Selain itu, pelatihan berdasarkan pekerjaan yang dikerjakan sekarang dinilai tidak cukup. Hal ini karena pelatihan yang diadakan IPB masih
ada yang belum dapat diikuti oleh pegawai honorer, sedangkan pelatihan diadakan khusus untuk PNS.
Pegawai menilai gaji pegawai yang diterima sekarang masih dirasakan belum memenuhi kebutuhan hidup pegawai. Selain itu,
insentif tambahan yang telah diberikan masih belum sesuai dengan pengorbanan waktu, tenaga dan pemikiran yang sudah diberikan oleh
pegawai, terutama insentif lembur. Skor rataan 2,92 menunjukkan penilaian pegawai tentang rotasi
kerja diantara pegawai TU di FEM belum sesuai. Rotasi yang tidak sesuai dengan latar belakang pegawai sebaiknya tidak dilakukan, karena
dapat menyebabkan kekakuan kerja akibat dari ketidaksesuaian dengan kompetensi yang dimiliki.
Total nilai rataan sebesar 2,82 menunjukkan bahwa keadaan kerja pegawai dinilai tidak baik. Oleh karena itu, perlu dilakukan
penanganan yang cepat pada permasalahan yang berkaitan dengan keadaan kerja pegawai.
4.4.4. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai
Analisis persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pegawai dilakukan dengan menguraikan
faktor-faktor yang berkaitan dengan kinerja pegawai, serta kemungkinan terdapat hal-hal yang menjadi permasalahan. Hasil
perhitungan skor rataan persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pegawai dapat dilihat pada Tabel 10.
Tabel 10 menyimpulkan bahwa penanganan permasalahan mengenai kinerja pegawai adalah sudah baik. Skor rataan 3,54
menunjukkan bahwa pegawai menilai baik pelayanan pegawai kepada mahasiswa, dosen dan atasan. Hal ini menunjukkan perbedaan persepsi
hasil penelitian pada pegawai dengan hasil prastudi pada mahasiswa dan dosen yang menunjukkan masih merasa tidak puas dengan pelayanan
dari pegawai.
Tabel 10. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai TU Fakultas Dekanat
No Indikator Permasalahan
Skor Rataan
Penilaian
1. Laporan evaluasi yang telah ada sekarang
telah cukup 3,00 Cukup
Setuju 2.
Pelayanan terhadap mahasiswa dan dosen serta atasan sudah baik
3,54 Setuju 3.
Atasan telah puas dengan penyelesaian tugas- tugas
3,46 Setuju 4
Cara kerja saat ini telah baik 3,50
Setuju 5
Sudah dilaksanakannya tugas-tugas dan pekerjaan dengan baik
3,77 Setuju 6
Beban kerja sehari-hari sudah cukup 2,38
Tidak Setuju
Total 3,44 Setuju
Setelah dianalisis permasalahan ini terjadi karena pekerjaan yang harus dikerjakan pegawai tersebut bersifat insidental dan mendesak
untuk cepat diselesaikan. Selain itu, permasalahan ini disebabkan pegawai tersebut belum memiliki pengetahuan yang cukup berkaitan
dengan pekerjaan yang diberikan.
4.4.5. Menganalisis Beban Kerja
Beban kerja merupakan hal yang penting dalam perhitungan formasi pegawai dan dapat dipakai untuk menghitung jumlah pegawai
yang efisien. Jika pegawai dapat bekerja secara efektif setiap hari maka pekerjaan akan selesai tepat pada waktunya. Oleh karena itu, perlu
diketahui waktu produktif yang dipergunakan pegawai dengan asumsi beban kerja setiap semester tetap. Berikut ini perhitungan waktu kerja
produktif pegawai Perkuliahan Semester ganjil 20062007 mulai dari tanggal 28 Agustus 2006 – 20 Januari 2007 dan diketahui hari absen,
sakit, izin, dan lain-lain sebesar 5, diperoleh dari hasil pembagian waktu absen dalam satu tahun 10 menurut International Labor
Organization dalam Suharyono dan Wiku dengan jumlah semester
dalam satu tahun. Kemudian dikalikan dengan jumlah hari menurut kalender dalam satu semester adalah 5 x 146 = 7,3 hari, dibulatkan
menjadi 7 hari.
