Beban kerja pada bagian Administrasi Umum sebesar 612,6 jam, sehingga membutuhkan 1 orang pegawai karena beban kerja untuk
bagian ini cukup berat. Cara mengantisipasi beban kerja yang berat yang masih dapat diatasi oleh pegawai adalah dengan memberikan
kompensasi yang sesuai dengan kelebihan beban kerja yang ditangani pegawai.
e. Pramu Kantor 77
, 6
, 453
348 = =
Hasil perhitungan diperoleh jumlah yang efisien untuk pramu kantor adalah 1 orang.
Berdasarkan perhitungan di atas, diketahui masih terjadi kekurangan pegawai pada bagian administrasi akademik dan perlu
diadakan peninjauan kembali untuk deskripsi pekerjaan KTU, agar KTU dapat bekerja lebih efektif. Dari hasil analisis diketahui bahwa jumlah
pegawai yang belum sesuai merupakan salah satu penyebab pelayanan TU Departemen Manajemen yang kurang optimal kepada mahasiswa,
dosen maupun pejabat departemen.
4.6. Implikasi Manajerial
Hasil yang diperoleh dari pembahasan di atas diketahui bahwa perbedaan fungsi yang diemban oleh TU Fakultas Dekanat dan Departemen
Manajemen memiliki sedikit perbedaan untuk permasalahan yang dihadapi oleh pegawai. Selain itu, terdapat perbedaan beban kerja yang diemban oleh
TU Departemen Manajemen dan TU Fakultas Dekanat. Berdasarkan permasalahan yang telah dianalisis sebelumnya, maka diperoleh solusi
sebagai berikut:
4.6.1. Permasalahan yang terjadi pada pegawai TU Fakultas Dekanat
Permasalahan yang dihadapi pegawai TU dianalisis sehingga diperoleh solusi sebagai berikut:
a Analisis pekerjaan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa permasalahan pegawai yang berkaitan dengan analisis pekerjaan,
antara lain masih terdapat ketidaksesuaian antara keahlian dan pendidikan yang dimiliki pegawai dengan pekerjaan pegawai saat
ini. Solusi untuk permasalahan ini adalah dengan mengadakan kembali pelatihan-pelatihan yang berkaitan dengan deskripsi
pekerjaan pegawai, terutama untuk bagian administrasi kepegawaian dan administrasi inventarisasi. Pelatihan yang
berkaitan dengan sistem komputerisasi juga perlu diadakan, sehingga pegawai dapat lebih ahli dalam mempergunakan
komputer dan fasilitas lain yang dapat dikerjakan dengan menggunakan komputer. Selain itu, deskripsi pekerjaan pegawai
harus disesuaikan dengan beban kerja, sehingga dapat diketahui dengan jelas pekerjaan setiap bagian, seperti bagian yang harus
menangani pekerjaan yang sudah diberikan untuk masing-masing bagian maupun pekerjaan yang insidental.
Berikut ini direkomendasikan deskripsi pekerjaan bagi KTU dan masing-
masing bagian sesuai dengan pekerjaan yang telah rutin dikerjakan serta berdasarkan beban kerja yang disesuaikan:
1. KTU memiliki deskripsi pekerjaan sebagai berikut: a.
Mengkoordinasikan tugas-tugas di bagian TU Fakultas Dekanat
b. Membantu Wakil Dekan dalam mengkoordinir pegawai TU
c. Mengarsipkan data kepegawaian
d. Membantu menyusun atau memperbaharui Daftar Urut
Kepegawaian DUK dosen dan pegawai TU e.
Mengoreksi laporan produktivitas kerja pegawai TU dan membuat DP3
f. Membuat surat pengantar laporan kinerja pegawai TU
g. Membuat atau merubah uraian tugas pegawai TU
h. Mengatur kegiatan diluar jam kerja
i. Melayani aspek komunikasi Fakultas
j. Mengatur jadwal kuliah dan praktikum, serta pengaturan
ruangan di FEM bersama dengan pihak terkait k.
Menghadiri rapat dengan AJMP dan FEM yang berhubungan dengan kemahasiswaan
l. Membuat pengumuman yang berhubungan dengan
pengaturan perkuliahan 2. Administrasi Kesejahteraan Mahasiswa atau di rubah menjadi
bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan. Pada bagian ini tidak diperlukan adanya perubahan deskripsi
pekerjaan pegawai karena diasumsikan dengan bertambahnya departemen di FEM maka jumlah pelayanan untuk mahasiswa
lebih banyak dibutuhkan lagi. 3. Administrasi Persuratan atau Agendaris, di rubah namanya
menjadi Administrasi Umum. Selain memiliki beberapa pekerjaan dalam deskripsi pekerjaan bagian administrasi
persuratan, terdapat beberapa tambahan pekerjaan yang harus dilakukan bagian ini, yaitu:
a Membuat rekapitulas absensi pegawai b Membuat surat pengusulan yang berhubungan dengan
administrasi kepegawaian c Menyiapkan administrasi bagi pelanggar peraturan
d Memproses KP4 dan DP3 4. Bagian Administrasi Inventarisasi atau Pengawasan fasilitas,
memiliki deskripsi pekerjaan yang sama dan tidak diberi tambahan beban kerja. Hal ini terjadi karena untuk
mempersiapkan pegawai dalam mengantisipasi pekerjaan yang membutuhkan peninjauan langsung ke lapangan, sehingga tidak
dibutuhkan penambahan bagian lapangan seperti yang diminta oleh sebagian besar pegawai.
