189
‘ bebas’ dalam t ahun-t ahun ber ikut nya, sehingga t erdapat sedikit insent if unt uk memast ikan bahwa pot ensi manf aat diopt imalkan.
Penganggaran secara t erpisah unt uk dana berulang operasi pada basis t ahunan mengabaikan sif at kebersamaan ant ara biaya modal dan biaya
oper asi. Hal ini j uga memberikan peluang unt uk menunda pengeluaran pemeliharaan yang diper lukan.
Solusi
ideal sehubungan dengan beberapa msalah di at as dalam
mengoperasikan basis akunt ansi akrual unt uk penganggaran, mencat at t ransaksi, dan pelaporan. Pada basis ini, dampak dar i keput usan, sepert i
penundaan pemeliharaan pent ing, dapat diref leksikan dalam nilai t er bawa
car r ying val ue
aset at au umur manf aat nya melalui beban deprsiasi pada saat keput usan dibuat .
Dalam lingkungan basis kas disarankan bahwa organisasi memint a manaj er program unt uk menyusun biaya
whol e-of -l i f e
unt uk aset dan menggunakannya sebagai anggaran int ernal, pada level pr ogram, unt uk
menj alankan dan mengendalikan pengeluaran. Deviasi yang signif ikan dar i r encana selanj ut nya per lu dij elaskan sehubungan dengan dampaknya pada
kinerj a dan kondisi aset .
Diakui bahwa unt uk aset -aset t er t ent u seper t i peralat an t eknologi inf or masi dan bangunan yang kompleks beberapa organisasi menggunakan
pendekat an t er pusat unt uk pembeliannya. Anggaran modal dan operasi unt uk it em ini t idak disusun pada level program. Unt uk membuat biaya
penuh
f ul l cost
dar i pr ogram t ersebut t erlihat oleh manaj er pr ogr am, maka dalam kasus ini perlu memikir kan beberapa met ode yang secara r ut in
mengalokasikan biaya ke level pr ogram dengant epat wakt u.
B. Akuntabilitas Kinerj a
Praktik yang lebih baik menyarankan manaj er aset bertanggung j awab terhadap kondisi fisik, penggunaan, kemampuan, dan kinerj a
finansial dari aset yang mereka konsumsi dalam rangka penyediaan pelayanan.
Ent it as har us menyusun sist em dan prosedur yang memant au dan melaporkan kiner j a aset . Format laporan yang bermanf aat adalah Laporan
Kinerj a Terint egr asi yang mencakup dan mengkonsolidasikan inf ormasi
190
sesuai dengan j enis at au kelompok aset sebagaimana disaj ikan pada gambar 15. 2 di bawah ini.
60
Sumber: Vi ct or ian Government ,
Asset Management Seri es, 1995
Gambar 12.2 Pemant auan Kiner j a
1 2. 3 Kebij akan Pemeliharaan Aset _ _____ ___ _____ ______ _
Kebij akan pemeliharaan
dit urunkan dari pert imbangan
at as beberapa faktor yang berhubungan dengan kebut uhan organisasi dan
risiko dan konsekuensi dari kerusakan aset .
Pert anyaan signif ikan t erkait kebij akan yang perlu dij awab meliput i:
60
Aust ralian Nat ional Audit Off ice, op. ci t . , hal. 41-43.
191
Apa saj akah st andar pemeliharaan kondisi yang diinginkan dar i aset ? Apakah pendekat an gabungan memadai?
Apakah manaj emen pemeliharaan t elah diserahkan? Bagaimana pelayanan akan diber ikan
i n-house
at au
out -sour ce
? Kebij akan pemeliharaan member ikan dasar unt uk menent ukan
mengapa aset dipelihara dengan cara t ert ent u. Kebij akan t ersebut berhubungan langsung dengan st rat egi pemeliharaan. Pemilihan st rat egi
pemeliharaan mencakup pert imbangan at as gabungan pr osedur dan kapasit as yang memadai unt uk melakukan modif ikasi dan per baikan disaat
dibut uhkan. Mau t idak mau sat u pendekat an layak diambil. Pendekat an yang ut ama adalah:
Korekt if —t idak ada pemelihar aan yang dilakukan t anpa, at au sampai, ada aset yang t idak berf ungsi sesuai dengan st andar yang dit ent ukan;
Prevent if —melakukan pemeliharaan
yang t erpr ogram
unt uk mengurangi kemungkinan kerusakan aset sampai pada t ingkat yang
dapat dit er ima. Pert imbangan yang pent ing adalah sif at dari aset it u sendir i. Kat egor i
aset t ert ent u memerlukan sedikit at au, t idak sama sekali, pemeliharaan yang r ut in seper t i meubel. Merupakan hal yang sah unt uk mengeluarkan
aset yang demikian dari program pemeliharaan f ormal dan mempercayakan, sebagai gant inya, kepada pemeriksaan kondisi secara periodik. Hal ini dapat
dilakukan sehubungan dengan program
st ock-t ake
verif ikasi. Risiko j uga merupakan
per t imbangan pent ing
dalam menent ukan
kebij akan pemeliharaan yang memadai. Risiko yang t erkait dengan pengoperasian aset
yang berhubungan dengan st andar kesehat an dan keamanan per lu dipert imbangkan. Risiko dan konsekuensi kerusakan aset j uga merupakan
pert imbangan pent ing.