Jumlah hari menurut kalender dalam 1 semester 146 hari
Jumlah hari sabtu dan minggu 42 hari
Jumlah hari libur Nasional 5 hari
Jumlah hari cuti bersama 3 hari
Jumlah absen sakit, izin, dll 7 hari +
57 hari
- Hari kerja efektif dalam 1 semester
81 hari 1 hari kerja = 8 jam – 1 jam waktu istirahat
= 7 jam Waktu efektif dalam 1 semester = 80 x 7 jam
= 5,6 jam Keterangan:
Asumsi menurut International Labor Organization dalam Suharyono dan Wiku pegawai dianggap produktif bila mampu menyelesaikan 80
dari beban kerja pegawai. Jadi, waktu produktif dalam 1 semester adalah:
81 hari x 5,6 jamhari = 453,6 jam Hasil perhitungan menunjukkan waktu produktif dalam satu
semester adalah 453,6 jam. Perhitungan waktu produktif ini dibutuhkan untuk menghitung jumlah pegawai yang efisien. Selain waktu produktif,
untuk menghitung jumlah pegawai yang efisien dibutuhkan beban kerja pegawai. Oleh karena itu, analisis beban kerja berdasarkan tugas yang
dikerjakan masing-masing pegawai sangat penting untuk diketahui. Hal tersebut diuraikan pada Tabel 11 sampai dengan 23.
Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di lingkungan IPB tahun 2007, deskripsi pekerjaan KTU meliputi :
menyusun rencana, memberikan petunjuk, mengkoordinasikan dan menilai pelaksanaan kegiatan bagian TU serta memberikan layanan di
bidang ketatausahaan di lingkungan fakultas berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku untuk pelaksanaan kelancaran tugas.
Oleh karena itu, dengan merinci deskripsi pekerjaan KTU di atas diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 11.
Tabel 11. Beban kerja Kepala Tata Usaha KTU Fakultas Dekanat
Deskripsi Pekerjaan Persepsi
tentang pekerjaan
Alasan Frekuensi
dalam 1 semester
Waktu rata- rata
penyelesaian tugas
Mengkoordinasikan bagian sumberdaya
manusia Sedang
Kegiatan rutin
120 x 0,5 jam
Mengkoordinasikan bagian keuangan
Sedang Kegiatan
rutin 120 x
0,5 jam Mengkoordinasikan
bagian perlengkapan Sedang
Kegiatan rutin
120 x 0,5 jam
Mengkoordinasikan pekerjaan-pekerjaan
umum Berat
Banyak pekerjaan
yang tidak terduga
120 x 1,5 jam
Total beban kerja 360 jam
Tabel 11 menunjukkan beban kerja KTU dalam satu semester adalah 360 jam. Rata-rata penilaian untuk pekerjaan KTU dinilai sedang.
Hal ini karena pekerjaan KTU merupakan kegiatan yang sudah menjadi rutinitas sehari-hari. Selain itu, beban kerja dinilai berat, hal ini karena
pekerjaan tersebut datang sewaktu-waktu dan membutuhkan penanganan secepatnya. Deskripsi pekerjaan KTU ini masih belum terurai dengan
jelas, sehingga perlu dilakukan perincian agar lebih jelas. Deskripsi pekerjaan bagian administrasi keuangan merangkap
juga sebagai bendahara petty cash dan juru bayar gaji adalah sebagai berikut:
a. Administrasi keuangan ; melayani, menerima, mengumpulkan, memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses,
mengirim dan menyimpan suratdokumenberkas yang diperlukan dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan keuangan.
b. Bendahara petty cash ; menerima, menyimpan dan mengeluarkan uang serta mempertanggungjawabkan pengelolaannya sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku. c. Juru bayar gaji ; membayar sejumlah uang kepada yang berhak,
berdasarkan ketentuan yang berlaku. Oleh karena itu, dengan merinci deskripsi pekerjaan bagian administrasi
keuangan di atas diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 12.
