Jenis Penelitian Lokasi Penelitian Kerangka Konseptual Hasil Perancangan Sistem Informasi

BAB IV METODOLOGI PENELITIAN

4.1. Jenis Penelitian

Penelitian yang dilakukan adalah penelitian action research karena ini merupakan salah satu bentuk rancangan penelitian untuk mendeskripsikan, menginterpretasi dan menjelaskan suatu situasi sosial pada waktu yang bersamaan dengan melakukan perubahan dengan tujuan perbaikan atau partisipasi. Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan pendekatan atau rancangan guna memecahkan masalah dengan penerapan langsung di dunia nyata. 22 22 Sumadi Suryabrata, Metodologi Penelitian, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2003. hal 94-95.

4.2. Lokasi Penelitian

Penelitian ini dilakukan di PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries yang bergerak di bidang pembuatan makanan kaleng dan pembekuan dari hasil olahan tangkapan lautuntuk keperluan pabrik konsumsi masyarakat dalam dan luar negeri. Perusahaan ini memiliki kantor dan pabrik yang beralamat di Jl. K.L. Yos Sudarso km.10,5 Kawasan Industri Medan.

4.3. Kerangka Konseptual

Kerangka konseptual penelitian mengenai perancangan sistem informasi manajemen ini dapat dilihat pada Gambar 4.1. Universitas Sumatera Utara Pencatatan keadaan persediaan masih manual Belum adanya Sistem Informasi Manajemen terkomputerisasi Departemen yang berhubungan dengan bagian persediaan Metode perancanan sistem System development life cycle Unified Modelling Language Perancangan Model Perancangan Output Perancangan Input Perancangan Database Perancangan Teknologi Sistem Informasi Manajemen Bagian Persediaan Gambar 4.1. Kerangka Konseptual

4.4. Langkah-langkah Metodologi Penelitian

4.4.1. Studi Pendahuluan

Studi pendahuluan dalam penelitian ini dilakukan untuk mengetahui proses-prosesmaupun prosedur yang dilakukantiap departemen yang ada di perusahaan untuk menjalankan bisnis maupun kegiatan produksi. Dengan mengetahui proses bisnis di perusahaan dimulai dari proses pengadaa bahan baku sampai pada pengiriman produk jadi, maka masalah yang terjadi di perusahaan dapat diidentifikasi dengan jelas.

4.4.2. Studi Pustaka

Studi Pustaka dilakukan dengan mempelajari teori-teori yang berkaitan dalam pencapaian tujuan penelitian. Teori ini dijadikan sebagai landasan logika berpikir dalam penyelesaian masalah secara ilmiah. Studi pustaka yang dilakukan Universitas Sumatera Utara dalam penelitian ini meliputi pemahaman dan pembelajrana lebih dalamterhadap perancangan sistem informasi manajemen dan pengembangantatap muka penggunadengan menggunakanBorland Delphi 7.

4.4.3. Pengumpulan Data

Jenis data yang dikumpulkan terdiri dari : 1. Data Primer Data primer yang dikumpulkan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Data mengenai aktivitas yang dilakukan setiap departemen Metode pengumpulan data : Pengamatan langsung Instrumen : Pedoman wawancara b. Sistem informasi yang selama ini diterapkan sehubungan dengan persediaan perusahaan. Metode pengumpulan data : Pengamatan langsung Instrumen : Pedoman wawancara 2. Data Sekunder Data sekunder yang dikumpulkan adalah format database yang berberkaitan dengan persediaan perusahaan baik data pokok maupun data transaksi.

4.4.4. Perhitungan Persediaan

Metode pengendalian persediaan yang diterapkan dalam perancangan ini adalah metode pengendalian persediaan secara statistic Statistical Inventory Universitas Sumatera Utara Control ini menggunakan ilmu matematika dan statistik sebagai alat bantu utama dalam memecahkan masalah kuantitatif dalam sistem persediaan. Metode pengendalian persediaan secara statistik ini biasanya digunakan untuk mengendalikan barang yang permintaannya bersifat bebas dan dikelola saling tidak bergantung. Permintaan bebas adalah permintaan yang hanya dipengaruhi mekanisme pasar sehingga bebas dari fungsi operasi produk. Sebagai contoh adalah permintaan untuk barang jadi dan suku cadang pengganti. Dan produk olahan makanan kaleng. Metode pengendelian persediaan secara statistik yang diterapkan ialah metode P, yaitu menganut aturan bahwa saat pemesanan bersifat reguler mengikuti suatu periode yang tetap mingguan, bulanan, dsb sedangkan kuantitas pemesanan akan berulang-ulang.

4.4.5. Perancangan Sistem

Langkah-langkah perancangan sistem yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Perancangan Model a. Perancangan Physical System Pembuatan model sistem informasi usulan dimulai dari pengedaan bahan baku hingga penerimaan produk jadi ke dalam bentuk flowchart. b. Perancangan Struktur Sistem Pembuatan struktur sistem yang menggambarkan sistem input, proses transformasi, dan output. Universitas Sumatera Utara c. Perancangan Logical Model Perancangan logical model dilakukan dengan pembuatan DFD dimulai dengan pembuatan DFD level 0. Kemudian dibuat lebih rinci DFD level 1. Demikian seterusnya. 2. Perancangan Output Pada tahap ini dilakukan analisis kebutuhan data. Output sistem dapat berupa tampilan di layar monitor atau cetakan pada media keras seperti laporan- laporan. 3. Perancangan Input Perancangan ini bertujuan untuk menentukan data masukan yang akan digunakan untuk mengoperasikan sistem. Data masukan ini dapat berupa form, faktur, dan sebagainya. 4. Perancangan Basis Data a. Perancangan File Tahapan ini dilakukan dengan mengidentifikasi entitas berdasarkan DFD tingkatan yang telah terbentuk. b. Perancangan ERD Selanjutnya, dilakukan perancangan diagram hubungan antar entitas dengan menggunakan ERD. 5. Perancangan Teknologi a. Perangkat Keras Teknologi perangkat keras komputer dapat terdiri dari alat masukan, alat pemroses, alat output dan simpanan luar. Universitas Sumatera Utara b. Perangkat Lunak Perangkat lunak yang digunakan dalam penelitian ini adalah Borland Delphi 7 dan sistem database yang disimpan dengan Database Desktop. Langkah-langkah perancangan program adalah sebagai berikut: 1 Mendesain Form Desain form dilakukan dengan memasukkan objek yang diinginkan ke dalam form dan dilakukan perubahan terhadap nilai properties-nya. 2 Menyimpan Form dan Project Setelah form selesai didesain, simpan hasil kerja tersebut ke dalam file yang bersatu dengan project yang dikerjakan. 3 Mengubah Option Dalam satu project ada beberapa form dan untuk menjalankan form yang diinginkan dilakukan pengaturan option form yang diaktifkan. 4 Mengisi Source Code Setiap objek memiliki bahasa source code yang berguna untuk menjalankan program tersebut. c. Perangkat Teknisi Humanware Brainware dapat berupa orang-orang yang mengetahui teknologi dan membuatnya dapat beroperasi. Blok diagram perancangan sistem dapat dilihat pada Gambar 4.2. Universitas Sumatera Utara Mulai Perancangan Model: - Physical System - Struktur Sistem - Logical Model Perancangan Ouput Perancangan Input Perancangan Teknologi: - Perangkat Keras Hardware - Perangkat Lunak Software - Perangkat Teknisi Humanware Selesai Pemrosesan Data Persediaan dengan Metode P Statistical Inventory Control Gambar 4.2. Blok Diagram Perancangan Sistem

4.4.6. Pembahasan

Setelah dilakukan perancangan sistem, dilakukan pembahasan untuk mengetahui apakah hasil rancangan telah sesuai dengan kondisi perusahaan atau tidak dalam memecahkan masalah. Universitas Sumatera Utara

4.4.7. Kesimpulan dan Saran

Berdasarkan hasil perancangan sistem dan pembahasan sebelumnya ditarik beberapa kesimpulan dan diakhiri dengan pemberian saran-saran yang dianggap penting bagi pihak perusahaan. Blok diagram metodologi penelitian dapat dilihat pada Gambar 4.3. Mulai Perumusan masalah dan Penentua Tujuan Penelitian Studi Pendahuluan Studi Kepustakan Pengumpulan Data - Data Primer - Data Sekunder Perancangan Sistem Infomasai Manajemen Metode Waterfall - Perancangan Model - Identifikasi Input, Proses, Output - Perancangan Basis data - Pengkodean - Penerapan Perangkat Sistem Informasi Pembahasan Kesimpulan dan Saran Selesai Gambar 4.3. Blok Diagram Metodologi Penelitian Universitas Sumatera Utara

BAB V PENGUMPULAN DATA

5.1. Pengumpulan Data

5.1.1. Struktur Organisasi

Gambaran struktur organisasi PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries yang berhubungan dengan aliran informasi di bagian persediaan dapat dilihat pada Gambar 5.1. Manajer Umum Kepala Bagian Keuangan Kepala Bagian Produksi Kepala Bagian Pembelian Penjualan Kepala Bagian Logistik Staff Pembelian Penjualan Staff Logistik Sekertaris Asisten Produksi Staff Keuangan = Hubungan Lini = Hubungan Fungsional Gambar 5.1. Struktur Organisasi PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries yang akan Dianalisis

