Data dan Informasi Pengetahuan

berguna dan relevan. Pengetahuan didefinisikan sebagai konsep yang sukar dipahami dan sulit didefinisikan terutama pengetahuan yang berada dalam benak seseorang. Informasi dapat diubah menjadi pengetahuan melalui beberapa metode Davenport Prusak, 1998 seperti: a. Comparasion perbandingan: bagaimana informasi tentang situasi yang ada dibandingkan dengan situasi yang telah diketahui. b. Consequences konsekuensi: apa implikasi dari informasi untuk pengambilan keputusan. c. Connections hubungan: bagaimana menghubungkan pengetahuan yang satu dengan pengetahuan yang lain. d. Conversation percakapan: apa yang dipikirkan orang-orang tentang informasi ini. Pengetahuan disampaikan melalui media terstruktur seperti buku, dokumen, dan kontak antar individu dari percakapan hingga kegiatan pemagangan atau aktivitas organisasi. Davenport Prusak 1998 mengemukakan pengetahuan adalah campuran dari pengalaman, nilai-nilai, informasi, kontekstual dan pemikiran para ahli yang menyediakan suatu framework untuk melakukan evaluasi dan penggabungan pengetahuan dan informasi baru. Pengetahuan berasal dan diterapkan dalam pikiran pemilik pengetahuan. Pengetahuan dalam suatu organisasi, tidak hanya terkandung dalam dokumen atau repositori, tetapi terdapat dalam aktivitas rutin organisasi, proses, praktek dan norma-norma. Pengetahuan menurut Von Krough, Ichiyo, Nonaka serta Chun Wei Choo seperti yang dikutip Setiarso et al. 2009: a kepercayaan yang dapat dipertanggungjawabkan, b sesuatu yang eksplisit sekaligus terpikirkan tacit, c penciptaan inovasi secara efektif bergantung pada konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaan, d penciptaan inovasi yang meliputi tahapan: berbagi pengetahuan terpikirkan tacit, menciptakan konsep, membenarkan konsep, membangun prototipe serta melakukan penyebaran pengetahuan. Berdasarkan pada pernyataan di atas pengetahuan dapat menghasilkan suatu inovasi. Seperti yang dikemukakan Nonaka dan Takeuchi bahwa keberhasilan perusahaan Jepang ditentukan dari keterampilan dan kepakaran pekerja Jepang dalam menciptakan pengetahuan bagi organisasinya. Rowley 2009 menyebutkan informasi dan pengetahuan digunakan untuk berbagai tujuan seperti: pengambilan keputusan, pemecahan masalah, hubungan interpersonal dan komunikasi, sebagai hiburan, kepentingan warga negara, memperluas efektivitas bisnis dan profesi, kinerja dan pencapaian sukses. Pengetahuan menurut Zeleny seharusnya dihubungkan dengan sebuah perbedaan pengamatan dari keseluruhan obyek yang muncul dari latar belakang pengalaman koheren serta sekumpulan konsisten diri dari aksi yang terkoordinasi Polanyi 2007. Hierarki DIKW data, information, knowledge, wisdom menurut Ackoff yang dikutip Rowley 2009:  Data didefinisikan sebagai simbol yang merepresentasikan suatu kepemilikan obyek, kejadian atau lingkungannya, sebagai suatu hasil pengamatan  Informasi adalah yang disimpulkan dari data. Perbedaan data dan informasi pada fungsinya.  Pengetahuan adalah mentransformasikan informasi ke dalam instruksi.  Kebijaksanaan adalah kemampuan untuk menambah efektivitas, yang memberi nilai tambah serta mensyaratkan fungsi mental yang disebut penilaian. Gamble dan Blackwell yang dikutip Polanyi 2007 menggambarkan hierarki DIKW untuk konsep data, informasi, pengetahuan dan wisdom. Pengetahuan sebagai suatu tahap menuju wisdom. Definisi informasi direlasikan dengan hubungan pengetahuan, dan wisdom sebagai kemampuan untuk membuat keputusan. Polanyi yang dikutip Tobing 2007 membagi pengetahuan dalam dua jenis yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge. Tacit knowledge merupakan personal knowledge yang tertanam dalam pikiran manusia, seperti cara berpikir, pengalaman, intuisi, judgement, skill, values, dan belief. Polanyi menyatakan tacit knowledge tidak mudah diformalisasikan, diekspresikan atau dibagikan kepada orang lain, karena tacit knowledge berada dalam benak pemilik pengetahuan. Sedangkan explicit knowledge adalah pengetahuan yang bisa dikodifikasi dalam bentuk dokumen atau bentuk lainnya, dapat ditransfer dan didistribusikan dengan menggunakan sarana teknologi informasi. Menurut Nonaka dan Takeuchi, penciptaan pengetahuan dalam organisasi dapat terjadi dengan adanya interaksi konversi antara tacit knowledge dan explicit knowledge Setiarso et al. 2009. Organisasi akan memperoleh nilai tambah dari pengetahuan bila tacit knowledge diubah menjadi explicit knowledge, karena dengan melakukan kodifikasi pada tacit knowledge, maka tacit knowledge berfungsi sebagai panduan untuk mengidentifikasi siapa yang memiliki knowledge, atau dimana knowledge itu tersedia. Pengetahuan tacit dapat dikonversikan menjadi explicit dan sebaliknya, melalui empat proses, yaitu Sosialisasi, Eksternalisasi, Kombinasi dan Internalisasi. Proses konversi pengetahuan dapat dilakukan dengan mengikuti model SECI Gambar 1. Gambar 1 Konversi pengetahuan model SECI SECI Model, Nonaka Takeuchi, 1998 Nonaka dan Takeuchi dalam Tobing 2007 menyatakan konversi pengetahuan melalui empat proses: a