahan Baku
1.0. Permintaan produk jadi
Melakukan pemesanan bahan
baku Melakukan
permintaan produk jadi
Melihat jawaban persetujuan pembeli
terhadap kondisi permintaan
Gambar 6.17. Diagram Level 4 Pengeluaran Produk Jadi
Universitas Sumatera Utara
6.1.5. Perancangan Output
Output yang dibutuhkan oleh setiap user adalah sebagai berikut: 1. Form Pemesanan Bahan Baku
Pemesanan Bahan Baku PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries
Jl. Pulau Kangean No. 3-5 KIM 1 Mabar, Medan Tanggal :
Supplier : Jenis
Bahan Baku Satuan
Jumlah Dipesan
Gambar 6.18. Format OutputForm Pemesanan Bahan Baku
2. Form Pembelian Bahan Baku
Pembelian Bahan Baku PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries
Jl. Pulau Kangean No. 3-5 KIM 1 Mabar, Medan Tanggal :
Supplier : Bahan Baku
Harga Jenis
Satuan Jumlah
Satuan Total
TOTAL Gambar 6.19. Format
OutputFormPembelianBahan Baku
Universitas Sumatera Utara
3. Laporan Pembelian Bahan Baku
Laporan Pembelian Bahan Baku PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries
Jl. Pulau Kangean No. 3-5 KIM 1 Mabar, Medan Supplier Tanggal
Jenis Bahan Baku
Jumlah Bahan Baku Ton
Harga Satuan
Harga Total
Gambar 6.20. Format Output Laporan Pembelian Bahan Baku
4. Kartu Persediaan Bahan Baku
Kartu Persediaan Bahan Baku PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries
Jl. Pulau Kangean No. 3-5 KIM 1 Mabar, Medan Tanggal
Bahan Baku Jumlah Bahan Baku Ton
Kode Jenis
Logistik Pemesanan Masuk Keluar
Gambar 6.21. Format Output Kartu Persediaan Bahan Baku
5. Kartu Persediaan Produk Jadi
Kartu Persediaan Produk Jadi PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries
Jl. Pulau Kangean No. 3-5 KIM 1 Mabar, Medan Tanggal
Produk Jadi Jumlah Bahan Baku Ton
Kode Jenis
Logistik Pemesanan Masuk Keluar
Gambar 6.22. Format Output Kartu Persediaan Produk Jadi
Universitas Sumatera Utara
6. Form Penjualan Produk jadi
Penjualan Produk Jadi PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries
Jl. Pulau Kangean No. 3-5 KIM 1 Mabar, Medan Tanggal :
Pembeli : Produk Jadi
Harga Jenis
Satuan Jumlah
Satuan Total
TOTAL Gambar 6.23. Format
OutputPenjualan Produk Jadi
7. Laporan Penjualan
Laporan Penjualan Produk Jadi PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries
Jl. Pulau Kangean No. 3-5 KIM 1 Mabar, Medan Pembeli
Tanggal Produk Jadi
Harga Jenis
Jumlah Satuan
Total
Gambar 6.24. Format OutputLaporan PenjualanProduk Jadi
Universitas Sumatera Utara
Tabel 6.1. Penjelasan Rancangan Output Sistem Informasi Persediaan PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries
No. Output
Arus Data Penjelasan
Periode Struktur Data
1 Form
Pemesanan Bahan Baku
Staff Pembelian dan Penjualan
→ Supplier Data bahan baku yang
dipesan dari supplier Tidak
Ditentukan Jenis Bahan Baku, Tanggal, Supplier, Jenis
Bahan Baku, Jumlah Dipesan, Satuan
2 Form Pembelian
Bahan Baku Staff Keuangan
→ Supplier Data bahan baku yang
diterima dari supplier Tidak
Ditentukan Produk, Tanggal, Supplier, Jenis Bahan Baku,
Jumlah Dipesan, Jumlah Diterima, Satuan
3 Laporan
Pembelian Bahan Baku
Staff Pembelian dan Penjualan
→ Manajer Umum Laporan tahunan
pembeliandan pemesanan bahan baku
Tahunan Supplier, Tanggal Jenis Bahan Baku, Jumlah
Ton Bahan Baku, Harga Satuan Ton, Harga Total
4 Kartu
Persediaan Bahan Baku
Staff Logistik → Manajer
Umum Data kondisi ketersediaan
bahan baku di logistik Tidak
Ditentukan Tanggal, Kode Bahan Baku, Jenis Bahan Baku,
Jumlah Bahan Baku Ton untuk Jumlah Pemesanan, Jumlah Masuk, Jumlah Keluar,
Jumlah di Logistik
