BAB VI PERANCANGAN SISTEM
6.1. Perancangan Sistem
6.1.1. Perhitungan Jumlah Pemesanan Ekonomis
Pemesanan bahan baku dilakukan setelah perusahaan mendapat pesanan dari pihak konsumen make to order. Perhitungan jumlah bahan baku yang
dipesan dilakukan dengan menggunakan metode PStatistical Inventory Control dimana jumlah bahan baku dipesan memiliki jumlah dan waktu pemesanan yang
bervariasi secara terus-menerus. Data untuk perhitungan ukuran pemesanan ekonomis dapat dilihat pada Tabel 6.1.
Tabel 6.1. Data Perhitungan Ukuran Pemesanan Bahan Baku Ekonomis Jenis Bahan
Baku Tingkat Permintaan
TonTahun Biaya per
Pemesanan Biaya Penyimpanan
perunit pertahun
Kepah 450
Rp 45.000.000 Rp 500.000.000
Udang 360
Rp 70.000.000 Rp 504.000.000
Ikan Tuna 270
Rp 45.000.000 Rp 890.000.000
Sumber: Wawancara Manajer Produksi PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries
Perhitungan Ukuran Pemesanan Ekonomis Q: Q
Kepah
:
Q
Udang
:
Q
Tuna
:
Universitas Sumatera Utara
6.1.2. Perancangan Model
Perancangan model sistem aliran informasi ini dibagi menjadi perancangan physical system, perancangan struktur sistem, dan perancangan logical model.
6.1.2.1.Perancangan Model Physical System
Physical system digambarkan berdasarkan business process reengineering sesuai uraian aktivitas usulan untuk aliran informasi di bagian persediaan di PT.
Medan Tropical Canning Frozen Industriesmenerapkan peran komputer. Uraian sistem aliran informasi yang diusulkan adalah sebagai berikut:
1. Pemesanan Bahan Baku a.
Staff Pembelian dan Penjualan mendapat sejumlah permintaan produk jadi dari pembeli. Staff Pembelian dan Penjualan melihatbasis data pada form
permintaan produk jadi melalui komputer yang terhubung pada Staff Produksi agar dapat mengetahui kapasitas produksi tersedia untuk
pemenuhan permintaan tersebut dan Staff Logistik agar dapat mengetahui ketersediaan bahan baku untuk produksi.
b. Jika ketersediaan bahan baku mencukupi dan kapasitas produksi untuk
pemenuhan permintaan tersebut tersedia, maka Staff Pembelian dan Penjualan memberitahukan Manajer Umumagar produksi atas permintaan
pembeli tertentu dapat dijalankan. c.
Jika Staff Produksi melakukan perubahan kondisi permintaan produk jadi pada pembeli maka Staff Pembelian dan Penjualan memberitahukan
perubahan tersebut pada pembeli melalui fax. Jika Pembeli menyetujui
Universitas Sumatera Utara
maka produksi dijalankan setelah dikonfirmasi kepada Staff Produksi melalui komputer.
d. Jika Kepala Staff Logistik mengkonfirmasi bahan baku di logistik tidak
mencukupi, maka Staff Pembelian dan Penjualan menghitung kebutuhan bahan baku untuk produksi yang harus dipesan melalui kartu persediaan
bahan baku pada komputer dan membuat form pemesanan bahan baku sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan. Form pemesanan bahan bakuini
ditujukan untuk supplier melalui cetakan dokumen dan Staff Logistik melalui data komputer.
e. Staff Pembelian dan Penjualanmencetak form pemesanan bahan baku
untuk diberikan kepada supplier dan juga secara otomatis akan dibagikan melalui jaringan komputer ke Staff Logistik jika form tersebut telah
ditandatangani oleh Kepala Staff Pembelian dan Penjualan serta Manajer Umum.
