Sistem Sertifikasi Rantai Pasok

mekanisme tersebut, dapat berakibat tidak dapat diperolehnya sertifikasi. Mekanisme ini akan dilakukan dalam 5 lima tahun sekali, karena jangka waktu sertifikasi ISPO yang berlaku selama 5 lima tahun.

2. Sistem Sertifikasi Rantai Pasok

a. Ruang Lingkup

Perusahaan kelapa sawit yang telah mendapatkan sertifikat sesuaipersyaratan ISPO, dapat meningkatkan statusnya untuk memperoleh sertifikat rantai pasok yang mampu telusur.Tujuan dari penerapan SSRP ISPO adalah menerapkan sistem legal praktisyang dipercaya dan menjamin perdagangan minyak kelapa sawit bersertifikatISPO. Untuk menjaga kredibilitas dari SSRP ISPO, perusahaan harusmemenuhi persyaratan sebagai berikut 106 1 “Semua fasilitas dalam rantai pasok minyak sawit harus memenuhipersyaratan ISPO; : 2 Perusahaan harus membuat pernyataan bahwa produksi, pengadaan danpenggunaan minyak kelapa sawit bersertifikat telah memenuhipersyaratan ISPO”. Model rantai pasok dalam perdagangan minyak kelapa sawit yang diadopsioleh ISPO adalah sebagai berikut 107 1 “Segregasi Segregation; : 2 Keseimbangan Massa Mass Balance; 3 Pesanan dan Klaim Book and Claim”. SSRP ISPO ini mencakup 108 106 Ibid. : 107 Ibid. Universitas Sumatera Utara 1 “Akreditasi dan persetujuan persyaratan untuklembaga sertifikasi rantai pasok; 2 Persyaratan Sertifikasi Rantai PasokISPO; dan 3 Persyaratan untuk Proses Sertifikasi Rantai Pasok ISPO”.

b. Akreditasi dan Persetujuan

1 Lembaga sertifikasi, Penjelasan mengenai lembaga sertifikasi mengacu pada bagian Persyaratan Lembaga Sertifikasi. 2 Badan Akreditasi, Penjelasan mengenai badan akreditasi mengacu pada bagian Badan Akreditasi.