5 Kartu
Persediaan Produk Jadi
Staff Logistik → Manajer
Umum Data kondisi ketersediaan
produk jadi di logistik Tidak
Ditentukan Tanggal, Kode Produk Jadi, Jenis Produk Jadi,
Jumlah Bahan Baku Ton untuk Jumlah Permintaan, Jumlah Masuk, Jumlah Keluar,
Jumlah di Logistik
6 Form Penjualan
Produk Jadi Staff Keuangan
→ Pembeli Data produk jadi yang
dikirim dan dijual kepada pembeli
Tidak Ditentukan
Tanggal, Pembeli, Jenis Produk Jadi, Jumlah, Satuan, Harga Satuan, Harga Total
7 Laporan
Penjualan Produk Jadi
Staff Pembelian dan Penjualan
→ Manajer Umum Laporan tahunan penjualan
produk jadi Tahunan
Tanggal, Pembeli, Jenis Produk Jadi, Jumlah, Harga Satuan, Harga Total
Universitas Sumatera Utara
6.1.6. Perancangan Input
Input yang dibutuhkan oleh setiap user adalah sebagai berikut: 1. Master Bahan Baku
Master Bahan Baku
Kode Bahan Baku Jenis Bahan Baku
Satuan Supplier
Simpan Batal
Gambar 6.25. Format Input Master Bahan Baku
2. Master Produk Jadi
Master Produk Jadi
Kode Produk Jadi Jenis Produk Jadi
Satuan Simpan
Batal
Gambar 6.26. Format Input Master Produk Jadi
3. Master Pembeli
Universitas Sumatera Utara
Master Pembeli
Kode Permintaan Kode Pembeli
Alamat Kontak Pembeli
Fax
Simpan Batal
Alamat Pengiriman Nama Penerima
Kontak Penerima
Gambar 6.27. Format Input Master Pembeli
4. Master Supplier
Master Supplier
Kode Pemesanan Nama Supplier
Alamat TeleponHP
Fax
Simpan Batal
Nama Pengirim TeleponHP
Gambar 6.28. Format Input Master Supplier
5. Form Permintaan Produk Jadi
Universitas Sumatera Utara
Permintaan Produk Jadi
Tanggal Permintaan
Simpan Kode Permintaan
Kode Pembeli Jumlah Permintaan
Kode Produk Tanggal Pengiriman
Kode Produk Jenis Produk
Satuan Tanggal
Permintaan
Nama Pembeli
Edit Jenis Produk
Hapus Batal
Keluar
Tanggal Pengiriman
Jumlah Permintaan
Tanggal Selesai
Produksi
Tambah
Nama Pembeli
Gambar 6.29. Format Input Form Permintaan Produk Jadi
6. Form Pemesanan Bahan Baku
Pemesanan Bahan Baku
Nama Supplier Kode Pemesanan
Tanggal Pemesanan
Satuan
Jenis Bahan Baku Kode Bahan Baku
Tanggal Pemesanan Kode Supplier
Jumlah Pemesanan
Kode Permintaan Jenis Produk
Kode Pemesanan
Kode Permintaan
Jenis Bahan Baku
Supplier
Simpan Edit
Hapus Batal
Keluar Tambah
Gambar 6.30. Format Input Form Pemesanan Bahan Baku
7. Form Penerimaan Bahan Baku
Universitas Sumatera Utara
Penerimaan Bahan Baku
Kode Supplier Tanggal Penerimaan
Kode Pemesanan
Tanggal Pemesanan
Tanggal Penerimaan
Kode Pemesanan
Jumlah Diterima
Nama Supplier
Jenis Bahan Baku
Tanda Terima
TERIMA
Jumlah Diterima
Nama Supplier
Simpan Edit
Hapus Batal
Keluar Tambah
Jumlah Sisa Pemesanan
Kode Penerimaan
Gambar 6.31. Format Input Form Penerimaan Bahan Baku
8. Form Pembelian Bahan Baku
Pembelian Bahan Baku
Tanggal Penerimaan Kode Supplier
Kode Penerimaan Jumlah Penerimaan
Harga Satuan Kode Bahan Baku
Jenis Bahan Baku
Tanggal Penerimaan
Kode Pemesanan
Jenis Bahan Baku
Harga Satuan
Jumlah Harga
Nama Supplier Ton
TOTAL Rp
Supplier
Simpan Edit
Hapus Batal
Keluar Tambah
Jumlah Penerimaan
Gambar 6.32.Format Input Form Pembelian Bahan Baku
9. Form Perintah Produksi
Universitas Sumatera Utara
Perintah Produksi
Kode Permintaan Nomor Produksi
Tanggal Produksi
Jumlah Permintaan Produk Jenis Produk Jadi
Nomor Produksi
Kode Permintan
Jumlah Permintaan
Nama Pembeli
Jenis Produk
Simpan Edit
Hapus Batal
Keluar Tambah
Jumlah Penyelesaian Produk
Tanggal Produksi
Satuan Jumlah
Produksi Sisa
Permintaan
Gambar 6.33. Format Input Form Perintah Produksi
10. Form Permintaan Bahan Baku
Permintaan Bahan Baku
