Sistem yang Sedang Berjalan

6. Bagian Operasional memvalidasi kebutuhan peralatan Karyawan Teknisi untuk melaksanakan SPK yang diterima oleh Karyawan Teknisi dari Bagian Operasional. 7. Setelah mendapatkan validasi dari bagian Operasional, Karyawan Teknisi menyerahkan booking dan SPK ke Bagian Pergudangan untuk dicarikan peralatan yang sudah tervalidasi oleh Bagian Pergudangan dan Bagian Operasional. 8. Bagian Pergudangan mempersiapkan peralatan sesuai dengan request booking data peralatan yang ada di dalam SPK dari Karyawan Teknisi yang sudah tervalidasi oleh Bagian Operasional. 9. Bagian Pergudangan mempersiapkan dan menyerahkan peralatan- peralatan booking sesuai dengan SPK dua hari setelah penyerahan SPK ke Bagian Pergudangan, atau satu hari sebelum pelaksaan waktu yang tercantuk di SPK. 10. Setelah SPK selesai, Karyawan Teknisi harus mengembalikan peralatan ke Bagian Pergudangan sesuai dengan peralatan yang tercantum dalam SPK. Bagian Pergudangan menerima pengembalian dan mengecek peralatan dari Karyawan Teknisi sesuai SPK. Kemudian mencatat data pengembalian peralatan. 11. Jika ditemukan peralatan yang rusak atau tidak sesuai dengan SPK dan atau melampaui karyawan Teknisi batas pengembalian, maka Karyawan Teknisi terblacklist selama Karyawan Teknisi tidak mengganti atau mengembalikan sesuai SPK. 12. Jika peralatan yang dibutuhkan sesuai SPK ada yang kurang atau hilang, maka bagian pergudangan membuat data request dan dicetak. 13. Bagian Pergudangan menyerahkan cetak data request ke Kabag. Pergudangan untuk divalidasi. Kemudian bagian pergudangan merevisi data request setelah divalidasi oleh Kabag. Pergudangan, setelah itu melakukan pengadaan dan mencatat peralatan masuk. 14. Setiap berkala atau akhir bulan bagian pergudangan mencatat data peralatan masuk dan keluar serta mencetaknya untuk membuat laporan kepada Kabag. Pergudangan. Berdasarkan proses pada sistem yang sedang berjalan Bagian Pergudangan dapat diketahui actor dan use case yang ada dalam proses tersebut, yaitu : Tabel 4.2 Daftar Actor Sistem Informasi Pergudangan yang sedang Berjalan No. Actor Description 1. Karyawan Teknisi KT Orang mengajukan Booking, revisi Booking, peminjaman dan pengembalian peralatan pada bagian Pergudangan dalam mensukseskan Surat Perintah Kerja SPK. 2. Bagian Operasional Orang yang bertanggung jawab dan mengawasi terhadap kegiatan Taryawan Teknisi pada kerja sesuai SPK. Dalam hal ini memvalidasi pengajuan Karyawan Teknisi untuk mengajukan permohonan Booking peralatan. 3. Bagian Pergudangan Orang yang melayani Karyawan Teknisi dalam melakukan proses peminjaman peralatan, laporan terhadap Kabag. Pergudangan. 4. Kabag. Pergudangan Orang yang bertanggung jawab dan mengontrol terhadap kegiatan di Bagian Pergudangan Menyerahkan SPK Peminjaman Peralatan Mencari Peralatan Menyerahkan Peralatan Mencatat Peralatan Keluar Mengembalikan Peralatan Bagian Operasional Mengecek Peralatan Mencatat Pengembalian Peralatan extends depands on extends extends Karyawan Teknisi Pembuatan SPK Buat SPK Cetak SPK Buat Booking Cetak Booking Validasi Booking Revisi Booking Validasi Permintaan Peralatan SPK Buat Permintaan Peralatan SPK extends depands on extends depands on depands on Buat Laporan Peralatan Masuk Pembuatan Laporan Buat Laporan Peralatan Keluar Menerima Laporan Peralatan Keluar extends Bag. Pergudangan KaBag. Pergudangan Menerima Laporan Peralatan Masuk extends Buat Data Request Data Request Validasi Data Request Revisi Data Request Cetak Data Request extends Pengadaan Mencatat Peralatan Masuk Catat Blacklist depand on depand on depands on depands on depands on depands on depands on depands on Gambar 4.3 Use Case Model Diagram Sistem Informasi Pergudangan yang berjalan Tabel 4.3 Data Use case Sistem