SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SURAT PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR DINAS KOPERASI DAN UMKM BERBASIS DESKTOP MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 2010.

BERBASIS DESKTOP MENGGUNAKAN

VISUAL BASIC 2010

SKRIPSI

Oleh:

INDAH WINASTUTI AISYAH NPM : 0834010049

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR

Rasa syukur yang teramat dalam kami panjatkan ke hadirat Allah SWT,

yang telah berkenan memelihara dan membimbing penulis, sehingga penulis dapat

menyelesaikan pengerjaan dan penyusunan skripsi

ini.DalammenyelesaikanSkripsiini,

penulisberpegangpadateorisertabimbingandariparadosenpembimbingskripsiyang

banyakmembantuhinggaterselesaikannyaSkripsiini.

Skripsimerupakansalahsatusyaratbagimahasiswauntukmenyelesaikan

program studiSarjana Strata Satu (S1) di

JurusanTeknikInformatikaFakultasTeknologiIndustriUniversitas Pembangunan

Nasional “Veteran” JawaTimur.Tak lupa, penulis ucapkan rasa terimakasih yang

teramat dalam kepada semua pihak yang telah membantu penulis untuk

menyelesaikan tugas akhir ini antara lain:

1. Allah SWT, karena berkat Rahmat dan berkahNya kami dapat menyusun

dan menyelesaikan Laporan Skripsi ini hingga selesai.

2. Bapak Prof. Dr. Ir. Teguh Sudarto, MP selaku Rektor UPN ”Veteran”

Jawa Timur

3. Bapak Ir. Sutiyono, MT selaku Dekan Fakultas Teknologi Industri UPN

5. Ibu Dr. Ir. Ni Ketut Sari, MTselaku Ketua Jurusan Teknik Informatika

UPN “Veteran” Jawa Timur.

6. Bapak Firza Prima Aditiawan, S.Kom selaku PIA Teknik Informatika

yang tidak henti-hentinya memberi saran dan kritikan selama proses

penyelesaian skripsi.

7. BapakDwiSunaryono, S.Kom, M.Kom selaku Dosen Pembimbing yang

telah meluangkan begitu banyak waktu, tenaga, dan pikiran yang tidak

hanya berangkat berupa saran namun juga kritikan serta sabar dalam

membimbing penulis dari awal hingga terselesaikannya Laporan Skripsi

ini.

8. Bapak Dr. Ir. RB. Fatah Jasin, MS, selakuKepalaDinasKoperasi&

UMKM ProvinsiJawaTimur.

9. Bapak Faisal Anwar, S.Si selaku Pembimbing Lapanganyang telah

meluangkan banyak waktu beliau, tenaga, dan pikiran serta sabar dalam

membimbing penulis dari awal hingga terselesaikannya Laporan Skripsi

ini.

10.Kedua orang tua tercinta atas semua jasa, perjuangan, pengorbanan, doa,

dukungan, kasih sayang beliau berdua, yang tetap bangga dan mencitai

membuat bangga kedua orang tua pada saat penulis melakukan Skripsi

sampai terselesaikannya penyusunan Laporan Skripsi ini.

11.Kedua adik tersayang Alfian & Ilham atas dedikasinya terhadap penulis

dengan loyalitas tak terukur, baik secara langsung maupun tidak langsung,

tidak lelahnya selalu menyemangati dengan celoteh yang kadang

menggelikan namun inti tujuannya adalah semata-mata untuk kebaikan

hingga terselesaikannya Laporan Skripsi ini.

12.Gatotkaca selaku partner relasi yang tiada lelahnya mengkritiki

perkembangan peyusunan Laporan Skripsi ini hingga menyumbangkan

beberapa gagasan idenya untuk hasil maksimal, yang tidak pernah ada

matinya menyemangati apapun kondisinya, meluangkan banyak waktunya

untuk menemani pengerjaan laporan Skripsi ini, loyalitas yang tinggi

sebagai partner merupakan hal luar biasa untuk dampak positif pada psikis

penulis ”And you always give me strength when I get hopeless”

13.MbakWiekedanVanyselakusahabat yang

selalumemberikansugestipositifsertakritikan yang

bersifatmembangundalamsegalaaspek.