Sosialisasi merupakan proses sharing dan penciptaaan tacit knowledge menjadi tacit knowledge melalui interaksi dan pengalaman langsung. Transfer pengetahuan dalam proses sosialisasi misalnya dalam aktivitas diskusi atau pertemuan rutin. Melalui pertemuan seperti ini, proses berbagi pengetahuan dapat diciptakan. Setiarso et al. 2009 menyatakan pertemuan bulanan sebaiknya dituangkan dalam bentuk tulisan dan terdokumentasikan notulen sehingga dapat memunculkan pengetahuan explicit. Daneshgar et al. 2008 dan Stover 2004 menyatakan implementasi proses sosialisasi dalam perpustakaan dapat dikelola melalui diskusi kelompok antar pustakawan, pustakawan sebagai fasilitator diskusi dosen dan mahasiswa atau para ahli expert dengan pengguna. Pilihan sarana teknologi untuk memfasilitasi proses sosialisasi seperti blog perpustakan, e-mail, jejaring sosial, forum diskusi online, dan online chat reference service. b Eksternalisasi merupakan pengartikulasian tacit knowledge menjadi explicit knowledge melalui proses dialog dan refleksi yang jelas. Transfer pengetahuan dapat dilakukan melalui bentuk tulisan formal yang mudah dipahami oleh orang. Publikasi buku, artikel jurnal dari para ahli, sebagai contoh dari konversi tacit menjadi explicit knowledge. Dengan proses ekternalisasi, pihak yang berkepentingan dapat menggunakan kembali pengetahuan tersebut. Daneshgar et al. 2008 mengemukakan implementasi proses eksternalisasi dalam perpustakaan seperti kumpulan pertanyaan dan jawaban FAQ databases yang didapatkan dari tacit knowledge pengguna dan pustakawan dan disimpan dalam pangkalan data. Tacit knowledge tersebut dikelola sehingga mudah ditelusur melalui sistem temu balik. Stover 2004 menyatakan tacit knowledge dikodifikasi menjadi explicit knowedge untuk mengefektifkan layanan pengguna, seperti penyediaan panduan tercetak dan panduan online seperti penggunaan perpustakaan, penelusuran informasi di internet dan sebagainya. c Kombinasi merupakan proses konversi explicit knowledge menjadi explicit knowledge yang baru melalui sistemisasi dan pengaplikasian explicit knowledge dan informasi. Transfer pengetahuan dalam fase ini ketika explicit knowledge yang sudah didokumentasikan dalam bentuk tulisan, digunakan sebagai rujukan dalam membuat suatu tulisan explicit knowledge yang baru. Daneshgar et al. 2008 mengemukakan implementasi proses kombinasi dalam perpustakaan seperti penyediaan bibliografi subyek. d Internalisasi merupakan proses konversi explicit knowledge emenjadi tacit knowledge. Daneshgar et al. 2008 mengemukakan salah satu implementasi proses internalisasi dalam perpustakaan seperti hasil pengamatan perilaku pengguna perpustakaan dalam waktu tertentu dapat menghasilkan ide baru untuk mengembangkan layanan perpustakaan. Wijetunge 2002 menyatakan terdapat empat tipe pengetahuan dalam perguruan tinggi: external tacit knowledge, internal tacit knowledge, external explicit knowledge dan internal explicit knowledge Tabel 1. Tabel 1 Tipe pengetahuan di perguruan tinggi a. Internal tacit knowledge, yaitu pengetahuan yang tertanam dalam pikiran individu, diperoleh melalui pengalaman bekerja, termasuk penelitian, pengajaran dan aktivitas operasional. Individu dalam perguruan tinggi seperti pekerja yang berpengalaman dosen, peneliti yang memiliki pengetahuan misalnya: prosedur kerja, aturan dan regulasi. b. External tacit knowledge, yaitu pengetahuan personal pada perguruan tinggi dalam bentuk pengetahuan keahlian seperti layanan personal, para ahli bidang subyek tertentu, dan orang-orang yang menyediakan keahlian bagi universitas. c. Internal explicit knowledge, yaitu pengetahuan dalam bentuk laporan-laporan, manual petunjuk pedoman, silabus kuliah, tesis, pangkalan data, hasil pertemuan dan berbagai tipe pengetahuan yang secara umum dihasilkan dari perguruan tinggi. Pekerja di perguruan tinggi yang menyediakan fungsi pendukung dapat menghasilkan pengetahuan eksplisit yang signifikan dengan Jenis Pengetahuan Internal External Tacit Internal tacit knowledge External tacit knowledge Explicit Internal explicit knowledge External explicit knowledge berbagai bidang seperti layanan mahasiswa, manajemen penerimaan mahasiswa, layanan komputer, dukungan penelitian, serta perencanaan fisik. d. External explicit knowledge, pengetahuan dalam bentuk buku, jurnal, laporan penelitian, CDDVD dan berbagai media yang diproduksi di luar perguruan tinggi. Jenis pengetahuan seperti ini tersedia sebagai koleksi perpustakaan. e. External tacit knowledge, yaitu pengetahuan personal tacit pada perguruan tinggi dalam bentuk pengetahuan keahlian seperti layanan personal, para ahli bidang subyek tertentu, dan orang-orang yang menyediakan keahlian bagi universitas. Dari keempat tipe pengetahuan di perguruan tinggi di atas, jelas tergambarkan bahwa pengetahuan merupakan produk utama dari perguruan tinggi. Pengetahuan tidak hanya dalam bentuk dokumen seperti laporan penelitian, media publikasi lainnya tetapi berada dalam pikiran individu yang bekerja dan menggunakan keahliannya di perguruan tinggi.