5.1.2. Uraian Prosedur dan Sistem Informasi Aktual

Universitas Sumatera Utara Uraian kegiatan dan aliran informasi yang yang dilakukan pada tiap departement dalam hal yang terkait dengan persediaan perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Pemesanan Bahan Baku a. Kepala Staff Pembelian dan Penjualan dikirimi fax oleh pembeli mengenai adanya sejumlah permintaan produk jadi lalu memberitahukan staffnya untuk mencatat nomor permintaan, jenis produk, jumlah permintaan dan batas waktu penyelesaian produk jadi tersebut pada form permintaan produk jadi. b. Setelah itu, Staff Pembelian dan Penjualan berkoordinasi dengan Staff Produksi mengenai kapasitas pemenuhan permintaan produk jadi tersebut berdasarkan jumlah dan batas waktu penyelesaian produk jadi serta berkoordinasi dengan Staff Logistik mengenai ketersediaan bahan baku dalam memenuhi permintaan tersebut. c. Jika Kepala Staff Logistik mengkonfirmasi bahwa ketersediaan bahan baku mencukupi dan Kepala Bagian Produksi juga menyanggupi secara lisan mengenai pelaksanaan produksi untuk pemenuhan permintaan tersebut, maka Staff Pembelian dan Penjualan memberitahukan Manajer Umumagar produksi atas permintaan pembeli tertentu dapat dijalankan. d. Jika Kepala Staff Produksi mengkonfirmasi kepada Staff Pembelian dan Penjualan bahwa kegiatan produksi tidak dapat segera dilaksanakan, maka Staff pembelian dan penjualan berkoordinasi dengan Staff Produksi mengenai jumlah permintaan, jenis produk jadi, dan batas waktu Universitas Sumatera Utara penyelesaian yang disanggupi untuk diproduksi terhadap permintaan pembeli. Jika terjadi perubahan kondisi dari Staff Produksi, maka Staff Pembelian dan Penjualan melakukan perubahan form permintaan produk jadi dan mengirimkannya kembali melalui fax kepada pembeli untuk memintai persetujuan dari mereka. Jika pembeli menyetujui perubahan kondisi form permintaan produk jadi tersebut, maka Staff Pembelian dan Penjualan memberitahukan Staff Produksi mengenai persetujuan perubahan kondisi tersebut dan jika perubahan kondisi tersebut ditolak, maka pihak perusahaan menolak pemenuhan permintaan dari pembeli tersebut. e. Jika Kepala Staff Logistik mengkonfirmasi bahan baku di logistik tidak mencukupi, maka Staff Pembelian dan Penjualan menyesuaikan kebutuhan bahan baku untuk produksi yang harus dipesan melalui kartu persediaan bahan baku dan membuat form pemesanan bahan baku sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan. Form pemesanan bahan bakuini ditujukan untuk supplier dan Staff Logistik. f. Selanjutnya Staff Pembelian dan Penjualan menyerahkan form pemesanan bahan bakukepada Kepala Staff Pembelian dan Penjualanuntuk pemeriksaan berdasarkan kartu stok bahan baku. g. Setelah form pemesanan bahan baku disetujui oleh Kepala Staff Pembelian dan Penjualan, maka form tersbut diserahkan kepada Manajer Umum untuk ditandatangani sebagai persetujuan. Universitas Sumatera Utara h. Staff Pembelian dan Penjualan akan melakukan proses pemesanan bahan baku pada supplier sesuai dengan form pemesanan bahan bakuyang telah disetujui oleh Manajer umum. Duplikasi form pemesanan bahan bakuyang telah disetujui oleh Manajer umum diserahkan ke Staff Logistik dan supplier. Model pemesanan bahan baku ini dapat dilihat pada Gambar 5.2. Gambar 5.2. Model Pemesanan Bahan Baku Aktual 2. Penerimaan Bahan Baku a. Jika bahan baku dari supplier tiba, maka Staff Logistik melakukan pemeriksaan apakah bukti penerimaan bahan baku dari supplier sesuai Universitas Sumatera Utara dengan form pemesanan bahan bakuyang telah diberikan oleh Staff Pembelian dan Penjualan sebelumnya. Jika tidak sesuai, Staff Logistik menunda penerimaan bahan baku dari supplier dan memberitahukan ke Staff Pembelian dan Penjualan untuk menghubungi melalui telepon mengenai ketidaksesuaian jumlah dan jenis bahan baku yang dikirimkan untuk mengetahui apakah bahan baku yang dikirimkan tersebut harus diterima atau tidak. b. Jika bahan baku yang dikirim tidak diterima maka Staff Pembelian Dan Penjualan memberitahukan Staff Logistik untuk menolak pengiriman bahan baku tersebut dan memberitahukan kepada supplier melalui telepon untuk melakukan pengiriman ulang bahan baku. c. Jika bahan baku yang dikirim dapat diterima, maka Staff Logistik melakukan pemeriksaan kualitas dan kuantitas bahan baku, sesuai dengan standar kualitas dan jumlah yang dipesan. Jika sesuai, Staff logistik mencatat pada form penerimaan bahan baku terkait jumlah, jenis, dan kode bahan baku sesuai berdasarkan kualitas bahan baku untuk urutan produksi kemudian form penerimaan bahan baku ditandatangani kepala Staff Logistik sebagai tanda terima. Form penerimaan bahan baku ini diduplikasi sebanyak 1 rangkap, yang asli diberikan kembali pada supplier, sementara duplikasinya diambil oleh Staff Logistik. d. Selanjutnya Staff Logistik memperbaharuikartu persediaan bahan baku dikarenakan adanya sejumlah bahan baku masuk ke logistik dan menyerahkan form penerimaan bahan baku baik ke Staff Pembelian dan Universitas Sumatera Utara Penjualan maupun Staff Keuangan untuk mencatat nomor pembelian, jumlah bahan baku yang jadi dibeli dalam pesanan, beserta harga keseluruhan bahan baku yang diterima kedalam form pembelian bahan baku. e. Kepala Staff Keuangan memeriksa kesesuaian form penerimaan bahan baku terhadap form pembelian bahan baku untuk ditandatangani serta memintai tanda tangan Manajer Umum sebagai persetujuan untuk melakukan pembayaran bahan baku kepada supplier. Model penerimaan bahan baku ini dapat dilihat pada Gambar 5.3. Gambar 5.3. Model Penerimaan Bahan Baku Aktual Universitas Sumatera Utara 3. Pengeluaran Bahan Baku a. Jika Bagian Produksi siap untuk melakukan pemenuhan sejumlah permintaan sesuai form permintaan produk jadi, maka Kepala Staff Produksimembuat form perintah produksi untuk memenuhi permintaan pembeli sesuai dengan jumlah dan jenis permintaan produk jadi pada form permintaan produk jadi dan proses produksi pun dimulai setelah berkoordinasi dengan Staff Logistik dan mengetahui jenis dan jumlah bahan baku yang dibutuhkan untuk proses produksi sudah tersedia. b. Jika bahan baku tersedia, maka Staff Produksi melakukan permintaan bahan baku ke Staff Logistik dengan membuat form permintaan bahan baku secara berkala. c. Staff Logistik menandatangani form permintaan bahan baku dan membuat form pengeluaran bahan baku untuk memberikan bahan baku sesuai jenis dan jumlah bahan baku yang diminta oleh Staff Produksi. Jika bahan baku tidak tersedia, maka Staff Logistik berkoordinasi dengan Staff Pembelian dan Penjualan agar dibuat form pemesanan bahan baku sesuai jumlah dan jenis bahan baku yang dibutuhkan Staff Produksi. d. Staff Logistik melakukan pembaharuankartu persediaan bahan baku secara berkala disebabkan adanya penggunaan bahan baku oleh Staff Produksi berdasarkan form permintaan bahan baku. Bahan baku yang dikeluarkan Staff Logistik harus disesuaikan dengan nomor urut bahan baku yang ditulis pada form penerimaan bahan baku. Universitas Sumatera Utara e. Setelah Staff Produksi memperoleh bahan baku yang dibutuhkan, maka proses produksi dapat dilaksanakan sembari Kepala Staff Produksi membuat laporan kegiatan produksi yang dapat dilihat Manajer Umum Sewaktu-waktu. Model pengeluaran bahan baku ini dapat dilihat pada Gambar 5.4. Gambar 5.4. Model Pengeluaran Bahan Baku Aktual 4. Penerimaan Produk Jadi a. Setelah produksi selesai dilakukan, Staff Produksi memberitahukan ke Staff Logistik untuk memindahkan produk jadi ke bagian logistik produk jadi. Universitas Sumatera Utara b. Staff Logistik akan mencatat kode produk jadi berdasarkan urutan penerimaan, jumlah, dan jenis pada form penerimaan produk jadi melalui form penerimaan produk jadi dan selanjutnya melakukan pembaharuan kartu persediaan produk jadi berkenaan dengan adanya sejumlah produk jadi yang masuk ke logistik. Model penerimaan produk jadi ini dapat dilihat pada Gambar 5.5. Gambar 5.5. Model Penerimaan Produk Jadi Aktual 5. Pengeluaran Produk Jadi a. Kepala Pembelian dan Penjualan mengatur jadwal pengiriman produk jadi yang disesuaikan dengan batas waktu pengiriman pada form permintaan produk jadi yang dikirimkan oleh pembeli dan meminta persetujuan secara lisan dari Kepala Staff Keuangansegera meminta Staff Keuangan untuk membuat form Penjualan. b. Staff Keuangan membuat form Penjualan yang berisi sejumlah produk yang diminta oleh pembeli berdasarkan form permintaan produk jadi disertai perhitungan harga jual pada pembeli untuk selanjutnnya diserahkan kepada Manajer Umum melalui Kepala Staff Keuangan untuk Universitas Sumatera Utara memeriksa kesesuaian form permintaan produk jadi dengan form penjualan dan memintai tanda tangan sebagai persetujuan. c. Setelah ditandatangani oleh Manajer Umum, maka Staff Keuangan memperbanyak form penjualan sebanyak 2 lembar duplikasi sesuai dengan form permintaan produk jadi terdahulu. 