Estimasi lama waktu aliran informasi untuk pemesanan bahan baku hasil rancangan ialah 15 menit. Model proses pemesanan bahan baku dapat dilihat pada
Gambar 6.1.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 6.1. Model Pemesanan Bahan Baku Usulan
Gambar 6.2. Algoritma Pemesanan Bahan Baku Usulan
Universitas Sumatera Utara
2. Penerimaan Bahan Baku a.
Staff Logistik menyesuaikan bukti pemesanan bahan baku dari supplier dengan data pemesanan bahan baku perusahaan pada saat bahan baku dari
supplier tiba. Jika tidak sesuai, maka Staff Logistik menunda penerimaan bahan baku dari supplier dan memberitahukan ke staff Pembelian dan
Penjualan untuk menghubungi supplier melalui telepon menyesuaikan kondisi pemesanan, melakukan pengiriman ulang bahan baku, atau
menolak penerimaan bahan baku. b.
Staff Logistik memeriksa dan menyesuaikan bahan baku dari segi kualitas dan kuantitas dengan spesifikasi standar perusahaan, Staff Logistik akan
menandai melalui komputer bukti penerimaan bahan baku jika kualitas dan kuantitas bahan baku sesuai untuk kemudian hasil cetakan dokumen
penerimaan bahan baku dapat segera diberikan kembali pada supplier, sedangkan Staff Logistik menyimpan data komputernya.
c. Seiring dengan diterimanya dan masuknya bahan baku, Staff Logistik
memperbaharuikartu persediaan bahan baku yanghasilnya akan terhubungke Staff Pembelian dan Penjualan serta Staff Keuangan melalui
komputer. d.
Bukti penerimaan bahan baku terhubung secara langsung dari Staff Logistik ke Staff Keuangan untuk memasukkan data biaya Pembelian pada
form Pembelian dan akan diperiksa Manajer Umum untuk disetujui.
Universitas Sumatera Utara
e. Kesesuaian form pemesanan bahan baku dengan bukti penerimaan barang
di komputer diperiksa serta disetujui oleh Manajer Umum sehingga Staff Keuangan bisa melakukan pembayaran pada supplier.
Estimasi lama waktu aliran informasi untuk penerimaan bahan baku hasil rancangan ialah 20 menit. Model proses penerimaan bahan baku dapat dilihat
pada Gambar 6.3.
Gambar 6.3. Model Penerimaan Bahan Baku Usulan
Universitas Sumatera Utara
Mulai Antar
Bahan Baku Sesuai
Pesanan ?
Pembeli Staff Kabag
Logistik Staff
Keuangan Manajer Umum
Kabag Keuangan
1. Data Pemesanan Bahan Baku 2. Data Persediaan Bahan Baku
3. Data Pembelian
Kabag Pembelian Penjualan
Bukti Penerimaan
Bahan Baku Periksa Form
Pemesanan Bahan Baku
Tanda Tangan Bukti Penerimaan
Bahan Baku Bukti
Penerimaan Bahan Baku
Bukti Penerimaan
Bahan Baku TTD
Bukti Penerimaan
Bahan Baku TTD
Penerimaan Bahan Baku
Input Data Penerimaan
Bahan Baku
2
Bukti Penerimaan
Bahan Baku TTD
Pengembalian Bahan Baku
Input Data Pembelian
Bahan Baku
3
Menyetujui Pembayaran
Melakukan Pembayaran
Laporan Pembelian
Bahan Baku Laporan
Pembelian Bahan Baku
Kartu Persediaan
Bahan Baku Kartu
Persediaan Bahan Baku
Kartu Persediaan
Bahan Baku
2 Y
T
Gambar 6.4. Algoritma Penerimaan Bahan Baku Usulan
3. Pengeluaran Bahan Baku a.
Jika Bagian Produksi siap untuk melakukan pemenuhan sejumlah permintaan sesuai form permintaan produk jadi, maka Kepala Staff
Produksimembuat form perintah produksi untuk memenuhi permintaan pembeli
b. Jika Staff Logistik memberitahu bahwa bahan baku tersedia, maka Staff
Produksi melakukan permintaan bahan baku ke Staff Logistik dengan membuat form permintaan bahan baku secara berkala melalui komputer.
