Sistem yang Sedang Berjalan
6. Bagian Operasional memvalidasi kebutuhan peralatan Karyawan
Teknisi untuk melaksanakan SPK yang diterima oleh Karyawan Teknisi dari Bagian Operasional.
7. Setelah mendapatkan validasi dari bagian Operasional, Karyawan
Teknisi menyerahkan booking dan SPK ke Bagian Pergudangan untuk dicarikan peralatan yang sudah tervalidasi oleh Bagian Pergudangan
dan Bagian Operasional. 8.
Bagian Pergudangan mempersiapkan peralatan sesuai dengan request booking
data peralatan yang ada di dalam SPK dari Karyawan Teknisi yang sudah tervalidasi oleh Bagian Operasional.
9. Bagian Pergudangan mempersiapkan dan menyerahkan peralatan-
peralatan booking sesuai dengan SPK dua hari setelah penyerahan SPK ke Bagian Pergudangan, atau satu hari sebelum pelaksaan waktu
yang tercantuk di SPK. 10. Setelah SPK selesai, Karyawan Teknisi harus mengembalikan
peralatan ke Bagian Pergudangan sesuai dengan peralatan yang tercantum dalam SPK. Bagian Pergudangan menerima pengembalian
dan mengecek peralatan dari Karyawan Teknisi sesuai SPK. Kemudian mencatat data pengembalian peralatan.
11. Jika ditemukan peralatan yang rusak atau tidak sesuai dengan SPK dan atau melampaui karyawan Teknisi batas pengembalian, maka
Karyawan Teknisi terblacklist selama Karyawan Teknisi tidak mengganti atau mengembalikan sesuai SPK.
12. Jika peralatan yang dibutuhkan sesuai SPK ada yang kurang atau hilang, maka bagian pergudangan membuat data request dan dicetak.
13. Bagian Pergudangan menyerahkan cetak data request ke Kabag. Pergudangan untuk divalidasi. Kemudian bagian pergudangan
merevisi data request setelah divalidasi oleh Kabag. Pergudangan, setelah itu melakukan pengadaan dan mencatat peralatan masuk.
14. Setiap berkala atau akhir bulan bagian pergudangan mencatat data peralatan masuk dan keluar serta mencetaknya untuk membuat
laporan kepada Kabag. Pergudangan. Berdasarkan proses pada sistem yang sedang berjalan Bagian Pergudangan
dapat diketahui actor dan use case yang ada dalam proses tersebut, yaitu :
Tabel 4.2
Daftar Actor Sistem Informasi Pergudangan yang sedang Berjalan
No. Actor
Description
1. Karyawan Teknisi
KT Orang mengajukan Booking, revisi Booking, peminjaman dan
pengembalian peralatan pada bagian Pergudangan dalam mensukseskan Surat Perintah Kerja SPK.
2. Bagian
Operasional Orang yang bertanggung jawab dan mengawasi terhadap
kegiatan Taryawan Teknisi pada kerja sesuai SPK. Dalam hal ini memvalidasi pengajuan Karyawan Teknisi untuk
mengajukan permohonan Booking peralatan.
3. Bagian
Pergudangan Orang yang melayani Karyawan Teknisi dalam melakukan
proses peminjaman peralatan, laporan terhadap Kabag. Pergudangan.
