TNA karena supervisor merupakan
first-line
yang bertanggungjawab memastikan bahwa kebijakan dari
top management
dan prosedur perusahaan dijalankan sebagaimana semestinya, dan diperkuat dengan
core business
PT X adalah produksi sehingga peran supervisor sangat penting dalam jalannya perusahaan. Hasil TNA yang paling menonjol
adalah para supervisor memilih keterampilan dalam
teamwork
dan kepemimpinan sebagai keterampilan yang harusnya diberikan semacam
pelatihan agar keterampilan mereka dapat meningkatkan sehingga membantu dalam mengerjakan tugas.
Hal ini juga diperkuat dari hasil wawancara dengan seorang kanit Umum PT X pada tanggal 17 Mei
2013 dimana supervisor membutuhkan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan mereka dalam bekerja.
2. Membangun Rancangan Intervensi
Berdasarkan data-data yang telah diperoleh Peneliti, maka peneliti membuat rancangan intervensi dalam bentuk pelatihan. Pelatihan
dirancangan dengan didasari oleh pendapat Mager dan Pipe 1984 yang menyatakan bahwa masalah performa yang menyebabkan
hilangnya produktivitas dan pelanggan; pekerja yang tidak mengetahui bagaimana bekerja dengan efektif, dan pekerja tidak mampu
mendemonstrasikan pengetahuan atau perilakunya dengan benar
Universitas Sumatera Utara
merupakan beberapa masalah yang memerlukan pelatihan sebagai solusi terbaik.
Proses perancangan intervensi dalam bentuk pelatihan didasarkan pada 10 langkah membangun pelatihan yang dikemukakan oleh
Kirkpatrick 2005, yaitu : a
Identifikasi Kebutuhan Pelatihan
Pada tahap ini, Peneliti melakukan analisa kebutuhan pelatihan. Hasil TNA menunjukkan bahwa para supervisor umumnya kurang
menguasai peran dan tanggungjawab mereka sebagai
first-line
di perusahaan. Hal ini ditandai dengan menyebarnya hasil TNA
dimana keterampilan dalam
teamwork
, kepemimpinan, manajemen konflik, perencanaan kerja, memotivasi bawahan, persuasi,
komunikasi, mengikuti prosedur dan pengambilan keputusan merupakan keterampilan yang perlu ditingkatkan dalam membantu
menjalankan tugas mereka. Namun, diantara 9 keterampilan tersebut,
teamwork
dan kepemimpinan memiliki persentasi tertinggi dalam hasil TNA. Setelah dilakukan TNA, pemieliti
melakukan wawancara dengan salah satu Kanit yang hasilnya menunjukkan bahwa mereka membutuhkan pelatihan untuk
membantu mengembangkan keterampilan mereka dalam bekerja. Berdasarkan hasil TNA dan wawancara di atas, maka pelatihan
yang dirancang adalah
Supervisory Training
.
Supervisory Training
Universitas Sumatera Utara
ini dirancang berdasarkan banyak masalah yang dialami PT X terutama di bagian operasional dan menunjukkan bahwa kegiatan
supervisi tidak berjalan dengan baik. Konten yang dimasukkan dalam
Supervisory Training
ini mencakup Supervisor secara Umum, Keterampilan Supervisor,
Kemampuan Mendengar,
Teamwork
, dan Kepemimpinan. Kelima konten ini dirancang berdasarkan hasil TNA, wawancara, dan
adanya keterbatasan waktu yang diberikan kepada peneliti dalam membuat pelatihan.
b Menetapkan Sasaran Pelatihan
1 Sasaran Umum:
i. Meningkatkan pengetahuan dan pemahaman supervisor
akan tugas, peran dan tanggungjawabnya dalam bekerja.
ii. Meningkatkan
pengetahuan dan
pemahaman keterampilan manajerial dan esensial supervisor dalam
bekerja. iii.
Meningkatkan pengetahuan dan pemahaman supervisor tentang mendengar secara efektif.
iv. Meningkatkan pengetahuan dan pemahaman supervisor
dalam bekarja dalam suatu tim.
Universitas Sumatera Utara
v. Meningkatkan pengetahuan dan pemahaman supervisor
mengenai kepemimpinan. 2
Sasaran Khusus :
i. Mengetahui, memahami, dan mengevaluasi tugas,
peran dan tanggungjawab supervisor dalam struktur organisasi.
ii. Mengenali, memahami dan menerapkan keterampilan
manajerial dan esensial supervisor dalam menjalankan tugas sehari-hari.
iii. Mengenali dam memahami pentingnya mendengar
efektif dalam menjalankan pekerjaan sehari-hari. iv.
