Perhitungan Jumlah Pemesanan Ekonomis Perancangan Model

BAB VI PERANCANGAN SISTEM

6.1. Perancangan Sistem

6.1.1. Perhitungan Jumlah Pemesanan Ekonomis

Pemesanan bahan baku dilakukan setelah perusahaan mendapat pesanan dari pihak konsumen make to order. Perhitungan jumlah bahan baku yang dipesan dilakukan dengan menggunakan metode PStatistical Inventory Control dimana jumlah bahan baku dipesan memiliki jumlah dan waktu pemesanan yang bervariasi secara terus-menerus. Data untuk perhitungan ukuran pemesanan ekonomis dapat dilihat pada Tabel 6.1. Tabel 6.1. Data Perhitungan Ukuran Pemesanan Bahan Baku Ekonomis Jenis Bahan Baku Tingkat Permintaan TonTahun Biaya per Pemesanan Biaya Penyimpanan perunit pertahun Kepah 450 Rp 45.000.000 Rp 500.000.000 Udang 360 Rp 70.000.000 Rp 504.000.000 Ikan Tuna 270 Rp 45.000.000 Rp 890.000.000 Sumber: Wawancara Manajer Produksi PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries Perhitungan Ukuran Pemesanan Ekonomis Q: Q Kepah : Q Udang : Q Tuna : Universitas Sumatera Utara