Disadari bahwa dalam penulisan laporan ini masih jauh dari kata

benar-Surabaya, Mei 2012

KATA PENGANTAR i

ABSTRAK iv

DAFTAR ISI v

DAFTAR TABEL xi

DAFTAR GAMBAR xiii

BAB I PENDAHULUAN 1

1.1 LatarBelakang 1

1.2 RumusanMasalah 3

1.3 BatasanMasalah 4

1.4 Tujuan 4

1.5 Manfaat 5

1.6 MetodologiPenulisan 5

1.7 SistematikaPenulisan 8

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 11

2.1 ProfilInstansi 11

2.2 StrukturOrganisasiInstansi 13

2.3 SistemInformasi 14

2.3.1 Data 15

2.3.2 Informasi 15

2.4 KarakteristikSistem 16

2.4.4 MasukanSistem 17

2.4.5 KeluaranSistem 18

2.4.6 PengolahSistem 18

2.4.7 SasaranSistem 18

2.5 KomponenSistemInformasi 19

2.6 SistemInformasiManajemen 20

2.7 Pemodelan Data 21 2.7.1 Model E-R 21

2.7.2 Data Flow Diagram (DFD) 24

2.7.3 Context Diagram 24 2.8 Power Designer 25 2.9 Diagram Use Case (Use Case Diagram) 26

2.10 Diagram Aktifitas (Activity Diagram) 28

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 40

3.1 Analisis 40

3.1.1 AnalisisSistem 40 3.1.2 ArsitekturSistem 41

3.1.3 SpesifikasiKebutuhanPerangkatLunak 42

3.1.4 Aktor 44

3.1.5.3 Use Case EntriSuratMasuk 52

3.1.5.4 Use Case EntriSuratKeluar 55

3.1.5.5 Use Case SuratDisposisi 57

3.1.5.6 Use Case PengajuanCuti 60

3.1.5.7 Use Case Menyimpan Data Surat 61

3.1.5.8 Use Case Menghapus Data 63

3.1.5.9 Use Case Mengedit Data Surat 65

3.1.5.10 Use Case TersimpanPadaLaporan 67

3.1.5.11 Use Case MencetakLaporanSurat 70

3.1.5.12 Use Case MencetakKartuSurat 72

3.1.5.13 Use Case MencatatSurat 74

3.1.5.14 Use Case MencetakSuratDisposisi 76

3.2 Perancangan Data 78

3.2.1 PerancanganDokumenMasukan 78

3.2.2 PerancanganTabelSistem 79

3.3 Perancangan Basis Data (Database) 80

3.3.1 PerancanganKonteks Diagram 81

3.3.2 Perancangan CDM (Conceptual Data Model) 84

3.3.3 Perancangan PDM (Physical Data Model) 86

3.5.2 RancanganAntarmukaHalamanRegistrasi 89

3.5.3 RancanganAntarmukaHalamanBeranda 90

3.5.4 RancanganAntarmukaHalamanUbah Password 91

3.5.5 RancanganAntarmukaHalaman Logout 92

3.5.6 RancanganAntarmukaHalamanEntriSuratMasuk 93

3.5.7 RancanganAntarmukaHalamanEntriSuratKeluar 93

3.5.8 RancanganAntarmukaHalaman About 94

3.5.9 RancanganAntarmukaHalamanDisposisiSurat 95

3.5.10 RancanganAntarmukaHalamanPengajuanCuti 95

3.5.11 RancanganAntarmukaHalaman Insert KodeKlasifikasi96 3.5.12 RancanganAntarmukaHalamanPencarian 97

BAB IV IMPLEMENTASI PROGRAM 98

4.1 KebutuhanPerangkatLunak Yang Digunakan 98 4.1.1 KebutuhanPerangkatLunak (Software) 98 4.1.2 KebutuhanPerangkatKeras (Hardware) 99 4.2 Instalasi Program danPengaturanSistem 100 4.3 ImplementasiAplikasiDesainAntarmuka 100 4.3.1 Form HalamanAwal 101

4.3.2 Form HalamanRegistrasi 102

4.3.6 Form HalamanEntriSuratMasuk 106

4.3.7 Form HalamanEntriSuratKeluar 107

4.3.8 Form Halaman About 108

4.3.9 Form HalamanDisposisiSurat 104

4.3.10 Form HalamanPengajuanCuti 110

4.3.11 Form Halaman Insert KodeKlasifikasi 111

4.3.12 Form HalamanPencarian 112

BAB V UJI COBA DAN EVALUASI 113

5.1 LingkunganUjiCoba 113

5.2 SkenarioUjiCobaBerdasarkanImplementasiDesainInterface 114

5.2.1 PengujianHalamanEksekusiAplikasi 114

5.2.2 Pengujian Menu Login SistemInformasi 115

5.2.3 Pengujian Menu Pendaftaran Akuna tau Data Account 120

5.2.4 Pengujian Menu Beranda/Home Page 126

5.2.5 Pengujian Menu Ganti Password 126

5.2.6 Pengujian Menu SuratMasuk 131

5.2.7 Pengujian Menu SuratKeluar 140

5.2.8 Pengujian Menu SuratDisposisi 151

5.2.9 Pengujian Menu PengajuanCuti 153

6.1 Kesimpulan 157

6.2 Saran 158

DAFTAR LAMPIRAN 159

Gambar 2.1 StrukturOrganisasiDinasKoperasi& UMKM 14

Gambar 2.2 KomponenSistemInformasi 20

Gambar 2.3 One to One Relationship 23

Gambar 2.4 One to Many Relationship 23

Gambar 2.5 Many to Many Relationship 23

Gambar 2.6 Penggambaran Context Diagram 25

Gambar 2.7 HalamanPembuka Power Designer 12.5 26

Gambar 2.8 HalamanPembuatan New Project 26

Gambar 2.9 Aktordan Use Case 27

Gambar 2.10 Contoh Diagram AktivitasDalamSebuahSistem 30 Gambar 2.11 TampilanPembuka Microsoft Visio 2007 32 Gambar 2.12 ContohTampilan SQL Query Analyzer 35 Gambar 2.13 Tampilan Form Pembuka Visual Basic 37 Gambar 2.14 ContohPenambahanKomponen 38 Gambar 2.15 Penjabaran Detail Jendela Visual Basic 39 Gambar 3.1 ArsitekturSistem 42

Gambar 3.2 SpesifikasiKebutuhanSistem 43

Gambar 3.3 AktorSistem 44

Gambar 3.4 Use Case Sistem 46

Gambar 3.8 Activity Diagram EntriSuratKeluar 57

Gambar 3.9 Activity Diagram SuratDisposisi 59

Gambar 3.10 Activity Diagram PengajuanCuti 61

Gambar 3.11 Activity Diagram Menyimpan Data Surat 63

Gambar 3.12 Activity Diagram Menghapus Data 65

Gambar 3.13 Activity Diagram Mengedit Data Surat 67

Gambar 3.14 Activity Diagram TersimpanPadaLaporan 69

Gambar 3.15 Activity Diagram UntukMencetakLaporanSurat 71

Gambar 3.16 Activity Diagram MencetakKartuSurat 73

Gambar 3.17 Activity Diagram Mencatat Data Surat 75

Gambar 3.18 Activity Diagram MencetakSuratDisposisi 77

Gambar 3.19 Konteks Diagram SistemInformasiManajemenSurat 81

Gambar 3.20 DFD Level 0 SistemInformasiManajemenSurat 82

Gambar 3.21 DFD Level 1 Pemrosesan Data SuratMasuk 83

Gambar 3.22 Conceptual Data Model SistemInformasiManajemenSurat 85

Gambar 3.23 Physical Data Model SistemInformasiManajemenSurat 86

Gambar 3.24 Struktur Menu SistemInformasiManajemenSurat 87

Gambar 3.25 RancanganAntarmukaHalamanAwal 88

Gambar 3.26 RancanganAntarmukaHalamanRegistrasi 89

Gambar 3.30 RancanganAntarmukaHalamanEntriSuratMasuk 93

Gambar 3.31 RancanganAntarmukaHalamanEntriSuratKeluar 94

Gambar 3.32 RancanganAntarmukaHalaman About 94

Gambar 3.33 RancanganAntarmukaHalamanSuratDisposisi 95

Gambar 3.34 RancanganAntarmukaHalamanPengajuanCuti 96

Gambar 3.35 RancanganAntarmukaHalamanKodeKlasifikasi 96

Gambar 3.36 RancanganAntarmukaHalamanKodeKlasifikasi 97

Gambar 4.1 TampilanHalamanAwal 101

Gambar 4.2 HalamanRegistrasi 102 Gambar4.3 RancanganAntarmukaHalamanBeranda 104

Gambar 4.4 Form HalamanUbah Password 105 Gambar 4.5 Halaman Logout 106

Gambar 4.6 HalamanEntriSuratMasuk 106 Gambar 4.7 HalamanEntriSuratKeluar 107

Gambar 4.8 Halaman About 108

Gambar 4.9 HalamanSuratDisposisi 109

Gambar 4.10 HalamanPengajuanCuti 110 Gambar 4.11 HalamanKodeKlasifikasi 111 Gambar 4.12 HalamanPencarianSurat 112