2 Lembar duplikasi form penjualan ini diserahkan kepada Staff Logistik untuk segera membuat form pengeluaran produk jadi dan mengeluarkan untuk mengirimkan produk kepada pembeli serta duplikasi berikutnya diberikan pada Staff Keuangan untuk mencatat hasil penjualan produk jadi. d. Jumlah produk jadi yang dikeluarkan kembali dicatat dan diperbaharuikartu persediaan produk jadinya oleh Staff Logistik untuk mengkonfirmasi Staff Keuangan bahwa produk jadi telah dikeluarkan dari logistik untuk dikirimkan kepada pembeli. e. Setelah pihak pembeli menerima dan menandatangani form Penjualan yang diberikan oleh Staff Logistik, maka produk didistribusikan ke pasar. Satu lembar duplikasidiserahkan pada pembeli. Sedangkan form yang asli diminta kembali untuk diberikan pada Staff Keuangan. f. Staff Keuangan menerima pembayaran dari pihak pembeli atas produk jadi yang telah dikirimkan sesuai dengan harga yang telah disepakati. Model pengeluaran produk jadi ini dapat dilihat pada Gambar 5.6. Universitas Sumatera Utara Gambar 5.6. Model Pengeluaran Produk Jadi Aktual Berdasarkan uraian prosedur aliran informasi di atas, maka usulan perbaikan proses bisnis pada sistem informasi aktual perusahaan sebagai berikut: 1. Pemesanan Bahan Baku a. Dikarenakan perhitungan kebutuhan jumlah bahan baku yang dilakukan secara manual akibatnya proses pencatatan memakan waktu yang lama dan kerap terjadi kekeliruan dalam perhitungan. b. Proses komputerisasi diusulkan untuk memberi solusi terhadap masalah tersebut. Staff Pembelian dan Penjualan hanya perlu memasukkan data jumlah produk jadi yang dipesan untuk menentukan jumlah bahan baku yang dibutuhkan dan yang akan dipesan. Dengan demikian, proses Universitas Sumatera Utara perhitungan menjadi lebih efisien dan efektif. Selain itu, form pemesanan bahan bakudikaitkan dengan datapenerimaan bahan baku sehingga dapat diketahui keadaan bahan baku yang dipesan dan yang telah diterima. c. Form pemesanan bahan bakuyang telah dicetak oleh Staff Pembelian dan Penjualan akan diperiksa oleh Manajer umum. Jadi, bila terjadi perubahan, staff Pembelian dan Penjualan harus memperbaiki dan mencetaknya kembali. Agar lebih efisien, dibuat suatu jaringan terkomputerisasi agar form dapat diperiksa Manajer umum melalui tampilan komputer dan hanya Manajer umumyang dapat mencetak form pemesanan bahan baku untuk kemudian dapat diperiksa dan disetujui. 2. Penerimaan Bahan Baku a. Jarak yang jauh menyebabkan Staff Pembelian dan Penjualan terlambat mendistribusikan form pemesanan bahan bakuke Staff Logistik. Sehingga pada saat bahan baku atau produk jadi tiba di logistik, staff logistik belum menerima form pemesanan bahan baku dari Staff Pembelian dan Penjualan. Dengan adanya jaringan data terkomputerisasi, maka tidak perlu dilakukan pendistribusian dokumen secara manual lagi. Dataini akan dibagikanke Staff Logistik sehingga mereka dapat langsung mengakses data tersebut. Jadi, cetakan form pemesanan bahan baku cukup hanya diserahkan kepada supplier. b. Jaringan terkomputerisasi dibuat pada setiap proses penerimaan dan pengeluaran bahan baku. Untuk setiap proses penerimaan bahan baku, Staff Logistik akan memasukkandata tersebut dan secara otomatis Universitas Sumatera Utara persediaan bahan baku akan terperbaharuidan dibagikanke Staff Pembelian dan Penjualan serta Staff Keuangan sehingga pencatatan dan perpindahan aliran informasi dapat berjalan lebih efisien dan efektif. 3. Pengeluaran Bahan Baku a. Pencatatan form permintaan bahan baku dibuat secara termputerisasi sehingga data langsung dihubungkan ke Staff Logistik. Staff Logistik tidak perlu mencatat berulang-ulang permintaan bahan baku dari Staff Produksi, hanya menandai bahan baku yang diberikan. Setelah ditandai oleh Staff Logistik, kartu persediaan bahan baku akan terperbaharuidengan sendirinya. b. Laporan kegiatan produksi yang dibuat Kepala Staff Produksi juga akan dihubungkan ke bagian kantor Manajer umum melalui jaringan komputer sehingga setiap proses pelaporan akan langsung diketahui oleh Manajer umum dan sewaktu-waktu keputusan yang tepat dapat diambil jika memang diperlukan. 4. Penerimaan Produk Jadi a. Setiap kali terjadi proses penerimaan dan pengeluaran produk jadi, persediaan produk jadi akan terperbaharuisecara otomatis melalui komputer agar kesalahan dalam memperbaharui persediaan penerimaan dan pengeluaran produk jadi dapat dikurangi. b. Dataform permintaan produk jadi yang hampir menyerupai isi form Penjualan disimpan dalam komputer sehingga pada saat dibuat form Penjualan, bagian Pembelian dan Penjualan cukup mencetak Universitas Sumatera Utara isiformpermintaan produk karena dataini juga dibagikanke Staff Logistik, Staff Keuangan, dan Manajer umum. Keluhan dan lamanya waktu pada pelaksanaan sistem aliran informasi aktual dapat dilihat pada Tabel 5.1.dan 5.2. Tabel 5.1. Lama Waktu Aliran Informasi Pengelolaan Data Persediaan No. Aliran Informasi Estimasi Lama Waktu 1 Pemesanan Bahan Baku 35 Menit 2 Penerimaan Bahan Baku 40 Menit 3 Pengeluaran Bahan Baku 25 Menit 4 Penerimaan Produk Jadi 25 Menit 5 Pengeluaran Produk Jadi 27 hari = 38880 menit Total Waktu 39005 Menit Sumber:Wawancara Manajer Produksi PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries Tabel 5.2. Keluhan Aliran Informasi Pengelolaan Data Persediaan No. Aliran Informasi Keluhan 1 Pemesanan Bahan Baku - Koordinasi panjang dengan bagian logistik dan bagian produksi sebelum menerima permintaan produk jadi - Perhitungan kebutuhan jumlah bahan baku terkadang tidak tepat 2 Penerimaan Bahan Baku - Transportasi panjang dokumen penerimaan bahan baku kepada bagian pembelian penjualan dan bagian keuangan untuk transaksi pembelian bahan baku - Pembaharuan data persediaan bahan baku melalui banyak form dirasakan kurang efektif 3 Pengeluaran Bahan Baku - Lamanya penerimaan bahan baku mengakibatkan pengeluaran bahan baku untuk produksi kerap tertunda - Pembaharuan data persediaan bahan baku melalui banyak form dirasakan kurang efektif 4 Penerimaan Produk Jadi - Pengeluaran bahan baku tertunda membuat produksi tidak berjalan tepat waktu dan menyebabkan target produksi harian tidak tercapai - Pembaharuan data persediaan produk jadi melalui banyak form dirasakan kurang efektif Sumber:Wawancara Manajer Produksi PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries Tabel 5.2. Keluhan Aliran Informasi Pengelolaan Data Persediaan Lanjutan Universitas Sumatera Utara No. Aliran Informasi Keluhan 5 Pengeluaran Produk Jadi - Pengeluaran produk jadi untuk dijual tidak sesuai dengan waktu yang dijanjikan perusahaan kepada pembeli dikarenakan produksi tidak berjalan tepat waktu target produksi harian kerap tidak tercapai - Pembaharuan data persediaan produk jadi melalui banyak form dirasakan kurang efektif Sumber:Wawancara Manajer Produksi PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries Secara umum, kebutuhan sistem PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries membutuhkan sistem informasi berbasis komputer yang dihubungkan melalui jaringan untuk mewujudkan kelancaran aliran informasi antar departemen yang terkait dengan bagian persediaan dan pengguna disetiap departemenmembutuhkan data dan laporan seperti yang terlihat pada Tabel 5.3. Tabel 5.3. Kebutuhan Data Setiap User No Nama Sistem In formasi Persediaan Usulan Manajer Umum Beli Jual Keuangan Produksi Logistik 1 Form Permintaan Produk Jadi √ 2 Form Pemesanan Bahan Baku √ √ 3 Form Perintah Produksi √ √ 4 Form Penerimaan Bahan Baku √ 5 Form Pembelian Bahan Baku √ 6 Form Permintaan Bahan Baku √ 7 Form Pengeluaran Bahan Baku √ 9 Form Penerimaan Produk Jadi √ 10 Form Penjualan Produk Jadi √ √ 11 Form PengeluaranProduk Jadi √ 12 Master Bahan Baku √ 13 Master Produk Jadi √ 14 MasterSupplier √ 15 MasterPembeli √ Tabel 5.3. Kebutuhan Data Setiap UserLanjutan No Nama Sistem In formasi Persediaan Usulan Universitas Sumatera Utara Manajer Umum Beli Jual Keuangan Produksi Logistik 16 Laporan Pembelian √ 17 Laporan Penjualan √ 18 Kartu Persediaan Bahan Baku √ √ 19 Kartu Persediaan Produk Jadi √ √ Terminal setiap user PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries dapat dilihat pada Gambar 5.18. Gambar 5.7. Terminal User PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries Dari analisis kebutuhan data yang diuraikan di atas, maka kebutuhan user sesuai dengan terminal user dapat dilihat pada Gambar 5.8. Universitas Sumatera Utara Sistem Informasi Manajemen PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries Manajer Umum Staff Pembelian Penjualan Staff Keuangan Staff Produksi Staff Logistk Laporan Pembelian Bahan Baku Laporan Penjualan Produk Jadi Kartu Persediaan Bahan Baku Kartu Persediaan Produk Jadi Form Permintaan Produk Jadi Form Pemesanan Bahan Baku Master Supplier Master Pembeli Form Pembelian Bahan Baku Form Penjualan Produk Jadi Form Perintah Produksi Form Permintaan Bahan Baku Form Penerimaan Bahan Baku Form Penerimaan Produk Jadi Master Bahan Baku Master Produk Jadi Penyesuaian Persediaan Bahan Baku Penyesuaian Persediaan Produk Jadi Kabag Pembelian Penjualan Kabag Keuangan Kabag Produksi Kabag Logistk Form Permintaan Produk Jadi Form Pemesanan Bahan Baku Kartu Persediaan Bahan Baku Kartu Persediaan Produk Jadi Form Pembelian Bahan Baku Form Penjualan Produk Jadi Kartu Persediaan Bahan Baku Kartu Persediaan Produk Jadi Form Permintaan Produk Jadi Form Penerimaan Bahan Baku Form Perintah Produksi Form Permintaan Produk Jadi Form Pengeluaran Bahan Baku Form Pengeluaran Produk Jadi Form Penerimaan Bahan Baku Form Pemesanan Bahan Baku Form Penjualan Produk Jadi Form Penerimaan Bahan Baku Form Permintaan Produk Jadi Gambar 5.8. Kebutuhan User Sistem Informasi Manajemen PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries Universitas Sumatera Utara

