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El organismo debería tener un sistema para revisar las órdenes de compra antes que éstas sean emitidas al proveedor.
Las órdenes de compra pueden ser enviadas por teléfono u otro medio electrónico. Sin embargo, las órdenes por teléfono deberían ser confirmadas por correo u otro medio
electrónico en la oportunidad más rápida posible.
7.4.3 Verificación de los productos comprados
La organización debe establecer e implementar la inspección u otras actividades necesarias para asegurar que el producto comprado cumple los requisitos de compra especificados.
Cuando la organización o su cliente quieran llevar a cabo la verificación en las instalaciones del proveedor, la organización debe especificar en la información de compra las disposiciones
para la verificación pretendida y el método para la liberación del producto.
Guía para 7.4.3
En general, esta cláusula tiene limitadas aplicaciones para los organismos técnicos de capacitación. Ejemplos en los cuales, puede ser aplicada son:
- auditoría a proveedores; y
- compra de cursos desarrollados por otras organizaciones.
Se debería verificar los productos comprados con suficiente anticipación para evitar cualquier demora o problema en su utilización. Esta actividad de verificación debe estar a
cargo de una persona responsable del organismo.
7.5 Producción y prestación del servicio
7.5.1 Control de producción y de la prestación del servicio
La organización debe planificar y llevar a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas. Las condiciones controladas deben incluir, cuando sea aplicable:
a disponibilidad de información que describa las características del servicio; b disponibilidad de instrucciones de trabajo, cuando sea necesario;
c uso del equipo apropiado; d disponibilidad y uso de dispositivos de seguimiento y medición;
e implementación del seguimiento y medición; y f implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega.
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Guía para 7.5.1
El organismo técnico de capacitación debería establecer procedimientos para controlar la prestación del servicio en la extensión que sea necesaria. No debería ser necesario entregar
instrucciones al personal en aspectos en los cuales ellos son competentes. Por ejemplo, un relator con experiencia no necesita ser instruido en el día a día sobre lo que enseña.
El proceso de control podría cubrir en forma apropiada, uno o más aspectos como los siguientes:
- selección y admisión de participantes a las actividades de capacitación;
- documentación sobre los cursos;
- plazos de realización de actividades, cambio en las tareas, tareas planeadas;
- manejo de materiales y disponibilidad;
- evaluaciones y comunicación de resultados;
- evaluación del personal y valoración de éste;
- progreso de los alumnos participantes en las actividades de capacitación;
- recopilación de datos y análisis;
- apoyo de los servicios a los alumnos participantes en las actividades de capacitación;
- administración de la información;
- actividades comerciales y empresariales;
- servicios a la comunidad; y
- actividades de mejoramiento de los procesos.
Esta lista no es exhaustiva. Entrega, sin embargo, una guía para satisfacer los requerimientos de los aspectos a a f.
En algunos casos puede ser necesario para el personal disponer de calificaciones específicas o haber tenido capacitación con el fin de cumplir cabalmente con el proceso
que corresponda.
Puede ser necesario contar con una capacitación anterior e incluso que ésta esté reconocida en forma apropiada, antes de ser usada.
El organismo de capacitación debe asegurar que estos requerimientos se cumplen.