6.1.2. Perancangan Model

Perancangan model sistem aliran informasi ini dibagi menjadi perancangan physical system, perancangan struktur sistem, dan perancangan logical model. 6.1.2.1.Perancangan Model Physical System Physical system digambarkan berdasarkan business process reengineering sesuai uraian aktivitas usulan untuk aliran informasi di bagian persediaan di PT. Medan Tropical Canning Frozen Industriesmenerapkan peran komputer. Uraian sistem aliran informasi yang diusulkan adalah sebagai berikut: 1. Pemesanan Bahan Baku a. Staff Pembelian dan Penjualan mendapat sejumlah permintaan produk jadi dari pembeli. Staff Pembelian dan Penjualan melihatbasis data pada form permintaan produk jadi melalui komputer yang terhubung pada Staff Produksi agar dapat mengetahui kapasitas produksi tersedia untuk pemenuhan permintaan tersebut dan Staff Logistik agar dapat mengetahui ketersediaan bahan baku untuk produksi. b. Jika ketersediaan bahan baku mencukupi dan kapasitas produksi untuk pemenuhan permintaan tersebut tersedia, maka Staff Pembelian dan Penjualan memberitahukan Manajer Umumagar produksi atas permintaan pembeli tertentu dapat dijalankan. c. Jika Staff Produksi melakukan perubahan kondisi permintaan produk jadi pada pembeli maka Staff Pembelian dan Penjualan memberitahukan perubahan tersebut pada pembeli melalui fax. Jika Pembeli menyetujui Universitas Sumatera Utara maka produksi dijalankan setelah dikonfirmasi kepada Staff Produksi melalui komputer. d. Jika Kepala Staff Logistik mengkonfirmasi bahan baku di logistik tidak mencukupi, maka Staff Pembelian dan Penjualan menghitung kebutuhan bahan baku untuk produksi yang harus dipesan melalui kartu persediaan bahan baku pada komputer dan membuat form pemesanan bahan baku sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan. Form pemesanan bahan bakuini ditujukan untuk supplier melalui cetakan dokumen dan Staff Logistik melalui data komputer. e. Staff Pembelian dan Penjualanmencetak form pemesanan bahan baku untuk diberikan kepada supplier dan juga secara otomatis akan dibagikan melalui jaringan komputer ke Staff Logistik jika form tersebut telah ditandatangani oleh Kepala Staff Pembelian dan Penjualan serta Manajer Umum. Estimasi lama waktu aliran informasi untuk pemesanan bahan baku hasil rancangan ialah 15 menit. Model proses pemesanan bahan baku dapat dilihat pada Gambar 6.1. Universitas Sumatera Utara Gambar 6.1. Model Pemesanan Bahan Baku Usulan Gambar 6.2. Algoritma Pemesanan Bahan Baku Usulan Universitas Sumatera Utara 2. Penerimaan Bahan Baku a. Staff Logistik menyesuaikan bukti pemesanan bahan baku dari supplier dengan data pemesanan bahan baku perusahaan pada saat bahan baku dari supplier tiba. Jika tidak sesuai, maka Staff Logistik menunda penerimaan bahan baku dari supplier dan memberitahukan ke staff Pembelian dan Penjualan untuk menghubungi supplier melalui telepon menyesuaikan kondisi pemesanan, melakukan pengiriman ulang bahan baku, atau menolak penerimaan bahan baku. b. Staff Logistik memeriksa dan menyesuaikan bahan baku dari segi kualitas dan kuantitas dengan spesifikasi standar perusahaan, Staff Logistik akan menandai melalui komputer bukti penerimaan bahan baku jika kualitas dan kuantitas bahan baku sesuai untuk kemudian hasil cetakan dokumen penerimaan bahan baku dapat segera diberikan kembali pada supplier, sedangkan Staff Logistik menyimpan data komputernya. c. Seiring dengan diterimanya dan masuknya bahan baku, Staff Logistik memperbaharuikartu persediaan bahan baku yanghasilnya akan terhubungke Staff Pembelian dan Penjualan serta Staff Keuangan melalui komputer. d. Bukti penerimaan bahan baku terhubung secara langsung dari Staff Logistik ke Staff Keuangan untuk memasukkan data biaya Pembelian pada form Pembelian dan akan diperiksa Manajer Umum untuk disetujui. Universitas Sumatera Utara e. Kesesuaian form pemesanan bahan baku dengan bukti penerimaan barang di komputer diperiksa serta disetujui oleh Manajer Umum sehingga Staff Keuangan bisa melakukan pembayaran pada supplier. Estimasi lama waktu aliran informasi untuk penerimaan bahan baku hasil rancangan ialah 20 menit. Model proses penerimaan bahan baku dapat dilihat pada Gambar 6.3. Gambar 6.3. Model Penerimaan Bahan Baku Usulan Universitas Sumatera Utara Mulai Antar Bahan Baku Sesuai Pesanan ? Pembeli Staff Kabag Logistik Staff Keuangan Manajer Umum Kabag Keuangan 1. Data Pemesanan Bahan Baku 2. Data Persediaan Bahan Baku 3. Data Pembelian Kabag Pembelian Penjualan Bukti Penerimaan Bahan Baku Periksa Form Pemesanan Bahan Baku Tanda Tangan Bukti Penerimaan Bahan Baku Bukti Penerimaan Bahan Baku Bukti Penerimaan Bahan Baku TTD Bukti Penerimaan Bahan Baku TTD Penerimaan Bahan Baku Input Data Penerimaan Bahan Baku 2 Bukti Penerimaan Bahan Baku TTD Pengembalian Bahan Baku Input Data Pembelian Bahan Baku 3 Menyetujui Pembayaran Melakukan Pembayaran Laporan Pembelian Bahan Baku Laporan Pembelian Bahan Baku Kartu Persediaan Bahan Baku Kartu Persediaan Bahan Baku Kartu Persediaan Bahan Baku 2 Y T Gambar 6.4. Algoritma Penerimaan Bahan Baku Usulan 3. Pengeluaran Bahan Baku a. Jika Bagian Produksi siap untuk melakukan