Generalidades Requisitos de la documentación
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Guía para 4.2.1
La dirección del organismo técnico de capacitación debería definir la documentación incluyendo los registros de información necesitados para establecer, implementar y
mantener el sistema de gestión de la calidad y para apoyar la operación eficaz de los procesos de la institución.
La naturaleza y la extensión de la documentación deberían satisfacer los requerimientos contractuales, reglamentarios, de la Autoridad Competente y de los clientes y de otras
partes interesadas.
Los organismos de capacitación deberían determinar la documentación requerida, el alcance de ésta y la forma que se utilizará para su control. Aspectos a tomar en cuenta son el
tamaño del organismo, sus procesos, requisitos o exigencias de la autoridad, entre otros.
Con el fin de proveer la documentación necesaria para satisfacer las necesidades y expectativas de las partes interesadas, la dirección del organismo debería considerar:
- requerimientos contractuales acordados con clientes y otras partes interesadas;
- aceptación de estándares nacionales, regionales o internacionales relativos al sector de
la capacitación;
- requerimientos reglamentarios yo de la Autoridad Competente;
- decisiones del organismo;
- fuentes de información externa relevantes al desarrollo de las competencias del
organismo, e
- información sobre las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
La documentación puede ser vista en términos de cierta jerarquía, que puede ser la siguiente: la política de la calidad, el Manual de la calidad, los procedimientos, otros
documentos que el organismo de capacitación considere necesarios y los registros.
La generación, uso y control de la documentación debería ser evaluada con respecto a la eficacia del organismo considerando criterios tales como:
- funcionalidad como por ejemplo, velocidad de procesamiento;
- estilo amigable;
- recursos necesarios;
- políticas y objetivos;
- estudios de mercado;
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-
documentación de los sistemas utilizados; e -
interfaces usadas por sus clientes, proveedores y otras partes interesadas. El acceso a la documentación debería asegurarse al personal, a la Autoridad Competente y
a otras partes interesadas, basado en la política de comunicaciones del organismo. Para la implementación de esta cláusula por los organismos de capacitación, se deben
considerar las guías para 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.3 y 5.4.2.
NOTAS 1 Generalmente los documentos son la información usada para guiar procesos de trabajo, por ejemplo:
procedimientos, instrucciones de operación, manuales de estándares, códigos, regulaciones, formularios, listas de verificación, bases de datos, entre otros.
Los registros, son los documentos que dan evidencia de que el trabajo ha sido realizado, por ejemplo: registros de alumnos inscritos, registros de compras efectuadas, registro del cumplimiento de los
contenidos de un curso, registros de la asistencia y horarios de relatores yo facilitadores, resultados de la evaluación de los alumnos asistentes a las actividades de capacitación, entre otros.
Los procedimientos requeridos explícitamente por NCh9001 - ISO 9001 están relacionados con la operación del sistema de gestión de la calidad y corresponden a control de documentos, control de
registros, auditorías internas, control del producto no conforme, acciones correctivas y acciones preventivas. Es responsabilidad del organismo de capacitación determinar cuantos procedimientos utilizará
para describir estas actividades. Según la complejidad del organismo y de sus procesos, estos procedimientos pueden:
- formar parte del Manual de la calidad;
- constituir documentos separados, pero referenciados en el Manual.
2 Documentos de interés para el organismo de capacitación pueden ser aquellos provistos por la Autoridad Competente.