55
3.1.5.4 Use Case Entri Surat Keluar
Berbeda dengan menu Entri Surat Masuk, pada menu Entri Surat Keluar ini melakukan pendataan terhadap surat atau berkas
yang keluar atau dikirim Dinas Koperasi UMKM terhadap instansi lain maupun individu yang terkait. Dan berikut adalah
spesifikasi use case Entri Surat keluar dapat dilihat pada Tabel 3.7.
Tabel 3.6 Spesifikasi Use Case Entri Surat Keluar
Nama Use Case Entri Surat Keluar
Nomor UC-004
Deskripsi
Admin dan Sistem Informasi Manajemen Surat dapat mengakses menu ini untuk melakukan
pendataan terhadap surat-surat atau berkas yang keluar atau dikirm oleh instansi tersebut.
Aktor
AdminPengguna dan Sistem Informasi Manajemen Surat
Kondisi Awal
Pengguna atau Sistem Informasi Manajemen Surat melakukan pendataan terhadap surat atau berkas
yang telah diterima dengan menyiapkan berkas atau surat yang akan didata dengan menu Entri Surat
Masuk.
Kondisi Akhir
Surat atau Berkas keluar yang telah didata dan diisikan pada isian yang tersedia di sistem dapat
disimpan di penyimpanan dan dapat dicetak sesuai kebutuhan
Alur Normal
1. Admin atau pengguna berhasil login dan masuk pada halaman menu utama
2. Admin atau pengguna mengaktifkan menu Entri Surat Keluar untuk memulai pendataan
terhadap dokumen yang telah dipersiapkan terlebih dahulu
3. Sistem Menampilkan halaman Entri Surat Keluar yang di dalamnya terdapat isian yang
harus dilengkapi sesuai yang tercantum pada berkas atau surat keluar
4. Pengguna memilih dokumen yang akan dientrikan pada sistem
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
56
5. Pengguna mengisi semua isian yang tercantum pada menu Entri Surat Keluar
6. Setelah seluruh isian telah diisi sesuai data yang tercantum pada berkas atau surat,
Pengguna dapat melakukan penyimpanan data A1. Pengguna kurang melengkapi seluruh
isian yang tercantum pada menu Entri Surat Keluar atau masih terdapat menu
isian yang masih kosong dan belum terisi data
7. Sistem akan menampilkan status penyimpanan data masuk yang telah dientrikan pada sistem
8. Sebelum Keluar dari menu ini, pengguna akan dikonfirmasi apakah ingin mencetak kartu
surat keluar atau tidak 9. Data telah berhasil disimpan pada database
sistem informasi tersebut
Alur Alternatif
A1. Pengguna kurang melengkapi seluruh isian yang tercantum pada menu Entri
Surat Keluar atau masih terdapat menu isian yang masih kosong dan belum
terisi data
1. Sistem menampilkan pesan bahwa isian belum lengkap
dan tidak
dapat melakukan
penyimpanan 2. Kembali ke Alur Normal nomor 3
3. Selesai
Langkah berikutnya setelah pembuatan spesifikasi use case dari Entri Surat Masuk dengan menggunakan tabel adalah
penggambaran menggunakan activity diagram yang didasarkan use case dan spesifikasi tabel di atas. Activity diagram pada menu
ini tidak jauh berbeda dengan menu activity diagram menu Entri Surat Masuk. Yang membedakan hanya tidak terdapatnya menu
Jadwal Retensi pada menu Surat Keluar ini. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.8.
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
57
Gambar 3.8 Activity Diagaram Entri Surat Keluar
3.1.5.5 Use Case Surat Disposisi
Kategori