4. Kabag.
Pergudangan Orang yang bertanggung jawab dan mengontrol terhadap
kegiatan di Bagian Pergudangan
Menyerahkan SPK
Peminjaman Peralatan
Mencari Peralatan
Menyerahkan Peralatan
Mencatat Peralatan
Keluar Mengembalikan
Peralatan Bagian
Operasional
Mengecek Peralatan
Mencatat Pengembalian
Peralatan
extends
depands on extends
extends
Karyawan Teknisi
Pembuatan SPK
Buat SPK Cetak SPK
Buat Booking Cetak
Booking Validasi
Booking
Revisi Booking
Validasi Permintaan
Peralatan SPK Buat Permintaan
Peralatan SPK
extends depands on
extends depands on
depands on
Buat Laporan Peralatan
Masuk
Pembuatan Laporan
Buat Laporan Peralatan
Keluar Menerima
Laporan Peralatan
Keluar
extends
Bag. Pergudangan
KaBag. Pergudangan
Menerima Laporan
Peralatan Masuk
extends
Buat Data Request
Data Request
Validasi Data Request
Revisi Data Request
Cetak Data Request
extends
Pengadaan Mencatat
Peralatan Masuk
Catat Blacklist
depand on
depand on depands on
depands on
depands on
depands on
depands on depands on
Gambar 4.3
Use Case Model Diagram Sistem Informasi Pergudangan yang berjalan
Tabel 4.3
Data Use case Sistem Informasi Pergudangan yang Sedang Berjalan
No. Use case Name
Description Actor
1. Buat Booking
Use case ini menggambarkan kegiatan
Karyawan Teknisi KT yang mengajukan pemesanan peralatan kepada Bagian
Pergudangan Karyawan
Teknisi
2. Validasi Booking
Use case ini menggambarkan kegiatan
Bagian Pergudangan yang memvalidasi Booking
peralatan dari Karyawan Teknisi untuk mengajukan pemesanan peralatan
kepada Bagian Pergudangan dan bagian Operasional BO memvalidasi Booking
peralatan untuk siap melaksanakan SPK. Use case
ini depands on use case Booking Bagian
Pergudangan Dan
Bagian Operasional
3. Cetak Booking
Use case ini menggambarkan kegiatan
Karyawan Teknisi mencetak form Booking sesuai dengan peralatan yang dibutuhkan
untuk melaksanakan SPK yang didapatkan dari bagian Operasional. Use case ini
extends use case Booking Karyawan
Teknisi KT
4. Buat SPK
Use case ini menggambarkan kegiatan
Bagian Operasional membuat SPK untuk Karyawan Teknisi melayani kebutuhan
Client Bagian
Operasional BO
5. Cetak SPK
Use case ini menggambarkan kegiatan
Bagian Operasional mencetak SPK untuk diserahkan
dan dilaksanakan
oleh Karyawan Teknisi.
Bagian Operasional
6. Revisi Booking
Use case ini menggambarkan kegiatan
Karyawan Teknisi yang mengajukan revisi pemesanan peralatan kepada Bagian
Pergudangan Karyawan
Teknisi dan
bagian Pergudangan
7. Buat
Permintaan Peralatan SPK
Use case ini menggambarkan Kegiatan
Karyawan Teknisi
yang melakukan
permintaan peralatan dengan menyerahkan form
bukti Booking
ke Bagian
Pergudangan yang sudah divalidasi oleh Bagian Operasional
Karyawan Teknisi
dan Bagian
Pergudangan
8. Validasi
Permintaan Peralatan SPK
Use case ini menggambarkan kegiatan
Bagian Pergudangan yang mencatat data peminjaman
dan memberikan
form Booking ke Karyawan Teknisi.
Bagian Pergudangan
dan Bagian
Operasional
9. Menyerahkan SPK
Use case ini menggambarkan kegiatan
Karyawan Teknisi
yang melakukan
penyerahaan peralatan
dengan menyerahkan form ke Bagian Pergudangan
Karyawan Teknisi
10. Mencari Peralatan
Use case ini menggambarkan kegiatan
Bagian Pergudangan
yang menari
peralatan untuk kelengkapan SPK yg akan dikerjakan oleh Karywan Teknisi KT
Bagian Pergudangan
11. Menyerahkan Peralatan
Use case ini menggambarkan kegiatan
Bagian Pergudangan
menyerahkan peralatan sesuai SPK dari Karyawan
Teknisi Bagian
Pergudangan
12. Mencatat
Peralatan Keluar
Use case ini menggambarkan kegiatan
Bagian Pergudangan mencatat seluruh peralatan keluar yang dipakai untuk SPK
oleh Karyawan Teknisi Bagian
Pergudangan
13. Mengembalikan
Peralatan Use case
ini menggambarkan kegiatan Karyawan Teknisi untuk mengambilkan
peralatan setelah menjalankan SPK Karyawan
Teknisi 14.
Mengecek Peralatan Use case
ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan mengecek peralatan
setelah dikembalikan oleh Karyawan Teknisi ketika selesai menjalankan SPK,
Use case
ini extends
use case
mengembalikan peralatan Bagian
Pergudangan
15. Mencatat Pengembalian
Peralatan Use case
ini menggambarkan kegiatan Bagian
Pergudangan yang
mencatat pengembalain peralatan dari Karyawan
Teknisi usai melaksanakan pengecekan peralatan sehabis pelaksanaan SPK
Bagian Pergudangan
16. Catat Blacklist Use case
ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan yang memblacklist
Karyawan Teknisi
apabila ada
kekurangan, kehilangan
dalam pengembalian
peralatan setalah
manjalankan SPK Bagian
Pergudangan
17. Buat Data Request
Use case ini menggambarkan kegiatan
Bagian Pergudangan yang melakukan permintaan peralatan yang tidak ada di
gudang Bagian
Pergudangan
18. Cetak Data Request
Use case ini menggambarkan kegiatan
Bagian Pergudangan yang mencetak seluruh data request yang sudah di Input .