c. Staff Logistik menandai form permintaan bahan baku dan memberikan
bahan baku sesuai jenis dan jumlah bahan baku yang diminta oleh Staff Produksi. Jika bahan baku tidak tersedia, maka dibuat Form pemesanan
bahan baku sesuai jumlah dan jenis bahan baku yang dibutuhkan Staff
Universitas Sumatera Utara
Produksi untuk dilihat melalui komputer oleh Staff Pembelian dan Penjualan agar dilakukan pembelian bahan baku.
d. Seiring adanya bahan baku keluar dari logistik, maka Staff Logistik
memperbaharui kartu persediaan bahan baku pada komputer. Begitu juga dengan Kepala Staff Produksi yang membuat laporan kegiatan produksi
melalui komputer selama proses produksi berlangsung. Estimasi lama waktu aliran informasi untuk pengeluaran bahan baku hasil
rancangan ialah 15 menit.Model proses pengeluaran bahan baku dapat dilihat pada Gambar 6.5.
Gambar 6.5. Model Pengeluaran Bahan Baku Usulan
Universitas Sumatera Utara
Gambar 6.6. Algoritma Pengeluaran Bahan Baku Usulan
4. Penerimaan Produk Jadi a.
Staff Produksi memberitahukan pada Staff Logistik saat produksi telah selesai agar produk jadi dipindahkan ke logistik produk jadi.
b. Staff Logistik memasukkan data penerimaan produk jadi dan kartu
persediaan produk jadi yang akan diperbaharui melalui komputer. Data ini terhubung ke Staff Penjualan dan Pembelian melalui komputer.
Estimasi lama waktu aliran informasi untuk penerimaan produk jadi hasil rancangan ialah 15 menit.Model proses penerimaan produk jadi dapat dilihat pada
Gambar 6.7.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 6.7. Model Penerimaan Produk Jadi Usulan
Mulai
Staff Produksi
Staff Logistik
Kabag Logistik
Kabag Pembelian
Penjualan Manajer Umum
1. Data Penerimaan Produk 2. Data Persediaan Produk
Kartu Persediaan
Produk Jadi Kartu
Persediaan Produk Jadi
Kartu Persediaan
Produk Jadi Produksi
Selesai Produk Dipindah
Ke Logistik Input Data
Penerimaan Produk Jadi
1 1
Gambar 6.8. Algoritma Penerimaan Produk Jadi Usulan
5. Pengeluaran Produk Jadi a.
Produk yang akan dijual dan dikirim ditentukan jadwal pengirimannya oleh Kepala Staff Pembelian dan Penjualan dan meminta persetujuan
Manajer Umum secara lisan mengenai jadwal pengiriman yang ditetapkan. b.
Manajer umum meminta nota penjualan kepada Staff Keuangan dengan mencetak form penjualan produk jadiyang telah diduplikasisebanyak 2
buah. Nota penjualan diberikan pada pembelidan dibagikan kepadaStaff Logistik sebagai bukti transaksi.
c. Pada saat produk dikeluarkan untuk dikirim ke pembeli, Staff Logistik
menandai pengeluaran produk dan kartu persediaanproduk jadi akan diperbaharuidi komputer.
d. Nota penjualan sebanyak 2 buah ditandatangani oleh pembeli. Satu
buahduplikasidiserahkan pada pembeli dannota penjualan yang asli diberikan pada Staff Keuangan.
Universitas Sumatera Utara
Estimasi lama waktu pengeluaran produk jadi hasil rancangan ialah 25 hari.
Gambar 6.9. Model Pengeluaran Produk Jadi Usulan
Universitas Sumatera Utara
Gambar 6.10. Algoritma Pengeluaran Produk Jadi Usulan 6.1.3. Perancangan Struktur Sistem
Struktur sistem informasi informasi manajemen pada bagian persediaan PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries adalah sebagai berikut:
1. Input Input sistem informasi manajemen pada bagian persediaan adalah:
a. Data pemesanan bahan baku dibagi menjadi formpermintaan produk jadi,
dan formpemesanan bahan baku. b.
Data penerimaan bahan baku dimasukkan ke dalam form penerimaan bahan baku dan form pembelian bahan baku.
c. Data pengeluaran bahan baku dibagi menjadi form perintah produksi, form
permintaan bahan baku, formkegiatan produksi, dan form pengeluaran bahan baku.
d. Data penerimaan produk jadi dimasukkan dalam form penerimaan produk
jadi e.