BAB VI PERANCANGAN SISTEM

6.1. Perancangan Sistem

6.1.1. Perhitungan Jumlah Pemesanan Ekonomis

Pemesanan bahan baku dilakukan setelah perusahaan mendapat pesanan dari pihak konsumen make to order. Perhitungan jumlah bahan baku yang dipesan dilakukan dengan menggunakan metode PStatistical Inventory Control dimana jumlah bahan baku dipesan memiliki jumlah dan waktu pemesanan yang bervariasi secara terus-menerus. Data untuk perhitungan ukuran pemesanan ekonomis dapat dilihat pada Tabel 6.1. Tabel 6.1. Data Perhitungan Ukuran Pemesanan Bahan Baku Ekonomis Jenis Bahan Baku Tingkat Permintaan TonTahun Biaya per Pemesanan Biaya Penyimpanan perunit pertahun Kepah 450 Rp 45.000.000 Rp 500.000.000 Udang 360 Rp 70.000.000 Rp 504.000.000 Ikan Tuna 270 Rp 45.000.000 Rp 890.000.000 Sumber: Wawancara Manajer Produksi PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries Perhitungan Ukuran Pemesanan Ekonomis Q: Q Kepah : Q Udang : Q Tuna : Universitas Sumatera Utara

6.1.2. Perancangan Model

Perancangan model sistem aliran informasi ini dibagi menjadi perancangan physical system, perancangan struktur sistem, dan perancangan logical model. 6.1.2.1.Perancangan Model Physical System Physical system digambarkan berdasarkan business process reengineering sesuai uraian aktivitas usulan untuk aliran informasi di bagian persediaan di PT. Medan Tropical Canning Frozen Industriesmenerapkan peran komputer. Uraian sistem aliran informasi yang diusulkan adalah sebagai berikut: 1. Pemesanan Bahan Baku a. Staff Pembelian dan Penjualan mendapat sejumlah permintaan produk jadi dari pembeli. Staff Pembelian dan Penjualan melihatbasis data pada form permintaan produk jadi melalui komputer yang terhubung pada Staff Produksi agar dapat mengetahui kapasitas produksi tersedia untuk pemenuhan permintaan tersebut dan Staff Logistik agar dapat mengetahui ketersediaan bahan baku untuk produksi. b. Jika ketersediaan bahan baku mencukupi dan kapasitas produksi untuk pemenuhan permintaan tersebut tersedia, maka Staff Pembelian dan Penjualan memberitahukan Manajer Umumagar produksi atas permintaan pembeli tertentu dapat dijalankan. c. Jika Staff Produksi melakukan perubahan kondisi permintaan produk jadi pada pembeli maka Staff Pembelian dan Penjualan memberitahukan perubahan tersebut pada pembeli melalui fax. Jika Pembeli menyetujui Universitas Sumatera Utara maka produksi dijalankan setelah dikonfirmasi kepada Staff Produksi melalui komputer. d. Jika Kepala Staff Logistik mengkonfirmasi bahan baku di logistik tidak mencukupi, maka Staff Pembelian dan Penjualan menghitung kebutuhan bahan baku untuk produksi yang harus dipesan melalui kartu persediaan bahan baku pada komputer dan membuat form pemesanan bahan baku sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan. Form pemesanan bahan bakuini ditujukan untuk supplier melalui cetakan dokumen dan Staff Logistik melalui data komputer. e. Staff Pembelian dan Penjualanmencetak form pemesanan bahan baku untuk diberikan kepada supplier dan juga secara otomatis akan dibagikan melalui jaringan komputer ke Staff Logistik jika form tersebut telah ditandatangani oleh Kepala Staff Pembelian dan Penjualan serta Manajer Umum. Estimasi lama waktu aliran informasi untuk pemesanan bahan baku hasil rancangan ialah 15 menit. Model proses pemesanan bahan baku dapat dilihat pada Gambar 6.1. Universitas Sumatera Utara Gambar 6.1. Model Pemesanan Bahan Baku Usulan Gambar 6.2. Algoritma Pemesanan Bahan Baku Usulan Universitas Sumatera Utara 2. Penerimaan Bahan Baku a. Staff Logistik menyesuaikan bukti pemesanan bahan baku dari supplier dengan data pemesanan bahan baku perusahaan pada saat bahan baku dari supplier tiba. Jika tidak sesuai, maka Staff Logistik menunda penerimaan bahan baku dari supplier dan memberitahukan ke staff Pembelian dan Penjualan untuk menghubungi supplier melalui telepon menyesuaikan kondisi pemesanan, melakukan pengiriman ulang bahan baku, atau menolak penerimaan bahan baku. b. Staff Logistik memeriksa dan menyesuaikan bahan baku dari segi kualitas dan kuantitas dengan spesifikasi standar perusahaan, Staff Logistik akan menandai melalui komputer bukti penerimaan bahan baku jika kualitas dan kuantitas bahan baku sesuai untuk kemudian hasil cetakan dokumen penerimaan bahan baku dapat segera diberikan kembali pada supplier, sedangkan Staff Logistik menyimpan data komputernya. c. Seiring dengan diterimanya dan masuknya bahan baku, Staff Logistik memperbaharuikartu persediaan bahan baku yanghasilnya akan terhubungke Staff Pembelian dan Penjualan serta Staff Keuangan melalui komputer. d. Bukti penerimaan bahan baku terhubung secara langsung dari Staff Logistik ke Staff Keuangan untuk memasukkan data biaya Pembelian pada form Pembelian dan akan diperiksa Manajer Umum untuk disetujui. Universitas Sumatera Utara e. Kesesuaian form pemesanan bahan baku dengan bukti penerimaan barang di komputer diperiksa serta disetujui oleh Manajer Umum sehingga Staff Keuangan bisa melakukan pembayaran pada supplier. Estimasi lama waktu aliran informasi untuk penerimaan bahan baku hasil rancangan ialah 20 menit. Model proses penerimaan bahan baku dapat dilihat pada Gambar 6.3. Gambar 6.3. Model Penerimaan Bahan Baku Usulan Universitas Sumatera Utara Mulai Antar Bahan Baku Sesuai Pesanan ? Pembeli Staff Kabag Logistik Staff Keuangan Manajer Umum Kabag Keuangan 1. Data Pemesanan Bahan Baku 2. Data Persediaan Bahan Baku 3. Data Pembelian Kabag Pembelian Penjualan Bukti Penerimaan Bahan Baku Periksa Form Pemesanan Bahan Baku Tanda Tangan Bukti Penerimaan Bahan Baku Bukti Penerimaan Bahan Baku Bukti Penerimaan Bahan Baku TTD Bukti Penerimaan Bahan Baku TTD Penerimaan Bahan Baku Input Data Penerimaan Bahan Baku 2 Bukti Penerimaan Bahan Baku TTD Pengembalian Bahan Baku Input Data Pembelian Bahan Baku 3 Menyetujui Pembayaran Melakukan Pembayaran Laporan Pembelian Bahan Baku Laporan Pembelian Bahan Baku Kartu Persediaan Bahan Baku Kartu Persediaan Bahan Baku Kartu Persediaan Bahan Baku 2 Y T Gambar 6.4. Algoritma Penerimaan Bahan Baku Usulan 3. Pengeluaran Bahan Baku a. Jika Bagian Produksi siap untuk melakukan pemenuhan sejumlah permintaan sesuai form permintaan produk jadi, maka Kepala Staff Produksimembuat form perintah produksi untuk memenuhi permintaan pembeli b. Jika Staff Logistik memberitahu bahwa bahan baku tersedia, maka Staff Produksi melakukan permintaan bahan baku ke Staff Logistik dengan membuat form permintaan bahan baku secara berkala melalui komputer. c. Staff Logistik menandai form permintaan bahan baku dan memberikan bahan baku sesuai jenis dan jumlah bahan baku yang diminta oleh Staff Produksi. Jika bahan baku tidak tersedia, maka dibuat Form pemesanan bahan baku sesuai jumlah dan jenis bahan baku yang dibutuhkan Staff Universitas Sumatera Utara Produksi untuk dilihat melalui komputer oleh Staff Pembelian dan Penjualan agar dilakukan pembelian bahan baku. d. Seiring adanya bahan baku keluar dari logistik, maka Staff Logistik memperbaharui kartu persediaan bahan baku pada komputer. Begitu juga dengan Kepala Staff Produksi yang membuat laporan kegiatan produksi melalui komputer selama proses produksi berlangsung. Estimasi lama waktu aliran informasi untuk pengeluaran bahan baku hasil rancangan ialah 15 menit.Model proses pengeluaran bahan baku dapat dilihat pada Gambar 6.5. Gambar 6.5. Model Pengeluaran Bahan Baku Usulan Universitas Sumatera Utara Gambar 6.6. Algoritma Pengeluaran Bahan Baku Usulan 4. Penerimaan Produk Jadi a. Staff Produksi memberitahukan pada Staff Logistik saat produksi telah selesai agar produk jadi dipindahkan ke logistik produk jadi. b. Staff Logistik memasukkan data penerimaan produk jadi dan kartu persediaan produk jadi yang akan diperbaharui melalui komputer. Data ini terhubung ke Staff Penjualan dan Pembelian melalui komputer. Estimasi lama waktu aliran informasi untuk penerimaan produk jadi hasil rancangan ialah 15 menit.Model proses penerimaan produk jadi dapat dilihat pada Gambar 6.7. Universitas Sumatera Utara Gambar 6.7. Model Penerimaan Produk Jadi Usulan Mulai Staff Produksi Staff Logistik Kabag Logistik Kabag Pembelian Penjualan Manajer Umum 1. Data Penerimaan Produk 2. Data Persediaan Produk Kartu Persediaan Produk Jadi Kartu Persediaan Produk Jadi Kartu Persediaan Produk Jadi Produksi Selesai Produk Dipindah Ke Logistik Input Data Penerimaan Produk Jadi 1 1 Gambar 6.8. Algoritma Penerimaan Produk Jadi Usulan 5. Pengeluaran Produk Jadi a. Produk yang akan dijual dan dikirim ditentukan jadwal pengirimannya oleh Kepala Staff Pembelian dan Penjualan dan meminta persetujuan Manajer Umum secara lisan mengenai jadwal pengiriman yang ditetapkan. b. Manajer umum meminta nota penjualan kepada Staff Keuangan dengan mencetak form penjualan produk jadiyang telah diduplikasisebanyak 2 buah. Nota penjualan diberikan pada pembelidan dibagikan kepadaStaff Logistik sebagai bukti transaksi. c. Pada saat produk dikeluarkan untuk dikirim ke pembeli, Staff Logistik menandai pengeluaran produk dan kartu persediaanproduk jadi akan diperbaharuidi komputer. d. Nota penjualan sebanyak 2 buah ditandatangani oleh pembeli. Satu buahduplikasidiserahkan pada pembeli dannota penjualan yang asli diberikan pada Staff Keuangan. Universitas Sumatera Utara Estimasi lama waktu pengeluaran produk jadi hasil rancangan ialah 25 hari. Gambar 6.9. Model Pengeluaran Produk Jadi Usulan Universitas Sumatera Utara Gambar 6.10. Algoritma Pengeluaran Produk Jadi Usulan 6.1.3. Perancangan Struktur Sistem Struktur sistem informasi informasi manajemen pada bagian persediaan PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries adalah sebagai berikut: 1. Input Input sistem informasi manajemen pada bagian persediaan adalah: a. Data pemesanan bahan baku dibagi menjadi formpermintaan produk jadi, dan formpemesanan bahan baku. b. Data penerimaan bahan baku dimasukkan ke dalam form penerimaan bahan baku dan form pembelian bahan baku. c. Data pengeluaran bahan baku dibagi menjadi form perintah produksi, form permintaan bahan baku, formkegiatan produksi, dan form pengeluaran bahan baku. d. Data penerimaan produk jadi dimasukkan dalam form penerimaan produk jadi e. Data pengeluaran produk jadi dibagi menjadi form pengeluaran produk jadi dan form penjualan produk jadi 2. Proses Proses transformasi pada sistem informasi manajemen pada bagian persediaan ini adalah proses input data, edit data, hapus data dan update data. 3. Output Output yang dihasilkan berupa laporan yang ditampilkan di monitor atau cetakan pada media kertas. Adapun laporan yang dihasilkan adalah laporan Universitas Sumatera Utara kegiatan produksi, laporan pembelian bahan baku, laporan penjualan produk jadi, kartu persediaan bahan baku, kartu persediaan produk jadi, Form pemesanan bahan baku, nota penjualan. 4. Lingkungan Sistem Elemen yang berada diluar sistem selain input, proses transformasi dan output tetapi memiliki dampak bagi kinerja sistem dalam mencapai sasarannya. Lingkungan sistem ini terdiri dari supplier yang memasok bahan ke dalam perusahaan dan pembeli yang membeli produk dari perusahaan. Gambaran struktur sistem dari sistem informasi manajemen pada bagian persediaan PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries dapat dilihat pada Gambar 5.14. INPUT