pemenuhan sejumlah permintaan sesuai form permintaan produk jadi, maka Kepala Staff Produksimembuat form perintah produksi untuk memenuhi permintaan pembeli b. Jika Staff Logistik memberitahu bahwa bahan baku tersedia, maka Staff Produksi melakukan permintaan bahan baku ke Staff Logistik dengan membuat form permintaan bahan baku secara berkala melalui komputer. c. Staff Logistik menandai form permintaan bahan baku dan memberikan bahan baku sesuai jenis dan jumlah bahan baku yang diminta oleh Staff Produksi. Jika bahan baku tidak tersedia, maka dibuat Form pemesanan bahan baku sesuai jumlah dan jenis bahan baku yang dibutuhkan Staff Universitas Sumatera Utara Produksi untuk dilihat melalui komputer oleh Staff Pembelian dan Penjualan agar dilakukan pembelian bahan baku. d. Seiring adanya bahan baku keluar dari logistik, maka Staff Logistik memperbaharui kartu persediaan bahan baku pada komputer. Begitu juga dengan Kepala Staff Produksi yang membuat laporan kegiatan produksi melalui komputer selama proses produksi berlangsung. Estimasi lama waktu aliran informasi untuk pengeluaran bahan baku hasil rancangan ialah 15 menit.Model proses pengeluaran bahan baku dapat dilihat pada Gambar 6.5. Gambar 6.5. Model Pengeluaran Bahan Baku Usulan Universitas Sumatera Utara Gambar 6.6. Algoritma Pengeluaran Bahan Baku Usulan 4. Penerimaan Produk Jadi a. Staff Produksi memberitahukan pada Staff Logistik saat produksi telah selesai agar produk jadi dipindahkan ke logistik produk jadi. b. Staff Logistik memasukkan data penerimaan produk jadi dan kartu persediaan produk jadi yang akan diperbaharui melalui komputer. Data ini terhubung ke Staff Penjualan dan Pembelian melalui komputer. Estimasi lama waktu aliran informasi untuk penerimaan produk jadi hasil rancangan ialah 15 menit.Model proses penerimaan produk jadi dapat dilihat pada Gambar 6.7. Universitas Sumatera Utara Gambar 6.7. Model Penerimaan Produk Jadi Usulan Mulai Staff Produksi Staff Logistik Kabag Logistik Kabag Pembelian Penjualan Manajer Umum 1. Data Penerimaan Produk 2. Data Persediaan Produk Kartu Persediaan Produk Jadi Kartu Persediaan Produk Jadi Kartu Persediaan Produk Jadi Produksi Selesai Produk Dipindah Ke Logistik Input Data Penerimaan Produk Jadi 1 1 Gambar 6.8. Algoritma Penerimaan Produk Jadi Usulan 5. Pengeluaran Produk Jadi a. Produk yang akan dijual dan dikirim ditentukan jadwal pengirimannya oleh Kepala Staff Pembelian dan Penjualan dan meminta persetujuan Manajer Umum secara lisan mengenai jadwal pengiriman yang ditetapkan. b. Manajer umum meminta nota penjualan kepada Staff Keuangan dengan mencetak form penjualan produk jadiyang telah diduplikasisebanyak 2 buah. Nota penjualan diberikan pada pembelidan dibagikan kepadaStaff Logistik sebagai bukti transaksi. c. Pada saat produk dikeluarkan untuk dikirim ke pembeli, Staff Logistik menandai pengeluaran produk dan kartu persediaanproduk jadi akan diperbaharuidi komputer. d. Nota penjualan sebanyak 2 buah ditandatangani oleh pembeli. Satu buahduplikasidiserahkan pada pembeli dannota penjualan yang asli diberikan pada Staff Keuangan. Universitas Sumatera Utara Estimasi lama waktu pengeluaran produk jadi hasil rancangan ialah 25 hari. Gambar 6.9. Model Pengeluaran Produk Jadi Usulan Universitas Sumatera Utara Gambar 6.10. Algoritma Pengeluaran Produk Jadi Usulan 6.1.3. Perancangan Struktur Sistem Struktur sistem informasi informasi manajemen pada bagian persediaan PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries adalah sebagai berikut: 1. Input Input sistem informasi manajemen pada bagian persediaan adalah: a. Data pemesanan bahan baku dibagi menjadi formpermintaan produk jadi, dan formpemesanan bahan baku. b. Data penerimaan bahan baku dimasukkan ke dalam form penerimaan bahan baku dan form pembelian bahan baku. c. Data pengeluaran bahan baku dibagi menjadi form perintah produksi, form permintaan bahan baku, formkegiatan produksi, dan form pengeluaran bahan baku. d. Data penerimaan produk jadi dimasukkan dalam form penerimaan produk jadi e. Data pengeluaran produk jadi dibagi menjadi form pengeluaran produk jadi dan form penjualan produk jadi 2. Proses Proses transformasi pada sistem informasi manajemen pada bagian persediaan ini adalah proses input data, edit data, hapus data dan update data. 3. Output Output yang dihasilkan berupa laporan yang ditampilkan di monitor atau cetakan pada media kertas. Adapun laporan yang dihasilkan adalah laporan Universitas Sumatera Utara kegiatan produksi, laporan pembelian bahan baku, laporan penjualan produk jadi, kartu persediaan bahan baku, kartu persediaan produk jadi, Form pemesanan bahan baku, nota penjualan. 4. Lingkungan Sistem Elemen yang berada diluar sistem selain input, proses transformasi dan output tetapi memiliki dampak bagi kinerja sistem dalam mencapai sasarannya. Lingkungan sistem ini terdiri dari supplier yang memasok bahan ke dalam perusahaan dan pembeli yang membeli produk dari perusahaan. Gambaran struktur sistem dari sistem informasi manajemen pada bagian persediaan PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries dapat dilihat pada Gambar 5.14. INPUT