Mengenali, memahami dan menerapkan keterampilan bekerja dalam tim bagi supervisor untuk meningkatkan
kerjasama dalam menjalankan tugas sehari-hari. v.
Mengenali dan memahami fungsi dan faktor yang mempengaruhi
kepemimpinan supervisor
dalam memimpin tim.
c Menentukan Isi Subjek
Berdasarkan kebutuhan dan tujuan yang telah ditentukan, maka topik yang akan dimuat dalam “
Supervisory Training
” adalah:
Universitas Sumatera Utara
1 Supervisor Secara Umum, yang terdiri dari Definisi
Supervisor, Tugas Supervisor, Tanggungjawab Supervisor, dan Supervisor yang Efektif.
2 Keterampilan Supervisor, yang terdiri dari Keterampilan
Manajerial Supervisor dan Keterampilan Esensial Supervisor. 3
Keterampilan Mendengar
Listening Skill
, yang terdiri dari Pengertian Mendengar Efektif, Hal-hal yang Harus
Diperhatikan Saat Mendengar, Hal-hal yang Sebaiknya Dihindari Saat Mendengar, dan Cara Memiliki Keterampilan
Mendengar yang Baik.
4 Teamwork
, yang terdiri dari Definisi
Teamwork
, Membangun Tim Yang Efektif, dan Mengubah Individu Menjadi Tim.
5 Kepemimpinan, yang terdiri dari Definisi Kepemimpinan,
Fungsi Pemimpin dan Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kepemimpinan.
d Memilih Peserta
Supervisory Training
ini ditujukan untuk seluruh Supervisor PT X khususnya di bagian Produksi yang berjumlan 48 orang yang
berbagi menjadi 3 tiga
shift
. Namun akibat keterbatasan waktu dan alasan dari perusahaan, maka peserta yang dilibatkan dalam
Supervisory Training
ini hanya 1
shift
saja.
Universitas Sumatera Utara
e Membuat Jadwal yang Baik
Pelaksanaan
Supervisory Training
PT X dilakukan setlah melakukan diskusi dengan Manager Opersional dan disesuaikan
dengan jadwal kerja para Supervisor sehingga tidak mengganggu waktu bekerja mereka. Adapun rencana kegiatan pelatihan disusun
sebagai berikut:
Tabel 2. Jadwal Pelatihan
Hari Pukul
Kegiatan Metode
Penanggung-
jawab
I 08.30
– 08.45 Registrasi Peserta
Pihak PT X I
08.45 – 09.00
Pembukaan Pelatihan Pihak PT X
I 09.00
– 09.15 Overview Kegiatan, Perkenalan Pemateri
Fasilitator, Pembagian Perlengkapan Peserta
Trainer I
09.15 – 09.30
Penjelasan Tata Tertib Pelatihan Trainer
I 09.30
– 09.45 Pre-Test
Membaca Mengisi
Kuesioner Trainer
I 09.45
– 11.30 Sesi 1. Supervisor Secara Umum dan
Keterampilan Supervisor Ceramah, Video,
ice breaking ,
games Trainer
I 11.30
– 12.00 Diskusi
Diskusi Trainer
I 12.00
– 13. 00 Istirahat
Pihak PT X I
13.00 – 14.25
Sesi 2. Listening Skill Keterampilan Mendengar
Ceramah, ice breaking
, games Trainer
I 14.25
– 14. 30 Penutup Hari Pertama
Pihak PT X II
08.30 – 08.45
Register Ulang Peserta Pihak PT X
II 08.45
– 10.30 Sesi 3. Teamwork
Ceramah, Video, ice breaking
, games
Trainer II
10.30 – 12.00
Sesi 4. Kepemimpinan Ceramah, Video,
ice breaking ,
games Trainer
II 12.00
– 13.00 Istirahat
Pihak PT X II
13.00 – 13.40
Tanya-Jawab Diskusi
Trainer II
13.40 – 13.55
Post Test Membaca
Mengisi Kuesioner
Trainer II
13.55 – 14.15
Evaluasi Pelatihan Membaca
Mengisi Kuesioner
Trainer II
14.15 – 14.30
Penutupan Pelatihan Pihak PT X
Universitas Sumatera Utara
f Memilih Fasilitas yang Memadai
Dalam pelaksanaan
Supervisory Training
, gedung dan fasilitas yang akan digunakan diserahkan pada pihak perusahaan. Fasilitas
lainnya disesuaikan dengan kebutuhan pelatihan, kondisi anggaran pelatihan, jumlah pelatihan dan faktor kenyamanan yang
diinginkan. g
Memilih Instruktur yang Sesuai
Trainer
yang akan memberikan materi
Supervisory Training
adalah
trainer
yang memahami materi yang akan disampaikan.