c. Persyaratan Sertifikasi

1. Unit Sertifikasi Unit sertifikasi adalah pabrik dan kebun yang memasok bahan bakuuntuk pabrik. Bahan baku tersebut harus memenuhi persyaratan ISPOtermasuk petani atau kebun lain yang memasok bahan baku kepabrik.Grup perusahaan perkebunan dapat disertifikasi sesuai dengangrupnya apabila grup tersebut menerapkan cara manajemen yangsama untuk seluruh anak perusahaannya. Rencana sertifikasi grupperusahaan harus disampaikan kepada Lembaga Sertifikasi padawaktu dilakukan audit pertama.Unit yang disertifikasi dinilai berdasarkan standar ISPO, contohminimum yang harus diambil adalah 0,8 √y, dilakukan pembulatan keatas, sedangkan contoh yang diambil dalam melakukan surveilanceadalah 0,6 √y dan juga dilakukan pembulatan ke atas.Untuk mendapatkan sertifikat rantai pasok, perusahaan 108 Ibid. Universitas Sumatera Utara yang telahmendapat sertifikat Prinsip dan Kriteria ISPO harus memenuhipersyaratan SSRP ISPO. Lembaga sertifikasi yang disetujui olehKomisi ISPO akan melakukan verifikasi persyaratan SSRP ISPO. 109 Apabila terdapat pihak lain yang ikut mendukung kegiatan produksiminyak sawit lestari, misalnya pihak ketiga yang independen antaralain sub kontraktor untuk penyimpanan, transportasi atau kegiatanoutsourcing lainnya, perusahaan pemegang sertifikat harus menjaminbahwa pihak ketiga tersebut telah memenuhi persyaratan SSRPISPO.Lembaga sertifikasi harus melakukan verifikasi terhadap semuakegiatan yang dilakukan oleh sub kontraktor yang terlibat denganperusahaan bersertifikat sesuai dengan persyaratan SSRP ISPO.Dalam proses untuk mendapatkan sertifikat, perusahaan harusmemastikan bahwa sub kontraktor yang dipekerjakan harus memilikiperjanjian tertulis atau sub kontraktor tersebut telah memiliki sertifikat.Dalam proses untuk mendapatkan sertifikat harus dipastikan melaluiperjanjian tertulis bahwa pihak ketiga memiliki akses tidak terbatasterhadap kegiatan yang terkait. Setelah memperoleh sertifikat,perusahaan harus mendaftarkan dan membuat laporan sesuai dengansistem rantai pasok ke Komisi ISPO. 110 2. Pendaftaran Pendaftaran ini bertujuan untuk mencatatkan segala kemungkinan- kemungkinan terjadinya sengketa pertanahan yang sering terjadi. Dengan adanya 109 Ibid. 110 Ibid. Universitas Sumatera Utara pencatatan transaksi ini,sehingga dapat dilakukan pelacakan kepada Sekretariat ISPO apabila ada perubahan kepemilikan. Pelaku disepanjang rantai pasok minyak kelapa sawit berkelanjutanbersertifikat ISPO harus mendaftarkan transaksinya kepada SekretariatISPO. Apabila terjadi perpindahan kepemilikan, maka akan diberi nomor kodepelacakan.Pelaku pada rantai pasok harus mendaftar yang meliputi 111 a. “Fasilitas pengolahan dimana pemiliknya sesuai dengan spesifikasiyang tertera dalam persyaratan SSRP ISPO. : b. Pemilik yang memindahtangankan minyak kelapa sawit berkelanjutanke pemilik lainnya tanpa diproses lebih lanjut harus memastikan tidakterjadi perubahan volume mempunyai volume yang sama. c. Pengusaha berkutnya yang merupakan pemilik fisik dari produkminyak kelapa sawit, misalnya refinery danatau pengguna akhirminyak kelapa sawit. d. Pelaku usaha yang merupakan pedagang perantara dapatdikecualikan dari pendaftaran”. Perusahaan yang memiliki minyak sawit yang bersertifikat SSRP akandiberi nomor atau kode oleh Komisi ISPO, yang selanjutnya merupakanbagian dari dokumen pengiriman.Klaim terhadap minyak sawit berkelanjutan dan yang bersertifikat ISPOharus mengacu kepada sertifikat yang sah, diterbitkan oleh lembagasertifikasi yang ditunjuk Komisi ISPO. 112 Secara garis besar, Perusahaan yang telah memiliki SSRP ISPO, secara berkesinambungan tetap dan wajib memilik komitmen baik dalam internalnya maupun bagi pihak-pihak lainnya diluar dirinya untuk senantiasa melaksanakan 111 Ibid. 112 Ibid. Universitas Sumatera Utara prinsip dan kriteria yang bertujuan untuk memperoleh produk turunan kelapa sawit yang berkelanjutan.

