Laila Ramadhani : Peranan Business Centre Dalam Mendukung Kegiatan Operasional Pada Front Office Department Di Imperial Aryaduta Hotel Country Club, 2009.
USU Repository © 2009
BAB II
URAIAN TEORITIS TENTANG FRONT OFFICE DAN OPERASIONAL FRONT OFFICE
2.1 Pengertian dan Fungsi Front Office
Front Office Department atau dalam bahasa Indonesianya adalah Bagian
Kantor Depan Hotel, merupakan bagian yang paling penting di dalam pengoperasian di dalam sebuah hotel. Front Office Department menurut sudut pandang tamu
merupakan cermn keseluruhan dari hotel. Bagian ini juga dapat disebut sebagai jantung dari hotel, karena segala pusat kegiatan di hotel mula-mula dimulai dari
bagian ini, yakni dengan mulai dijalankannya sebagai penghubung antar tamu dengan hotel yaitu mulai tamu datang, sampai tamu menginap dan akhirnya meninggalkan
hotel selalu berhubungan dengan bagiian ini. Dengan demikian tugas utama dari Front Office Department adalah memberikan pelayanan dengan sebaik mungkin
dalam meningkatkan penjualan kamar hotel selling room. Selain itu juga tugas Front Office adalah menangani tamu yang akan menggunakan kamar, mulai dari
reservasi, penyambutan Receptionist, tamu datang Check-in, sampai tamu meninggalkan hotel Check-out.
Untuk membantu pelaksanaan fungsi Kantor Depan Hotel Front Office tersebut, maka bagian Kantor Depan Hotel terbagi menjadi beberapa sub bagian yang
masing-masing sub bagian memiliki fungsi pelayanan yang berbeda-beda yaitu : 1. Pelayanan Pemesanan Kamar
Laila Ramadhani : Peranan Business Centre Dalam Mendukung Kegiatan Operasional Pada Front Office Department Di Imperial Aryaduta Hotel Country Club, 2009.
USU Repository © 2009
Pelayanan pemesanan kamar dilakukan oleh bagian pemesanan kamar. Bagian tersebut adalah bagian yang paling pertama dihubungi oleh tamu sebelum tamu
tersebut datang menginap di hotel. Adapun ruang lingkup kegiatan operasional bagian pemesanan kamar meliputi :
a. Melayani seluruh pemesanan kamar hotel dari berbagai sumber dan cara pemesanan
b. Melaksanakan proses pekerjaan pemesanan kamar termasuk memberikan konfirmasi kamar
c. Mengarsipkan pemesanan kamar sesuai tanggal dan bulan kedatangan tamu d. Melakukan pemeriksaan situasi jumlah dan jenis kamar yang terjual dan yang
belum terjual 2. Pelayanan Penerimaan Tamu
Bagian penerimaan tamu Reception adalah bagian yang melakukan pendaftaran tamu yang datang untuk menginap di hotel. Adapun ruang lingkup tujuan
bagian penerimaan tamu meliputi : a. melayani penerimaan kedatangan tamu perorangan, rombongan, dan tamu-tamu
penting VIP b. melaksanakan pendaftaran tamu-tamu yang menginap
c. memberikan penjelasan tentang fasilitas kamar bila diminta oleh tamu d. menangani proses keberangkatan tamu
e. menyiapkan dan membuat laporan penjualan kamar
Laila Ramadhani : Peranan Business Centre Dalam Mendukung Kegiatan Operasional Pada Front Office Department Di Imperial Aryaduta Hotel Country Club, 2009.
USU Repository © 2009
f. mengarsipan termasuk tentang suka duka tamu tersebut selama menginap di hotel, yang akan digunakan sebagai guest history
g. menangani keluhan-keluhan tamu 3. Pelayanan Penanganan Barang-Barang Tamu
Bagian penanganan barang-barang tamu disebut uniform service, yang bertanggung jawab atas penanganan barang-barang tamu yang check in dan check out
dan juga menangani penitipan barangkoper tamu dan juga informasi yang diminta tamu, menjemput dan mengantarkan tamu pada saat datang dan berangkat, dan
menunjukkanmengantarkan tamu menuju bagian penerima tamu untuk melakukan registrasi
. 4. Pelayanan Informasi
Bagian informasi bertugas memberikan penjelasan-penjelasan tentang sesuatu yang diperlukan oleh tamu, baik oleh yang menginap di hotel atau pun tamu yang
tidak menginap di hotel. Adapun penjelasan-penjelasan yang diberikan baik yang ada di lingkungan hotel atau pun lingkungan luar hotel misalnya pusat kantor pemerintah,
kedutaan, perbelanjaan, pelayanan telepon operator dan lain sebagainya. 5. Pelayanan Kasir Kantor Depan HotelFront Office
Bagian kasir pada Kantor Depan HotelFront Office Cashier mempunyai tugas dan bertanggung jawab dalam hal menangani pembayaran seluruh transaksi
yang dilakukan oleh tamu di dalam hotel. 6. Pelayanan Jasa Kesekretarisan Business Centre
Laila Ramadhani : Peranan Business Centre Dalam Mendukung Kegiatan Operasional Pada Front Office Department Di Imperial Aryaduta Hotel Country Club, 2009.
USU Repository © 2009
Pada hotel, terutama hotel bisnis menyediakan dan melayani tamu dengan jasa kesekretarisan guna menunjang kelancaran bisnis para tamu yang menginap di
hotel yang bersangkutan. Jasa kesekretarisan yang sering disebut juga Business Centre
, melayani tamu yang membutuhkan jasa pengiriman surat, faksimile, penterjemah, pengiriman barang, pemesanan tiket dan sebagainya sesuai dengan
kebutuhan para tamu. Dengan menangani uraian tentang fungsi Kantor Depan HotelFront Office,
bahwa dapat disimpulkan bahwa bagian Front Office juga merupakan pusat kegiatan hotel. Merupakan tempat dimana tamu-tamu hotel memberikan kesan pertamanya
juga kesan terakhir terhadap hotel secara keseluruhan, cara menyambut dan melayani tamu ketika mereka pertama kali tiba di hotel akan membentuk kesan tersendiri dan
suasana hotel secara menyeluruh selama tamu menginap di hotel. Front Office juga merupakan pusat pengendalian kegiatan hotel. Dari bagian
ini seluruh proses administrasi, komunikasi, dan informasi yang berkaitan dengan tamu dikemas dan disajikan sebagai suatu produk jasa pelayanan hotel. Semua
keluhan-keluhan tamu yang berkaitan dengan pelayanan hotel, baik keluhan pelayanan kamar, keluhan tentang pelayanan makanan, dan lain sebagainya selalu
disampaikan melalui Kantor Depan HotelFront Office.
2.2 Struktur Organisasi Front Office