Trainer
yang digunakan adalah
trainer
yang berasal dari luar PT X. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan bahwa PT X tidak memiliki bagian
atau departemen yang mengurusi pelatihan, bagian HRD juga mengalami kesulitan mengatur waktu untuk melakukan pelatihan.
h Memilih dan Menyiapkan Bantun Peralatan Audivisual
Peralatan Audiovisual
yang digunakan
untuk membantu
pelaksanaan
Supervisory Training
adalah: 1
Whiteboard, spidol dan alat lainnya. 2
Projector
, In focus dan
Screen
. 3
Kertas HVS, jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan pelatihan.
Universitas Sumatera Utara
4 Bahan lainnya yang disesuaikan dengan Modul Pelatihan
yang ada. i
Melakukan Koordinasi
Pelaksanaan
Supervisory Training
berkoordinasi dengan pihak PT X, terutama dengan staf bagian HRD. Staf HRD ini berfungsi
sebagai fasilitator guna memperlancar kegiatan-kegiatan pelatihan. j
Melakukan Tahapan Evaluasi Program Evaluasi terhadap pelatihan sangat penting dilakukan. Evaluasi
berguna untuk meyakinkan bahwa program yang dibuat memang benar-benar tepat sasaran, sesuai dengan tujuan, sesuai dengan
anggaran yang telah disediakan. Menurut Kirkpatrick Kickpartick 2005, evaluasi terhadap pelatihan, didasarkan pada 3
tiga alasan utama, yaitu : 1 Sebagai alasan untuk membenarkan eksistensi dan anggaran departemen pelatihan dengan menunjukkan
kontribusinya terhadap tujuan dan sasarn perusahaan, 2 Untuk memutuskan apakah program pelatihan dapat diteruskan atau
dihentikan, dan 3 Untuk memperoleh informasi mengenai bagaimana peningkatan program pelatihan di masa yang akan
datang. Evaluasi yang dilakukan pada
Supervisory Training
ini adalah evaluasi reaksi, evaluasi belajar dan evaluasi perilaku. Evaluasi
Universitas Sumatera Utara
hanya dapat dilakukan pada 3 tiga level ini karena keterbatasan waktu dan alasan perusahaan.
1 Evaluasi Reaksi, yaitu evaluasi yang melihat bagaimana
reaksi peserta pelatihan terhadap program pelatihan. Evaluasi dilakukan dengan memberikan Form Evaluasi yang disusun
oleh
trainer
. Evaluasi ini berikan kepada
trainee
setelah seluruh kegiatan pelatihan selesai dilaksanakan. Form
evaluasi reaksi terlampir. 2
Evaluasi Belajar, yaitu evaluasi untuk mengetahui seberapa jauh pengetahuan peserta meningkat setelah mengikuti
pelatihan. Evaluasi dilakukan dengan memberikan Lembar
Pretest-Posttest
, yang disusun oleh
trainer
, kepada peserta pelatihan. Lembar ini berisi mengenai materi yang
disampaikan selama berlangsungnya pelatihan. Aitem yang digunakan dalam Pretest dan Posttest sama, namun Peneliti
mengacak urutan pertanyaan untuk menghindari bias partisipan.
Pretest
diberikan kepada peserta sebelum mengikuti kegiatan pelatihan, sedangkan
Posttest
diberikan setelah peserta mengikuti kegiatan pelatihan. Hasil
Pretest- Posttest
akan dibandingkan untuk melihat apakah ada peningkatakan pengetahuan peserta setelah mengikuti
pelatihan.
Form Pretest-Posttest
terlampir.
Universitas Sumatera Utara
3 Evaluasi Perilaku, yaitu evaluasi untuk menentukan
sejauhnya terjadi perubahan perilaku yang terjadi setelah mendapatkan pelatihan. Evaluasi ini cenderung lebih sulit
dilakukan. Beberapa cara yang dilakukan untuk melakukan evaluasi ini adalah dengan menggunakan interview, survey
ataupun kuesioner. Seluruh metode ini digabungkan untuk melihat perilaku para partisipan yang berubah. Evaluasi
diberikan kepada si partisipan sendiri dan atasan partisipan. Namun pada penelitian ini, evaluasi hanya sebatas diberikan
kepada para partisipan dan tidak melibatkan atasan partisipan. Hal ini disebabkan adanya keterbatasan waktu
yang diberikan kepada Peneliti, karena pada umumnya evaluasi perilaku diberikan minimal 3 tiga minggu setelah
diberikan pelatihan.
3. Membuat Modul Pelatihan