Tabel 12. Beban kerja bagian administrasi keuangan Fakultas Dekanat
Deskripsi Pekerjaan Persepsi
tentang pekerjaan
Alasan Frekuensi
dalam 1 semester
Waktu rata- rata
penyelesaian tugas
Mengurus Surat Perintah Transfer Rekening SPTR
ke bank Berat
Harus teliti dan
cermat 18 x
1 jam Menerima dan
mendistribusikan dana ke bagian yang membutuhkan
sesuai usulan Sedang
Sudah terbiasa
72 x 1 jam
Membuat pembukuan sederhana
Sedang Sudah
terbiasa 120 x
2 jam Memeriksa keabsahan
bukti pembayaran Berat
Harus teliti
72 x 0,5 jam
Menyetor pajak-pajak sesuai peraturan yang
berlaku Berat
Harus teliti
12 x 1 jam
Membuat laporan keuangan secara berkala
dan bulanan Sedang
Sudah terbiasa
6 x 6 jam
Membuat permohonan untuk pengisian kembali
keuangan Sedang
Sudah terbiasa
18 x 2 jam
Membayar gaji para dosen dan staff penunjang
Berat Harus
teliti 6 x
1 jam Menyusun dan
mengendalikan RKAT Sedang
Sudah terbiasa
2 x 28 jam
Total beban kerja 516 jam
Tabel 12 merinci deskripsi pekerjaan bagian keuangan di atas, sehingga diketahui frekuensi pelaksanaan pekerjaan pada bagian
keuangan, yaitu sebanyak 2 x, 6 x, 12 x, 18 x, 72 x dan 120 x dalam satu semester. Selain itu, diketahui jumlah beban kerja untuk bagian
keuangan adalah sebesar 516 jam. Hal ini cukup berat, karena membutuhkan ketelitian dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di lingkungan IPB tahun 2007, deskripsi pekerjaan bagian administrasi
kesejahteraan mahasiswa atau bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan, yaitu melayani, menerima, mengumpulkan, memeriksa,
mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses, mengirim dan menyimpan suratdokumenberkas yang diperlukan dalam persiapan dan
pelaksanaan kegiatan akademik dan kemahasiswaan. Rincian deskripsi pekerjaan bagian ini ada pada Tabel 13.
Tabel 13. Beban kerja bagian administrasi kesejahteraan mahasiswa Fakultas Dekanat
Deskripsi Pekerjaan Persepsi
tentang pekerjaan
Alasan Frekuensi
dalam 1 semester
Waktu rata- rata
penyelesaian tugas
Memeriksa kelengkapan
persyaratan beasiswa Sedang
Hanya mengontrol
10 x 0,5 jam
Membuatan persuratan
perkuliahan Sedang
Sudah ada data base
nya 120 x
1 jam Daftar dan
persyaratan wisuda Sedang
Hanya memasukkan
data 60 x
1,5 jam Membuat surat
keterangan bagi para alumni
Sedang Sudah ada
database 50 x
1,5 jam Penelusuran alamat,
pekerjaan dan jabatan alumni
Berat Sulit mendapat
data terbaru 5 x
0,5 jam
Total beban kerja 292.5 jam
Tabel 13 menunjukkan beban kerja bagian administrasi kesejahteraan mahasiswa sebesar 292,5 jam dengan frekuensi
pelaksanaan pekerjaan mulai dari 5 x hingga 120 x dalam satu semester. Beban kerja pada bagian ini dinilai sedang, karena hanya memeriksa
kelengkapan persyaratan dan terdapat database persuratan yang akan mempermudah dalam membuat surat yang dibutuhkan. Sementara itu,
ada pekerjaan yang dinilai berat, karena adanya ketidaklengkapan data yang diberikan oleh mahasiswa, kesulitan dalam mendapatkan informasi
yang terbaru dari alumni atau informasi yang telah diberikan sudah berubah.
Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di lingkungan IPB tahun 2007, ternyata deskripsi pekerjaan bagian
administrasi kepegawaian, yaitu melayani, menerima, mengumpulkan, memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses, mengirim
dan menyimpan suratdokumenberkas yang diperlukan dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan kepegawaian. Oleh karena itu, dengan merinci
deskripsi pekerjaan bagian administrasi kepegawaian di atas diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 14.
Tabel 14. Beban kerja bagian administrasi kepegawaian Fakultas Dekanat
Deskripsi Pekerjaan Persepsi
tentang pekerjaan
Alasan Frekuensi
dalam 1 semester
Waktu rata- rata
penyelesaian tugas
Membuat rekapitulasi absensi pegawai
Sedang Mudah 6 x
3 jam
Membuat surat yang berhubungan dengan
administrasi kepegawaian
Berat Belum
mengetahui ilmunya
1 x 28 jam
Menyiapkan administrasi bagi
pelanggar peraturan Sedang
Jarang terjadi pelanggaran
1 x 0,5 jam
Memproses DUK Berat
Ilmu masih kurang
1 x 28 jam
Memproses DP3 Berat
Ilmu masih kurang
1 x 28 jam
Memproses KP4 Berat
Ilmu masih kurang
1 x 11,2 jam
Total beban kerja 98,7 jam
Tabel 14 menjelaskan beban kerja bagian administrasi kepegawaian sebesar 98,7 jam. Bagian ini memiliki beban kerja yang
rendah dengan frekuensi pekerjaan tidak rutin sebanyak 1 x dan 6 x dalam satu semester. Beban kerja bagian ini dinilai berat, karena
pegawai belum memiliki pengetahuan yang cukup untuk menyelesaikan pekerjaan. Oleh karena itu, bagian ini sangat membutuhkan pelatihan
mengenai kepegawaian, agar pegawai yang bekerja pada bagian ini dapat bekerja secara efektif dan tidak membuat beban kerja KTU
bertambah untuk membantu mengerjakan pekerjaan bagian kepegawaian.
Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di lingkungan IPB tahun 2007, deskripsi pekerjaan bagian agendaris atau
administrasi persuratan, yaitu menerima, mencatat, dan menyampaikan suratdokumenberkas masuk dan keluar, sesuai dengan ketentuan tata
persuratan yang berlaku. Rincian deskripsi pekerjaan bagian ini pada Tabel 15.
Tabel 15. Beban kerja bagian administrasi persuratan Fakultas Dekanat
Deskripsi Pekerjaan Persepsi
tentang pekerjaan
Alasan Frekuensi
dalam 1 semester
Waktu rata- rata
penyelesaian tugas
Mengelompokkan surat dan mencatat
surat masuk dan keluar
Ringan Hanya
mengelompok- kan dan
mencatat 120 x
0,5 jam Menyerahkan surat-
surat yang memerlukan tindak
lanjut pengolahan Sedang
Harus jalan sedikit
120 x 0,5 jam
Menyelenggarakan pengarsipan
Sangat ringan
Hanya menuliskan
120 x 1 jam
Menerima dan mengarahkan tamu
Ringan Mempertemu-
kan dengan orang yang
dicari 120 x
1 jam Membantu bagian
kemahasiswaan: pembuatan surat
keterangan, kelengkapan
beasiswa dan legalisir Sedang
Jarang 120 x
0,25 jam Membantu bagian
keuangan untuk memberikan uang
transportasi rapat Sedang
Hanya memberikan ke
orang yang bersangkutan
6 x 0,25 jam
Total beban kerja 391,5 jam
Tabel 15 berisi tentang pelaksanaan pekerjaan bagian administrasi persuratan dengan frekuensi pekerjaan sebanyak 6 x dan
120 x dalam satu semester. Beban kerja untuk bagian ini sebesar 391,5 jam dengan beban kerja bervariasi mulai dari sangat ringan sampai
sedang. Beban kerja pada bagian ini dinilai sangat ringan untuk pelaksanaan pengarsipan. Mengelompokkan surat, mencatat surat
masuk dan keluar, serta menerima dan mengarahkan tamu adalah pekerjaan yang dinilai ringan. Sedangkan pekerjaan seperti
menyerahkan surat-surat yang memerlukan pengolahan lebih lanjut, membantu bagian kemahasiswaan dan keuangan dinilai sedang.
Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang, ternyata deskripsi pekerjaan bagian administrasi pengawasan fasilitas,
atau disebut juga administrasi inventarisasi, yaitu mengawasi dan menjaga seluruh fasilitas yang terdapat di FEM IPB, baik dari
kerusakkan ataupun perawatannya. Rincian deskripsi pekerjaan bagian ini dapat dilihat pada Tabel 16.
Tabel 16. Beban kerja bagian administrasi inventarisasi Fakultas Dekanat
Deskripsi Pekerjaan
Persepsi tentang
pekerjaan Alasan
Frekuensi dalam 1
semester Waktu rata-
rata penyelesaian
tugas
Membuat laporan inventarisasi
Sedang Jika data
lengkap 1 x
50 jam Mengontrol
peralatan yang rusak
Sangat berat
Mengerjakan- nya sendiri
3 x 25 jam
Mendaftarkan dan mengamankan
keberadaan barang inventaris yang
rusaksudah waktunya dihapus
Berat Belum
mengetahui ilmunya
1 x 1 jam
Melaporkan data barang yang sudah
waktunya dihapus kepada atasan
Berat Mengerjakan-
nya sendiri 1 x
5,6 jam Melaksanakan
pengadaan bahan Rumah Tangga
kebutuhan rapat dan sehari-hari
Sedang Daftar barang
habis dan berdasarkan
laporan 48 x
0,5 jam Melaksanakan
pengadaan alat tulis kantor
Sedang Laporan barang
habis 1 x
3 jam
Total beban kerja 158,6 jam
Tabel 16 menunjukkan jumlah beban kerja bagian administrasi inventarisasi sebesar 158,6 jam dengan frekuensi pelaksanaan sebanyak
1 x, 3 x dan 48 x dalam satu semester. Beban kerja bagian administrasi inventarisasi dinilai berat, karena pegawai harus melakukan
pengontrolan sendiri dan harus memiliki pengetahuan yang cukup mengenai administrasi untuk peralatan dan perlengkapan inventaris.
Oleh karena itu, bagian ini membutuhkan pelatihan mengenai cara administrasi barang inventaris, serta dibutuhkan pegawai baru untuk
ditempatkan di lapangan yang tugasnya mengontrol kondisi barang- barang inventaris milik FEM dan melakukan pekerjaan lain di luar
ruangan, sehingga pegawai tersebut dapat bekerja lebih efektif.
Deskripsi pekerjaan bagian administrasi perpustakaan, pustakawan dan petugas shelving atau penanggung jawab perpustakaan
adalah sebagai berikut: a.
Administrasi perpustakaan ; melayani, menerima, mengumpulkan, memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses,
mengirim dan menyimpan suratdokumenberkas yang diperlukan dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan perpustakaan.
b. Pustakawan ; melaksanakan urusan administrasi di lingkungan
perpustakaan untuk kelancaran tugas. c.
Petugas shelving ; menata dan merapihkan bahan pustaka, serta menjaga letak bahan pustaka sesuai dengan ketentuan sistem
klasifikasi perpustakaan. Oleh karena itu, dengan merinci deskripsi pekerjaan bagian penanggung
jawab perpustakaan di atas diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 17. Tabel 17. Beban kerja bagian penanggung jawab perpustakaan Fakultas
Dekanat
Deskripsi Pekerjaan Persepsi
tentang pekerjaan
Alasan Frekuensi
dalam 1 semester
Waktu rata- rata
penyelesaian tugas
Mengevaluasi data pengunjung dan
peminjaman buku perpustakaan
Sedang Tidak
dikerjakan setiap hari
1 x 3 jam
Labeling buku dan menghimpun publikasi
ilmiah Sedang mudah 30
x 4
jam Melaksanakan
administrasi perpustakaan, menata
dan merapihkan bahan pustaka
Berat Jika sedang
ramai karena
bekerja sendirian
120 x 4,5 jam
Fotocopy sedang
mudah 48 x
1 jam
Total beban kerja 711 jam
Tabel 17 menjelaskan jumlah beban kerja pada bagian penanggung jawab perpustakaan sebesar 711 jam dengan frekuensi
pelaksanaan pekerjaan sebanyak 1 x, 30 x, 48 x, dan 120 x dalam satu semester. Beban kerja bagian ini dinilai sedang, karena pekerjaan
tersebut tidak dikerjakan setiap hari dan dapat dilaksanakan dengan mudah. Beban kerja dinilai berat karena perpustakaan sedang ramai
dikunjungi dan terbatasnya jumlah pegawai. Oleh karena itu, bagian ini membutuhkan pegawai baru yang dapat membantu mengurus pencarian
buku yang diminta oleh mahasiswa dan untuk membantu fotocopy bahan yang diminta mahasiswa, sehingga pelayanan dapat optimal.