Kode Bahan Baku Jenis Bahan Baku
Tanggal Permintaan Jumlah Bahan Baku
Tanggal Permintaan
Jenis Bahan Baku Tanda
Pengeluaran Satuan
Jumlah Bahan Baku
Simpan Edit
Hapus Batal
Keluar Tambah
Gambar 6.34. Format Input Form Permintaan Bahan Baku
11. Form Pengeluaran Bahan Baku
Universitas Sumatera Utara
Pengeluaran Bahan Baku
KELUAR Tanggal
Permintaan Jenis Bahan Baku
Tanda Pengeluaran
Satuan Jumlah
Bahan Baku
Simpan Keluar
Gambar 6.35. Format Input Form Pengeluaran Bahan Baku
12. Form Penerimaan Produk Jadi
Penerimaan Produk Jadi
Tanggal Penerimaan Nama Pembeli
Tanggal Produksi Jumlah Produksi
Tanggal Produksi
Tanggal Penerimaan
Jumlah Produk
Tanda Terima
Satuan
Kode Permintaan
TERIMA
Jenis Produk
Simpan Edit
Hapus Batal
Keluar Tambah
Jenis Produk
Gambar 6.36. Format Input Form Penerimaan Produk Jadi
Universitas Sumatera Utara
13. Form Penjualan Produk Jadi
Penjualan Produk Jadi
Tanggal Penjualan Kode Permintaan
Jumlah Permintaan Harga Satuan
Jenis Produk Jadi
Nomor Permintaan
Tanggal Penjualan
Jenis Produk
Jumlah Permintaan
Jumlah Harga
Nama Pembeli
TOTAL Rp
Pembeli Harga
Satuan
Simpan Edit
Hapus Batal
Keluar Tambah
Gambar 6.37. Format Input Form Penjualan Produk Jadi
14. Form Pengeluaran Produk Jadi
Pengeluaran Produk Jadi
Tanggal Pengeluaran Nomor Permintaan
Nomor Permintaan
Tanggal Pengeluaran
Pembeli Jumlah
Permintaan Jumlah
Dikeluarkan
Nama Pembeli
Simpan Edit
Hapus Batal
Keluar Tambah
Jenis Produk
Satuan
Jumlah Dikeluarkan
Gambar 6.38. Format Input Form Pengeluaran Produk Jadi
Universitas Sumatera Utara
15. Form Penyesuaian Produk Jadi
Penyesuaian Persediaan Produk Jadi
Kode Produk Jadi Jenis Produk Jadi
Jumlah Masuk Jumlah Keluar
Simpan Batal
Jumlah Permintaan Satuan
Gambar 6.39. Format Input Form Penyesuaian Persediaan Produk Jadi
16. Form Penyesuaian Bahan Baku
Penyesuaian Persediaan Bahan Baku
Kode Bahan Baku Jenis Bahan Baku
Jumlah Masuk Jumlah Keluar
Simpan Batal
Jumlah Pemesanan Satuan
Gambar 6.40. Format Input Form Penyesuaian Persediaan Bahan Baku
Universitas Sumatera Utara
Tabel 6.2. Penjelasan Rancangan InputSistem Informasi Persediaan PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries
No. Output
Arus Data Penjelasan
Periode Struktur Data
1 Master
Bahan Baku Dari Staff Logistik
Data keadaan bahan
baku
Tidak ditentukan
Kode Bahan Baku, Jenis Bahan Baku, Satuan, Suplier
2 Master
Produk Jadi Dari Staff Logistik
Data keadaan bahan
baku
Tidak ditentukan
Kode Produk Jadi, Jenis Produk Jadi, Satuan, 3
Master Pembeli Dari Staff Pembelian dan
Penjualan Data Identitas Pembeli
Tidak ditentukan
Kode Pembeli, Nama Pembeli, Alamat, TeleponHP, Fax, Nama Penerima, TeleponHP,
Alamat Pengiriman
4 Master Supplier
Dari Staff Pembelian dan Penjualan
Data Identitas Supplier Tidak
ditentukan Kode Supplier, Nama Supplier, Alamat,
TeleponHP, Fax, Nama Pengirim, TeleponHP
5 Form
Permintaan Produk Jadi
Dari Staff Pembelian dan Penjualan
Data Permintaan Produk Jadi dari Pembeli
Tidak ditentukan
Kode Permintaan, Tanggal, Kode Pembeli, Nama Pembeli, Kode Produk Jadi, Jenis Produk Jadi,
Harga Satuan, Jumlah Permintaan
6 Form
Pemesanan Bahan Baku
Staff Pembelian dan Penjualan ditujukan
→ Manajer Umum untuk
persetujuan Data jumlah bahan baku
dipesan dikelompokkan sesuai dengan nama
supplier Tidak
ditentukan Kode Pemesanan, Tanggal, Kode Supplier, Nama
Supplier, Kode Bahan Baku, Jumlah Pemesanan
Universitas Sumatera Utara
Tabel 6.2. Penjelasan Rancangan InputSistem Informasi Persediaan PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries
Lanjutan No.