1. MANUSIA

• Staff • Kepala Bagian • Manajer Umum

2. METODE PERSEDIAAN

• Metode P, Statistical Inventory Control

3. SOFTWARE

4. MANAJERIAL 5. INFORMASI

• Borland Delphi 7 • Prosedur Administrasi Perusahaan dan Software Pendukung • Jumlah Permintaan Produk Jadi • Jumlah Pemesanan Bahan Baku • Jumlah Bahan Baku Masuk dan Keluar • Jumlah Produk Jadi Masuk dan Keluar • Harga Penjualan Produk Jadi • Harga Pembelian Bahan Baku • Tingkat Pemesanan Bahan Baku pertahun • Biaya Pemesanan perunit • Biaya Penyimpanan pertahun PROSES TRANSFORMASI • Menghitung total pembelian bahan baku • Menghitung total penjualan produk jadi • Menghitung jumlah bahan baku yang masuk dan yang keluar • Menghitung jumlah produk jadi yang masuk dan yang keluar • Menghitung jumlah pemesanan ekonomis untuk bahan baku OUTPUT • Laporan Total Pembelian Bahan Baku Tahunan • Laporan Total Penjualan Produk Jadi Tahunan • Laporan Jumlah Persediaan Bahan Baku Harian • Laporan Jumlah Persediaan Produk Jadi Harian • Jumlah Pemesanan Ekonomis Bahan Baku Pembeli Supplier • Kelancaran Aliran Informasi Pengelolaan Data Persediaan Bahan Baku dan Produk Jadi • Keakuratan Perhitungan Pengolahan data Pemesanan Bahan Baku dan Permintaan Produk Jadi • Kecepatan Perolehan Informasi pada Setiap Departemen Terkait FEEDBACK Universitas Sumatera Utara Gambar 6.11. Struktur Sistem in formasi PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries 6.1.4. Perancangan Model Logik Perancangan DFD untuk sistem informasi manajemen di PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries dapat dilihat sebagai berikut: 1. Diagram Konteks Diagram Konteks untuk model perancangan sistem informasi manajemen di PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries dapat dilihat pada Gambar 6.12. Pembeli Supplier Staff Manajer Umum SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN Jumlah Persediaan Bahan Baku Produk Jadi Pembelian Bahan Baku Penjualan Produk Jadi Jumlah Pemesanan Ekonomis Bahan Baku Pelaksaan Transaksi Jual Beli Bahan Baku Produk Jadi Menghitung Keluar Masuk Bahan Baku Produk Jadi di Logistik Pemantauan Keadaan Persediaan dan Pemantauan Pembelian Bahan Baku Penjualan Produk Jadi Pemantauan Kinerja Pengelolaan Persediaan Bahan Baku Produk Jadi Kepala Bagian Menentukan Pelaksaan Produksi Menentukan Penjualan dari Permintaan Produk jadi Pembelian dari Pemesanan Bahan Baku Gambar 6.12. Diagram Konteks 2. Diagram Level 0 Universitas Sumatera Utara Diagram Level Nol yang merupakan hasil perincian dari Diagram Konteks dapat dilihat pada Gambar 6.13. Kepala Bagian Kepala Bagian Pembeli Mengecek kapasitas pemenuhan permintaan produk jadi Memberikan jawaban kondisi penerimaan pemenuhan permintaan produk jadi