Data pengeluaran produk jadi dibagi menjadi form pengeluaran produk jadi dan form penjualan produk jadi
2. Proses Proses transformasi pada sistem informasi manajemen pada bagian persediaan
ini adalah proses input data, edit data, hapus data dan update data. 3. Output
Output yang dihasilkan berupa laporan yang ditampilkan di monitor atau cetakan pada media kertas. Adapun laporan yang dihasilkan adalah laporan
Universitas Sumatera Utara
kegiatan produksi, laporan pembelian bahan baku, laporan penjualan produk jadi, kartu persediaan bahan baku, kartu persediaan produk jadi, Form
pemesanan bahan baku, nota penjualan. 4. Lingkungan Sistem
Elemen yang berada diluar sistem selain input, proses transformasi dan output tetapi memiliki dampak bagi kinerja sistem dalam mencapai sasarannya.
Lingkungan sistem ini terdiri dari supplier yang memasok bahan ke dalam perusahaan dan pembeli yang membeli produk dari perusahaan.
Gambaran struktur sistem dari sistem informasi manajemen pada bagian persediaan PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries dapat dilihat pada
Gambar 5.14.
INPUT
1. MANUSIA
•
Staff
•
Kepala Bagian
•
Manajer Umum
2. METODE PERSEDIAAN
•
Metode P, Statistical Inventory Control
3. SOFTWARE
4. MANAJERIAL 5. INFORMASI
•
Borland Delphi 7
•
Prosedur Administrasi Perusahaan dan Software Pendukung
•
Jumlah Permintaan Produk Jadi
•
Jumlah Pemesanan Bahan Baku
•
Jumlah Bahan Baku Masuk dan Keluar
•
Jumlah Produk Jadi Masuk dan Keluar
•
Harga Penjualan Produk Jadi
•
Harga Pembelian Bahan Baku
•
Tingkat Pemesanan Bahan Baku pertahun
•
Biaya Pemesanan perunit
•
Biaya Penyimpanan pertahun
PROSES TRANSFORMASI
•
Menghitung total pembelian bahan baku
•
Menghitung total penjualan produk jadi
•
Menghitung jumlah bahan baku yang masuk dan yang keluar
•
Menghitung jumlah produk jadi yang masuk dan yang keluar
•
Menghitung jumlah pemesanan ekonomis untuk bahan baku
OUTPUT
•
Laporan Total Pembelian Bahan Baku Tahunan
•
Laporan Total Penjualan Produk Jadi Tahunan
•
Laporan Jumlah Persediaan Bahan Baku Harian
•
Laporan Jumlah Persediaan Produk Jadi Harian
•
Jumlah Pemesanan Ekonomis Bahan Baku
Pembeli Supplier
•
Kelancaran Aliran Informasi Pengelolaan Data Persediaan Bahan Baku dan Produk Jadi
•
Keakuratan Perhitungan Pengolahan data Pemesanan Bahan Baku dan Permintaan Produk Jadi
•
Kecepatan Perolehan Informasi pada Setiap Departemen Terkait
FEEDBACK
Universitas Sumatera Utara
Gambar 6.11. Struktur Sistem in formasi PT. Medan Tropical Canning
Frozen Industries 6.1.4. Perancangan Model Logik
Perancangan DFD untuk sistem informasi manajemen di PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries dapat dilihat sebagai berikut:
1. Diagram Konteks Diagram Konteks untuk model perancangan sistem informasi manajemen di
PT. Medan Tropical Canning Frozen Industries dapat dilihat pada Gambar 6.12.