Output Arus Data
Penjelasan Periode
Struktur Data
7 Form
Penerimaan Bahan Baku
Dari Staff Logistik Data kondisi dan jumlah
bahan baku yang diterima Tidak
ditentukan Kode Pemesanan, Tanggal, Tanggal Pemesanan,
Kode Supplier, Nama Supplier, Kode Bahan Baku, Jenis Bahan Baku, Satuan, Jumlah, Jumlah
Diterima
8 Form Pembelian
Bahan Baku Dari Staff Keuangan
Data bahan baku yang diterima beserta harga
Tidak Ditentukan
Kode Pemesanan, Tanggal Pembelian, Kode Supplier, Nama Supplier, Kode Bahan Baku, Nama
Bahan Baku, Satuan, Jumlah, Harga, Total Harga
9 Form Perintah
Produksi Manajer Umum
→ Staff Produksi untuk izin
produksi Data produk jadi yang
harus diproduksi Tidak
Ditentukan Nomor Produksi, Tanggal Produksi, Kode
Permintaan, Nama Pembeli, Kode Produk Jadi, Jenis Produk Jadi, Satuan, Jumlah, Tipe Produksi
10 Form Permintaan
Bahan Baku Dari Staff Produksi
Data jumlah bahan baku dibutuhkan untuk
produksi Tidak
Ditentukan No. Pengeluaran Bahan Baku, Tanggal Produksi,
Kode Bahan Baku, Jenis Bahan Baku, Satuan, Jumlah, Jumlah Diberikan
11 FormPengeluaran
Bahan Baku Dari Staff Logistik
Data jumlah bahan baku dikeluarkan untuk
produksi Tidak
Ditentukan No. Pengeluaran Bahan Baku, Tanggal Produksi,
Kode Bahan Baku, Jenis Bahan Baku, Satuan, Jumlah, Jumlah Diberikan
Universitas Sumatera Utara
Tabel 6.2. Penjelasan Rancangan InputSistem Informasi Persediaan PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries
Lanjutan No.
Output Arus Data
Penjelasan Periode
Struktur Data
12 Form
Penerimaan Produk Jadi
Dari Staff Produksi Data jumlah produk jadi
yang selesai diproduksi dan dimasukkan ke
logistik Tidak
Ditentukan No. Penerimaan Produk, Tanggal, No. Perintah
Produksi, No. Permintaan Produk, Nama Pembeli, Kode Produk Jadi, Nama Produk Jadi, Satuan,
Jumlah
13 FormPengeluaran
Produk Jadi Dari Staff Logistik
Data jumlah bahan baku dikeluarkan untuk
penjualan Tidak
Ditentukan No. Pengeluaran Produk Jadi, Tanggal Produksi,
Kode Produk Jadi, Jenis Produk Jadi, Satuan, Jumlah, Jumlah Dikeluarkan
14 Form Penjualan
Produk Jadi Staff Pembelian dan
Penjualan ditujukan →Staff Keuangan untuk
bukti pembayaran Data penjualan produk
jadi kepada pembeli Tidak
Ditentukan No. Penjualan, Tanggal, Nomor Permintaan, Nama
Pembeli, Kode Produk Jadi, Jenis Produk Jadi, Satuan, Jumlah, Harga, Harga Total
15 Form
Penyesuaian Stok Produk Jadi
Dari Staff Logistik Data penyesuaian jumlah
produk jadi di logistik Tidak
Ditentukan Kode Produk Jadi, Jenis Produk Jadi, Satuan,
Jumlah Diminta, Jumlah di Logistik, Jumlah Masuk, Jumlah Keluar
16 Form
Penyesuaian Stok Bahan Baku
Dari Staff Logistik Data penyesuaian jumlah
bahan baku di logistik Tidak
Ditentukan Kode Bahan Baku, Jenis Bahan Baku, Satuan,
Jumlah Dipesan, Jumlah di Logistik, Jumlah Masuk, Jumlah Keluar
Universitas Sumatera Utara
6.2. Perancangan Basis Data
6.2.1. Perancangan File
Entitas dari setiap file pada perancangan sistem informasi manajemen ini adalah sebagai berikut:
1. Master Bahan Baku
Entitas Master Bahan Baku dapat dilihat pada Tabel 5.4.