2.0. Pemesanan Bahan Baku

Supplier Menentukan Kebutuhan Jumlah Pemesanan ekonomis

1.0. Permintaan produk jadi

Melakukan pemesanan bahan baku Melakukan permintaan produk jadi Melihat jawaban persetujuan pembeli terhadap kondisi permintaan Gambar 6.13. Diagram Level 0 Pemesanan Bahan Baku 3. Diagram Level 1 Hasil perincian Diagram Level 1 untuk proses penerimaan bahan baku dapat dilihat pada Gambar 6.14. Universitas Sumatera Utara Kepala Bagian Pembeli Mengecek kapasitas pemenuhan permintaan produk jadi Memberikan jawaban kondisi penerimaan pemenuhan permintaan produk jadi Staff

2.0. Pemesanan Bahan Baku

3.0. Penerimaan Bahan Baku

Membuat laporan Melakukan Transaksi Pembelian Bahan Baku Memeriksa kualitas, kuantitas, dan kesesuaian kondisi penerimaan Bahan Baku Menghitung jumlah bahan baku yang masuk Memantau perkembangan jumlah bahan baku yang diterima di logistik Supplier Menentukan Kebutuhan Jumlah Pemesanan ekonomis

1.0. Permintaan produk jadi

Melakukan pemesanan bahan baku Melakukan permintaan produk jadi Melihat jawaban persetujuan pembeli terhadap kondisi permintaan Gambar 6.14. Diagram Level 1 Penerimaan Bahan Baku 4. Diagram Level 2 Diagram Level 2 untuk perincian proses pengeluaran bahan baku dapat dilihat pada Gambar 6.15. Universitas Sumatera Utara Kepala Bagian Kepala Bagian Pembeli Mengecek kapasitas pemenuhan permintaan produk jadi Memberikan jawaban kondisi penerimaan pemenuhan permintaan produk jadi Staff

2.0. Pemesanan Bahan Baku

3.0. Penerimaan Bahan Baku

Membuat laporan Melakukan Transaksi Pembelian Bahan Baku Memeriksa kualitas, kuantitas, dan kesesuaian kondisi penerimaan Bahan Baku Menghitung jumlah bahan baku yang masuk Memantau perkembangan jumlah bahan baku yang diterima di logistik

4.0. Pengeluaran Bahan Baku

Menghitung jumlah bahan baku yang keluar Memantau perkembangan jumlah bahan baku yang keluar di logistik Menentukan jumlah jadwal kebutuhan bahan baku untuk produksi Menentukan jenis bahan baku yang keluar Supplier Menentukan Kebutuhan Jumlah Pemesanan ekonomis Melakukan Pengiriman Bahan Baku

1.0. Permintaan produk jadi

Melakukan pemesanan bahan baku Melakukan permintaan produk jadi Melihat jawaban persetujuan pembeli terhadap kondisi permintaan Gambar 6.15. Diagram Level 2 Pengeluaran Bahan Baku 5. Diagram Level 3 Untuk perincian proses penerimaan produk jadi, Diagram Level 3 dapat dilihat pada Gambar 6.16. Universitas Sumatera Utara Manajer Umum Kepala Bagian Kepala Bagian Pembeli Mengecek kapasitas pemenuhan permintaan produk jadi Memberikan jawaban kondisi penerimaan pemenuhan permintaan produk jadi Staff