Gambar5.4 TampilanPengujianSkenario 2 118

Gambar5.5 NotifikasiHasilUjiCobaSkenario 2 118

Gambar 5.6 TampilanPengujianSkenario 3 119

Gambar 5.7 NotifikasiHasilUjiCobaSkenario 3 119

Gambar 5.8 UjiCobaSkenario 1 PendaftaranAkun 121

Gambar 5.9 NotifikasiHasilUjiCobaSkenario 1 122

Gambar 5.10 UjiCoba Password danVerifikasi Password TidakSama 122

Gambar 5.11 NotifikasiHasilUjiCobaSkenario 2 123

Gambar 5.12 UjiCobaSkenario 3 DenganKombinasi Yang Sama 123

Gambar 5.13 NotifikasiKesamaan Username Terdaftar 124

Gmbar 5.14 Isian Username DiresetOlehSistemKarenaKesamaan 124

Gambar 5.15 PengujianSkenario 4 DenganInputan Username Baru 125

Gambar 5.16 Notifikasi Data AkunBerhasilTersimpan&Terdaftar 125

Gambar 5.17 Tampilan Menu Berandaatau Home Page 126

Gambar 5.18 UjiCobaMenggunakanSkenario 1 128

Gambar 5.19 NotifikasiKegagalan 128

Gambar 5.20 PengujianSkenario 2 KetidakSesuaianKombinasi 129

Gambar 5.21 NotifikasiHasilSkenario 2 129

Gambar 5.22 SistemMeresetIsian Password UntukDiperbaharui 130

Gambar 5.26 Skenario 1 Entri Data DenganIsian Yang KurangLengkap 134

Gambar 5.27 NotifikasiKelengkapan Data 134

Gambar 5.28 Menu Isian Yang TeresetOtomatisOlehSistem 135

Gambar 5.29 UjiCobaMenggunakanSkenario 2 135

Gambar 5.30 Status PenyimpananBerhasil 136

Gambar 5.31 Data TersimpanSebelumDieditDenganSkenario 3 136

Gambar 5.32 Data SuratMasukSetelahSkenario 3 137

Gambar 5.33 Data BerhasilDiperbaharui 137

Gambar 5.34 Data UjiCobaSkenario 4 Yang Akan Dihapus 138

Gambar 5.35 NotifikasiPeringatanSebelum Data Terhapus 138

Gambar 5.36 AlurAksesUntuk Menu LaporanSuratMasuk 139

Gambar 5.37 Crystal Report LaporanSuratMasuk 138

Gambar 5.38 Print Out LaporanSuratMasuk Yang DiterimaPengguna 139

Gambar 5.39 ContohDokumen/SuratKeluar Yang Akan Diinputkan 142 Gambar 5.40 Skenario 1 Entri Data DenganIsian Yang KurangLengkap 143

Gambar 5.41 NotifikasiKelengkapan Data 144

Gambar 5.42 Menu Isian Yang TeresetOtomatisOlehSistem 144

Gambar 5.43 UjiCobaMenggunakanSkenario 2 145

Gambar 5.44 Status Penyimpanan Berhasil 145

Gambar 5.48 Data SuratMasukSetelahSkenario 3 147

Gambar 5.49 Data BerhasilDiperbaharui 148

Gambar 5.50 Data UjiCobaSkenario 4 Yang Akan Dihapus 148

Gambar 5.51 NotifikasiPeringatanSebelum Data Terhapus 149

Gambar 5.52 AlurAksesUntuk Menu LaporanSuratKeluar 149

Gambar 5.53 Crystal Report LaporanSuratKeluar 150

Gambar 5.54 Print Out LaporanSuratKeluar Yang DiterimaPengguna 150

Gamabr 5.55 Akses Menu MenujuSuratDisposisi 151

Gambar 5.56 Akses Menu MenujuSuratDisposisi 152

Gambar 5.57 HalamanLaporanLembarDisposisiSurat 152

Gambar 5.58 HalamanLaporanUmumDisposisiSurat 153

Gambar 5.59 HalamanPengajuanCuti 154

Gambar 5.60 HalamanLaporanUmumPengajuanCuti 154

Gambar 5.61 AlurAksesMenuju Menu Help 155

Gambar 5.62 TampilanJendela Menu Help 155

Tabel 2.1 ContohEntitasdanAtribut 22

Tabel 3.1 TabelAktorAplikasi 45

Tabel 3.2 Deskripsi Use Case 47

Tabel 3.3 Spesifikasi Use Case MendaftarkanAkun 49

Tabel 3.4 Spesifikasi Use Case ManajemenSurat 51

Tabel 3.5 Spesifikasi Use Case EntriSuratMasuk 53

Tabel 3.6 Spesifikasi Use Case EntriSuratKeluar 55

Tabel 3.7 Spesifikasi Use Case SuratDisposisi 58

Tabel 3.8 Spesifikasi Use Case PengajuanCuti 60

Tabel 3.9 Spesifikasi Use Case Menyimpan Data Surat 62

Tabel 3.10 Spesifikasi Use Case Menghapus Data 64

Tabel 3.11 Spesifikasi Use Case Mengedit Data Surat 66

Tabel 3.12 Spesifikasi Use Case TersimpanPadaLaporan 68

Tabel 3.13 Spesifikasi Use Case MencetakLaporanSurat 70

Tabel 3.14 Spesifikasi Use Case MencetakKartuSurat 72

Tabel 3.18 Admin 79

Tabel 3.20 ManajemenSurat 80

Tabel 5.1 SkenarioPendaftaranAkun 115

Tabel 5.2 SkenarioPengujianPendaftaranAkun 120

Tabel 5.3 SkenarioUjiCobaPenggantian Password 127

Tabel 5.4 SkenarioUjiCobaSuratMasuk 131

Desktop Menggunakan Visual Basic 2010 Dosenpembimbing : DwiSunaryono, S.Kom, M.Kom

PembimbingLapangan : Faisal Anwar, S.Si Penulis : Indah Winastuti Aisyah

ABSTRAK

Sistem Informasi Manajemen Surat ini bertujuan untuk mengelola pendataan surat pada Dinas Koperasi dan UMKM. Sistem ini bekerja untuk mendata beberapa surat seperti surat masuk, surat keluar, surat disposisi, dan pengajuan cuti. Pada

sistem ini juga dilengkapi Report untuk setiap menu suratnya. Perancangan sistem

ini bertujuan untuk mengubah pendataan surat yang semula bersifat manual

diubah ke dalam bentuk digital.