Use case ini extends use case Buat Data
Request Bagian
Pergudangan
19. Validasi
Data Request Use case
ini menggambarkan kegiatam Kabag. Pergudangan yang mevalidasi
Data request peralatan baru yang diajukan
oleh Bagian
Pergudangan untuk
mengajukan permintaan peralatan teknisi. Use case
ini extends use case Data Request
Kabag. Pergudangan
20 Revisi Data Request
Use case ini menggambarkan kegiatam
Kabag. Pergudangan yang merevisi Data request
peralatan baru yang diajukan oleh Bagian Pergudangan untuk mengajukan
permintaan peralatan teknisi. Use case ini extends
use case Data Request KaBag.
Pergudangan
21 Melakukan
Pengadaan Peralatan
Use case ini menggambarkan kegiatan
Bagian Pergudangan dalam mengadakan peralatan yang sudah divalidasi oleh
Kabag. Pergudangan. Bagian
Pergudangan
22. Mencatat
Peralatan Masuk
Use case ini menggambarkan kegiatan dari
Bagian Pergudangan dalam mencatat seluruh peralatan baru yang masuk sesuai
peralatan yang divalidasi oleh Kabag. Pergudangan
Bagian Pergudangan
23. Buat Laporan Peralatan
Masuk Use case
ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan
yang membuat
seluruh laporan peralatan masuk kepada Kabag. Pergudangan. Use case ini extends
use case Bagian
Pergudangan
24. Buat Laporan Peralatan
Keluar Use case
ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan
yang membuat
seluruh laporan peralatan keluar kepada Kabag. Pergudangan. Use case ini extends
use case Bagian
Pergudangan
25. Menerima Hasil Laporan
Peralatan Masuk Use case
ini menggambarkan kegiatan Kabag.
Pergudangan menrima
hasil laporan peralatan masuk dari bagian
pergudangan Kabag.
Pergudangan
26. Menerima Hasil Laporan
Peralatan Keluar Use case
ini menggambarkan kegiatan Kabag. Pergudangan menerima hasil
laporan peralatan keluar dari Bagian Pergudangan
Kabag. Pergudangan
Berdasarkan penjelasan tersebut, dapat menyimpulkan kekurangan dari Sistem yang sedang berjalan saat ini, yaitu:
1. Proses booking peralatan masih dilakukan secara manual yang
memakan waktu dan tenaga dari Karyawan Teknisi di mana harus datang ke Bagian Pergudangan untuk mem-booking peralatan dengan
menyerahkan form booking request dan menunggu satu hari untuk mendapatkan booking form sebagai bukti bookingnya.
2. Proses Input data peralatan yang di-booking yang harus dilakukan
bagian Pergudangan
untuk membuat
booking form
dapat memungkinkan terjadinya human error seperti kekeliruan data yang
di-Input jika antrian form booking request sedang meningkat. 3.
Dikarenakan Karyawan Teknisi tidak mengetahui kondisi peralatan yang ingin di-bookingnya, dan jika peralatan di Pergudangan sedang
habis, Bagian Pergudangan harus meminjam peralatan ke Perusahaan Partnership
atau membelinya sesuai dengan permintaan Karyawan
Teknisi walaupun masih terdapat peralatan alternative yang mungkin dapat digunakan untuk menggantikan peralatan yang habis tersebut.
4. Kabag. Pergudangan masih melihat laporan-laporan yang terkait
secara manual setiap bulannya, hal ini kemungkinan dapat mengganggu kinerja dari kedua belah pihak bila sewaktu karyawan
Teknisi, Kabag. Pergudangan membutuhkan laporan di luar jadwal penyusunan laporan tersebut.
Dari kesimpulan tersebut, peneliti dapat mengajukan solusi dalam pengembangan sistem yang sedang berjalan saat ini, yaitu :
1. Mengembangkan sistem peminjaman yang sedang berjalan menjadi
sistem pengambilan atau peminjaman peralatan berbasis web yang dapat mempermudah Karyawan Teknisi fokus mengerjakan SPK
Surat Perintah Kerja, dan Karyawan Teknisi dapat memilih peralatan aternatif jika peraatan yang diinginkan tidak ada.
2. Dengan sistem berbasis jaringan ini, Bagian Pergudangan tidak perlu
lagi melakukan input data booking yang diajukan Karyawan Teknisi. 3.
Kemudian Kabag. Pergudangan juga dapat melihat laporan-laporan yang terkait secara langsung ke dalam sistem tanpa harus menunggu
setiap bulannya.