d. Proses Sertifikasi

Lembaga sertifikasi yang diakui oleh Komisi ISPO harus menerapkan seluruhketentuan hukum yang berlaku, untuk dapat memastikan sub kontraktoratau entitas lain yang terlibat misalnya dipekerjakan secara permanenatau lepasan seperti auditor, pakar, konsultan, dll memenuhipersyaratan SSRP ISPO. Lembaga sertifikasi harus memastikan bahwa setiap proses untukmendapatkan sertifikat SSRP dilengkapi dengan semua informasiyang diperlukan untuk ISPO Sertifikasi Supply Chain Sistem, keluhan,termasuk standar, indikator, auditor dan daftar periksa atau setara,dan dokumentasi lainnya. Lembaga sertifikasi melaksanakan pelayanan sertifikasi harus terikatdalam suatu kontrak. Sebelum mencapai kesepakatan untukmelanjutkan dengan penyediaan layanan, maka mereka harusmemiliki catatan. Dalam kontrak akan ditentukan ruang lingkup modelrantai pasokan untuk diaudit, durasi dan biaya berkaitan dengan auditserta merinci hak dan kewajiban dari lembaga sertifikasi sertakliennya. Kontrak tersebut harus mencakup hak klien untukmengajukan keberatan terhadap proses audit, dan hak ini harustercantum dalam prosedur. Perjanjian kontrak akan mencakupketentuan- ketentuan yang relevan mengenai kerahasiaan danpernyataan kepentingan. Dalam proses untuk mendapatkan sertifikat ISPO, perusahaanperkebunan harus menjelaskan secara rinci tentang organisasi, sistemmanajemen dan kegiatan Universitas Sumatera Utara yang dianggap perlu diketahui oleh lembagasertifikasi. Kondisi ini menunjukkan bahwa persyaratan SSRP ISPOtelah diintegrasikan ke dalam organisasi, sistem manajemen dankegiatan perusahaan. Pemberian informasi harus mencakup rinciandan laporan proses sertifikasi dari semua sistem sertifikasi lain yang diperoleh oleh perusahaan dalam kegiatan sertifikasi lainnyamisalnya keamanan pangan, kualitas, dll, termasuk rincian kontrakdengan lembaga sertifikasi lain yang terlibat kegiatan sertifikasi. Lembaga sertifikasi akan mempelajari setiap pengajuan sertifikasiuntuk memastikan bahwa semua elemen terkait SSRP sepenuhnyamemenuhi tujuan Supply Chain ISPO Certification Systems. Lembagasertifikasi akan menjelaskan masalah apapun atau wilayah operasiyang meragukan dalam proses sertifikasi. Apabila sistem organisasi, sistem manajemen dan sistem operasionalmendukung sertifikasi sesuai atas kebijakan dari lembaga sertifikasidipandang layak memenuhi seluruh ketentuan SSRP ISPO, lembagasertifikasi akan merekomendasikan kegiatan tersebut telah berjalansesuai penilaian in-situ. Setelah memenuhi seluruh persyaratan administrasi, lembagasertifikasi merencanakan pelaksanaan verifikasi. Lembaga sertifikasi meminta agar perusahaan menentukan modelrantai pasokan yang dipilih dan menunjukan sistem organisasi, sistemmanajemen, sistem operasional yang digunakan serta sertifikatlainnya yang telah dimiliki seperti keamanan pangan, kualitas, dan lain-lain.Hal tersebut akan menentukan tingkat rincian dan perencanaankesesuaian penilaian yang diperlukan sesuai persyaratan SSRPISPO. Lembaga sertifikasi harus dapat mensinkronkan Universitas Sumatera Utara danmengkombinasikan audit Rantai Pasokan ISPO dengan audit ditempat lain seperti keamanan pangan, kualitas, dan lain-lain, apabiladimungkinkan untuk disesuaikan. Lembaga sertifikasi pelaksana audit akan mengakui sertifikat SSRPyang diterbitkan oleh lembaga sertifikasi lainnya. Para auditor dari lembaga sertifikasi harus mengikuti petunjuk ISO19011. Audit on-site harus menilai kesesuaian sistem organisasi, sistemmanajemen dan sistem operasional, termasuk dokumentasi seluruhkebijakan dan prosedur dengan persyaratan sertifikasi SSRP ISPO.Terkait dengan catatan SSRP yang berhubungan dengan penerimaan,pengolahan dan penyediaan minyak sawit bersertifikat yang diberikankepada pelanggan yang ingin membuat klaim minyak sawitbersertifikat ISPO, harus dilakukan pada audit selanjutnya. Jika hal initerjadi, peninjauan akan meliputi semua catatan audit terakhir padaperiode persetujuan pertama. 113 Pada akhir audit on-site, auditor mengadakan pertemuan denganperwakilan klien, termasuk manajemen.Klien harus diberitahukan bahwa mereka akan menerima konfirmasitertulis mengenai registrasi sertifikasi rantai pasok ISPO dan tanggalkadaluwarsanya. Pada saat pertemuan tersebut klien belum mendapatkepastian perolehan sertifikat dan tidak dapat membuat klaim sampaiada keputusan dari Komisi ISPO. Klien diberitahu mengenai tindakan apa yang harus dilakukansebelum sertifikat diterbitkan. Klien diberitahu mengenai temuan tim audit compliances dan noncompliances termasuk persyaratan yang belum dipenuhi atau yangmungkin memerlukan tindakan lebih lanjut sebelum sertifikatditerbitkan. 