49
b. Mengirim surat ke tujuan dan mencatat ke dalam buku ekspedisi
tanda terima surat yang dikirimkan c.
Melaksanakan kegiatan lain yang berhubungan dengan kearsipan
2. Urusan Kerumahtanggaan
a. Mengkoordinir kebersihan kantor dan lingkungan kantor,
pelayanan tamu, penyediaan konsumsi pegawai tamu dan peserta rapat, menyiapkan ruang rapat
b. Pengaturan penggunaan kendaraan dinas untuk keperluan tamu,
menyiapkan penginapan tamu, pelayanan pembuatan stint perjalanan dinas, lembur pegawai dan hubungan masyarakat
HUMAS serta mengkoordinir keamanan kantor lingkungan
3. Urusan BMN
a. Mengisi buku invantaris, buku harian, buku memorial, buku
persediaan. Membukukan barang masuk dan menerima berita acara serah terima dilengkapi dengan bon faktur nan Nomor SPM
dan SP2D dari Keuangan. b.
Membukukan barang keluar dan membuat tanda terima barang c.
Membukukan barang habis pakai ke dalam buku harian d.
Membuat daftar barang persediaan di gudang e.
Membukukan barang invertaris ke dalam buku induk inventaris f.
Menempel Daftar Inventaris Ruangan di setiap ruangan setiap awal tahun berjalan
g. Membuat registrasi setiap barang inventaris dan menempelkan di
setiap barang inventaris
Universitas Sumatera Utara
50
h. Membuat laporan mutasi barang triwulan secara
berkseninambungan i.
Membuat Laporan Tahunan Inventaris barang secara keseluruhan setiap akhir tahun anggaran
j. Mengisi SABMN dari setiap jurusan prodi
k. Memonitor SABMN dari setiap jurusan prodi
l. Membuat laporan semester dan tahunan SABMN tahun berjalan
4. Urusan Keuangan
Pelaksana Keuangan: a.
Bendahara Pengeluaran b.
Bendahara Penerimaan c.
Pembuat daftar gaji d.
Menyusun kartu pengawasan dan mengecek ketersediaan dana untuk setiap kegiatan
e. Melaksanakan pengujian atas tagihan untuk pembuatan SPP
f. Melaksanakan pemeriksaan dan pengujian SPP untuk membuat
SPM g.
Membuat laporan keuangan triwulan secara berkesinambungan h.
Membuat laporan tahunan keuangan secara keseluruhan setiap akhir tahun anggaran
i. Mengisi SAI dan melaporkan setiap bulannya ke Atasan
j. Memonitor SAI dan Unit Negara dan melaporkannya ke atasan
sebagai UAW k.
Membuat laporan semester dan tahunan Keuangan tahun berjalan
Universitas Sumatera Utara
51
l. Menyusun dan menganalisa rencana anggaran yang telah dibuat ke
dalam RKAKL setiap tahunnya
5. Urusan Kepegawaian