Tabel 6.3. Entitas Master Bahan Baku Nama Field
Deskripsi Tipe Data
Size Key
Kode_Bahan_Baku Nomor urut bahan baku
Text 255
PK Jenis_Bahan_Baku
Jenis bahan baku Text
255 Satuan
Satuan bahan baku Text
255 Supplier
Nama supplier Text
255
2. Master Produk Jadi
Entitas Master Produk Jadi dapat dilihat pada Tabel 5.5.
Tabel 6.4. Entitas Master Produk Jadi Nama Field
Deskripsi Tipe Data
Size Key
Kode_Produk_Jadi Nomor urut produk jadi
Text 255
PK Jenis_Produk_Jadi
Jenis produk jadi Text
255 Satuan
Satuan produk jadi Text
255
Universitas Sumatera Utara
3. Master Pembeli
Entitas Master Pembeli dapat dilihat pada Tabel 5.6.
Tabel 6.5. Entitas Master Pembeli Nama Field
Deskripsi Tipe
Data Size Key
Kode_Pembeli Nomor urut pembeli
Text 255
PK Nama_Pembeli
Nama pembeli Text
255 Alamat
Alamat pembeli Text
255 Kontak_Pembeli
Nomor telepon pembeli Number Long
Fax Nomor fax pembeli
Number Long Alamat_Pengiriman
Alamat pengiriman produk jadi Text
255 Nama_Penerima
Nama penerima produk jadi Text
255 Kontak_Penerima
Nomor telepon penerima produk jadi
Number Long
4. Master Supplier
Entitas Master Supplier dapat dilihat pada Tabel 5.7.
Tabel 6.6. Entitas Master Supplier Nama Field
Deskripsi Tipe Data
Size Key
Kode_Supplier Nomor urut supplier
Text 255
PK Nama_Supplier
Nama supplier Text
255 Alamat
Alamat supplier Text
255 Kontak_Supplier
Nomor telepon supplier Number
Long Fax
Nomor fax supplier Number
Long Nama_Pengirim
Nama pengirim bahan baku Text
255 Kontak_Pengirim
Nomor telepon pengirim bahan baku
Number Long
Universitas Sumatera Utara
5. Form Permintaan Produk Jadi
Entitas FormPermintaan Produk Jadi dapat dilihat pada Tabel 5.8.
Tabel 6.7. Entitas FormPermintaan Produk Jadi
Nama Field Deskripsi
Tipe Data
Size Key
Kode_Pembeli Nomor urut pembeli
Text 255
FK Nama_Pembeli
Nomor identifikasi pembeli Text
255 Kode_Permintaan
Nomor identifikasi permintaan Text
255 PK
Tanggal_Permintaan Tanggal form dibuat
Date Short
Jenis_Produk_Jadi Jenis produk jadi
Text 255
Kode_Produk_Jadi Nomor identifikasi produk jadi
Text 255
FK Tanggal_Pengiriman
Tanggal pengiriman produk jadi Date
Short Jumlah_Permintaan
Jumlah permintaan produk jadi Number
Long
6. Form Pemesanan Bahan Baku
Entitas FormPenerimaan Bahan Baku dapat dilihat pada Tabel 5.10.
Tabel 6.8. Entitas FormPemesanan Bahan Baku
Nama Field Deskripsi
Tipe Data
Size Key
Tanggal_Pemesanan Tanggal form dibuat
Date Short
Kode_Pemesanan Nomor pemesanan bahan baku
Text 255
PK Nama_Supplier
Nomor urut supplier Text
255 Kode_Supplier
Nomor urut supplier Text
255 FK
Kode_Bahan_Baku Nomor urut bahan baku
Text 255
FK Jenis_Bahan_Baku
Jenis bahan baku Text
255 Jumlah_Pemesan
Jumlah bahan baku dipesan Number
Long
Universitas Sumatera Utara
7. Form Penerimaan Bahan Baku
Entitas FormPenerimaan Bahan Baku dapat dilihat pada Tabel 5.10.
Tabel 6.9. Entitas FormPenerimaan Bahan Baku
Nama Field Deskripsi
Tipe Data
Size Key
Tanggal_Penerimaan Tanggal form dibuat
Date Short
PK Kode_Pemesanan
Nomor pemesanan bahan baku Number
Long PK
Kode_Supplier Nomor urut supplier
Text 255
FK Nama_Supplier
Nama supplier Text
255 Tanggal_Pemesanan
Tanggal pemesanan dilakukan Text
255 Jumlah_Diterima
Jumlah bahan baku diterima Number
Long
8. Form Pembelian Bahan Baku
Entitas FormPembelian Bahan Baku dapat dilihat pada Tabel 5.11.
