IV. METODE PENELITIAN 4.1 Lokasi dan Waktu
Penelitian ini dilakukan di PT Sinar Alam Permai PT SAP yang berlokasi di Jalan Sabar Jaya No. 21, Desa Prajin, Mariana, Musi Banyuasin,
Sumatera Selatan. Pemilihan lokasi penelitian ini ditentukan secara sengaja, dengan pertimbangan bahwa PT SAP merupakan salah satu perusahaan yang
bergerak dalam industri hilir kelapa sawit, yang menghasilkan produk dengan orientasi untuk memenuhi kebutuhan dalam negeri dan ekspor. Adapun
pengumpulan data dilaksanakan pada bulan Mei-Juni 2008.
4.2 Jenis dan Sumber Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh dengan melakukan pengamatan dan wawancara
langsung. Pengamatan dilakukan dengan melihat kondisi perusahaan untuk menetapkan kendala atau permasalahan untuk mengoptimalkan model persediaan.
Wawancara ditujukan kepada Manajer Produksi dan Leader Produksi Departemen PKC Palm Kernel Crushing, Lab PK Palm Kernel, depatemen keuangan,
departemen PPIC Production Planning and Inventory Control, departemen HRD Human Resorce and Development dan departemen Tracking, khususnya
bagian logistik. Data sekunder diperoleh dari dokumen perusahaan berupa laporan tahunan
atau bulanan yang meliputi data historis, data biaya dan data pendukung lainnya. Selain itu ditambah dengan studi literatur berupa skripsi, makalah, laporan
penelitian, dan internet.
4.3 Metode Pengumpulan Data
Data yang dikumpulkan berupa data kuantitatif. Data-data tersebut antara lain jenis dan asal bahan baku, prosedur pembelian, pengawasan mutu bahan baku
dan kebijakan persediaan perusahaan. Data sekunder diperoleh dari data-data yang dimiliki oleh perusahaan. Data pengendalian persediaan bahan baku PT. SAP
Sinar Alam Permai yang dikumpulkan antara lain : 1. Data persediaan inti sawit.
2. Data persediaan PKO. 3. Biaya pemesanan.
4. Biaya penyimpanan. 5. Waktu tunggu.
6. Data pembelian. 7. Data penyimpanan inti sawit.
Data yang diambil merupakan data bulanan, dimulai pada bulan Juli 2006 sampai bulan Juni 2007 karena perusahaan tutup buku setiap bulan Juni.
4.4 Metode Pengolahan dan Analisis Data
Pengolahan dan analisis data dilakukan dengan menyusun data kuantitatif yang diperoleh ke dalam tabel-tabel yang tersedia. Data kuantitatif diolah dengan
menggunakan alat bantu program Microsoft excell dan kalkulator, hasil pembahasannya disajikan dalam bentuk tabel yang kemudian di analisis secara
deskriptif dan diinterpretasikan untuk menjelaskan hasil yang telah di dapat tersebut. Hasil analisis dari model-model pengendalian persediaan tersebut
dibandingkan untuk mencari suatu alternatif model yang paling baik sesuai dengan kondisi perusahaan.
4.4.1 Identifikasi Kondisi Perusahaan dalam Manajemen Pengendalian Persediaan Inti Sawit
Langkah awal yang dilakukan dalam analisis pengendalian persediaan adalah mengidentifikasi manajemen pengendalian bahan baku perusahaan.
Sebelum dilakukan analisa, perlu diketahui kebijakan-kebijakan yang diterapkan perusahaan sehubungan dengan produksi, pembelian bahan baku, cara perusahaan
dalam menangani persediaan dan menentukan besar pesanan selama ini. Setelah itu perlu diketahui bagaimana perjanjian pesanan pembelian antara perusahaan
dan pemasok serta perjanjiannya dan hal-hal penting lainnya yang dapat diketahui.
4.4.2 Analisis Persediaan Bahan Baku
Jenis data yang diperlukan dalam menganalisis persediaan bahan baku adalah :
a. Volume pemakaian bahan baku Volume pemakaian bahan baku digunakan sebagai pendekatan yang
menyatakan besar permintaan akan bahan baku. b. Penyesuaian dan penentuan waktu tunggu
Waktu tunggu bahan baku adalah waktu yang dibutuhkan sejak bahan baku dipesan hingga bahan baku tersebut dapat digunakan untuk proses produksi.
Waktu tunggu bahan baku digunakan dalam menentukan pelaksanaan pemesanan sehingga pesanan dapat diterima pada saat yang tepat.
c. Analisis Persediaan Pengaman Dalam beberapa situasi, kebutuhan per periode bersifat variabel yang dapat
disebabkan karena adanya variabilitas produksi dan pemakaian bahan baku. Untuk mengatasi keragaman tersebut dibutuhkan persediaan minimum.
Persediaan minimum besarnya sama dengan persediaan pengaman.
Penentuan volume atau tingkat persediaan pengaman yang dipilih perusahaan harus didasarkan atas pertimbangan yang rasional sehingga dapat
menghasilkan penentuan kebijakan yang efektif. Persediaan pengaman merupakan persediaan yang harus ada selama waktu tunggu pengadaan bahan baku. Dalam
perhitungan persediaan pengaman terdapat faktor-faktor yang perlu diperhatikan yaitu waktu tunggu, dan rata-rata pemakaian bahan baku.