2.0. Pemesanan Bahan Baku

3.0. Penerimaan Bahan Baku

Membuat laporan Melakukan Transaksi Pembelian Bahan Baku Memeriksa kualitas, kuantitas, dan kesesuaian kondisi penerimaan Bahan Baku Menghitung jumlah bahan baku yang masuk Memantau perkembangan jumlah bahan baku yang diterima di logistik

4.0. Pengeluaran Bahan Baku

Menghitung jumlah bahan baku yang keluar Memantau perkembangan jumlah bahan baku yang keluar di logistik Menentukan jumlah jadwal kebutuhan bahan baku untuk produksi Menentukan jenis bahan baku yang keluar Memantau kondisi persediaan bahan baku pembelian bahan baku

5.0. Penerimaan Produk Jadi

Memantau keadaan persediaan produk jadi Memeriksa kualitas, kuantitas, dan kesesuaian produk jadi Menghitung jumlah produk jadi yang masuk Kepala Bagian Laporan keadaaan persediaan produk jadi Memantau keadaan persediaan produk jadi Supplier Menentukan Kebutuhan Jumlah Pemesanan ekonomis Melakukan Pengiriman Bahan Baku

1.0. Permintaan produk jadi

Melakukan pemesanan bahan baku Melakukan permintaan produk jadi Melihat jawaban persetujuan pembeli terhadap kondisi permintaan Gambar 6.16. Diagram Level 3Penerimaan Produk Jadi Universitas Sumatera Utara 6. Diagram Level 4 Diagram Level 1 untuk perincian proses pengeluaran produk jadi dapat dilihat pada Gambar 6.17. Manajer Umum Kepala Bagian Kepala Bagian Pembeli Menerima produk jadi berdasarkan permintaan Mengecek kapasitas pemenuhan permintaan produk jadi Memberikan jawaban kondisi penerimaan pemenuhan permintaan produk jadi Melakukan pembayaran kepada pihak perusahaan Staff

2.0. Pemesanan Bahan Baku

3.0. Penerimaan Bahan Baku

Membuat laporan Melakukan Transaksi Pembelian Bahan Baku Memeriksa kualitas, kuantitas, dan kesesuaian kondisi penerimaan Bahan Baku Menghitung jumlah bahan baku yang masuk Memantau perkembangan jumlah bahan baku yang diterima di logistik

4.0. Pengeluaran Bahan Baku

Menghitung jumlah bahan baku yang keluar Memantau perkembangan jumlah bahan baku yang keluar di logistik Menentukan jumlah jadwal kebutuhan bahan baku untuk produksi Menentukan jenis bahan baku yang keluar Memantau kondisi persediaan bahan baku pembelian bahan baku

5.0. Penerimaan Produk Jadi

Memantau keadaan persediaan produk jadi Memeriksa kualitas, kuantitas, dan kesesuaian produk jadi Menghitung jumlah produk jadi yang masuk Kepala Bagian 5.1. Pengeluaran Produk Jadi Laporan keadaaan persediaan produk jadi Memantau keadaan persediaan produk jadi Memantau transaksi penjualan kepada pembeli Menyetujui Penjualan Produk Jadi Memantau keadaan persediaan penjualan produk jadi Membuat laporan penjualan produk jadi Pembeli Supplier Menentukan Kebutuhan Jumlah Pemesanan ekonomis Melakukan Pengiriman Bahan Baku

1.0. Permintaan produk jadi

Melakukan pemesanan bahan baku Melakukan permintaan produk jadi Melihat jawaban persetujuan pembeli terhadap kondisi permintaan Gambar 6.17. Diagram Level 4 Pengeluaran Produk Jadi Universitas Sumatera Utara

6.1.5. Perancangan Output