Sisteminihanyadibatasiuntukpengelolalaan 4 jenissurat, yaitupengentriansuratmasuk, pengentriansuratkeluar, suratdisposisi,

danpengajuancuti. Sisteminimenggunakanmetodeinterview denganUser

padaDinasKoperasidan

UMKM.Padasisteminidirancangdenganmenggunakanbahasapemrograman Visual

Basic 2010 dandatabase SQL Server 2008.

PerancangandiagramnyamenggunakaPower Designer 15.

Outputdarisisteminidapatberupareport darisetiap menu atau data yang

berisigarisbesardariisisurat. Untuk menu suratmasuk, keluarandarimenunyaadalahLaporanSuratMasuk, sedangkanuntuksuratkeluar, keluarandari menu iniadalahKartuSuratKeluardanLaporanSuratKeluar. Tidakjauhberbedadengankedua menu sebelumnya, menu SuratDisposisijugaterdapatLaporanSuratDisposisidanKartuDisposisi.Menu

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang.

Surat merupakan salah satu aset yang sangat berharga yang dimilikiS oleh sebuah institusi atau instansi. Sebelum manusia mengenal komputer, pengelolaan surat dilakukan secara konvensional (Classical Archiving). Saat ini di negara-negara maju sudah banyak yang mengadopsiteknologi informasi mengelola surat secara digital dengan dalih untuk efisiensi waktu ada keakuratan pendataan. Surat merupakan salah satu sumber informasi yang memiliki fungsi penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi dan manajemen sebuah institusi atau instansi.

Semua kegiatan yang dilakukan oleh institusi tersebut, baik itu berupa proposal, surat-menyurat maupun dokumen-dokumen lain akan menjadi surat. Surat yang telah diubah bentuk menjadi digital akan sangat mudah untuk dikelola. Diantara kelebihannya adalah proses pencarian menjadi lebih cepat, dokumentasi lebih praktis dan efisien, pengelolaan surat keluar masuk juga semakin mudah terkontrol. Dengan memanfaatkan teknologi suratseperti sistem informasi manajemen surat yang berbasis desktop, maka suratdapat dikelola secara komputerisasi. Selain itu juga memudahkan pengembangkan aplikasi kedepan. Dengan demikian, manajemen surat dapat berjalan sesuai prosedur yang juga

berfungsi mengefisiensikan waktu dalam pengerjaan/pelaksanaannya. Itulah yang menjadi fokus penelitian ini.

Dinas koperasi & UMKM Provinsi Jatim bertempat di Jl. Raya Bandara Juanda, Surabaya, Jawa Timur. Dalam kurun waktu selama itu Dinas Koperasi & UMKM membawahi Dinas koperasi di berbagai kecamatan yang tersebar di Provinsi Jawa Timur itu sendiri. Dinas koperasi & UMKM itu sendiri melandaskan kegiatan berdasarkan prinsip-prinsip koperasi yang tentunya gerakan ekonomi rakyat tersebut berdasarkan asas kekeluargaan.

Segala bentuk kegiatan mulai dari usaha mikro,kecil hingga usaha menengah semuanya langsung berkaitan dan dikelola langsung oleh Dinas Koperasi yang tersebar di beberapa kabupaten, yang nantinya bermuara pada Dinas Koperasi Provinsi.Menghadapi persoalan tersebut, di sini akan diulas pembuatan sistem informasi manajemen surat pada Dinas koperasi & UMKM Surabaya beserta database-nya. Maka dirancanglah suatu sistem informasi ini, keuntungan dari aplikasi itu sendiri adalah sebagai wadah atau media penyimpanan surat-surat yang dikelola, seperti pencatatan/pendataan surat masuk ataupun surat keluarpada sistem tersebut, sehingga mempermudah pencatatan atau pencarian berkas-berkas surat yang dikehendaki dengan tampilanreport-nya.

Jika kegiatan surat-menyurat sudah dilakukan secara digital, dengan demikian pencarian atau penyimpanan surat yang dikelola tidak lagi dilakukan secara manual dengan memakan waktu dan berpotensi mengurangi human error.Perancangan dan pembuatan sistem ini didasarkan atas studi kasus yang terjadi di Dinas Koperasi & UMKM Jawa Timur.Sehubungan dengan

masalah-masalah dan kendala yang dihadapi oleh Dinas Koperasi & UMKMJawa Timur tersebut, diharapkan dapat bermanfaat dan dapat dikembangkan lagi sistem informasi yang berbasis desktop ini, dengan kemungkinannya dilengkapi fitur SMS Gateway atau dikembangkan menjadi berbasis Web.

1.2 Rumusan Masalah.

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, dapat dirumuskan permasalahannya yaitu :

a. Bagaimana pencatatan surat masuk maupun surat keluar tidak lagi dikerjakan secara manual?

b. Bagaimana sistem informasi manajemen surat tersebut dapat menjadi media pendukung instansi tersebut dalam melakukan kegiatan surat menyurat?

c. Bagaimana bukti surat fisik yang telah di-scandisimpan dan ditampilkan dalam report sistem informasi manajemen surat tersebut?

d. Bagaimana arsip data surat menyurat yang telah tersimpan dalam sistem informasi manajemen surat tersebut dapat dicetak sesuai dengan kebutuhan instansi?

e. Bagaimana dalam sistem informasi manajemen surat tesebut terdapat pula menu untuk pengajuan cuti.?

f. Bagaimana sistem informasi manajemen surat tersebut juga dapat menunjukkan tempat penyimpanan bukti surat fisik tersebut?

1.3 Batasan Masalah.

Agar penilitian ini dapat berjalan lancar dan memiliki arah yang pasti, maka, adapun batasan masalah dari pembahasan sistem informasi Dinas koperasi & UMKM Provinsi Jatim ini adalah sebagai berikut :

a. Sistem hanya melakukan perintah seperti pendataan surat masuk/keluar, pencarian surat, pencetakkan surat disposisi dan pencetakkan form surat keluar.

b. Sistem informasi ini hanya bekerja pada sistem pencatatan surat pada Dinas koperasi & UMKM provinsi Jatim

c. Data yang akan diinputkan pada sistem sesuai dengan poin pendataan surat yang tercantum pada sistem.

1.4 Tujun

Berdasarkan latar belakang tersebut peneliti menyimpulkan tujuan dari pembuatan sistem informasi instansi ini, yaitu membuat sistem informasi manajemen surat yang berbasis aplikasi desktop yang dapat bermanfaat bagi Dinas Koperasi& UMKM Provinsi Jatim dalam pendataan surat masuk dan surat keluar.