1. MANUSIA

• Staff • Kepala Bagian • Manajer Umum

2. METODE PERSEDIAAN

• Metode P, Statistical Inventory Control

3. SOFTWARE

4. MANAJERIAL 5. INFORMASI

• Borland Delphi 7 • Prosedur Administrasi Perusahaan dan Software Pendukung • Jumlah Permintaan Produk Jadi • Jumlah Pemesanan Bahan Baku • Jumlah Bahan Baku Masuk dan Keluar • Jumlah Produk Jadi Masuk dan Keluar • Harga Penjualan Produk Jadi • Harga Pembelian Bahan Baku • Tingkat Pemesanan Bahan Baku pertahun • Biaya Pemesanan perunit • Biaya Penyimpanan pertahun PROSES TRANSFORMASI • Menghitung total pembelian bahan baku • Menghitung total penjualan produk jadi • Menghitung jumlah bahan baku yang masuk dan yang keluar • Menghitung jumlah produk jadi yang masuk dan yang keluar • Menghitung jumlah pemesanan ekonomis untuk bahan baku OUTPUT • Laporan Total Pembelian Bahan Baku Tahunan • Laporan Total Penjualan Produk Jadi Tahunan • Laporan Jumlah Persediaan Bahan Baku Harian • Laporan Jumlah Persediaan Produk Jadi Harian • Jumlah Pemesanan Ekonomis Bahan Baku Pembeli Supplier • Kelancaran Aliran Informasi Pengelolaan Data Persediaan Bahan Baku dan Produk Jadi • Keakuratan Perhitungan Pengolahan data Pemesanan Bahan Baku dan Permintaan Produk Jadi • Kecepatan Perolehan Informasi pada Setiap Departemen Terkait FEEDBACK Universitas Sumatera Utara Gambar 6.11. Struktur Sistem in formasi PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries 6.1.4. Perancangan Model Logik Perancangan DFD untuk sistem informasi manajemen di PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries dapat dilihat sebagai berikut: 1. Diagram Konteks Diagram Konteks untuk model perancangan sistem informasi manajemen di PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries dapat dilihat pada Gambar 6.12. Pembeli Supplier Staff Manajer Umum SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN Jumlah Persediaan Bahan Baku Produk Jadi Pembelian Bahan Baku Penjualan Produk Jadi Jumlah Pemesanan Ekonomis Bahan Baku Pelaksaan Transaksi Jual Beli Bahan Baku Produk Jadi Menghitung Keluar Masuk Bahan Baku Produk Jadi di Logistik Pemantauan Keadaan Persediaan dan Pemantauan Pembelian Bahan Baku Penjualan Produk Jadi Pemantauan Kinerja Pengelolaan Persediaan Bahan Baku Produk Jadi Kepala Bagian Menentukan Pelaksaan Produksi Menentukan Penjualan dari Permintaan Produk jadi Pembelian dari Pemesanan Bahan Baku Gambar 6.12. Diagram Konteks 2. Diagram Level 0 Universitas Sumatera Utara Diagram Level Nol yang merupakan hasil perincian dari Diagram Konteks dapat dilihat pada Gambar 6.13. Kepala Bagian Kepala Bagian Pembeli Mengecek kapasitas pemenuhan permintaan produk jadi Memberikan jawaban kondisi penerimaan pemenuhan permintaan produk jadi

2.0. Pemesanan Bahan Baku

Supplier Menentukan Kebutuhan Jumlah Pemesanan ekonomis

1.0. Permintaan produk jadi

Melakukan pemesanan bahan baku Melakukan permintaan produk jadi Melihat jawaban persetujuan pembeli terhadap kondisi permintaan Gambar 6.13. Diagram Level 0 Pemesanan Bahan Baku 3. Diagram Level 1 Hasil perincian Diagram Level 1 untuk proses penerimaan bahan baku dapat dilihat pada Gambar 6.14. Universitas Sumatera Utara Kepala Bagian Pembeli Mengecek kapasitas pemenuhan permintaan produk jadi Memberikan jawaban kondisi penerimaan pemenuhan permintaan produk jadi Staff

2.0. Pemesanan Bahan Baku

3.0. Penerimaan Bahan Baku

Membuat laporan Melakukan Transaksi Pembelian Bahan Baku Memeriksa kualitas, kuantitas, dan kesesuaian kondisi penerimaan Bahan Baku Menghitung jumlah bahan baku yang masuk Memantau perkembangan jumlah bahan baku yang diterima di logistik Supplier Menentukan Kebutuhan Jumlah Pemesanan ekonomis

1.0. Permintaan produk jadi

Melakukan pemesanan bahan baku Melakukan permintaan produk jadi Melihat jawaban persetujuan pembeli terhadap kondisi permintaan Gambar 6.14. Diagram Level 1 Penerimaan Bahan Baku 4. Diagram Level 2 Diagram Level 2 untuk perincian proses pengeluaran bahan baku dapat dilihat pada Gambar 6.15. Universitas Sumatera Utara Kepala Bagian Kepala Bagian Pembeli Mengecek kapasitas pemenuhan permintaan produk jadi Memberikan jawaban kondisi penerimaan pemenuhan permintaan produk jadi Staff

2.0. Pemesanan Bahan Baku

3.0. Penerimaan Bahan Baku

Membuat laporan Melakukan Transaksi Pembelian Bahan Baku Memeriksa kualitas, kuantitas, dan kesesuaian kondisi penerimaan Bahan Baku Menghitung jumlah bahan baku yang masuk Memantau perkembangan jumlah bahan baku yang diterima di logistik

4.0. Pengeluaran Bahan Baku

Menghitung jumlah bahan baku yang keluar Memantau perkembangan jumlah bahan baku yang keluar di logistik Menentukan jumlah jadwal kebutuhan bahan baku untuk produksi Menentukan jenis bahan baku yang keluar Supplier Menentukan Kebutuhan Jumlah Pemesanan ekonomis Melakukan Pengiriman Bahan Baku

1.0. Permintaan produk jadi

Melakukan pemesanan bahan baku Melakukan permintaan produk jadi Melihat jawaban persetujuan pembeli terhadap kondisi permintaan Gambar 6.15. Diagram Level 2 Pengeluaran Bahan Baku 5. Diagram Level 3 Untuk perincian proses penerimaan produk jadi, Diagram Level 3 dapat dilihat pada Gambar 6.16. Universitas Sumatera Utara Manajer Umum Kepala Bagian Kepala Bagian Pembeli Mengecek kapasitas pemenuhan permintaan produk jadi Memberikan jawaban kondisi penerimaan pemenuhan permintaan produk jadi Staff

2.0. Pemesanan Bahan Baku

3.0. Penerimaan Bahan Baku

Membuat laporan Melakukan Transaksi Pembelian Bahan Baku Memeriksa kualitas, kuantitas, dan kesesuaian kondisi penerimaan Bahan Baku Menghitung jumlah bahan baku yang masuk Memantau perkembangan jumlah bahan baku yang diterima di logistik

4.0. Pengeluaran Bahan Baku

Menghitung jumlah bahan baku yang keluar Memantau perkembangan jumlah bahan baku yang keluar di logistik Menentukan jumlah jadwal kebutuhan bahan baku untuk produksi Menentukan jenis bahan baku yang keluar Memantau kondisi persediaan bahan baku pembelian bahan baku

5.0. Penerimaan Produk Jadi

Memantau keadaan persediaan produk jadi Memeriksa kualitas, kuantitas, dan kesesuaian produk jadi Menghitung jumlah produk jadi yang masuk Kepala Bagian Laporan keadaaan persediaan produk jadi Memantau keadaan persediaan produk jadi Supplier Menentukan Kebutuhan Jumlah Pemesanan ekonomis Melakukan Pengiriman Bahan Baku

1.0. Permintaan produk jadi

Melakukan pemesanan bahan baku Melakukan permintaan produk jadi Melihat jawaban persetujuan pembeli terhadap kondisi permintaan Gambar 6.16. Diagram Level 3Penerimaan Produk Jadi Universitas Sumatera Utara 6. Diagram Level 4 Diagram Level 1 untuk perincian proses pengeluaran produk jadi dapat dilihat pada Gambar 6.17. Manajer Umum Kepala Bagian Kepala Bagian Pembeli Menerima produk jadi berdasarkan permintaan Mengecek kapasitas pemenuhan permintaan produk jadi Memberikan jawaban kondisi penerimaan pemenuhan permintaan produk jadi Melakukan pembayaran kepada pihak perusahaan Staff

2.0. Pemesanan Bahan Baku

3.0. Penerimaan Bahan Baku

Membuat laporan Melakukan Transaksi Pembelian Bahan Baku Memeriksa kualitas, kuantitas, dan kesesuaian kondisi penerimaan Bahan Baku Menghitung jumlah bahan baku yang masuk Memantau perkembangan jumlah bahan baku yang diterima di logistik

4.0. Pengeluaran Bahan Baku

Menghitung jumlah bahan baku yang keluar Memantau perkembangan jumlah bahan baku yang keluar di logistik Menentukan jumlah jadwal kebutuhan bahan baku untuk produksi Menentukan jenis bahan baku yang keluar Memantau kondisi persediaan bahan baku pembelian bahan baku

5.0. Penerimaan Produk Jadi

Memantau keadaan persediaan produk jadi Memeriksa kualitas, kuantitas, dan kesesuaian produk jadi Menghitung jumlah produk jadi yang masuk Kepala Bagian 5.1. Pengeluaran Produk Jadi Laporan keadaaan persediaan produk jadi Memantau keadaan persediaan produk jadi Memantau transaksi penjualan kepada pembeli Menyetujui Penjualan Produk Jadi Memantau keadaan persediaan penjualan produk jadi Membuat laporan penjualan produk jadi Pembeli Supplier Menentukan Kebutuhan Jumlah Pemesanan ekonomis Melakukan Pengiriman Bahan Baku

1.0. Permintaan produk jadi

Melakukan pemesanan bahan baku Melakukan permintaan produk jadi Melihat jawaban persetujuan pembeli terhadap kondisi permintaan Gambar 6.17. Diagram Level 4 Pengeluaran Produk Jadi Universitas Sumatera Utara

