BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Proses Perencanaan Anggaran Kongregasi SPM
1. Anggaran Provinsi
Setiap enam tahun sekali, perwakilan dari para Suster SPM mengadakan pertemuan yang disebut dengan sidang kapitel. Dalam agenda
kapitel tersebut, para suster anggota kapitel membahas rencana kegiatan 6 tahun ke depan berdasarkan evaluasi pelaksanaan program kegiatan dan
dengan mempertimbangkan kebutuhan saat ini dan masa yang akan datang. Hasil dari sidang kapitel berupa keputusan kapitel yang menjadi tujuan yang
ingin dicapai kongregasi di berbagai bidang layanan, termasuk bidang layanan ekonomat. Salah satu tangung jawab ekonomat adalah menyusun
anggaran Kongregasi SPM yang ada di Indonesia untuk selanjutnya disebut anggaran Provinsi Indonesia.
Perencanaan anggaran provinsi mengacu pada Renstra Rencana Strategis Kongregasi. Renstra Kongregasi diturunkan menjadi Renstra
Komisi Ekonomat. Renstra Komisi Ekonomat kemudian diuraikan dalam rincian program kegiatan dalam satu tahun anggaran. Anggaran provinsi yang
dimaksud di sini adalah anggaran Kongregasi SPM Provinsi Indonesia. Anggaran Provinsi Indonesia merupakan konsolidasian dari 31 anggaran
komunitas, kas kecil DPP, dan beberapa kelompok kerja Pokja bidang layanan yang dinamakan komisi, bisa dilihat pada gambar vi.
Anggaran provinsi disusun untuk jangka pendek dan panjang. Selanjutnya, berdasarkan anggaran provinsi tersebut, kongregasi menyusun
anggaran untuk 6 tahun yang dinamakan prognose. Prognose menunjukkan estimasi pendapatan dan biaya serta prioritas kebutuhan Kongregasi SPM
selama 6 tahun ke depan berdasarkan Renstra Komisi Ekonomat. Metode pendekatan perencanaan anggaran Kongregasi SPM adalah
campuran atau top down dan bottom up. Pimpinan komunitas membuat perencanaan anggaran rutin dan khusus berdasarkan tujuanprioritas
kebutuhan yang telah ditentukan oleh Dewan Pimpinan Provinsi. Data perencanaan atau anggaran rutin dan khusus yang sudah dibuat oleh pimpinan
komunitas dikirim ke ekonomat dan DPP dan kemudian diolah kembali oleh ekonomat dan DPP. Setelah proses analisa selesai, anggaran rutin komunitas
yang sudah diotorisasi oleh DPP dikirim kembali ke pimpinan komunitas untuk ditandatangani dan setelahnya dikembalikan lagi ke pimpinan
kongregasi sebagai tanda persetujuan. Alur perencanaan anggaran Kongregasi SPM Provinsi Indonesia
secara lengkap dapat dilihat pada gambar vi.
Gambar VI. Alur Perencanaan Anggaran Provinsi
2. Anggaran Komunitas
Anggaran Komunitas SPM disusun berdasarkan Renstra Komisi Ekonomat yang merupakan turunan dari Renstra Kongregasi. Ekonomat
membuat draf penyusunan anggaran sesuai dengan skala prioritas. Blanko Kapitel
6 Tahun
RENSTRA Kongregasi
Anggaran Provinsi 1 Tahun
Prognose 6 Tahun
RENSTRA Komisi Ekonomat
Anggaran Komunitas Biara
Anggaran DPP Anggaran
Komisi- Pokja
Komisi Pembinaan
Komisi Pendidikan
Komisi Badan Sosial
Komisi Karya Pastoral
anggaran rutin yang sudah dibuat oleh ekonomat lampiran 1. dikirim ke komunitas-komunitas. Komunitas-komunitas mengisi blanko anggaran rutin
tersebut sesuai dengan rencana dan program tahunan. Dalam hal ini, kegiatan-kegiatan yang terjadi di komunitas tidak bisa dilepaskan dari
rencana dan kegiatan kongregasi. Dalam penyusunan anggaran rutin tersebut, pimpinan komunitas memperhitungkan berapa nominal anggaran
untuk masing-masing transaksi, baik pendapatan maupun pengeluaran. Misalnya, untuk penyusunan anggaran rutin tahun 2013, sebelum mengisi
nominal pada kolom anggaran tahun 2013, pimpinan komunitas melihat anggaran tahun 2012 dan pengeluaran riil di tahun 2012. Kedua data
tersebut menjadi salah satu pedoman untuk mengisi anggaran tahun 2013. Selain itu, pimpinan komunitas juga memperhitungkan prediksi kenaikan
inflasi tahun 2013. Anggaran yang sudah disusun oleh komunitas dikirim ke
ekonomat. Bila ada perencanaan untuk menambah inventaris atau perbaikan gedung yang jumlahnya signifikan, anggaran untuk hal tersebut dimasukkan
sebagai anggaran khusus. Anggaran khusus yang dibuat komunitas harus disertai dengan lampiran data pendukung, misalnya gambar bangunan
barurenovasi gedung, perhitungan detail biaya tenaga kerja, dan biaya material yang dibutuhkan dalam pembangunan atau renovasi gedung.
Anggaran yang sudah masuk ke ekonomat diolah, dievaluasi dan dianalisa oleh Ekonom SPM bersama Dewan Pengurus Provinsi dan selanjutnya
diotorisasi oleh pimpinan kongregasi.
Berikut ini prosedur alur perencanaan anggaran rutin dan khusus Komunitas SPM:
a. DPP menyediakan 2 dua lembar surat pengantar anggaran khusus. Satu
lembar dikirim ke ekonomat dan satu lembar untuk arsip. Setelah menerima surat pengantar dari DPP, Ekonomat SPM membuat 1 bendel
blanko anggaran rutin dan surat pengantar anggaran rutin. Satu bendel blanko dan surat pengantar anggaran rutin serta surat pengantar anggaran
khusus dikirim ke komunitas. File blanko anggaran rutin dan surat pengantar anggaran rutin disimpan dalam softcopy oleh ekonomat.
b. Komunitas menerima blanko dan surat pengantar anggaran rutin serta
surat pengantar anggaran khusus. Komunitas mengisi blanko anggaran rutin dan membuat surat permohonan anggaran khusus bila dibutuhkan.
c. Setelah mengisi permohonan anggaran rutin pada blanko anggaran rutin
dan surat permohonan anggaran khusus, komunitas membuat 2 bendel permohonan anggaran rutin dan 3 lembar permohoan anggaran khusus.
Satu lembar permohonan anggaran rutin dikirim ke ekonomat dan satu lembar surat permohonan anggaran khusus dikirim sebagai tembusan.
Satu lembar surat permohonan anggaran khusus dikirim ke DPP. Satu bendel permohonan anggaran rutin dan satu lembar surat permohonan
anggaran khusus disimpan sebagai arsip komunitas.
d. Ekonomat menerima permohonan anggaran rutin dan permohonan
anggaran khusus. Ekonomat merekap anggaran rutin dan anggaran khusus dari seluruh komunitas.
Kategori