1.5 Manfaat

Keuntungan yang dapat diperoleh dari pembuatan sistem informasi berbasis aplikasi desktopDinas Koperasi & UMKM provinsi Jatim ini adalah :

a. Mengubah sistem manual pendataan menjadi digital bagi admin dalam mencari surat-surat yang telah di entri pada sistem.

b. Mengklasifikasikan surat berdasarkan penggolongannya sebagai surat masuk atau surat keluar yang memiliki fungsi masing-masing. c. Menampilkan surat ijin/pengajuan cuti berdasarkan alasan yang

dapat dipertanggung jawabkan, pengajuan cuti juga disesuaikan dengan jenisnya. Di dalamnya akan disertakan bukti fisik/scaning surat keterangan sakit jika pengaju cuti berhalangan karena sakit. d. Pada halaman pengajuan surat cuti, akan dilampirkan juga hasil

scanning surat keterangan sakit atau surat keterangan lainnya yang berhubungan dengan pengajuan cuti.

e. Menyimpan hasil scanningsurat fisik sebagai arsip JPEG dengan tidak mengubah hasil data.

f. Bukti surat fisik akan muncul pada halaman report data surat masuk, maupun surat keluar.

g. Menampilkan rak penyimpanan surat yang telah dientri pada halaman report data surat.

1.6 Metodologi Penulisan

1. Wawancara.

Melakukan tanyajawab (wawancara) kepada pihak terkait di instansi tersebut, semisal adalah pembimbing lapangan sebagai koordinator antara pihak instansi dengan peneliti.

2. Studi Literatur.

Melakukanstudi, analisis dan dokumentasi literatur, dan sumber catatan lain yang berkaitan dengan permasalahan yang dibahas, yaitu manajemen surat berbasis desktop.

3. Pengumpulan Data.

Melakukan proses-proses pencarian data penunjangmengenai sistem manajemen surat yang diperlukan instansi tersebut diperoleh dari survei dan studi pustaka.

4. Perencanaan Sistem.

Perencanaan pembuatan sistem meliputi perencanaan sistem manajemn surat dalam proses pembuatan aplikasi.

5. Penyusunan basis data.

Prosespenyimpanan yang di dapatkan dari hasil wawancara dengan pembimbing lapangan dari instansi terkait, kriteria dan aturan yangmengatur proses pencariandata yang saling berhubungan satu dengan yang lain ke dalam basis dataSQL Server 2008 sebagai media penyimpanan.

6. Pembuatan program komputer yang meliputi pembuatan antar muka dan user.

Pembuatan programmenggunakan bahasa pemrogramanVisual Basic 2010 sebagai aplikasi dalam menampilkan sistem manajemen surat tersebut.

7. Uji coba sistem

Melakukan pengujian sistem terhadap aplikasi yang telah dirancang sedemikian rupa dan dibuat berdasarkan studi kasus yamg terjadi di lapangan. Uji coba merupakan tahap pengembangan dari perancangan sistem yang didasarkan tas studi kasus dan sesuai kebutuhan pengguna dari pada sistem informasi itu sendiri nantinya. Singkat kata adalah poin wawancara menjadi dasar untuk memulai perancangan sistem 8. Perbaikan atau penambahan data.

Setelah melakukan proses pengujian sistem dan ternyata terjadi beberapa kekurangan atau kelemahan, maka sistem perlu diperbaiki lagi atau ddiperbaharui kembali.

9. Analisa.

Daripengujian sistem dan perbaikan atau penambahan data dibuat analisasistemnya apakahsistem tersebut sudah bekerja seperti yang telah direncanakan.

10. Membuat kesimpulan.

Membuatsuatu kesimpulan atau garis besar menyeluruh dari pengujian sistem yang erat kaitannya denganskripsi dengan membandingkan sudahkah hasilnya seperti ekspektasi berdasarkan studi kasus dan pengembangan dari Praktek Kerja Lapangan sebelumnya.

11.Penyusunan laporan.

Membuatsebuah laporan berbentukbukuskripsi dengan hard cover sebagai sampulnya adalah sebagai tahapan akhir dalam proses pengerjaan skripsi sebagai bukti dokumentasi dari peneliti.

1.7 Sistematika Penulisan.

Untuk memudahkan dalam memahami laporan Skripsi, dikemukakan sistematika penulisan yang terdiri dari enam bab, adapun sistematika penulisan tugas akhir, yaitu:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini mengupas tentang latar belakang yang menjelaskan tentang informasi dari Dinas Koperasi & UMKM Jawa Timur yang berkaitan dengan permasalahan yang sedang dihadapi oleh Dinas Koperasi & UMKM Jawa Timur serta solusi dari permasalahan, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan, keuntungan bagi pengguna, dan sistematika penulisan yang digunakan dalam penulisan laporan tugas akhir ini.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Pada bab ini akan dijelaskan landasan teori-teori yang akan mendukung pada proses pembuatan sistem. Teori-teori tersebutdiantaranya adalah sebagai berikut: Pengertian tentang Sistem Informasi (Information System), Teori Tentang Diagram

Alur,Penjelasan Karakteristik Data, Pengertian Visual Basic, dan Teori tentang basis data yang digunakan pada aplikasi ini.

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Penganlisaan sistem beserta perancangan sistem merupakan tahapan ketiga setelah pembuatan pustaka sebagai acuan atau literaur yang digunakan dalam membanty merancang sistem.Uraian perancangan sistem ini meliputi perancangan data mengenai data input dan data output sistem, perancangan proses mengenai bagaimana sistem akan bekerja dengan proses-proses tertentu, maupun perancangan antar muka dalam desain.

BAB IV IMPLEMENTASI

Bab Implementasi merupakan bab dimana mengupas tentang penerapan dari sistem informasi atau aplikasi yang dibuat oleh peneliti berdasrakan studi kasus yang linier dengan judul dari pada skripsi tersebut. Dalam bab ini juga diuraikan pembahasan dari masing form yang memiliki defines beserta kegunaanya yang sesuai kapasitasnya. Ini bertujuan untuk memaparkan program secara tertulis dengan adanya laporan ini.

BAB V UJI COBA DAN EVALUASI

Pada bab ini dijelaskan tentang pengujan sistem secara umummaupun terperinci. Pengujian sistem secara umum membahas mengenai lingkungan uji coba untuk menggunakan

sistem ini. Selanjunya lebih terperinci dijelaskan dalam pengujian sistem meliputi skenario pengujian baik user umum maupun admin, beserta langkah-langkah dalam uji coba sistem.

Dari seluruh hasil uji coba tersebut, kemudian dianalisa kembali apakah telah sesuai dengan tujuan pembuatan aplikasi.