6.1.5. Perancangan Output

Output yang dibutuhkan oleh setiap user adalah sebagai berikut: 1. Form Pemesanan Bahan Baku Pemesanan Bahan Baku PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries Jl. Pulau Kangean No. 3-5 KIM 1 Mabar, Medan Tanggal : Supplier : Jenis Bahan Baku Satuan Jumlah Dipesan Gambar 6.18. Format OutputForm Pemesanan Bahan Baku 2. Form Pembelian Bahan Baku Pembelian Bahan Baku PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries Jl. Pulau Kangean No. 3-5 KIM 1 Mabar, Medan Tanggal : Supplier : Bahan Baku Harga Jenis Satuan Jumlah Satuan Total TOTAL Gambar 6.19. Format OutputFormPembelianBahan Baku Universitas Sumatera Utara 3. Laporan Pembelian Bahan Baku Laporan Pembelian Bahan Baku PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries Jl. Pulau Kangean No. 3-5 KIM 1 Mabar, Medan Supplier Tanggal Jenis Bahan Baku Jumlah Bahan Baku Ton Harga Satuan Harga Total Gambar 6.20. Format Output Laporan Pembelian Bahan Baku 4. Kartu Persediaan Bahan Baku Kartu Persediaan Bahan Baku PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries Jl. Pulau Kangean No. 3-5 KIM 1 Mabar, Medan Tanggal Bahan Baku Jumlah Bahan Baku Ton Kode Jenis Logistik Pemesanan Masuk Keluar Gambar 6.21. Format Output Kartu Persediaan Bahan Baku 5. Kartu Persediaan Produk Jadi Kartu Persediaan Produk Jadi PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries Jl. Pulau Kangean No. 3-5 KIM 1 Mabar, Medan Tanggal Produk Jadi Jumlah Bahan Baku Ton Kode Jenis Logistik Pemesanan Masuk Keluar Gambar 6.22. Format Output Kartu Persediaan Produk Jadi Universitas Sumatera Utara 6. Form Penjualan Produk jadi Penjualan Produk Jadi PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries Jl. Pulau Kangean No. 3-5 KIM 1 Mabar, Medan Tanggal : Pembeli : Produk Jadi Harga Jenis Satuan Jumlah Satuan Total TOTAL Gambar 6.23. Format OutputPenjualan Produk Jadi 7. Laporan Penjualan Laporan Penjualan Produk Jadi PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries Jl. Pulau Kangean No. 3-5 KIM 1 Mabar, Medan Pembeli Tanggal Produk Jadi Harga Jenis Jumlah Satuan Total Gambar 6.24. Format OutputLaporan PenjualanProduk Jadi Universitas Sumatera Utara Tabel 6.1. Penjelasan Rancangan Output Sistem Informasi Persediaan PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries No. Output Arus Data Penjelasan Periode Struktur Data 1 Form Pemesanan Bahan Baku Staff Pembelian dan Penjualan → Supplier Data bahan baku yang dipesan dari supplier Tidak Ditentukan Jenis Bahan Baku, Tanggal, Supplier, Jenis Bahan Baku, Jumlah Dipesan, Satuan 2 Form Pembelian Bahan Baku Staff Keuangan → Supplier Data bahan baku yang diterima dari supplier Tidak Ditentukan Produk, Tanggal, Supplier, Jenis Bahan Baku, Jumlah Dipesan, Jumlah Diterima, Satuan 3 Laporan Pembelian Bahan Baku Staff Pembelian dan Penjualan → Manajer Umum Laporan tahunan pembeliandan pemesanan bahan baku Tahunan Supplier, Tanggal Jenis Bahan Baku, Jumlah Ton Bahan Baku, Harga Satuan Ton, Harga Total 4 Kartu Persediaan Bahan Baku Staff Logistik → Manajer Umum Data kondisi ketersediaan bahan baku di logistik Tidak Ditentukan Tanggal, Kode Bahan Baku, Jenis Bahan Baku, Jumlah Bahan Baku Ton untuk Jumlah Pemesanan, Jumlah Masuk, Jumlah Keluar, Jumlah di Logistik 5 Kartu Persediaan Produk Jadi Staff Logistik → Manajer Umum Data kondisi ketersediaan produk jadi di logistik Tidak Ditentukan Tanggal, Kode Produk Jadi, Jenis Produk Jadi, Jumlah Bahan Baku Ton untuk Jumlah Permintaan, Jumlah Masuk, Jumlah Keluar, Jumlah di Logistik 6 Form Penjualan Produk Jadi Staff Keuangan → Pembeli Data produk jadi yang dikirim dan dijual kepada pembeli Tidak Ditentukan Tanggal, Pembeli, Jenis Produk Jadi, Jumlah, Satuan, Harga Satuan, Harga Total 7 Laporan Penjualan Produk Jadi Staff Pembelian dan Penjualan → Manajer Umum Laporan tahunan penjualan produk jadi Tahunan Tanggal, Pembeli, Jenis Produk Jadi, Jumlah, Harga Satuan, Harga Total Universitas Sumatera Utara

6.1.6. Perancangan Input

Input yang dibutuhkan oleh setiap user adalah sebagai berikut: 1. Master Bahan Baku Master Bahan Baku Kode Bahan Baku Jenis Bahan Baku Satuan Supplier Simpan Batal Gambar 6.25. Format Input Master Bahan Baku 2. Master Produk Jadi Master Produk Jadi Kode Produk Jadi Jenis Produk Jadi Satuan Simpan Batal Gambar 6.26. Format Input Master Produk Jadi 3. Master Pembeli Universitas Sumatera Utara Master Pembeli Kode Permintaan Kode Pembeli Alamat Kontak Pembeli Fax Simpan Batal Alamat Pengiriman Nama Penerima Kontak Penerima Gambar 6.27. Format Input Master Pembeli 4. Master Supplier Master Supplier Kode Pemesanan Nama Supplier Alamat TeleponHP Fax Simpan Batal Nama Pengirim TeleponHP Gambar 6.28. Format Input Master Supplier 5. Form Permintaan Produk Jadi Universitas Sumatera Utara Permintaan Produk Jadi Tanggal Permintaan Simpan Kode Permintaan Kode Pembeli Jumlah Permintaan Kode Produk Tanggal Pengiriman Kode Produk Jenis Produk Satuan Tanggal Permintaan Nama Pembeli Edit Jenis Produk Hapus Batal Keluar Tanggal Pengiriman Jumlah Permintaan Tanggal Selesai Produksi Tambah Nama Pembeli Gambar 6.29. Format Input Form Permintaan Produk Jadi 6. Form Pemesanan Bahan Baku Pemesanan Bahan Baku Nama Supplier Kode Pemesanan Tanggal Pemesanan Satuan Jenis Bahan Baku Kode Bahan Baku Tanggal Pemesanan Kode Supplier Jumlah Pemesanan Kode Permintaan Jenis Produk Kode Pemesanan Kode Permintaan Jenis Bahan Baku Supplier Simpan Edit Hapus Batal Keluar Tambah Gambar 6.30. Format Input Form Pemesanan Bahan Baku 7. Form Penerimaan Bahan Baku Universitas Sumatera Utara Penerimaan Bahan Baku Kode Supplier Tanggal Penerimaan Kode Pemesanan Tanggal Pemesanan Tanggal Penerimaan Kode Pemesanan Jumlah Diterima Nama Supplier Jenis Bahan Baku Tanda Terima TERIMA Jumlah Diterima Nama Supplier Simpan Edit Hapus Batal Keluar Tambah Jumlah Sisa Pemesanan Kode Penerimaan Gambar 6.31. Format Input Form Penerimaan Bahan Baku 8. Form Pembelian Bahan Baku Pembelian Bahan Baku Tanggal Penerimaan Kode Supplier Kode Penerimaan Jumlah Penerimaan Harga Satuan Kode Bahan Baku Jenis Bahan Baku Tanggal Penerimaan Kode Pemesanan Jenis Bahan Baku Harga Satuan Jumlah Harga Nama Supplier Ton TOTAL Rp Supplier Simpan Edit Hapus Batal Keluar Tambah Jumlah Penerimaan Gambar 6.32.Format Input Form Pembelian Bahan Baku 9. Form Perintah Produksi Universitas Sumatera Utara Perintah Produksi Kode Permintaan Nomor Produksi Tanggal Produksi Jumlah Permintaan Produk Jenis Produk Jadi Nomor Produksi Kode Permintan Jumlah Permintaan Nama Pembeli Jenis Produk Simpan Edit Hapus Batal Keluar Tambah Jumlah Penyelesaian Produk Tanggal Produksi Satuan Jumlah Produksi Sisa Permintaan Gambar 6.33. Format Input Form Perintah Produksi 10. Form Permintaan Bahan Baku Permintaan Bahan Baku Kode Bahan Baku Jenis Bahan Baku Tanggal Permintaan Jumlah Bahan Baku Tanggal Permintaan Jenis Bahan Baku Tanda Pengeluaran Satuan Jumlah Bahan Baku Simpan Edit Hapus Batal Keluar Tambah Gambar 6.34. Format Input Form Permintaan Bahan Baku 11. Form Pengeluaran Bahan Baku Universitas Sumatera Utara Pengeluaran Bahan Baku KELUAR Tanggal Permintaan Jenis Bahan Baku Tanda Pengeluaran Satuan Jumlah Bahan Baku Simpan Keluar Gambar 6.35. Format Input Form Pengeluaran Bahan Baku 12. Form Penerimaan Produk Jadi Penerimaan Produk Jadi Tanggal Penerimaan Nama Pembeli Tanggal Produksi Jumlah Produksi Tanggal Produksi Tanggal Penerimaan Jumlah Produk Tanda Terima Satuan Kode Permintaan TERIMA Jenis Produk Simpan Edit Hapus Batal Keluar Tambah Jenis Produk Gambar 6.36. Format Input Form Penerimaan Produk Jadi Universitas Sumatera Utara 13. Form Penjualan Produk Jadi Penjualan Produk Jadi Tanggal Penjualan Kode Permintaan Jumlah Permintaan Harga Satuan Jenis Produk Jadi Nomor Permintaan Tanggal Penjualan Jenis Produk Jumlah Permintaan Jumlah Harga Nama Pembeli TOTAL Rp Pembeli Harga Satuan Simpan Edit Hapus Batal Keluar Tambah Gambar 6.37. Format Input Form Penjualan Produk Jadi 14. Form Pengeluaran Produk Jadi Pengeluaran Produk Jadi Tanggal Pengeluaran Nomor Permintaan Nomor Permintaan Tanggal Pengeluaran Pembeli Jumlah Permintaan Jumlah Dikeluarkan Nama Pembeli Simpan Edit Hapus Batal Keluar Tambah Jenis Produk Satuan Jumlah Dikeluarkan Gambar 6.38. Format Input Form Pengeluaran Produk Jadi Universitas Sumatera Utara 15. Form Penyesuaian Produk Jadi Penyesuaian Persediaan Produk Jadi Kode Produk Jadi Jenis Produk Jadi Jumlah Masuk Jumlah Keluar Simpan Batal Jumlah Permintaan Satuan Gambar 6.39. Format Input Form Penyesuaian Persediaan Produk Jadi 16. Form Penyesuaian Bahan Baku Penyesuaian Persediaan Bahan Baku Kode Bahan Baku Jenis Bahan Baku Jumlah Masuk Jumlah Keluar Simpan Batal Jumlah Pemesanan Satuan Gambar 6.40. Format Input Form Penyesuaian Persediaan Bahan Baku Universitas Sumatera Utara Tabel 6.2. Penjelasan Rancangan InputSistem Informasi Persediaan PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries No. Output Arus Data Penjelasan Periode Struktur Data 1 Master Bahan Baku Dari Staff Logistik Data keadaan bahan baku Tidak ditentukan Kode Bahan Baku, Jenis Bahan Baku, Satuan, Suplier 2 Master Produk Jadi Dari Staff Logistik Data keadaan bahan baku Tidak ditentukan Kode Produk Jadi, Jenis Produk Jadi, Satuan, 3 Master Pembeli Dari Staff Pembelian dan Penjualan Data Identitas Pembeli Tidak ditentukan Kode Pembeli, Nama Pembeli, Alamat, TeleponHP, Fax, Nama Penerima, TeleponHP, Alamat Pengiriman 4 Master Supplier Dari Staff Pembelian dan Penjualan Data Identitas Supplier Tidak ditentukan Kode Supplier, Nama Supplier, Alamat, TeleponHP, Fax, Nama Pengirim, TeleponHP 5 Form Permintaan Produk Jadi Dari Staff Pembelian dan Penjualan Data Permintaan Produk Jadi dari Pembeli Tidak ditentukan Kode Permintaan, Tanggal, Kode Pembeli, Nama Pembeli, Kode Produk Jadi, Jenis Produk Jadi, Harga Satuan, Jumlah Permintaan 6 Form Pemesanan Bahan Baku Staff Pembelian dan Penjualan ditujukan → Manajer Umum untuk persetujuan Data jumlah bahan baku dipesan dikelompokkan sesuai dengan nama supplier Tidak ditentukan Kode Pemesanan, Tanggal, Kode Supplier, Nama Supplier, Kode Bahan Baku, Jumlah Pemesanan Universitas Sumatera Utara Tabel 6.2. Penjelasan Rancangan InputSistem Informasi Persediaan PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries Lanjutan No. Output Arus Data Penjelasan Periode Struktur Data 7 Form Penerimaan Bahan Baku Dari Staff Logistik Data kondisi dan jumlah bahan baku yang diterima Tidak ditentukan Kode Pemesanan, Tanggal, Tanggal Pemesanan, Kode Supplier, Nama Supplier, Kode Bahan Baku, Jenis Bahan Baku, Satuan, Jumlah, Jumlah Diterima 8 Form Pembelian Bahan Baku Dari Staff Keuangan Data bahan baku yang diterima beserta harga Tidak Ditentukan Kode Pemesanan, Tanggal Pembelian, Kode Supplier, Nama Supplier, Kode Bahan Baku, Nama Bahan Baku, Satuan, Jumlah, Harga, Total Harga 9 Form Perintah Produksi Manajer Umum → Staff Produksi untuk izin produksi Data produk jadi yang harus diproduksi Tidak Ditentukan Nomor Produksi, Tanggal Produksi, Kode Permintaan, Nama Pembeli, Kode Produk Jadi, Jenis Produk Jadi, Satuan, Jumlah, Tipe Produksi 10 Form Permintaan Bahan Baku Dari Staff Produksi Data jumlah bahan baku dibutuhkan untuk produksi Tidak Ditentukan No. Pengeluaran Bahan Baku, Tanggal Produksi, Kode Bahan Baku, Jenis Bahan Baku, Satuan, Jumlah, Jumlah Diberikan 11 FormPengeluaran Bahan Baku Dari Staff Logistik Data jumlah bahan baku dikeluarkan untuk produksi Tidak Ditentukan No. Pengeluaran Bahan Baku, Tanggal Produksi, Kode Bahan Baku, Jenis Bahan Baku, Satuan, Jumlah, Jumlah Diberikan Universitas Sumatera Utara Tabel 6.2. Penjelasan Rancangan InputSistem Informasi Persediaan PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries Lanjutan No. Output Arus Data Penjelasan Periode Struktur Data 12 Form Penerimaan Produk Jadi Dari Staff Produksi Data jumlah produk jadi yang selesai diproduksi dan dimasukkan ke logistik Tidak Ditentukan No. Penerimaan Produk, Tanggal, No. Perintah Produksi, No. Permintaan Produk, Nama Pembeli, Kode Produk Jadi, Nama Produk Jadi, Satuan, Jumlah 13 FormPengeluaran Produk Jadi Dari Staff Logistik Data jumlah bahan baku dikeluarkan untuk penjualan Tidak Ditentukan No. Pengeluaran Produk Jadi, Tanggal Produksi, Kode Produk Jadi, Jenis Produk Jadi, Satuan, Jumlah, Jumlah Dikeluarkan 14 Form Penjualan Produk Jadi Staff Pembelian dan Penjualan ditujukan →Staff Keuangan untuk bukti pembayaran Data penjualan produk jadi kepada pembeli Tidak Ditentukan No. Penjualan, Tanggal, Nomor Permintaan, Nama Pembeli, Kode Produk Jadi, Jenis Produk Jadi, Satuan, Jumlah, Harga, Harga Total 15 Form Penyesuaian Stok Produk Jadi Dari Staff Logistik Data penyesuaian jumlah produk jadi di logistik Tidak Ditentukan Kode Produk Jadi, Jenis Produk Jadi, Satuan, Jumlah Diminta, Jumlah di Logistik, Jumlah Masuk, Jumlah Keluar 16 Form Penyesuaian Stok Bahan Baku Dari Staff Logistik Data penyesuaian jumlah bahan baku di logistik Tidak Ditentukan Kode Bahan Baku, Jenis Bahan Baku, Satuan, Jumlah Dipesan, Jumlah di Logistik, Jumlah Masuk, Jumlah Keluar Universitas Sumatera Utara