Tabel 6.10. Entitas FormPembelian Bahan Baku
Nama Field Deskripsi
Tipe Data
Size Key
Kode_Pemesanan Nomor pemesanan bahan
baku Number
Long PK
Kode_Supplier Nomor urut supplier
Text 255
FK Tanggal_Penerimaan
Tanggal bahan baku diterima Text
255 Satuan
Satuan bahan baku Text
255 Jumlah_Penerimaan
Jumlah bahan baku diterima Number
Long Harga_satuan
Harga per unit bahan baku Currency Rp,0
Kode_Bahan_Baku Nomor urut bahan baku
Text 255
FK Jenis_Bahan_Baku
Jenis bahan baku Text
255
Universitas Sumatera Utara
9. Form Perintah Produksi
Entitas FormPerintah Produksi dapat dilihat pada Tabel 5.12.
Tabel 6.11. Entitas FormPerintah Produksi
Nama Field Deskripsi
Tipe Data
Size Key
Nomor_ Produksi Nomor urut perintah produksi
Number Long PK
Tanggal_Produksi Tanggal form dibuat
Date Short
Kode_Permintaan Nomor identifikasi permintaan
Text 255
PK Nama_Pembeli
Nama Pembeli Text
255 Jenis_Produk_Jadi
Jenis produk jadi Text
255 Jumlah_Penyelesaian_Produk Jumlah produk yang diproduksi
Number Long
Jumlah_Permintaan_Produk Jumlah produk yang diminta
Number Long
10. Form Permintaan Bahan Baku
Entitas FormPermintaan Bahan Baku dapat dilihat pada Tabel 5.13.
Tabel 6.12. Entitas FormPermintaan Bahan Baku
Nama Field Deskripsi
Tipe Data
Size Key
Kode_Bahan_Baku Nomor urut bahan baku
Text 255
FK Tanggal_Permintaan_BB Tanggal permintaan bahan baku
Date Short
Jenis_Bahan_Baku Jenis bahan baku
Date Short
Jumlah_Bahan_Baku Jumlah bahan baku diminta
Number Long PK
11. Form Pengeluaran Bahan Baku
Entitas FormPengeluaran Bahan Baku dapat dilihat pada Tabel 5.13.
Tabel 6.13. Entitas Form Pengeluaran Bahan Baku
Nama Field Deskripsi
Tipe Data
Size Key
Kode_Bahan_Baku Nomor urut bahan baku
Text 255
FK Tanggal_Permintaan_BB
Tanggal permintaan bahan baku Date
Short Jenis_Bahan_Baku
Jenis bahan baku Date
Short Jumlah_Bahan_Baku
Jumlah bahan baku diminta Number
Long PK
Universitas Sumatera Utara
12. Form Penerimaan Produk Jadi
Entitas FormPenerimaan Produk Jadi dilihat pada Tabel 5.16.
Tabel 6.14. Entitas Form Penerimaan Produk Jadi
Nama Field Deskripsi
Tipe Data
Size Key
No_Permintaan_Produk Nomor permintaan produk jadi
Text 255
PK Tanggal_Penerimaan
Tanggal penerimaan produk jadi Text
255 Tanggal_Produksi
Tanggal pelaksanaan produksi Nama_Pembeli
Nama pembeli Text
255 FK
Kode_Produk_Jadi Nomor urut produk jadi yang diterima
Text 255
Jumlah_Produk Jumlah produk jadi diterima
Number Long
13. Form Penjualan Produk Jadi
Entitas FormPenjualan Produk Jadi dilihat pada Tabel 5.16.
Tabel 6.15. Entitas Form Penjualan Produk Jadi
Nama Field Deskripsi
Tipe Data
Size Key
Nomor_Permintaan Nomor identifikasi permintaan
produk Number
Long PK
Tanggal_Penjualan Tanggal produk dijual
Date Short
Nama_Pembeli Nama Pembeli
Text 255
Jenis_Produk_Jadi Jenis produk jadi
Text 255
Jumlah_Permintaan Jumlah permintaan produk jadi
Number Long
Harga_Satuan Harga jualn produk per unit
Number Currency
Universitas Sumatera Utara
14. Form Pengeluaran Produk Jadi
Entitas FormPengeluaran Produk Jadi dilihat pada Tabel 5.16.
Tabel 6.16. Entitas FormPengeluaran Produk Jadi
Nama Field Deskripsi
Tipe Data
Size Key
Nomor_Permintaan Nomor permintaan produk
Number Long
PK Tanggal_Pengeluaran
Tanggal produk dikeluarkan Date
Short Nama_Pembeli
Nama Pembeli Text
255 Jumlah_Dikeluarkan
Jumlah pengeluaran produk jadi Number
Long
15. Form Penyesuaian Produk Jadi
Entitas FormPenyesuaian Produk Jadi dilihat pada Tabel 5.18.