BAB VI PENUTUP

Bab ini merupakan bagian terakhir dari laporan tugas akhir yang berisi kesimpulan dari uji coba dan saran-saran yang diambil dari kelemahan aplikasi untuk pengembangan lebih lanjut dari sistem yang telah dibuat oleh penulis.. Tentunya kesimpulan ini merupakan beberapa poin yang berkaitan langsung dengan sistem informasi manajemen surat tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Bab ini mencantumkan beberapa daftar literatur yang digunakan untuk membantu menyelesaikan kendala-kendala yang ditemui dalam pengerjaan sistem ini.Literatur berasal dari berbagai sumber yang mendukung proses pembuatan sistem informasi ini.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Profil Instansi

Setiap instansi memiliki profil yang menggambarkan kesuluruhan atau garis besar mengenai instansi tersebut. Gambarn berupa kapasitas kerja instansi tersebut, satuan kerjanya, beban tugasnya, dan sebagainya. Demikian halnya dengan Dinas Koperasi & UMKM Provinsi Jatim yang sebagai tempat diadakannya penelitian skripsi ini merupakan suatu instansi pemerintah yang bergerak dalam bidang perekonomian. DINKOP & UMKM sendiri mengelola kegiatan masyarakat yang berkaitan dengan koperasi juga mengelola kegiatan mapenelitirakat yang bergerak di bidang UMKM (usaha masyarakat kecil & menengah). Sehubungan dengan Peraturan daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 17 tahun 2000 tentang Dinas Koperasi,Pengusaha Kecil dan Menengah Propinsi Jawa Timur, maka Gubernur Jawa Timur menimbang :

a. Bahwa dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan kegiatan koperasi serta pembinaan pengusaha kecil dan menengah di lingkungan Pemerintah propinsi Jawa Timur sesuai dengan kewenangan dan ketentuan dalam Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah, sehinggga menjadi lembaga dan usaha unggulan yang berkembang secara sehat,

efisien, tangguh dan mandiri, maka perlu dibentuk suatu lembaga Dinas Koperasi, Pengusaha kecil dan Menengah yang menangani bidang Koperasi serta pembinaan pengusaha kecil dan menengah. b. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam

huruf a, perlu menata Kantor Wilayah Departemen Koperasi, Pengusaha Kecil dan Menengah Propinsi Jawa Timur menjadi Dinas Daerah dan menuangkan ketentuan-ketentuannya dalam Peraturan Daerah.

Koperasi didefiniskan sebagai badan usaha yang beranggotakan orang-seorang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip-prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan asas kekeluargaan.

Menurut Undang-undang No.25 tahun 1992 dijelaskan bahwa fungsi dan peran koperasi sebagai berikut:

a. Membangun dan mengembangkan potensi dan kemampuan ekonomi anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya untuk meningkatkan kesejahteraan ekonomi dan sosialnya.

b. Berperan serta secara aktif dalam upaya mempertinggi kualitas kehidupan manusia dan masyarakat.

c. Memperkokoh perekonomian rakyat sebagai dasar kekuatan dan ketahanan perekonomian nasional dengan koperasi sebagai soko gurunya.

d. Berusaha untuk mewujudkan dan mengembangkan perekonomian nasional yang merupakan usaha bersama berdasarkan atas asas kekeluargaan dan demokrasi ekonomi.

e. Mengembangkan kreativitas dan membangun jiwa berorganisasi bagi para pelajar bangsa.

Atas dasar itu, telah disusun Program Pembangunan Nasional (PROPENAS) Bidang Koperasi dan Pengusaha Kecil Menengah, dengan tujuan:

a. Meningkatnya partisipasi masyarakat dan dunia usaha untuk menumbuhkembangkan Usaha Koperasi dan Pengusaha Kecil Menengah.

b. Meningkatnya produktivitas, daya saing dan pangsa pasar koperasi dan Pengusaha Kecil Menengah.

c. Meningkatnya citra koperasi dan Pengusaha Kecil Menengah sebagai pelaku ekonomi yang tangguh, professional, mandiri .

2.2 Struktur Organisasi Instansi

Setiap instansi atau lembaga pemerintahan laiinnya selalu memiliki struktur organisasi yang merupakan tata kelola instansi tersebut dalam memanajemen karyawan atau pegawainya dengan menggunakan tata pola tersebut sebagai acuannya. Pada gambar 2.1 merupakan pola struktur organisasi dari pada Dinas Koperasi & UMKM Provinsi Jatim. Dengan kepala dinas yang membawahi 2 kelompok fungsional.

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Koperasi & UMKM

2.3 Sistem Informasi

Sistem Informasi merupakan sistem, yang berisi jaringan SPD (sistem pengolahan data), yang dilengkapi dengan kanal-kanal komunikasi yang digunakan dalam sistem organisasi data. Elemen proses dari sitem informasi antara lain mengumpulkan data (data gathering), mengelola data yang tersimpan, menyebarkan informasi.

Agar sistem informasi berjalan dengan baik, diperlukan orang-orang yang bertugas untuk mengelola dan memelihara sumber daya dan layanan peralatan

KEPALA DINAS UPTD SEKRETARIAT SUB BAG. KEUANGAN SUB BAG. PENYUSUNAN PROGRAM SUB BAG. TATA

USAHA BIDANG USAHA MIKRO,KECIL DAN MENENGAH (UMKM) BIDANG FASILITASI,PEMBIAYAAN

DAN USAHA SIMPAN PINJAM SEKSI PENGEMBANGAN KERJA SAMA UMKM SEKSI USAHA SIMPAN PINJAM SEKSI PENGEMBANGAN INFORMASI BISNIS SEKSI PENGENDALIAN SIMPAN PINJAM SEKSI PEMBIAYAAN JASA KEUANGAN SEKSI PENGEMBANGAN PEMASARAN BIDANG USAHA KOPERASI

BIDANG KELEMBAGAAN KOPERASI SEKSI USAHA PERTANIAN,PERKEBUNAN DAN KEHUTANAN SEKSI USAHA PERIKANAN

DAN PETERNAKAN SEKSI USAHA PERDAGANGAN,INDUSTRI

DAN PETAMBANGAN SEKSI ORGANISASI

DAN TATA LAKSANA SEKSI PENYULUHAN,ADVO

KASI DAN HUKUM SEKSI PENGAWASAN DAN

AKUNTABILITAS KELOMPOK JABATAN

sistem informasi, yang digunakan untuk mendukung proses-proses di dalam organisasi.

Di dalam sistem informasi, manusia berinteraksi dengan manusia, manusia berinteraksi dengan komputer, dan komputer berinteraksi dengan komputer lain. Di dalam sistem informasi, data, informasi dan/atau pengetahuan mengalir dibawa oleh dokumen atau media komunikasi elektronik, seperti telepon atau jaringan komputer. Keberadaan sistem infornasi juga diperlukan dalam suatu organisasi untuk mendampingi proses-proses bisnis dari organisasi.