61
Ent it as ber t anggung j awab unt uk menyusun st rat egi manaj emen aset lima-t ahunan unt uk aset -aset berada dibawah kendali mereka. St rat egi
t ersebut unt uk mencakup manaj emen pemelihar aan, perbaikan, dan energi dan t er masuk biaya oper asi. Ent it as j uga mer inci sist em dan proses yang
dibuat unt uk memant au kiner j a aset .
Kegunaan suat u aset t ergant ung pada seberapa ef ekt if aset t ersebut memenuhi t uj uannya. Unt uk kebanyakan j enis aset , hal it u dapat
61
Ibi d. , hal. 44
192
t ergant ung pada
ker ut inan dan
kelayakan dari
pemeliharaannya. Pemeliharaan yang rut in dapat membant u melindungi nilai aset .
Perencanaan pemeliharaan aset memungkinkan t indakan yang t elah dit arget kan diambil secara t epat wakt u dan biaya-ef ekt if . Hasilnya, akan
membant u meyakinkan bahwa aset ent it as akan t et ap layak dan pr odukt if unt uk biaya j angka panj ang yang serendah mungkin.
Sebagai langkah pert ama, ent it as har us menent ukan aset -aset mana yang perlu dipelihar a yakni ent it as harus menilai mat er ialit as dar i aset -
aset nya. Beberapa aset mungkin, sebagai cont oh, memiliki nilai yang r endah at au sedikit dan memiliki umur manf aat yang r elat if pendek;
sedangkan lainnya mungkin berupa aset -aset yang normalnya memer lukan sedikit at au bahkan t idak memerlukan usaha pemeliharaan misalnya
meubel f ur nit ure. Ent it as yang mengont rol aset dapat memilih unt uk mengeluarkan aset -aset ini dari pr oses perencanaan pemeliharaan f ormal
dan bersandar kan pada penilaian at au pemeriksaan kondisi secara t er at ur.
Unt uk masing-masing aset at au kelompok aset yang akan dipelihara secara rut in, maka ent it as harus mengembangkan st rat egi manaj emen
pemeliharaan. A.
Strategi Pemeliharaan
St r at egi pemeliharaan merupakan suat u rencana komprehensif yang:
Menj elaskan t ent ang aset , kiner j a yang diinginkan dipersyarat kan dari aset t ersebut , dan pada t ingkat
l evel
yang mana aset ini akan dipelihara;
Menj elaskan sist em dan prosedur yang akan digunakan unt uk merencanakan dan mengat ur pekerj aan pemeliharaan;
Menent ukan j enis pemeliharaan yang akan dilakukan, dan mengapa; Menent ukan sumber daya dan menerapkan pemeliharaan;
Menunj ukkan berbagai persyarat an unt uk inhouse plant , peralat an at au suku cadang; dan
Menyaj ikan pr oyeksi ramalan
biaya pemeliharaan
rut in dan
kor ekt if prevent if , seper t i halnya merencanakan penggant ian besar- besaran selama lima-sepuluh t ahunan.
Dalam mengembangkan
st rat egi pemeliharaan,
ada dua
pert imbangan pent ing yait u t ingkat pemeliharaan
l evel of maint enance
193
yang diperlukan unt uk suat u aset , dan pr ior it as pemeliharaan
mai nt enance pr i or i t i es
. 1 .
Tingkat Pemeliharaan
Tingkat pemeliharaan yang diperlukan unt uk suat u aset dan kiner j a yang diharapkan dari aset t ersebut , harus dirinci dengan j elas.
Rancangan t ingkat pemeliharaan hendaknya:
Konsist en dengan peranan yang diberikan aset dalam pemberian pelayanan;
Mencerminkan kewaj iban unt uk memenuhi ket ent uan perat uran perundang-undangan
yang berhubungan
dengan kesehat an,
keamanan, kebakaran,
manaj emen lingkungan,
dan yang
sej enisnya; Realist is, sesuai dengan kondisi dan umur aset yang diharapkan;
Layak dilakukan dalam kont eks ket ersediaan sumber daya yang r encanakan;
Diset uj ui oleh pengguna aset . Tingkat pemeliharaan hendaknya menent ukan t ambahan pada
kinerj a aset yang mana yang dipandang krit is secar a operasional, dan pada t ampilan f isik mana yang dipandang pent ing. Di samping it u
j uga menet apkan wakt u respon yang diperlukan dalam hal t er j adi kerusakan.
2 . Prioritas Pemeliharaan
Tugas pemeliharaan yang memiliki prior it as t er t inggi harus diident if ikasi
dalam st rat egi
pemelihar aan. Hal
ini akan
memungkinkan usaha unt uk memf okuskan pemeliharaan pada area ini apabila sumber daya t ernyat a menur un dari t ingkat yang
dir encanakan.
62
B. Rencana Operasional dan Pemeliharaan