6.2. Perancangan Basis Data

6.2.1. Perancangan File

Entitas dari setiap file pada perancangan sistem informasi manajemen ini adalah sebagai berikut: 1. Master Bahan Baku Entitas Master Bahan Baku dapat dilihat pada Tabel 5.4. Tabel 6.3. Entitas Master Bahan Baku Nama Field Deskripsi Tipe Data Size Key Kode_Bahan_Baku Nomor urut bahan baku Text 255 PK Jenis_Bahan_Baku Jenis bahan baku Text 255 Satuan Satuan bahan baku Text 255 Supplier Nama supplier Text 255 2. Master Produk Jadi Entitas Master Produk Jadi dapat dilihat pada Tabel 5.5. Tabel 6.4. Entitas Master Produk Jadi Nama Field Deskripsi Tipe Data Size Key Kode_Produk_Jadi Nomor urut produk jadi Text 255 PK Jenis_Produk_Jadi Jenis produk jadi Text 255 Satuan Satuan produk jadi Text 255 Universitas Sumatera Utara 3. Master Pembeli Entitas Master Pembeli dapat dilihat pada Tabel 5.6. Tabel 6.5. Entitas Master Pembeli Nama Field Deskripsi Tipe Data Size Key Kode_Pembeli Nomor urut pembeli Text 255 PK Nama_Pembeli Nama pembeli Text 255 Alamat Alamat pembeli Text 255 Kontak_Pembeli Nomor telepon pembeli Number Long Fax Nomor fax pembeli Number Long Alamat_Pengiriman Alamat pengiriman produk jadi Text 255 Nama_Penerima Nama penerima produk jadi Text 255 Kontak_Penerima Nomor telepon penerima produk jadi Number Long 4. Master Supplier Entitas Master Supplier dapat dilihat pada Tabel 5.7. Tabel 6.6. Entitas Master Supplier Nama Field Deskripsi Tipe Data Size Key Kode_Supplier Nomor urut supplier Text 255 PK Nama_Supplier Nama supplier Text 255 Alamat Alamat supplier Text 255 Kontak_Supplier Nomor telepon supplier Number Long Fax Nomor fax supplier Number Long Nama_Pengirim Nama pengirim bahan baku Text 255 Kontak_Pengirim Nomor telepon pengirim bahan baku Number Long Universitas Sumatera Utara 5. Form Permintaan Produk Jadi Entitas FormPermintaan Produk Jadi dapat dilihat pada Tabel 5.8. Tabel 6.7. Entitas FormPermintaan Produk Jadi Nama Field Deskripsi Tipe Data Size Key Kode_Pembeli Nomor urut pembeli Text 255 FK Nama_Pembeli Nomor identifikasi pembeli Text 255 Kode_Permintaan Nomor identifikasi permintaan Text 255 PK Tanggal_Permintaan Tanggal form dibuat Date Short Jenis_Produk_Jadi Jenis produk jadi Text 255 Kode_Produk_Jadi Nomor identifikasi produk jadi Text 255 FK Tanggal_Pengiriman Tanggal pengiriman produk jadi Date Short Jumlah_Permintaan Jumlah permintaan produk jadi Number Long 6. Form Pemesanan Bahan Baku Entitas FormPenerimaan Bahan Baku dapat dilihat pada Tabel 5.10. Tabel 6.8. Entitas FormPemesanan Bahan Baku Nama Field Deskripsi Tipe Data Size Key Tanggal_Pemesanan Tanggal form dibuat Date Short Kode_Pemesanan Nomor pemesanan bahan baku Text 255 PK Nama_Supplier Nomor urut supplier Text 255 Kode_Supplier Nomor urut supplier Text 255 FK Kode_Bahan_Baku Nomor urut bahan baku Text 255 FK Jenis_Bahan_Baku Jenis bahan baku Text 255 Jumlah_Pemesan Jumlah bahan baku dipesan Number Long Universitas Sumatera Utara 7. Form Penerimaan Bahan Baku Entitas FormPenerimaan Bahan Baku dapat dilihat pada Tabel 5.10. Tabel 6.9. Entitas FormPenerimaan Bahan Baku Nama Field Deskripsi Tipe Data Size Key Tanggal_Penerimaan Tanggal form dibuat Date Short PK Kode_Pemesanan Nomor pemesanan bahan baku Number Long PK Kode_Supplier Nomor urut supplier Text 255 FK Nama_Supplier Nama supplier Text 255 Tanggal_Pemesanan Tanggal pemesanan dilakukan Text 255 Jumlah_Diterima Jumlah bahan baku diterima Number Long 8. Form Pembelian Bahan Baku Entitas FormPembelian Bahan Baku dapat dilihat pada Tabel 5.11. Tabel 6.10. Entitas FormPembelian Bahan Baku Nama Field Deskripsi Tipe Data Size Key Kode_Pemesanan Nomor pemesanan bahan baku Number Long PK Kode_Supplier Nomor urut supplier Text 255 FK Tanggal_Penerimaan Tanggal bahan baku diterima Text 255 Satuan Satuan bahan baku Text 255 Jumlah_Penerimaan Jumlah bahan baku diterima Number Long Harga_satuan Harga per unit bahan baku Currency Rp,0 Kode_Bahan_Baku Nomor urut bahan baku Text 255 FK Jenis_Bahan_Baku Jenis bahan baku Text 255 Universitas Sumatera Utara 9. Form Perintah Produksi Entitas FormPerintah Produksi dapat dilihat pada Tabel 5.12. Tabel 6.11. Entitas FormPerintah Produksi Nama Field Deskripsi Tipe Data Size Key Nomor_ Produksi Nomor urut perintah produksi Number Long PK Tanggal_Produksi Tanggal form dibuat Date Short Kode_Permintaan Nomor identifikasi permintaan Text 255 PK Nama_Pembeli Nama Pembeli Text 255 Jenis_Produk_Jadi Jenis produk jadi Text 255 Jumlah_Penyelesaian_Produk Jumlah produk yang diproduksi Number Long Jumlah_Permintaan_Produk Jumlah produk yang diminta Number Long 10. Form Permintaan Bahan Baku Entitas FormPermintaan Bahan Baku dapat dilihat pada Tabel 5.13. Tabel 6.12. Entitas FormPermintaan Bahan Baku Nama Field Deskripsi Tipe Data Size Key Kode_Bahan_Baku Nomor urut bahan baku Text 255 FK Tanggal_Permintaan_BB Tanggal permintaan bahan baku Date Short Jenis_Bahan_Baku Jenis bahan baku Date Short Jumlah_Bahan_Baku Jumlah bahan baku diminta Number Long PK 11. Form Pengeluaran Bahan Baku Entitas FormPengeluaran Bahan Baku dapat dilihat pada Tabel 5.13. Tabel 6.13. Entitas Form Pengeluaran Bahan Baku Nama Field Deskripsi Tipe Data Size Key Kode_Bahan_Baku Nomor urut bahan baku Text 255 FK Tanggal_Permintaan_BB Tanggal permintaan bahan baku Date Short Jenis_Bahan_Baku Jenis bahan baku Date Short Jumlah_Bahan_Baku Jumlah bahan baku diminta Number Long PK Universitas Sumatera Utara 12. Form Penerimaan Produk Jadi Entitas FormPenerimaan Produk Jadi dilihat pada Tabel 5.16. Tabel 6.14. Entitas Form Penerimaan Produk Jadi Nama Field Deskripsi Tipe Data Size Key No_Permintaan_Produk Nomor permintaan produk jadi Text 255 PK Tanggal_Penerimaan Tanggal penerimaan produk jadi Text 255 Tanggal_Produksi Tanggal pelaksanaan produksi Nama_Pembeli Nama pembeli Text 255 FK Kode_Produk_Jadi Nomor urut produk jadi yang diterima Text 255 Jumlah_Produk Jumlah produk jadi diterima Number Long 13. Form Penjualan Produk Jadi Entitas FormPenjualan Produk Jadi dilihat pada Tabel 5.16. Tabel 6.15. Entitas Form Penjualan Produk Jadi Nama Field Deskripsi Tipe Data Size Key Nomor_Permintaan Nomor identifikasi permintaan produk Number Long PK Tanggal_Penjualan Tanggal produk dijual Date Short Nama_Pembeli Nama Pembeli Text 255 Jenis_Produk_Jadi Jenis produk jadi Text 255 Jumlah_Permintaan Jumlah permintaan produk jadi Number Long Harga_Satuan Harga jualn produk per unit Number Currency Universitas Sumatera Utara 14. Form Pengeluaran Produk Jadi Entitas FormPengeluaran Produk Jadi dilihat pada Tabel 5.16. Tabel 6.16. Entitas FormPengeluaran Produk Jadi Nama Field Deskripsi Tipe Data Size Key Nomor_Permintaan Nomor permintaan produk Number Long PK Tanggal_Pengeluaran Tanggal produk dikeluarkan Date Short Nama_Pembeli Nama Pembeli Text 255 Jumlah_Dikeluarkan Jumlah pengeluaran produk jadi Number Long 15. Form Penyesuaian Produk Jadi Entitas FormPenyesuaian Produk Jadi dilihat pada Tabel 5.18. Tabel 6.17. Entitas Form Penyesuaian Produk Jadi Nama Field Deskripsi Tipe Data Size Key Kode_Produk_Jadi Nomor urut produk jadi Text 255 PK Jumlah_di_Logistik Jumlah produk jadi di logistik Number Long Jumlah_Masuk Jumlah produk jadi yang masuk Number Long Jumlah_Keluar Jumlah produk jadi yang keluar Number Long 16. Form Penyesuaian Bahan Baku Entitas FormPenyesuaian Bahan Baku dilihat pada Tabel 5.19. Tabel 6.18. Entitas FormPenyesuaian Bahan Baku Nama Field Deskripsi Tipe Data Size Key Kode_Bahan_Baku Nomor urut bahan baku Text 255 PK Jumlah_di_Logistik Jumlah bahan baku kdi logistik Number Long Jumlah_Masuk Jumlah bahan baku yang masuk Number Long Jumlah_Keluar Jumlah bahan baku yang keluar Number Long Universitas Sumatera Utara