Pembeli Supplier
Staff Manajer Umum
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN
Jumlah Persediaan Bahan Baku Produk Jadi
Pembelian Bahan Baku Penjualan Produk Jadi
Jumlah Pemesanan Ekonomis Bahan Baku
Pelaksaan Transaksi Jual Beli Bahan Baku
Produk Jadi Menghitung Keluar Masuk
Bahan Baku Produk Jadi di Logistik
Pemantauan Keadaan Persediaan dan Pemantauan Pembelian Bahan Baku
Penjualan Produk Jadi Pemantauan Kinerja Pengelolaan
Persediaan Bahan Baku Produk Jadi
Kepala Bagian
Menentukan Pelaksaan Produksi
Menentukan Penjualan dari Permintaan Produk jadi
Pembelian dari Pemesanan Bahan Baku
Gambar 6.12. Diagram Konteks
2. Diagram Level 0
Universitas Sumatera Utara
Diagram Level Nol yang merupakan hasil perincian dari Diagram Konteks dapat dilihat pada Gambar 6.13.
Kepala Bagian
Kepala Bagian Pembeli
Mengecek kapasitas pemenuhan permintaan
produk jadi Memberikan jawaban
kondisi penerimaan pemenuhan
permintaan produk jadi
2.0. Pemesanan Bahan Baku
Supplier
Menentukan Kebutuhan
Jumlah Pemesanan
ekonomis
1.0. Permintaan produk jadi
Melakukan pemesanan bahan
baku Melakukan
permintaan produk jadi
Melihat jawaban persetujuan pembeli
terhadap kondisi permintaan
Gambar 6.13. Diagram Level 0 Pemesanan Bahan Baku
3. Diagram Level 1 Hasil perincian Diagram Level 1 untuk proses penerimaan bahan baku dapat
dilihat pada Gambar 6.14.
Universitas Sumatera Utara
Kepala Bagian Pembeli
Mengecek kapasitas pemenuhan permintaan
produk jadi Memberikan jawaban
kondisi penerimaan pemenuhan
permintaan produk jadi
Staff
2.0. Pemesanan Bahan Baku
3.0. Penerimaan Bahan Baku
Membuat laporan Melakukan
Transaksi Pembelian Bahan Baku
Memeriksa kualitas, kuantitas, dan
kesesuaian kondisi penerimaan Bahan
Baku Menghitung
jumlah bahan baku yang
masuk Memantau
perkembangan jumlah bahan baku
yang diterima di logistik
Supplier
Menentukan Kebutuhan
Jumlah Pemesanan
ekonomis
1.0. Permintaan produk jadi
Melakukan pemesanan bahan
baku Melakukan
permintaan produk jadi
Melihat jawaban persetujuan pembeli
terhadap kondisi permintaan
Gambar 6.14. Diagram Level 1 Penerimaan Bahan Baku
4. Diagram Level 2 Diagram Level 2 untuk perincian proses pengeluaran bahan baku dapat dilihat
pada Gambar 6.15.
Universitas Sumatera Utara
Kepala Bagian
Kepala Bagian Pembeli
Mengecek kapasitas pemenuhan permintaan
produk jadi Memberikan jawaban
kondisi penerimaan pemenuhan permintaan
produk jadi
Staff
2.0. Pemesanan Bahan Baku
3.0. Penerimaan Bahan Baku
Membuat laporan Melakukan
Transaksi Pembelian Bahan Baku
Memeriksa kualitas, kuantitas, dan kesesuaian
kondisi penerimaan Bahan Baku
Menghitung jumlah bahan
baku yang masuk
Memantau perkembangan jumlah
bahan baku yang diterima di logistik
4.0. Pengeluaran Bahan Baku
Menghitung jumlah bahan baku yang
keluar Memantau
perkembangan jumlah bahan baku yang
keluar di logistik Menentukan jumlah jadwal
kebutuhan bahan baku untuk produksi
Menentukan jenis bahan baku yang
keluar
Supplier
Menentukan Kebutuhan
Jumlah Pemesanan ekonomis
Melakukan Pengiriman
Bahan Baku
1.0. Permintaan produk jadi
Melakukan pemesanan bahan
baku Melakukan
permintaan produk jadi
Melihat jawaban persetujuan pembeli
terhadap kondisi permintaan
Gambar 6.15. Diagram Level 2 Pengeluaran Bahan Baku
5. Diagram Level 3 Untuk perincian proses penerimaan produk jadi, Diagram Level 3 dapat
dilihat pada Gambar 6.16.
