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Guía para 4.2.3
Los documentos utilizados para definir, dirigir y controlar las actividades que afectan el sistema de gestión de la calidad del organismo de capacitación deberían ser controlados.
El propósito del control de los documentos, es asegurar que éstos estén completos, actualizados, identificados y disponibles para el personal que lo requiera, y se evite el uso
no previsto de documentos obsoletos. Esta cláusula no incluye el control de los registros, aspecto que es tratado en 4.2.4.
El control de la documentación abarca la creación, distribución y archivo de la documentación interna. Asimismo incluye la recepción, distribución y archivo de la
documentación externa que afectan al sistema de gestión de la calidad y la calidad de los programas de capacitación y el servicio.
Los organismos de capacitación deberían establecer qué documentos y qué datos necesitan ser controlados. Los procedimientos deberían corresponder al método de
operación del organismo técnico.
El control de la documentación se aplica a los documentos y datos en papel como también en su forma electrónica o dispuesta en otro medio.
Ejemplos de documentos que pueden ser considerados objetos de control incluyen los siguientes:
- manual de la calidad;
- plan de calidad;
- procedimientos;
- directrices;
- instrucciones de trabajo;
- políticas internas y externas;
- requerimientos de la Autoridad Competente;
- esquemas de evaluación;
- pruebas y exámenes, calendarios de cursos, información de programas;
- softw are y manuales; y
- catálogos y otros documentos similares.
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Los organismos de capacitación deberían desarrollar un método para asegurar que estos documentos estén disponibles para el personal con la indicación de donde ellos pueden
ser encontrados. Sólo la versión actual de la documentación del sistema de gestión de la calidad debería estar disponible y en un lugar que permita su acceso y recuperación.
El método de control de la documentación puede variar dependiendo del tipo de documentos. Por ejemplo, los documentos conteniendo pruebas o exámenes de
evaluación de alumnos en un curso, necesitan un sistema de control muy estricto, mientras que una lista de relatores o locales aprobados para desarrollar las acciones de
capacitación aprobados puede circular junto a una lista de distribución aprobada.
4.2.4 Control de los registros
Se deben establecer y mantener registros para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad. Los
registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables. Se debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la
identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros.
Guía para 4.2.4
Bajo esta cláusula, el organismo técnico de capacitación debería describir respecto de los registros, los siguientes aspectos: cuáles se conservan; dónde y cómo se almacenan y
cómo se clasifican; cómo se pueden recuperar; personas responsables de su acceso, recuperación y consulta; tiempo de conservación; y destino de los registros una vez que
se cumple su período de retención.
A través de esta guía, una serie de cláusulas se refieren a requerimientos de mantención de registros. Estas cláusulas son:
4.2.3 Control de los documentos 4.2.4 Control de los registros
5.6 Revisión por la gerencia 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y capacitación
7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el servicio 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto
7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo 7.4.1 Proceso de compras
7.5.1 Control de producción y de la prestación del servicio
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7.5.2 Validación de los procesos de producción y de la prestación del servicio 7.5.3 Identificación y trazabilidad
7.5.4 Propiedad del cliente 7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y medición
8.2.2 Auditoría interna 8.2.4 Seguimiento y medición del producto
8.3 Control del servicio no conforme 8.4 Análisis de datos
8.5.2 Acciones correctivas 8.5.3 Acciones preventivas
Adicionalmente a estos requerimientos, los organismos de capacitación deberían considerar otros registros generados como resultado de los procedimientos de control de
los procesos, tales como:
- informes de reconocimientos externos por parte de entidades reconocidas;
- informes de examinadores externos en el ámbito de actividades de capacitación;
- calificaciones obtenidas por los alumnos;
- registros y tasas de asistencia; y
- resumen de las actividades de capacitación.
El tiempo de retención y los métodos de eliminación de los registros debería estar definido en los procedimientos. Cuando se establezcan los procedimientos de mantención, tiempo
de retención y métodos de eliminación de los registros, el OTEC debería satisfacer los requerimientos exigidos por la Autoridad Competente.