6.2.2. Perancangan Enitity Relationship Diagram ERD

Hubungan dari entitas yang telah diuraikan di atas akan ditampilkan dalam bentuk ERD yang dapat dilihat pada Gambar 5.54. Supplier Kode_Bahan_Baku Jenis_Bahan_Baku Satuan Tanggal_Penerimaan Master Bahan Baku Kode_Produk_Jadi Jenis_Produk_Jadi Satuan Tanggal_Pengiriman Master Produk jadi Nomor_Permintaan Kode_Pembeli Tanggal Jenis_Produk_Jadi Kode_Produk_Jadi Tanggal_Pengiriman Jumlah_Permintaan Harga_Satuan Total_Harga Permintaan Produk Jadi Tanggal_Pemesanan Nomor_Pemesanan Kode_Bahan_Baku Kode_Supplier Jumlah Pemesanan Bahan Baku Nomor_Perintah_Produksi Tanggal Nomor_Permintaan Kode_Produk_Jadi Jumlah_Produk Perintah Produksi Kode_Pembeli Nama_Pembeli Alamat Kontak_Pembeli Fax Alamat_Pengiriman Nama_Penerima Kontak_Penerima Master Pembeli Kode_Supplier Nama_Supplier Alamat Kontak_Supplier Fax Nama_Pengirim Kontak_Pengirim Master Supplier Tanggal Nomor_Penerimaan_ BB Warna Tekstur Bau Kode_Bahan_Baku Jumlah Penerimaan Bahan Baku Kode_Bahan_Baku Kode_Supplier Tanggal_Pemesanan Nomor_Pembelian Satuan Jumlah Harga_satuan Pembelian Bahan Baku Kode_Bahan_Baku Nomor_Pengeluaran_BB Tanggal Jumlah_BB Jumlah_Diberikan Permintaan Bahan Baku Nomor_Perintah_Produksi Nomor_Kegiatan_Produksi Tanggal_Produksi Keterangan Kegiatan Produksi Nomor_Penjualan Tanggal Nomor_Permintaan Kode_Produk_Jadi Jumlah_Permintaan Penjualan Produk Jadi Kode_Produk_Jadi Jumlah_di_Logistik Jumlah_Masuk Jumlah_Keluar Jumlah_Permintaan Persediaan Produk Jadi Kode_Bahan_Baku Jumlah_di_Logistik Jumlah_Masuk Jumlah_Keluar Jumlah_Pemesanan Persediaan Bahan Baku No_Penerimaan_PJ Tanggal No_Perintah_Produksi Kode_Produk_Jadi Jumlah Penerimaan Produk Jadi Lihat Lihat Lihat Hasil Hasil Hasil Update Update Lihat Lihat Jual Update Update Hasil Gambar 6.41. Entity Relationship Diagram ERD Universitas Sumatera Utara

6.3. Implementasi

6.3.1. Perangkat Keras Hardware

Teknologi perangkat keras komputer dapat terdiri dari: 1. Alat masukan input Alat masukan adalah alat yang digunakan untuk menerima masukan dan juga untuk memasukkan program. Alat masukan yang digunakan adalah: a. Keyboard b. Mouse 2. Alat pemroses Alat pemroses merupakan alat pengolah instruksi program yang dimasuukkan melalui alat input. Alat pemroses yang digunakan adalah: a. CPU Central Processing Unit b. Main memory yang terdiri dari Random Access Memory RAM dan Read Only Memory ROM 3. Alat output Alat output yang digunakan adalah printer. 4. Perangkat jaringan WAN Wide Area Network a. Router b. Modem c. ChannelData Service Unit d. Multiplexer e. Communication Server Universitas Sumatera Utara

6.3.2. Perangkat Lunak Software

Dalam perancangan ini, pemrograman dilakukan dengan mengunakan Borland Delphi 7 dan sistem database dengan Microsoft Access 2007. Adapun langkah-langkah perancangan program adalah: 1. Mendesain form Membuat desain formsesuai dengan hasil perancangan formatinput dan output yang akan diimplementasikan. Gambar 6.42. Hasil Desain Form 2. Menyimpan formdan project Formyang telah didesain disimpan dan disatukan dengan formlain yang akan membentuk satu kesatuan project. Universitas Sumatera Utara Gambar 6.43. Penyimpanan Form dan Project 3. Mengubah Option Pengubahan option dilakukan untuk mengaktifkan formyang dibuat. Gambar 6.44. Pengubahan Option Form Universitas Sumatera Utara 4. Mengisi Source Code Source code merupakan bahasa program yang harus dimasukkan ke dalam setiap prosedur agar program dapat berjalan dengan baik. Gambar 6.45. Source Code Form Universitas Sumatera Utara

BAB VII PEMBAHASAN

7.1. Hasil Perancangan Sistem Informasi

Perancangan sistem informasi ini dilakukan berdasarkan desain fungsi setiap user yang akan menggunakannya. Dengan adanya rancangan sistem informasi yang terkomputerisasi, hasil perhitungan menjadi lebih akurat, waktu yang diperlukan menjadi lebih cepat, dan aktivitas yang dilakukan perusahaan menjadi berkurang. Perubahan tersebut dijelaskan sebagai berikut: 1. Permintaan produk jadi yang diterima oleh suatu perusahaan ditentukan melalui komputer dengan melihat daftar permintaan produk jadi yang sudah ada di perusahaan dan ketersedian kapasitas pemenuhan permintaan produk jadi yang sedang berjalan di perusahaan. 2. Setelah menerima permintaan produk jadi, proses perhitungan jumlah bahan baku yang dibutuhkan dan jumlah bahan baku yang akan dipesan dilakukan secara otomatis sehingga hasilnya lebih cepat dan akurat dan staff Penjualan dan Pembelian tidak perlu melakukan perhitungan bahan baku pada kegiatan tersebut. 3. Data pengelolaan kegiatan keluar masuk bahan baku dan produk jadidilakukansecara otomatis melalui komputer oleh bagian logistik ke bagian-bagian pembelian dan penjualan, produksi, keuangan, dan Manajer Umum sehingga tidak perlu dikirim secara manual melalui media perantara formulir kertas. Universitas Sumatera Utara 4. Data persediaan bahan baku dan produk jadi dibagikanke staff Penjualan dan Pembelian sehingga staff Pembelian dan Penjualan dapat langsung mengetahui apakah persediaan produk jadi atas permintaan pembeli tertentu sudah dapat dikeluarkan untuk dijual atau belum begitu juga dengan pemesanan bahan baku, agar staff pembelian dan penjualan dapat menentukan perlu tidaknya dilakukan pemesanan bahan baku disaat bahan baku yang dibutuhkan sudah atau belum tersedia. 5. Setiap kali terjadi proses penerimaan dan pengeluaran bahan baku maupun produk jadi, staff logistik memasukkan data tersebut dan pembaharuanpersediaan bahan baku maupun produk jadi akan dilakukan secara otomatis dan perubahaan keadaannya dapat dilihat oleh bagian pembelian dan penjualan, produksi, keuangan, dan Manajer Umum. 6. Penerimaan bahan baku akan dijadikan acuan transaksi pembelian bahan baku yang dilakukan oleh bagian keuangan berdasarkan jumlah yang diterima pada waktu penerimaan bahan baku sedangkan pengeluaran produk jadi akan dijadikan acuan transaksi penjualan produk jadi oleh bagian keuangan berdasarkan jumlah yang dikeluarkan untuk permintaan tertentu. 7. Manajer Umumdapat melihat perkembangan laporan persediaan bahan baku, persediaan produk jadi, pembelian bahan baku, dan penjualan produk jadi melalui tampilan grafik maupun tabel yang didokumentasi untuk satu tahun setiap satu bulan sehingga dapat diambil keputusan tertentu untuk menyesuaikan kondisi perusahaan secara eksternal dan internal. Universitas Sumatera Utara 8. Kepala Bagian Keuangan memiliki wewenang untuk mencetak nota penjualan produk jadi dan pembelian bahan baku sedangkan Kepala Bagian Pembelian dan Penjualan memiliki wewenang mencetak form pemesanan bahan baku untuk ditandatangani sebagai transaksi terhadap pembeli maupu supplier dan diperiksa sebelumnya melalui tampilan basis data komputer oleh Manajer Umum

7.2. Analisis Perbandingan Sistem Informasi Awal dengan Hasil