Rumus perhitungan persediaan pengaman adalah sebagai berikut :
S = d x L
di mana : S : Persediaan pengaman
d : Rata-rata permintaan pemakaian bahan per periode L : Waktu tunggu pemakaian per periode
4.4.3 Pendugaan dan Penentuan Biaya Persediaan
Perhitungan-perhitungan yang dilakukan dalam menentukan kuantitas optimal pesanan pada analisis pengendalian persediaan merupakan perhitungan
yang melibatkan berbagai jenis biaya yang terkandung dalam persediaan, yaitu meliputi biaya pemesanan dan biaya penyimpanan bahan baku. Biaya pemesanan
setahun dihitung dengan cara :
TC = f X C
dimana : TC : Biaya pemesanan selama setahun Rp
F : Kuantitas pemesanan selama setahun Kg C : Biaya pemesanan per pesanan Rp
Biaya penyimpanan adalah biaya-biaya yang berkenaan dengan diadakannya persediaan. Biaya ini berkaitan dengan tingkat rata-rata persediaan
yang ada di gudang. Biaya penyimpanan setahun dapat dihitung dengan rumus sebagai berikut :
T
H
=
∑
= 12
1 i
t
hi
T
hi
= Q
ri
x h Q
ri
= Q
awi
+ Q
aki
2 T
hi
= [Q
awi
+ Q
aki
2] x h
maka : T
H
=
∑
= 12
1 i
[Q
awi
+ Q
aki
2] x h
T
H
= [
∑
= 12
1 i
Q
awi
+
∑
= 12
1 i
Q
aki
2 x h] di mana :
T
hi
: Biaya penyimpanan sebulan Rp h : Biaya penyimpanan per unit per bulan Rp
Q
awi
: Tingkat persediaan awal bulan i Kg Q
ki
: Tingkat persediaan akhir bulan i Kg Q
ri
: Persediaan rata-rata Kg
4.4.4 Analisis Model Pengendalian Persediaan Bahan Baku
Model yang digunakan dalam penelitian ini adalah model pengendalian persediaan bahan baku yang termasuk dalam rencana kebutuhan bahan Material
Requirement Planning System, MRP. Dalam model MRP biasanya digunakan format seperti pada Tabel 8.
Tabel 8. Format Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku MRP Mingguan
Uraian
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Kebutuhan kotor
Persediaan Kebutuhan bersih
Rencana penerimaan pesanan Rencana pelaksanaan pesanan
Sumber : Buffa dan Sarin, 1996
Langkah-langkah pengisian tabel MRP adalah sebagai berikut : 1. Menentukan kebutuhan kotor.
Kebutuhan kotor adalah rencana pemakaian bahan baku perusahaan yang telah ditentukan sebelumnya pada saat penjadwalan produksi.
2. Persediaan di tangan Perkiraan persediaan yang ada di tangan untuk satu periode. Apabila tidak
terdapat kebutuhan bersih dan rencana penerimaan pesanan pada periode tersebut, maka besarnya persediaan di tangan untuk suatu periode adalah
persediaan di tangan periode sebelumnya dikurangi kebutuhan kotor periode tersebut. Apabila terdapat kebutuhan bersih dan rencana penerimaan pesanan
pada periode tersebut, maka persediaan di tangan untuk suatu periode adalah sebesar rencana penerimaan pesanan periode tersebut ditambah persediaan
ditangan periode sebelumnya dikurangi kebutuhan kotor periode tersebut. 3. Menghitung kebutuhan bersih.
Kebutuhan bersih adalah kebutuhan bahan baku yang tidak dapat lagi dipenuhi oleh persediaan perusahaan. Apabila persediaan di tangan suatu periode lebih
besar dari kebutuhan kotor, maka tidak terdapat kebutuhan bersih untuk periode tersebut. Tetapi, jika persediaan di tangan lebih kecil dari kebutuhan
kotor suatu periode, maka kebutuhan bersih untuk periode tersebut adalah
sebesar kebutuhan kotor periode tersebut dikurangi persediaan di tangan periode sebelumnya.
4. Menentukan rencana penerimaan pesanan. Rencana penerimaan pesanan adalah besarnya bahan baku yang akan diterima
pada periode tertentu berdasarkan pemesanan yang telah dilakukan sebelumnya.
5. Membuat rencana pelaksanaan pesanan. Rencana pelaksanaan pesanan adalah besarnya pesanan yang direncanakan
perusahaan pada suatu periode dengan harapan akan diterima perusahaan tepat pada saat dibutuhkan, yaitu pada saat rencana penerimaan pesanan, hanya
periode pelaksanaannya yang berbeda yaitu sebelum rencana penerimaan pesanan. Pesanan diasumsikan akan diterima ketika barang terakhir
meninggalkan pesanan. Ukuran Lot adalah jumlah kuantitas yang akan dipesan untuk memenuhi
kebutuhan bahan baku perusahaan dengan kuantitas yang minimum. Ada beberapa teknik yang dapat digunakan dalam menentukan ukuran lot pada system
MRP, diantaranya :
a. Teknik Lot For Lot
Dalam teknik ini, pemesanan dilakukan tepat sebesar kebutuhan yang akan dipakai. Hal yang perlu diketahui dalam menjalankan teknik lot for lot adalah
besar dan waktu pemakaian bahan baku secara akurat yang didasarkan pada jadwal induk produksi dan waktu tunggu bahan baku.
b. Teknik Economic Order Quantity EOQ
Teknik EOQ kuantitas pesanan ekonomis, besarnya pesanan yang dilakukan sebesar kelipatan dari EOQ yang lebih besar dan terdekat dengan kebutuhan
bersih. Rumus dasar dari EOQ adalah sebagai berikut :
EOQ =
H CR
2
dimana : R : Permintaan bahan baku Kg
C : Biaya pemesanan per pesanan Rp H : Biaya penyimpanan per unit tahun Kg
c. Teknik Part Period Balancing PPB
Kategori