pengertian dari masing-masing bagian dan jabatan di dalam organisasi. Berdasarkan struktur organisasi yang ada.
Berikut ini akan diuraikan secara sederhana tugas dan fungsi masing- masing bagian struktur organisasi yang ada di Kongregasi SPM.
1. Tugas Dan Wewenang Dewan Pengurus Provinsi DPP
Menurut Konstitusi SPM 1984: 110, tugas, tanggung jawab dan wewenang Dewan Pengurus Provinsi DPP adalah:
a. Tugas utama pemimpin provinsi ialah bersama dengan dewannya,
mengemudikan provinsi dengan melayani seturut semangat Yesus dari Nasaret, sebagaimana kita ungkapkan dalam spiritualitas kepemimpinan
sesuai dengan kharisma kongregasi. b.
Pemimpin provinsi mengetuai dewannya dan secara resmi mewakili provinsi.
c. Pemimpin provinsi, dengan persetujuan dewannya, bertanggungjawab
mempersiapkan kapitel provinsi dengan baik. d.
Pemimpin provinsi, dengan persetujuan dewannya, mempertanggung- jawabkan pelaksanaan kebijakan dibidang spiritual, kemasyarakatan dan
keuangan, yang dinyatakan dalam laporan evaluasi. Laporan ini diajukan kepada kapitel umum.
e. Pemimpin provinsi, dengan persetujuan dewannya, dapat mendirikan
rumah setelah bermusyawarah dengan pemimpin umum dan dewannya serta dengan persetujuan tertulis dari uskup setempat.
f. Sekurang-kurangnya satu kali dalam masa jabatannya, pemimpin
provinsi atau salah seorang asistennya mengunjungi tiap komunitas dan menawarkan kesempatan kepada para suster untuk mengadakan
wawancara pribadi.
2. Tugas-tugas Ekonom Provinsi Regio
Menurut Konstitusi SPM 1984: 117, tugas ekonom provinsi adalah sebagai berikut:
a. Ekonom provinsiregio mengelola harta milik provinsiregio serta harta
milik pribadi para suster yang secara sah terdaftar dalam provinsiregio. Pengelolaan ini dilaksanakan atas penugasan pemimpin provinsiregio.
b. Ekonom provinsiregio memberi nasehat kepada Dewan Pengurus
ProvinsiRegio mengenai kebijakan provinsiregio dalam hal keuangan dan ekonomi.
c. Ekonom provinsiregio berusaha menyusun laporan dan menyampaikan
neraca tahunan provinsiregio mengenai tahun anggaran yang lampau dan anggaran belanja untuk tahun yang akan datang kepada Dewan Pengurus
Umum . d.
Ekonom provinsiregio menyampaikan nasehat tertulis kepada Dewan Pengurus Provinsiregio mengenai neraca-neraca tahunan serta rancangan
anggaran-anggaran yang disampaikan oleh pengurus masing-masing rumah.
e. Ekonom provinsiregio menyusun laporan mengenai caranya mengelola
keuangan dan ekonomi provinsiregio selama masa jabatan yang lampau, untuk disajikan kepada kapitel provinsiregio.
3. Tugas dan Wewenang Pimpinan Setempat
Menurut Pedoman Pengelolaan Harta Benda dan Uang Kongregasi SPM 1986: 15-16, tugas, tanggungjawab dan wewenang pimpinan
setempat atau pimpinan komunitas Piko adalah: a.
Memelihara dan mengelola harta benda bergerak dan tidak bergerak, yang dimiliki lingkup komunitas dan karya yang dipercayakan padanya.
b. Memperoleh dan memindahtangankan harta benda bergerak dan tidak
bergerak, sesuai dengan pedoman yang berlaku. c.
Membuat anggaran belanja dan menyusun laporan tahunan komunitas. d.
Membagi dana yang sudah dianggarkan dan disetujuhi DPP, menurut prioritas yang disepakati komunitas.
e. Menerima, mengoreksimeneliti dan mengesahkan laporan bulanan
laporan tahunan setiap unit karya, komunitas, dan meneruskannya ke DPP.
f. Mencari dana baru.
g. Mengawasi penggunaan harta benda dan uang.
h. Pengatur pelaksanaan keluar masuknya uang dan barang sumbangan
yang telah disetujui DPP.
BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Proses Perencanaan Anggaran Kongregasi SPM
1. Anggaran Provinsi
Setiap enam tahun sekali, perwakilan dari para Suster SPM mengadakan pertemuan yang disebut dengan sidang kapitel. Dalam agenda
kapitel tersebut, para suster anggota kapitel membahas rencana kegiatan 6 tahun ke depan berdasarkan evaluasi pelaksanaan program kegiatan dan
dengan mempertimbangkan kebutuhan saat ini dan masa yang akan datang. Hasil dari sidang kapitel berupa keputusan kapitel yang menjadi tujuan yang
ingin dicapai kongregasi di berbagai bidang layanan, termasuk bidang layanan ekonomat. Salah satu tangung jawab ekonomat adalah menyusun
anggaran Kongregasi SPM yang ada di Indonesia untuk selanjutnya disebut anggaran Provinsi Indonesia.
Perencanaan anggaran provinsi mengacu pada Renstra Rencana Strategis Kongregasi. Renstra Kongregasi diturunkan menjadi Renstra
Komisi Ekonomat. Renstra Komisi Ekonomat kemudian diuraikan dalam rincian program kegiatan dalam satu tahun anggaran. Anggaran provinsi yang
dimaksud di sini adalah anggaran Kongregasi SPM Provinsi Indonesia. Anggaran Provinsi Indonesia merupakan konsolidasian dari 31 anggaran
komunitas, kas kecil DPP, dan beberapa kelompok kerja Pokja bidang layanan yang dinamakan komisi, bisa dilihat pada gambar vi.