2.3.1 Data

Data adalah representasi dari suatu fakta, yang dimodelkan dalam bentuk gambar, kata, atau angka. Manfaat data adalah sebagai satuan representasi yang dapat diingat, direkam, dan dapat diolah menjadi informasi. Karakteristiknya, data bukanlah fakta, namun representasi dari fakta. Kata sederhananya, data adalah catatan tentang fakta, atau data merupakan rekaman catatan tentang fakta. Data yang baik adalah data yang sesuai dengan faktanya.

2.3.2 Informasi

Informasi adalah rangkaian data yang mempunyai sifat sementara, tergantung dengan waktu, mampu memberi kejutan datau surprise pada yang menerimanya. Intensitas dan lamanya kejutan dari sistem informasi,

karena rangkaian data yang tidak lengkap. Manfaat informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Hal ini sangat berguna untuk proses pengambilan keputusan (Witarto, 2004).

2.4 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (enviroments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objecives) atau tujuan (goal).

Pada sistem berbasis komputer, biasanya sulit untuk mendefinisikan batas-batasnya. Batas-batasnya ditentukan oleh perancang yang menyatakan mana ssaja elemen-elemen yang termasuk di dalam sistem dan mana saja elemen-elemen yang termasuk sebagai lingkungan. Aturan yang diterapkan adalah segala sesuatu sebagai di dalam batas bila sistem dapat/mampu mengendalikannya. Serta segala sesuatu sebagai elemen-elemen di luar batas bila sistem tidak dapat/mampu mengendalikannya.

2.4.1 Batas Sistem

Batas sistem merupakan daerah yang membatasai antara sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

2.4.2 Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

2.4.3 Penghubung Sistem

Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan yang lainnya. Mealui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu susbsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsitem yang laiinya dengan melalui penghubng. Dengan penghubung satu subsitem dapat berintegrasi dengan lainnya membentuk satu kesatuan.

2.4.4 Masukan Sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam

sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mnegoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

2.4.5 Keluaran Sistem

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

2.4.6 Pengolah Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran barang jadi.

2.4.7 Sasaran Sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran

(objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi

sistem idak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran.

2.5 Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block)¸ blok keluaran (output block), blok teknologi

(technology block)¸blok basis data (database block), dan blok kendali (controls block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling

berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.

a. Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input di

sini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. b. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

c. Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. Keluaran merupakan hasil akhir dari suatu sistem yang diperlukan oleh pengguna sistem itu sendiri.

d. Blok Teknologi

Teknologi merupakan ”kotak alat” (tool box) dalam sistem

informasi. Teknologi yang digunakan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

e. Blok Basis Data

Blok ini merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

f. Blok Kendali

Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi (John Burch, Gary Grudnitski, 1986).

Gambar 2.2 Komponen Sistem Informasi

2.6 Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen (management information systems) atau lebih sering dikenal dengan singkatannya MIS merupakan penerapan sistem

informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.

SIM didefinisikan sebagai kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi. SIM merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi. SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem operasi. SIM tergantung dari besar kecilnya organisasi (George M. Scott, 1986).

2.7 Pemodelan Data

Pada perancangan konseptual diperlukan suatu pendekatan yang digunakan untuk menggambarkan hubungan antara satu data dengan data yang lain. Hubungan tersebut dinyatakan dalam bentuk model E-R. Dengan konsep Pemodelan data adalah kumpulan perangkat konseptual untuk mengembangkan data, hubungan data, semantik (makna) data, dan batasan data. Semuanya memiliki keterkaitan dalam database sistem.

2.7.1 Model E-R

Model E-R adalah suatu model yang digunakan untuk menggambarkan data dalam bentuk entitas, atribut dan hubungan antar entitas. Huruf E sendiri menyatakan entitas dan R menyatakan hubungan (dari kata relationship). Model ini dinyatakan dalam bentuk diagram E-R.

Perlu diketahui bahwa model seperti ini tidak mencerminkan bentuk fisik yang bersifat konseptual. Itulah sebabnya model E-R tidak bergantung pada produk DBMS yang akan digunakan.

Tabel 2.2 Contoh Entitas dan Attribut

Setiap entitas pasti memiliki attribut yang mendeskripsikan karakteristik (property) dari entitas tersebut. Penetapan attribut dari sebuah entitas berdasarkan fakta yang ada atau berdasarkan kebutuhan. Attribut identik dengan kolom data atau field dalam sebuah tabel. Karenanya setiap entitas selalu memiliki atributnya masing-masing dengan primary key berbeda.

Relasi menyatakan hubungan antar entitas, termasuk terhadap entitas itu sendiri (rekursif). Misalnya entitas seorang pegawai dengan

NoKTP: ”001” dengan nama ”Ali”, memiliki relasi dengan sebuah data di entitas departemen dengan nomor=11 nama=”personalia”, mengandung arti bahwa pegawai tersebut bekerja di departemen yang peneliti tinjau.

Derajat kardinalitas relasi (Cardinality Ratio) ialah kardinalitas relasi yang menunjukan jumlah maksimum data entitas yang dapat berelasi dengan entitas lain.

Entitas Attribut

Pegawai NoKTP, Nama, Alamat, JenisKel, Gaji Departemen Nomor, Nama, Lokasi, JmlPegawai Proyek Nomor, Nama, Lokasi

a. One to one relationship (satu ke satu)

Satu record dipetakan dengan satu record di entitas lain.

Contohnya satu nasabah punya satu account.

Gambar 2.3 One to One Relationship

Setiap data pada entitas A berhubungan dengan maksimal satu data pada entitas B, begitu pula sebaliknya.

b. One to many relationship

Satu record dapat dipetakan menjadi beberapa record di entitas lain. Contoh: satu nasabah dapat punya lebih dari satu account.

Gambar 2.4 One to Many Relationship

c. Many to many relationship

Beberapa record dapat dipetakan menjadi beberapa record di entitas lain. Contoh: satu nasabah dapat memiliki lebih dari satu account. Satu account dapat dimiliki lebih dari satu nasabah (join account).

2.7.2 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang

memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi

pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

Syarat-syarat pembuatan DFD ini adalah :

a. Pemberian nama untuk tiap komponen DFD. b. Pemberian nomor pada komponen proses.

c. Penggambaran DFD sesering mungkin agar enak dilihat. d. Penghindaran penggambaran DFD yang rumit.

e. Pemastian DFD yang dibentuk itu konsiten secara logika.