114 113 Ibid. 114 Ibid. Universitas Sumatera Utara Hasil pertemuan meliputi daftar peserta pertemuan, penjelasan rincikegiatan sertifikasi, informasi tambahan, hasil diskusi termasuktemuan tim audit yang bersifat sementara menunggu tinjauan danpengambilan keputusan oleh perwakilan yang ditunjuk lembagasertifikasi.Notulen pertemuan harus ditandatangani oleh auditor independen danperwakilan manajemen yang ditunjuk perusahaan dari kegiatan untukmendapatkan sertifikasi. 115 Sertifikasi multi lokasi dapat dilaksanakan apabila terdapat beberapasistem rantai pasok dengan fasilitas pengolahan yang berbeda yangdikelola dalam satu manajemen perusahaan.Pelaksanaan sertifikasi multi lokasi juga mengacu pada peraturanyang sama.Pada pelaksanaan sertifikasi multi lokasi, auditor wajib 116 a. “Menetapkan bahwa sistem manajemen dibawah kendali klien telah memenuhi semua fasilitas pengolahan sesuai SSRP ISPO; : b. Mengambil contoh kebun yang dilakukan secara random sampling,minimum satu contoh dan penilaiannya didasarkan pada penilaianresiko; c. Memastikan bahwa sistem manajemen telah sesuai dengan SSRPISPO dan diterapkan di seluruh fasilitas dan audit dilakukan secaraacak”. Auditor harus menyiapkan laporan mengenai proses sertifikasi SSRPISPO. Semua non-conformances akan ditangani secara serius sebelumsertifikat dapat diberikan oleh lembaga sertifikasi. Jika nonconformancestidak diselesaikan dalam jangka waktu 3 tiga bulansetelah audit, maka audit ulang lengkap wajib dilakukan. Lembagasertifikasi menilai efektivitas tindakan korektif dan atau tindakanpreventif yang diambil sebelum menyelesaikan non- conformances. 117 115 Ibid. 116 Ibid. 117 Ibid. Universitas Sumatera Utara Non-conformances yang timbul setelah disertifikasi adalah masalahutama yang harus ditangani secara serius karena beresikomengancam integritas dari sertifikasi rantai pasok ISPO. Untukmenyelesaikan ketidaksesuaian diberikan waktu maksimum 1 satubulan. Lembaga sertifikasi akan menilai efektivitas dari tindakankorektif ini dan atau tindakan preventif yang telah diambil. Jikaketidaksesuaian tidak diselesaikan dalam waktu 1 satu bulanjangka waktu maksimum, maka dilakukan penundaan ataupenarikan sertifikat dan dilakukan audit ulang secara penuh.Bilamana bukti objektif menunjukkan bahwa telah terjadipenyimpangan oleh klien bersertifikat, maka tindakan harus diambil terhadap minyak sawit bersertifikat yang telah atau akan segeradikirimkan, berupa penundaan pengiriman hingga waktu yangditentukan. Pemberitahuan kepada Sekretariat Komisi ISPO harusdilakukan dalam waktu 24 jam. 118 Jika tidak ada non-conformances pada audit atau rencana tindakanperbaikan dapat menjamin perubahan yang menghilangkanketidaksesuaian, maka klien akan direkomendasikan untukmelakukan sertifikasi ulang.Lembaga sertifikasi akan mengeluarkan sertifikat yang memuatinformasi sebagai berikut 119 a. “Nama lembaga yang disertifikasi; : b. Alamat dari semua situs yang relevan untuk mendapatkansertifikat termasuk keterangan lengkap dari penghubung denganperwakilan manajemen perusahaan yang bertanggung jawabuntuk mengawasi proses sertifikasi; c. Tanggal pengeluaran sertifikat dan tanggal kadaluwarsa; d. Tandatangan pihak berwenang, atau wakil yang ditunjuk olehlembaga sertifikasi; e. Laporan lembaga sertifikasi tentang Proses Sertifikasi RantaiPasok; f. Kontak informasi dan logo dari lembaga sertifikasi; g. Kontak informasi dan jika mungkin logo badan akreditasi; 118 Ibid. 119 Ibid. Universitas Sumatera Utara h. Nama dan logo ISPO; i. Ruang lingkup perusahaan yang disertifikasi”. Lembaga sertifikasi akan memberikan informasi yang relevan diwebsite ISPO meliputi : nomor telepon dan faksimile, alamat emaildan lingkup sertifikasi model rantai pasok dan ruang lingkup operasitertutup, dengan menggunakan formulamodel isian yang telahdisediakan oleh ISPO.Lembaga sertifikasi akan menyampaikan hasillaporan audit keSekretariat ISPO untuk dinilai dan di masukkan ke website ISPO,agar mendapat tanggapan publik. Diberikan waktu 10 sepuluh harikerja untuk tanggapan dari para pemangku kepentingan sebelumsertifikat diterbitkan. 120 Sertifikat periode pertama berlaku selama 12 dua belas bulan.Sebelum sertifikat periode pertama berakhir, akan diadakan auditulang secara lengkap untuk mempertahankan berlakunya sertifikattersebut selama 4 empat tahun ke depan.Pada audit ulang, lembaga sertifikasi harus memverifikasi ringkasancatatan tahunan perusahaan untuk menentukan jumlah minyakkelapa sawit yang diklaim bersertifikat ISPO tidak melebihi jumlahminyak kelapa sawit yang dijual dalam jangka waktu tertentu.Lembaga sertifikasi akan mengkonfirmasi jumlah yang dibeli dandiklaim sebagai bagian dari laporan audit. 121 120 Ibid. 121 Ibid. Universitas Sumatera Utara