Deskripsi pekerjaan operator dan laboran komputer atau bagian penanggung jawab laboratorium komputer adalah sebagai berikut:
a. Operator komputer ; menyiapkan, menjalankan, mengoperasikan,
merawat dan melayani permintaan jasa penggunaan alat, berdasarkan pedoman dan petunjuk teknis yang berlaku.
b. Laboran komputer ; menyiapkan, melayani dan membantu
pelaksanaan praktikum dan penelitian mahasiswadosen, serta membersihkan, menyimpan dan merawat peralatan yang digunakan.
Tabel 18. Beban kerja bagian penanggung jawab laboratorium komputer Fakultas Dekanat
Deskripsi Pekerjaan Persepsi
tentang pekerjaan
Alasan Frekuensi
dalam 1 semester
Waktu rata- rata
penyelesaian tugas
Menyusun, mengevaluasi dan
menjelaskan tata tertib penggunaan lab
komputer untuk praktikumresponsi
serta mengawasinya Berat
Diperlukan pengawasan
dan kontrol yang tegas
dan berkesinam-
bungan 48 x
4 jam
Membereskan komputer
Sedang Mudah
120 x 2 jam
Melayani penyewaan komputer
Sedang Mudah
120 x 4,5 jam
Menyusun database hasil-hasil penelitian
dan pemberdayaan masyarakat
Sedang Kurangnya
informasi database
dari departemen
6 x 5 jam
Mengkoordinasikan dalam penyusunan dan
pemeliharaan sistem informasi manajemen
pelayanan berbasis komputer dan website
Sedang Up date
data kurang dari
departemen kurangnya
pegawai TU 6 x
3 jam
Total beban kerja 1.020 jam
Tabel 18 menunjukkan beban kerja bagian penanggung jawab labolatorium komputer sebesar 1.020 jam, dengan frekuensi pelaksanaan
pekerjaan sebanyak 6 x, 48 x dan 120 x dalam satu semester. Beban
kerja pada bagian ini dinilai sedang, karena pekerjaan tersebut tidak dilakukan setiap hari dan dapat dilaksanakan dengan mudah. Sementara
itu, beban kerja yang dinilai berat, jika laboratorium komputer sedang ramai dikunjungi, karena tidak ada yang membantu. Oleh karena itu
bagian ini membutuhkan pegawai tambahan. Deskripsi pekerjaan pramu kantor dan carakaekspedisi surat
atau disebut bagian pramu kantor adalah sebagai berikut: a.
Pramu kantor ; menerima informasi, menyiapkan, melayani dan memandu suatu kegiatan kerja di dalam kantor, berdasarkan petunjuk
atasanpermintaan dari pihak yang berkepentingan. b.