Universitas Sumatera Utara
Manajer Umum Kepala Bagian
Kepala Bagian Pembeli
Mengecek kapasitas pemenuhan permintaan
produk jadi Memberikan jawaban
kondisi penerimaan pemenuhan permintaan
produk jadi
Staff
2.0. Pemesanan Bahan Baku
3.0. Penerimaan Bahan Baku
Membuat laporan Melakukan
Transaksi Pembelian Bahan Baku
Memeriksa kualitas, kuantitas, dan kesesuaian
kondisi penerimaan Bahan Baku
Menghitung jumlah bahan
baku yang masuk
Memantau perkembangan jumlah
bahan baku yang diterima di logistik
4.0. Pengeluaran Bahan Baku
Menghitung jumlah bahan baku yang
keluar Memantau
perkembangan jumlah bahan baku yang
keluar di logistik Menentukan jumlah jadwal
kebutuhan bahan baku untuk produksi
Menentukan jenis bahan baku yang
keluar Memantau kondisi
persediaan bahan baku pembelian bahan baku
5.0. Penerimaan Produk Jadi
Memantau keadaan
persediaan produk jadi
Memeriksa kualitas, kuantitas, dan
kesesuaian produk jadi Menghitung
jumlah produk jadi yang masuk
Kepala Bagian
Laporan keadaaan
persediaan produk jadi
Memantau keadaan
persediaan produk jadi
Supplier
Menentukan Kebutuhan
Jumlah Pemesanan ekonomis
Melakukan Pengiriman
Bahan Baku
1.0. Permintaan produk jadi
Melakukan pemesanan bahan
baku Melakukan
permintaan produk jadi
Melihat jawaban persetujuan pembeli
terhadap kondisi permintaan
Gambar 6.16. Diagram Level 3Penerimaan Produk Jadi
Universitas Sumatera Utara
6. Diagram Level 4 Diagram Level 1 untuk perincian proses pengeluaran produk jadi dapat dilihat pada Gambar 6.17.
Manajer Umum Kepala Bagian
Kepala Bagian Pembeli
Menerima produk jadi berdasarkan
permintaan Mengecek kapasitas
pemenuhan permintaan produk jadi
Memberikan jawaban kondisi penerimaan
pemenuhan permintaan produk jadi
Melakukan pembayaran kepada
pihak perusahaan
Staff
2.0. Pemesanan Bahan Baku
3.0. Penerimaan Bahan Baku
Membuat laporan Melakukan
Transaksi Pembelian Bahan Baku
Memeriksa kualitas, kuantitas, dan kesesuaian
kondisi penerimaan Bahan Baku
Menghitung jumlah bahan
baku yang masuk
Memantau perkembangan jumlah
bahan baku yang diterima di logistik
4.0. Pengeluaran Bahan Baku
Menghitung jumlah bahan baku yang
keluar Memantau
perkembangan jumlah bahan baku yang
keluar di logistik Menentukan jumlah jadwal
kebutuhan bahan baku untuk produksi
Menentukan jenis bahan baku yang
keluar Memantau kondisi
persediaan bahan baku pembelian bahan baku
5.0. Penerimaan Produk Jadi
Memantau keadaan
persediaan produk jadi
Memeriksa kualitas, kuantitas, dan
kesesuaian produk jadi Menghitung
jumlah produk jadi yang masuk
Kepala Bagian 5.1. Pengeluaran
Produk Jadi
Laporan keadaaan
persediaan produk jadi
Memantau keadaan
persediaan produk jadi
Memantau transaksi penjualan kepada
pembeli Menyetujui
Penjualan Produk Jadi
Memantau keadaan persediaan penjualan
produk jadi
Membuat laporan
penjualan produk jadi
Pembeli Supplier
Menentukan Kebutuhan
Jumlah Pemesanan ekonomis
Melakukan Pengiriman
Bahan Baku
1.0. Permintaan produk jadi
Melakukan pemesanan bahan
baku Melakukan
permintaan produk jadi
Melihat jawaban persetujuan pembeli
terhadap kondisi permintaan
Gambar 6.17. Diagram Level 4 Pengeluaran Produk Jadi
Universitas Sumatera Utara
6.1.5. Perancangan Output