Informasi Pergudangan yang Sedang Berjalan No. Use case Name Description Actor 1. Buat Booking Use case ini menggambarkan kegiatan Karyawan Teknisi KT yang mengajukan pemesanan peralatan kepada Bagian Pergudangan Karyawan Teknisi 2. Validasi Booking Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan yang memvalidasi Booking peralatan dari Karyawan Teknisi untuk mengajukan pemesanan peralatan kepada Bagian Pergudangan dan bagian Operasional BO memvalidasi Booking peralatan untuk siap melaksanakan SPK. Use case ini depands on use case Booking Bagian Pergudangan Dan Bagian Operasional 3. Cetak Booking Use case ini menggambarkan kegiatan Karyawan Teknisi mencetak form Booking sesuai dengan peralatan yang dibutuhkan untuk melaksanakan SPK yang didapatkan dari bagian Operasional. Use case ini extends use case Booking Karyawan Teknisi KT 4. Buat SPK Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Operasional membuat SPK untuk Karyawan Teknisi melayani kebutuhan Client Bagian Operasional BO 5. Cetak SPK Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Operasional mencetak SPK untuk diserahkan dan dilaksanakan oleh Karyawan Teknisi. Bagian Operasional 6. Revisi Booking Use case ini menggambarkan kegiatan Karyawan Teknisi yang mengajukan revisi pemesanan peralatan kepada Bagian Pergudangan Karyawan Teknisi dan bagian Pergudangan 7. Buat Permintaan Peralatan SPK Use case ini menggambarkan Kegiatan Karyawan Teknisi yang melakukan permintaan peralatan dengan menyerahkan form bukti Booking ke Bagian Pergudangan yang sudah divalidasi oleh Bagian Operasional Karyawan Teknisi dan Bagian Pergudangan 8. Validasi Permintaan Peralatan SPK Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan yang mencatat data peminjaman dan memberikan form Booking ke Karyawan Teknisi. Bagian Pergudangan dan Bagian Operasional 9. Menyerahkan SPK Use case ini menggambarkan kegiatan Karyawan Teknisi yang melakukan penyerahaan peralatan dengan menyerahkan form ke Bagian Pergudangan Karyawan Teknisi 10. Mencari Peralatan Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan yang menari peralatan untuk kelengkapan SPK yg akan dikerjakan oleh Karywan Teknisi KT Bagian Pergudangan 11. Menyerahkan Peralatan Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan menyerahkan peralatan sesuai SPK dari Karyawan Teknisi Bagian Pergudangan 12. Mencatat Peralatan Keluar Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan mencatat seluruh peralatan keluar yang dipakai untuk SPK oleh Karyawan Teknisi Bagian Pergudangan 13. Mengembalikan Peralatan Use case ini menggambarkan kegiatan Karyawan Teknisi untuk mengambilkan peralatan setelah menjalankan SPK Karyawan Teknisi 14. Mengecek Peralatan Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan mengecek peralatan setelah dikembalikan oleh Karyawan Teknisi ketika selesai menjalankan SPK, Use case ini extends use case mengembalikan peralatan Bagian Pergudangan 15. Mencatat Pengembalian Peralatan Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan yang mencatat pengembalain peralatan dari Karyawan Teknisi usai melaksanakan pengecekan peralatan sehabis pelaksanaan SPK Bagian Pergudangan 16. Catat Blacklist Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan yang memblacklist Karyawan Teknisi apabila ada kekurangan, kehilangan dalam pengembalian peralatan setalah manjalankan SPK Bagian Pergudangan 17. Buat Data Request Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan yang melakukan permintaan peralatan yang tidak ada di gudang Bagian Pergudangan 18. Cetak Data Request Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan yang mencetak seluruh data request yang sudah di Input . Use case ini extends use case Buat Data Request Bagian Pergudangan 19. Validasi