Tabel 6.17. Entitas Form Penyesuaian Produk Jadi
Nama Field Deskripsi
Tipe Data
Size Key
Kode_Produk_Jadi Nomor urut produk jadi
Text 255
PK Jumlah_di_Logistik
Jumlah produk jadi di logistik Number
Long Jumlah_Masuk
Jumlah produk jadi yang masuk Number
Long Jumlah_Keluar
Jumlah produk jadi yang keluar Number
Long
16. Form Penyesuaian Bahan Baku
Entitas FormPenyesuaian Bahan Baku dilihat pada Tabel 5.19.
Tabel 6.18. Entitas FormPenyesuaian Bahan Baku
Nama Field Deskripsi
Tipe Data
Size Key
Kode_Bahan_Baku Nomor urut bahan baku
Text 255
PK Jumlah_di_Logistik
Jumlah bahan baku kdi logistik Number
Long Jumlah_Masuk
Jumlah bahan baku yang masuk Number
Long Jumlah_Keluar
Jumlah bahan baku yang keluar Number
Long
Universitas Sumatera Utara
6.2.2. Perancangan Enitity Relationship Diagram ERD
Hubungan dari entitas yang telah diuraikan di atas akan ditampilkan dalam bentuk ERD yang dapat dilihat pada Gambar 5.54.
Supplier Kode_Bahan_Baku
Jenis_Bahan_Baku Satuan
Tanggal_Penerimaan Master Bahan Baku
Kode_Produk_Jadi Jenis_Produk_Jadi
Satuan Tanggal_Pengiriman
Master Produk jadi
Nomor_Permintaan Kode_Pembeli
Tanggal Jenis_Produk_Jadi
Kode_Produk_Jadi Tanggal_Pengiriman
Jumlah_Permintaan Harga_Satuan
Total_Harga Permintaan
Produk Jadi Tanggal_Pemesanan
Nomor_Pemesanan Kode_Bahan_Baku
Kode_Supplier Jumlah
Pemesanan Bahan Baku
Nomor_Perintah_Produksi Tanggal
Nomor_Permintaan Kode_Produk_Jadi
Jumlah_Produk Perintah Produksi
Kode_Pembeli Nama_Pembeli
Alamat Kontak_Pembeli
Fax Alamat_Pengiriman
Nama_Penerima Kontak_Penerima
Master Pembeli Kode_Supplier
Nama_Supplier Alamat
Kontak_Supplier Fax
Nama_Pengirim Kontak_Pengirim
Master Supplier
Tanggal Nomor_Penerimaan_ BB
Warna Tekstur
Bau Kode_Bahan_Baku
Jumlah Penerimaan Bahan Baku
Kode_Bahan_Baku Kode_Supplier
Tanggal_Pemesanan Nomor_Pembelian
Satuan Jumlah
Harga_satuan Pembelian
Bahan Baku
Kode_Bahan_Baku Nomor_Pengeluaran_BB
Tanggal Jumlah_BB
Jumlah_Diberikan Permintaan Bahan Baku
Nomor_Perintah_Produksi Nomor_Kegiatan_Produksi
Tanggal_Produksi Keterangan
Kegiatan Produksi
Nomor_Penjualan Tanggal
Nomor_Permintaan Kode_Produk_Jadi
Jumlah_Permintaan Penjualan
Produk Jadi
Kode_Produk_Jadi Jumlah_di_Logistik
Jumlah_Masuk Jumlah_Keluar
Jumlah_Permintaan Persediaan
Produk Jadi Kode_Bahan_Baku
Jumlah_di_Logistik Jumlah_Masuk
Jumlah_Keluar Jumlah_Pemesanan
Persediaan Bahan Baku
No_Penerimaan_PJ Tanggal
No_Perintah_Produksi Kode_Produk_Jadi
Jumlah Penerimaan
Produk Jadi
Lihat Lihat
Lihat Hasil
Hasil Hasil
Update Update
Lihat Lihat
Jual Update
Update
Hasil
Gambar 6.41. Entity Relationship Diagram ERD
Universitas Sumatera Utara
6.3. Implementasi
6.3.1. Perangkat Keras Hardware
Teknologi perangkat keras komputer dapat terdiri dari: 1. Alat masukan input
Alat masukan adalah alat yang digunakan untuk menerima masukan dan juga untuk memasukkan program. Alat masukan yang digunakan adalah:
a. Keyboard b. Mouse
2. Alat pemroses Alat pemroses merupakan alat pengolah instruksi program yang dimasuukkan
melalui alat input. Alat pemroses yang digunakan adalah: a.
CPU Central Processing Unit b.
Main memory yang terdiri dari Random Access Memory RAM dan Read Only Memory ROM
3. Alat output Alat output yang digunakan adalah printer.
4. Perangkat jaringan WAN Wide Area Network a. Router
b. Modem c. ChannelData Service Unit
d. Multiplexer e. Communication Server
Universitas Sumatera Utara
6.3.2. Perangkat Lunak Software
Dalam perancangan ini, pemrograman dilakukan dengan mengunakan Borland Delphi 7 dan sistem database dengan Microsoft Access 2007. Adapun
langkah-langkah perancangan program adalah: 1.