5. Bagian Urusan Rumah Tangga, baik itu Pramu Kantor, Kebersihan ataupun Pengemudi, serta Penanggung Jawab, baik
Perpustakaan maupun Laboratorium Komputer, memiliki deskripsi pekerjaan yang masih sama.
b Keadaan kerja. Hasil penelitian menunjukkan bahwa permasalahan keadaan kerja pegawai dikarenakan jumlah pegawai yang masih
kurang, pelatihan yang berdasarkan pekerjaan sekarang masih
kurang, gaji dan insentif yang belum sesuai. Permasalahan ini sangat mempengaruhi produktivitas pegawai, sehingga
membutuhkan penanganan segera dari pihak terkait. Permasalahan jumlah pegawai yang masih kurang dapat diselesaikan dengan
memanfaatkan dan memperbaiki sistem penghubung dengan DAJMP Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan,
sehingga sistem pendukung seperti SIMAK Sistem Informasi Manajemen Akademik, SIMPEG Sistem Informasi Manajemen
Pegawai dan DUPAK dapat mengefisienkan jumlah pegawai, mempermudah dalam penyelesaian pekerjaan pegawai dapat
dipergunakan dengan baik. Adapun beberapa bagian yang permasalahannya tidak dapat diselesaikan dengan adanya sistem
pendukung yang sudah dipaparkan di atas, sehingga harus dilakukan penambahan pegawai baru. Selain itu, pelatihan yang
diadakan IPB juga bisa dijadikan salah satu jalan untuk meminimalkan terjadinya penambahan pegawai. Pelatihan yang
diadakan oleh IPB dapat diikuti oleh pegawai PNS maupun Honorer, karena 84,62 pegawai di TU Fakultas Dekanat adalah
honorer. Hal ini juga akan sangat berpengaruh pada kinerja dari organisasi yang dibawahi IPB. Selain itu, dalam pelaksanaan
kegiatan pelatihan perlu diadakan sosialisasi yang intensif dan menyeluruh, sehingga informasi tersebut dapat diketahui oleh
semua pegawai. Selain itu, pelatihan yang banyak terdapat di luar IPB seperti pelatihan komputer, dan lain sebagainya juga perlu
dilakukan sehingga dapat menambah ilmu juga keahlian para pegawai.
Permasalahan gaji dan insentif pegawai, hal ini menjadi wewenang dan pertimbangan bagi atasan atau pihak yang terkait dengan
pemberian gaji dan insentif, seperti Dekan, untuk ditinjau kembali kebijakan yang telah dibuat agar dijadikan sebagai revisi bagi FEM
IPB khususnya dan IPB umumnya sebagai langkah awal untuk mencapai IPB BHMN yang kuat dengan mengacu pada status dari
pegawai, beban kerja, golongan dan masa kerja pegawai. Dalam hal ini, pihak terkait dengan pemberian kompensasi, disarankan untuk
memberikan gaji yang lebih besar pada pegawai yang memiliki beban kerja lebih berat dan jika perlu tidak perlu dilakukan
penambahan pegawai pada bagian-bagian tertentu yang masih bisa ditangani dengan cara lembur, karena frekuensi penumpukkan
pekerjaan yang tidak rutin dikerjakan setiap hari, sehingga hal ini dapat menekan biaya kompensasi bagi FEM dan dapat menghindari
inefisiensi pegawai TU. Rotasi pegawai sebaiknya dilakukan sesuai dengan kompetensi
pegawai. Selanjutnya yang perlu ditangani adalah hubungan dengan rekan kerja, kondisi ruang kerja dan spesialisasi pekerjaan
membutuhkan perbaikan agar lebih efektif. c Permasalahan kinerja pegawai. Permasalahan pegawai yang
berkaitan dengan kinerja pegawai dinilai sudah baik, sehingga dapat diambil tindakan yang dapat meningkatkan keadaan saat ini dengan
terus mengawasi kegiatan pelayanan TU dengan cara memberikan sarana yang dibutuhkan oleh pegawai seperti menambah jumlah
printer , penyediaan sarana transportasi untuk mengantar surat ke
tempat-tempat jauh, diadakan kembali pelatihan yang sesuai dengan deskripsi pekerjaan, perbaikan SIMAK, SIMPEG dan DUPAK
yang jangan hanya dijadikan sebagai suatu sistem, tetapi dapat dipergunakan, serta pengadaan prasarana untuk kebersihan seperti
kain pel, ember, lap, pembersih kaca dan sarana yang lain. Untuk permasalahan beban kerja lebih lanjut dijelaskan pada sub bab
berikut ini.
4.6.2. Beban kerja pegawai TU Fakultas Dekanat