Data Request Use case ini menggambarkan kegiatam Kabag. Pergudangan yang mevalidasi Data request peralatan baru yang diajukan oleh Bagian Pergudangan untuk mengajukan permintaan peralatan teknisi. Use case ini extends use case Data Request Kabag. Pergudangan 20 Revisi Data Request Use case ini menggambarkan kegiatam Kabag. Pergudangan yang merevisi Data request peralatan baru yang diajukan oleh Bagian Pergudangan untuk mengajukan permintaan peralatan teknisi. Use case ini extends use case Data Request KaBag. Pergudangan 21 Melakukan Pengadaan Peralatan Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan dalam mengadakan peralatan yang sudah divalidasi oleh Kabag. Pergudangan. Bagian Pergudangan 22. Mencatat Peralatan Masuk Use case ini menggambarkan kegiatan dari Bagian Pergudangan dalam mencatat seluruh peralatan baru yang masuk sesuai peralatan yang divalidasi oleh Kabag. Pergudangan Bagian Pergudangan 23. Buat Laporan Peralatan Masuk Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan yang membuat seluruh laporan peralatan masuk kepada Kabag. Pergudangan. Use case ini extends use case Bagian Pergudangan 24. Buat Laporan Peralatan Keluar Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan yang membuat seluruh laporan peralatan keluar kepada Kabag. Pergudangan. Use case ini extends use case Bagian Pergudangan 25. Menerima Hasil Laporan Peralatan Masuk Use case ini menggambarkan kegiatan Kabag. Pergudangan menrima hasil laporan peralatan masuk dari bagian pergudangan Kabag. Pergudangan 26. Menerima Hasil Laporan Peralatan Keluar Use case ini menggambarkan kegiatan Kabag. Pergudangan menerima hasil laporan peralatan keluar dari Bagian Pergudangan Kabag. Pergudangan Berdasarkan penjelasan tersebut, dapat menyimpulkan kekurangan dari Sistem yang sedang berjalan saat ini, yaitu: 1. Proses booking peralatan masih dilakukan secara manual yang memakan waktu dan tenaga dari Karyawan Teknisi di mana harus datang ke Bagian Pergudangan untuk mem-booking peralatan dengan menyerahkan form booking request dan menunggu satu hari untuk mendapatkan booking form sebagai bukti bookingnya. 2. Proses Input data peralatan yang di-booking yang harus dilakukan bagian Pergudangan untuk membuat booking form dapat memungkinkan terjadinya human error seperti kekeliruan data yang di-Input jika antrian form booking request sedang meningkat. 3. Dikarenakan Karyawan Teknisi tidak mengetahui kondisi peralatan yang ingin di-bookingnya, dan jika peralatan di Pergudangan sedang habis, Bagian Pergudangan harus meminjam peralatan ke Perusahaan Partnership atau membelinya sesuai dengan permintaan Karyawan Teknisi walaupun masih terdapat peralatan alternative yang mungkin dapat digunakan untuk menggantikan peralatan yang habis tersebut. 4. Kabag. Pergudangan masih melihat laporan-laporan yang terkait secara manual setiap bulannya, hal ini kemungkinan dapat mengganggu kinerja dari kedua belah pihak bila sewaktu karyawan Teknisi, Kabag. Pergudangan membutuhkan laporan di luar jadwal penyusunan laporan tersebut. Dari kesimpulan tersebut, peneliti dapat mengajukan solusi dalam pengembangan sistem yang sedang berjalan saat ini, yaitu : 1. Mengembangkan sistem peminjaman yang sedang berjalan menjadi sistem pengambilan atau peminjaman peralatan berbasis web yang dapat mempermudah Karyawan Teknisi fokus mengerjakan SPK Surat Perintah Kerja, dan Karyawan Teknisi dapat memilih peralatan aternatif jika peraatan yang diinginkan tidak ada. 2. Dengan sistem berbasis jaringan ini, Bagian Pergudangan tidak perlu lagi melakukan input data booking yang diajukan Karyawan Teknisi. 3. Kemudian Kabag. Pergudangan juga dapat melihat laporan-laporan yang terkait secara langsung ke dalam sistem tanpa harus menunggu setiap bulannya.