Mendesain form Membuat desain formsesuai dengan hasil perancangan formatinput dan output
yang akan diimplementasikan.
Gambar 6.42. Hasil Desain Form
2. Menyimpan formdan project
Formyang telah didesain disimpan dan disatukan dengan formlain yang akan membentuk satu kesatuan project.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 6.43. Penyimpanan Form dan Project
3. Mengubah Option
Pengubahan option dilakukan untuk mengaktifkan formyang dibuat.
Gambar 6.44. Pengubahan Option Form
Universitas Sumatera Utara
4. Mengisi Source Code
Source code merupakan bahasa program yang harus dimasukkan ke dalam setiap prosedur agar program dapat berjalan dengan baik.
Gambar 6.45. Source Code Form
Universitas Sumatera Utara
BAB VII PEMBAHASAN
7.1. Hasil Perancangan Sistem Informasi
Perancangan sistem informasi ini dilakukan berdasarkan desain fungsi setiap user yang akan menggunakannya. Dengan adanya rancangan sistem
informasi yang terkomputerisasi, hasil perhitungan menjadi lebih akurat, waktu yang diperlukan menjadi lebih cepat, dan aktivitas yang dilakukan perusahaan
menjadi berkurang. Perubahan tersebut dijelaskan sebagai berikut: 1.
Permintaan produk jadi yang diterima oleh suatu perusahaan ditentukan melalui komputer dengan melihat daftar permintaan produk jadi yang sudah
ada di perusahaan dan ketersedian kapasitas pemenuhan permintaan produk jadi yang sedang berjalan di perusahaan.
2. Setelah menerima permintaan produk jadi, proses perhitungan jumlah bahan
baku yang dibutuhkan dan jumlah bahan baku yang akan dipesan dilakukan secara otomatis sehingga hasilnya lebih cepat dan akurat dan staff Penjualan
dan Pembelian tidak perlu melakukan perhitungan bahan baku pada kegiatan tersebut.
3. Data pengelolaan kegiatan keluar masuk bahan baku dan produk
jadidilakukansecara otomatis melalui komputer oleh bagian logistik ke bagian-bagian pembelian dan penjualan, produksi, keuangan, dan Manajer
Umum sehingga tidak perlu dikirim secara manual melalui media perantara formulir kertas.
Universitas Sumatera Utara
4. Data persediaan bahan baku dan produk jadi dibagikanke staff Penjualan dan
Pembelian sehingga staff Pembelian dan Penjualan dapat langsung mengetahui apakah persediaan produk jadi atas permintaan pembeli tertentu
sudah dapat dikeluarkan untuk dijual atau belum begitu juga dengan pemesanan bahan baku, agar staff pembelian dan penjualan dapat
menentukan perlu tidaknya dilakukan pemesanan bahan baku disaat bahan baku yang dibutuhkan sudah atau belum tersedia.
5. Setiap kali terjadi proses penerimaan dan pengeluaran bahan baku maupun
produk jadi, staff logistik memasukkan data tersebut dan pembaharuanpersediaan bahan baku maupun produk jadi akan dilakukan
secara otomatis dan perubahaan keadaannya dapat dilihat oleh bagian pembelian dan penjualan, produksi, keuangan, dan Manajer Umum.
6. Penerimaan bahan baku akan dijadikan acuan transaksi pembelian bahan baku
yang dilakukan oleh bagian keuangan berdasarkan jumlah yang diterima pada waktu penerimaan bahan baku sedangkan pengeluaran produk jadi akan
dijadikan acuan transaksi penjualan produk jadi oleh bagian keuangan berdasarkan jumlah yang dikeluarkan untuk permintaan tertentu.
7. Manajer Umumdapat melihat perkembangan laporan persediaan bahan baku,
persediaan produk jadi, pembelian bahan baku, dan penjualan produk jadi melalui tampilan grafik maupun tabel yang didokumentasi untuk satu tahun
setiap satu bulan sehingga dapat diambil keputusan tertentu untuk menyesuaikan kondisi perusahaan secara eksternal dan internal.
Universitas Sumatera Utara
8. Kepala Bagian Keuangan memiliki wewenang untuk mencetak nota
penjualan produk jadi dan pembelian bahan baku sedangkan Kepala Bagian Pembelian dan Penjualan memiliki wewenang mencetak form pemesanan
bahan baku untuk ditandatangani sebagai transaksi terhadap pembeli maupu supplier dan diperiksa sebelumnya melalui tampilan basis data komputer oleh
Manajer Umum
7.2. Analisis Perbandingan Sistem Informasi Awal dengan Hasil