e. Model Perdagangan Rantai Pasok ISPO

Perdagangan minyak kelapa sawit berkelanjutan dalam rantai pasok ISPOdapat dilakukan dengan model 122 1. “Segregasi Segregation, model ini memastikan bahwa minyak kelapa sawit bersertifikat ISPO danturunannya yang diperdagangkan hanya berasal dari sumber yangbersertifikat ISPO. Ini memungkinkan pencampuran minyak kelapa sawitbersertifikat ISPO dari berbagai sumber.Model ini menjamin bahwa semua produk fisik berasal dari perkebunandan pabrik yang bersertifikat ISPO. Namun, minyak kelapa sawit tidakdapat dihubungkan dengan perkebunan atau pabrik tertentu. : 2. Keseimbangan Massa Mass Balance, model ini hanya memantau secara administratif seluruh perdaganganminyak kelapa sawit bersertifikat ISPO dan turunannya di sepanjang rantaipasok, sebagai pemacu untuk perdagangan utama minyak sawitberkelanjutan 3. Pesanan dan Klaim Book and Claim, model ini menyediakan sertifikat minyak kelapa sawit bersertifikat ISPOyang dapat diperjualbelikan sampai kepada pasokan dasar minyak kelapasawit. Pelaku usaha perkebunan kemudian dapat menawarkan minyakkelapa sawit bersertifikat ISPO dan produk turunannya kepada konsumensecara langsung melalui website”.

3. Petunjuk Auditor ISPO