4.3 Sistem Design

4.3.1 Perancangan Proses Bisnis Sistem Usulan

Dari hasil analisa sistem yang telah dilakukan di atas, maka tahapan selanjutnya yang dilakukan peneliti adalah merancang Sistem Informasi Pergudangan yang berbasis jaringan sebagai solusi yang diajukan untuk pengembangan dari sistem yang sedang berjalan. Di dalam merancang Sistem Informasi Pergudangan yang berbasis jaringan, tahapan proses yang diajukan peneliti adalah sebagai berikut: 1. Sebelum menggunakan program Sistem Informasi Pergudangan berbasis jaringan, user dari Sistem ini seperti: Bagian Pergudangan, bagian Operasional dan Kabag. Pergudangan dapat meminta account ke super admin sebagai administrator Sistem di bagian Pergudangan untuk dapat login ke sistem tersebut. Hal ini dikarenakan yang dapat menggunakan Sistem Informasi Pergudangan hanyalah ditujukan bagi user dari sistem tersebut. 2. Kemudian terbuka halaman utama Sistem Infromasi Pergudangan yang berisikan keterangan cara menggunakan Sistem Informasi Pergudangan berbasis jaringan tersebut. 3. Di dalam sistem ini, Bagian Pergudangan dapat melihat daftar peralatan yang tersedia di Pergudangan, melihat daftar booking terakhir yang telah ia lakukan, dan tentunya dapat melakukan Booking peralatan jika sudah menyelesaikan proses peminjaman peralatan pada transaksi sebelumnya. 4. Jika ingin melakukan booking peralatan, maka telah tersedia halaman berisikan form booking peralatan booking teknisi. Di halaman ini Bagian pergudangan dapat memilih peralatan apa saja yang akan dibooking dan mengisi keterangan keterangan yang dibutuhkan. Kemudian Bagian pergudangan dapat merevisi booking peralatan jika menginginkannya. Dan Bagian Pergudangan dapat menyimpan dan mencetak bukti Karyawan Teknisi booking untuk mengetahui nomor booking yang akan digunakan pada saat proses peminjaman dilakukan. Waktu pengambilan peralatan yang dipinjam minimal adalah dua hari setelah waktu Karyawan Teknisi dilakukannya proses booking , maksimal adalah satu bulan setelah dilakukannya proses booking . 5. Proses revisi booking dapat dilakukan Bagian Pergudangan selama dalam jangka waktu satu hari setelah proses booking awal dilakukan. Jika sudah lebih dari satu hari maka Bagian Pergudangan tidak dapat merevisi booking tersebut. 6. Kemudian terdapat pula halaman yang edit account yang dapat digunakan Bagian Pergudangan untuk mengedit account jika menginginkannya. Dan Bagian Pergudangan dapat logout setelah menggunakan Sistem Informasi Pergudangan ini. 7. Selanjutnya, untuk Bagian Pergudangan dapat login ke dalam sistem dengan menggunakan browser pada program yang telah ditentukan. Bagian Pergudangan dapat login menggunakan username dan password yang diberikan dari administrator. 8. Dalam sistem ini, Bagian Pergudangan dapat melakukan proses pencarian data booking, peminjaman, dan pengembalian peralatan teknisi. Proses pembatalan booking peralatan otomatis dilakukan sistem jika pada saat waktu peminjaman yang telah ditentukan Karyawan Teknisi yang bersangkutan tidak mengambil peralatan yang telah di booking dalam waktu satu hari setelah waktu peminjaman. 9. Dalam proses booking yang dilakukan Karyawan Teknisi, jika peralatan di Bagian Pergudangan yang di-booking sudah habis maka pada saat Bagian Pergudangan login ke sistem ini, dalam daftar booking terdapat halaman yang menampilkan daftar peralatan yang telah habis untuk memenuhi permintaan transaksi. Kemudian Bagian Pergudangan dapat mengklik link yang menampilkan halaman berisikan form peminjaman peralatan. 10. Pada waktu peminjaman atau pengambilan peralatan pinjaman yang dilakukan Karyawan Teknisi, Bagian Pergudangan memberikan print- out outgoing form kepada Karyawan Teknisi yang bersangkutan sebagai bukti bahwa Karyawan Teknisi tersebut telah meminjam peralatan teknisi yang intinya Karyawan Teknisi dapat mengetahui nomor peminjaman dari transaksi yang telah dilakukannya. 11. Jika melewati 1 hari dari batas waktu Maksimal dari SPK pada Karyawan Teknisi tidak datang untuk melakukan peminjaman, maka Karyawan Teknisi telah dianggap batal melakukan peminjaman. Namun, jika peralatan tersebut sangat dibutuhkan untuk kegiatan SPK,