Carakaekspedisi surat ; menerima, mencatat dan melaksanakan pengiriman surat dan lain-lain, langsung darike alamat tertentu, baik
melalui kantor pos maupun jasa pengiriman lain. Tabel 19. Beban kerja bagian urusan rumah tangga Pramu Kantor
Fakultas Dekanat
Deskripsi Pekerjaan Persepsi
tentang pekerjaan
Alasan Frekuensi
dalam 1 semester
Waktu rata-rata penyelesaian
tugas
Melayani kebutuhan dan perlengkapan
pegawai Sedang
Sudah biasa
120 x 0,75 jam
Menyiapkan perangkat dan bahan kerja
Sedang Mudah
120 x 1 jam
Melayani jamuan tamu, rapat, dan lain-
lain serta pemesanannya
Berat Pemberita
-huannya mendadak
24 x 1 jam
Membersihkan seluruh ruang bagian dalam
kantor FEM Sedang
Mudah 120 x
1 jam Fotocopy
Sedang Mudah
120 x 1 jam
Mengedarkan surat Berat
Jaraknya jauh
120 x 1 jam
Total beban kerja 594 jam
Tabel 19 menunjukkan beban kerja pramu kantor dalam satu semester adalah 594 jam. Rata-rata penilaian beban kerja bagian pramu
kantor adalah sedang, karena merupakan kegiatan yang sudah menjadi rutinitas sehari-hari. Penilaian berat terjadi karena informasi pekerjaan
yang diberikan biasanya insidental atau dikarenakan jarak yang ditempuh jauh.
Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di lingkungan IPB tahun 2007, deskripsi pekerjaan cleaning service atau
disebut bagian urusan rumah tangga kebersihan, yaitu melaksanakan tugas kebersihan ruang kerja dan halaman kantor, serta memelihara
keindahan taman. Oleh karena itu, dengan merinci deskripsi pekerjaan bagian urusan rumah tangga kebersihan di atas diperoleh deskripsi
pekerjaan pada Tabel 20. Tabel 20. Beban kerja bagian urusan rumah tangga kebersihan Fakultas
Dekanat
Deskripsi Pekerjaan
Persepsi tentang
pekerjaan Alasan
Frekuensi dalam 1
semester Waktu rata-rata
penyelesaian tugas
Melaksanakan kebersihan dan
keindahan tanaman pot
Sangat berat
Peralatan kurang
lengkap 120 x
1,5 jam Membersihkan
kaca jendela Sangat
berat Tidak ada
peralatannya 24 x
1 jam Membersihkan
ruang kuliah dan koridor
Sangat berat
Mahasiswa membuang
sampah sembarangan
120 x 1 jam
Membersihkan toilet
Sangat berat
Toilet dipakai oleh
umum 120 x
1 jam
Total beban kerja 444 jam
Beban kerja tenaga kebersihan pada Tabel 20 dalam satu semester adalah 444 jam. Beban kerja bagian ini dinilai sangat berat,
karena sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan masih sangat kurang, sehingga hasil yang diperoleh kurang
optimal. Deskripsi pekerjaan cleaning service atau disebut bagian urusan
rumah tangga kebersihan sama dengan uraian di atas, sehingga diketahui pada Tabel 21 bahwa beban kerja tenaga kebersihan dalam
satu semester adalah 624 jam. Pegawai menilai beban kerja bagian kebersihan adalah ringan, sedang dan berat.