2.1.3 Manajemen Pengetahuan

Tiwana 2000 mendefinisikan manajemen pengetahuan sebagai proses pengelolaan aset pengetahuan yang dimiliki organisasi dalam bentuk tacit dan explicit knowledge. Davenport et al. 1998 menyatakan manajemen pengetahuan sebagai proses penciptaan, akuisisi, pengemasan dan penggunaan kembali pengetahuan. Townley 2001 mengindentifikasikan empat tipe obyek proses manajemen pengetahuan untuk a menciptakan repositori pengetahuan, b memperbaiki akses pengetahuan, c meningkatkan lingkungan pengetahuan, serta d mengelola pengetahuan sebagai aset. Witujenge 2002 menyebutkan penerapan manajemen pengetahuan dalam perguruan tinggi dibagi dalam tiga kelompok a basis data pengetahuan dan repositori explicit knowledge, b pengetahuan route map dan direktori tacit dan explicit knowledge, serta c jaringan pengetahuan knowledge networks dan diskusi tacit knowledge. Yong dan Abas 2010 menyatakan manajemen pengetahuan memiliki kapabilitas dalam berbagi dan transfer pengetahuan dalam perpustakaan perguruan tinggi, karena pengguna perpustakaan dianggap memiliki keahlian dalam menciptakan pengetahuan. Kidwell et al. 2000 menyebutkan manajemen pengetahuan memiliki manfaat yang penting bagi pendidikan tinggi, karena memberi peluang pada dukungan kapabilitas pengambilan keputusan, mengurangi pengembangan produk yang memiliki siklus misalnya: pengembangan kurikulum dan penelitian sehingga meminimalkan pengulangan atau duplikasi, memperbaiki layanan administrasi dan akademi, rencana strategis, proses penelitian, pengembangan kurikulum serta mengurangi biaya lainnya. Townley 2001 menyatakan perpustakaan perguruan tinggi sebenarnya telah mengimplementasikan prinsip-prinsip manajemen pengetahuan melalui kegiatan mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyebarkan pengetahuan. Perpustakaan perguruan tinggi memfasilitasi hadirnya kesempatan untuk menciptakan pengetahuan untuk dapat meningkatkan efektivitas organisasi, baik untuk perpustakaan itu sendiri maupun perguruan tingginya, memperluas peran perpustakaan dalam komunitas akademi serta memperkuat relasi dengan unit di dalam dan luar perguruan tinggi. Sarrafzadeh et al. 2010 mengemukakan tujuan manajemen pengetahuan dalam perpustakaan untuk mempromosikan inovasi pengetahuan, mempererat hubungan antara perpustakaan dengan pengguna, memperkuat knowledge internetworking serta mempercepat aliran pengetahuan.

2.1.4 Portal

Salah satu sarana pada sistem manajemen pengetahuan knowledge management system yang dapat diimplementasikan pada perpustakaan perguruan tinggi yaitu teknologi portal. Daigle 2002; Jackson 2002; McMenemy 2005; Laour 2009; Pendit 2008; Strauss 2000; Rowley 2009 menyatakan portal sebagai a media untuk mengorganisasikan pengetahuan dalam lingkungan digital, b pintu masuk menuju yang menghantarkan pengguna kepada sumber- sumber di web, c sebagai penghubung yang memungkinkan pengguna dapat menemukan semua konten dalam web yang dibutuhkan, d menyediakan fitur-