Tabel 21. Beban kerja bagian urusan rumah tangga Kebersihan Fakultas Dekanat
Deskripsi Pekerjaan Persepsi
tentang pekerjaan
Alasan Frekuensi
dalam 1 semester
Waktu rata- rata
penyelesaian tugas
Melaksanakan kebersihan dan
keindahan tanaman pot
Sedang Sudah terbiasa
120 x 1 jam
Membersihkan kaca jendela
Sedang Tidak terlalu sering
72 x 1,5 jam
Membersihkan ruang kuliah dan koridor
Sedang Tugas
120 x 2 jam
Membersihkan toilet Ringan
Biasa 120 x
1 jam Mengumpulkan dan
membuang sampah Berat
Pernah terjatuh, karena tangga licin
72 x 0,5 jam
Total beban kerja 624 jam
Sementara itu pada Tabel 21 terdapat beban kerja yang dianggap ringan, karena pekerjaan tersebut sudah menjadi rutinitas. Pekerjaan
dinilai sedang, karena frekuensi pekerjaan tidak rutin dikerjakan. Selain itu, pekerjaan dinilai berat karena di tempat kerja terdapat tangga yang
terkadang licin, sehingga pernah terjadi kecelakaan. Tabel 22. Beban kerja bagian urusan rumah tangga Kebersihan
Fakultas Dekanat
Deskripsi Pekerjaan Persepsi
tentang pekerjaan
Alasan Frekuensi
dalam 1 semester
Waktu rata- rata
penyelesaian tugas
Melaksanakan kebersihan dan
keindahan tanaman pot Sangat
ringan Mudah
120 x 1,5 jam
Membersihkan kaca jendela
Ringan Mudah
48 x 1 jam
Membersihkan papan pengumuman Sedang
Tidak terlalu
sering 24 x
1 jam Membersihkan ruang
kuliah dan koridor Sedang
Ruangan- nya sedang
dipakai 24 x
1 jam Membersihkan toilet
Sangat ringan
Sudah terbiasa
48 x 1 jam
Mengumpulkan dan membuang sampah
Sedang Mudah
120 x 0,25 jam
Total beban kerja 354 jam
Deskripsi pekerjaan cleaning service atau disebut bagian urusan rumah tangga kebersihan sama dengan uraian di atas, sehingga
diketahui pada Tabel 22 bahwa beban kerja tenaga kebersihan dalam satu semester adalah 354 jam. Beban kerja pegawai dinilai sangat ringan,
ringan dan sedang, karena pekerjaan tersebut sudah biasa dikerjakan pegawai dan sudah menjadi rutinitas setiap hari. Frekuensi pekerjaan
bagian ini sebanyak 24 x, 48 x dan 120 x dalam satu semester. Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang,
deskripsi pekerjaan sopir atau pengemudi, yaitu menyiapkan, mengemudikan dan merawat kendaraan dinas, serta melayani
permintaan layanan transportasi sesuai dengan peraturan yang berlaku. Oleh karena itu, dengan merinci deskripsi pekerjaan pengemudi di atas
diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 23, sehingga diketahui beban kerja pengemudi dalam satu semester adalah 610 jam.
Tabel 23. Beban kerja bagian urusan rumah tangga pengemudi Fakultas Dekanat
Deskripsi Pekerjaan Persepsi
tentang pekerjaan
Alasan Frekuensi
dalam 1 semester
Waktu rata- rata
penyelesaian tugas
Menyiapkan kendaraan dalam keadaan siap
pakai Berat
Tiap pagi mengontrol
kendaraan 120 x
0,5 jam Mengantar dan
menjemput pegawaipejabat
Ringan Sudah
menjadi kewajiban
120 x 1,5 jam
Pemeliharaan kendaraan
Sedang Tidak
dipersulit 120 x
2 jam Laporan tentang
kerusakan Berat
Merasa berat untuk laporan
120 x 1 jam
Memelihara kendaraan dinas mencuci, dll
Ringan Tugas saya
6 x 0,5 jam
Memantau perbaikan kendaraan oleh pihak
ke-3 Berat
Harus menunggu
dan menga- wasi
2 x 3,30 jam
Total beban kerja 610 jam
Beban kerja pegawai ini dinilai berat, karena memiliki tanggung jawab untuk menjaga keselamatan penumpang, yaitu dengan mengawasi
keadaan kendaraan setiap hari, segera membuat laporan jika terjadi kerusakan, harus menunggu dan mengawasi proses perbaikan kendaraan
oleh pihak ketiga. Sementara itu, beban kerja yang dianggap ringan, karena pekerjaan tersebut sudah menjadi kewajiban yang tidak dapat
dihindari pegawai, sedangkan beban kerja sedang diberikan untuk pemeliharaan kendaraan.
Berdasarkan hasil yang telah dipaparkan dapat diketahui jumlah beban kerja untuk masing-masing bagian dalam unit TU Fakultas
Dekanat. Hal ini akan mempermudah dalam penghitungan jumlah pegawai yang sesuai untuk masing-masing bagian di TU Fakultas
Dekanat.
4.4.6. Menghitung jumlah pegawai yang efisien