2.7.3 Context Diagram

Syarat-syarat pembuatan DFD ini adalah :

a. Pemberian nama untuk tiap komponen DFD. b. Pemberian nomor pada komponen proses.

c. Penggambaran DFD sesering mungkin agar enak dilihat. d. Penghindaran penggambaran DFD yang rumit.

e. Pemastian DFD yang dibentuk itu konsiten secara logika.

Gambar 2.6 Penggambaran Context Diagram

Gambar 2.6 menjelasakan hubungan antara masing-masing elemen dalam context diagaram.

2.8 Power Designer

Power designer adalah alat pemodelan perusahaan kolaboratif yang

diproduksi oleh Sybase. Power designer berjalan di bawah Microsoft Windows sebagai aplikasi asli, dan berjalan di bawah Eclipse melalui plugin. Power

designer mendukung model-driven desain arsitektur perangkat lunak. Power designer menggunakan format file pdm.

Gambar 2.7 dan gambar 2.8 merupakan contoh tampilan halaman pembuka pada Power designer 12.5 yang merupakan software untuk pembuatan

CDM & PDM sistem informasi manajemen surat ini. Sedangkan pada gambar 2.8

merupakan contoh tampilan pada halaman pembuatan new project yang merupakan langkah awal memulai pembuatan diagram suatu sistem informasi.

Gambar 2.7 Halaman Pembuka Power Designer 12.5

Gambar 2.8 Halaman Pembuatan New Project

2.9 Diagram Use Case (Use Case Diagram)

Diagram use case merupakan salah satu diagram untuk memodelkan aspek perilaku sistem. Masing-masing diagram use case menunjukkan sekumpulan use

case , aktor dan hubungannya. Diagram use case adalah penting untuk

memvisualisasikan, menspesifikasikan, dan mendokumentasikan kebutuhan perilaku sistem. Diagram-diagram use case merupakan pusat pemodelan perilaku sistem, subsistem, dan kelas.

Use case adalah interaksi antara aktor eksternal dari sistem, hasil yang

dapat diamati oleh aktor, berorientasi pada tujuan, dideskripsikan di diagram use

case dan teks. Diagram use case melibatkan :

a. Sistem, yaitu sesuatu yang hendak peneliti bangun

b. Aktor, entitas-entitas luar yang berkomunikasi dengan sistem c. Use case adalah fungsionalitas yang dipersepsi oleh aktor

d. Relasi adalah relasi antara aktor dengan use case

Gambar 2. 9 Aktor dan Use case

Use case adalah cara spesifik penggunaan sistem oleh aktor. Ciri-ciri dari use case adalah :

a. Pola perilaku yang harus dipenuhi oleh sistem

b. Sekuen transaksi terhubung yang dilakukan aktor dan sistem c. Memberikan sesuatu yang berharga bagi aktor

Use case melibatkan interaksi antara aktor-aktor dari sistem. Use case

mengemukakan suatu kerja yang tampak. Dari perspektif aktor, use case melakukan sesuatu yang berharga bagi aktor seperti menghitung sesuatu,

Dosen Wali

menghasilkan objek baru, atau mengubah state objek lain. Kegunaan diagram use

case adalah untuk memodelkan konteks sistem dan memodelkan kebutuhan

sistem. Use case dapat diterapkan untuk seluruh sistem, bagian sistem termasuk subsistem atau bahkan satu kelas tunggal dan antarmuka. (Bambang Hariyanto,Ir., MT., 2004)

2.10 Diagram Aktivitas (Activity Diagram)

Diagram aktivitas adalah diagram flowchart yang diperluas yang menunjukkan aliran kendali satu aktivitas ke aktivitas lain. Diagram ini digunakan untuk memodelkan aspek dinamis sistem. Aktivitas adalah eksekusi nonatomik yang berlangsung di state machine. Diagram aktivitas mendeskripsikan aksi-aksi dan hasilnya. Diagram aktivitas berupa operasi-operasi dan aktivitas-aktivitas di

use case. Diagram aktivitas dapat digunakan untuk :

a. Pandangan dalam yang dilakukan di operasi b. Pandangan dalam bagaimana objek-objek bekerja

c. Pandangan dalam di aksi-aksi dan pengaruhnya pada objek-objek d. Pandangan dalam dari suatu use case

e. Logik dari proses bisnis

Diagram aktivitas berfokus pada aktivitas-aktivitas, potongan-potongan dari proses yang boleh jadi (mungkin) berkorespondensi dengan metode-metode atau fungsi-fungsi anggota dan pengurutan dari aktivitas-aktivitas ini. Diagram aktivitas berbeda dengan flowchart terutama Karena diagram aktivitas secara eksplisit mendukung aktivitas-aktivitas pararel dan sinkronisasi aktivitas-aktivitas

itu. Kelemahan utama diagaram aktivitas adalah diagram tidak secara eskplisit menyatakan objek-objek yang mengeksekusi aktivitas-aktivitas itu dan cara pertukaran pesan-pesan di antara objek-objek itu. Elemen-elemen diagram aktivitas adalah Activity state dan action state, Transisi, dan Objek. Langkah-langkah pembuatan diagaram aktivitas adalah :

a. Identifikasi lingkup dari diagram aktivitas b. Tambahkan titik awal dan akhir

c. Tambahkan aktivitas

d. Tambahkan transisi-transisi dari aktivitas-aktivitas e. Tambahkan titik-titik keputusan

f. Identifikasi peluang aktivitas-aktivitas pararel

Seringnya, diagram aktivitas digunakan di awal-awal pemodelan untuk memperoleh gambaran menyeluruh mengenai proses di sistem. Setelah itu, peneliti menggunakan diagram-diagram interaksi untuk membantu mengalokasikan aktivitas-aktivitas itu ke kelas-kelas sistem. Pembuatan diagram aktivitas untuk pemodelan workflow adalah sebagai berikut.

a. Tetapkan focus dari workflow. Untuk sistem yang tidak sepele atau sistem yang terlalu krusial, tidak mungkin menunjukkan semua

workflow yang penting dalam satu diagram.

b. Pilih objek bisnis yang mempunyai tanggung jawab level tinggi untuk bagian dari workflow. ini dapat berupa sesuatu yang nyata di sistem, atau lebih abstrak. Dalam kasus tertentu dapat digunakan

c. Identifikasikan precondition dari state awal workflow dan

postcondition dari state akhir workflow. Ini penting untuk

memodelkan batas dari workflow

d. Mulai dari state awal workflow, spesifikasikan aktivitas dan aksi yang ada dan tempatkan sebagai aktivitas di diagram

e. Untuk aksi yang rumit, atau sekolompok aksi yang muncu berulang kali, jadikan menjadi satu state aktivitas dan kemudian buat diagram aktivitas tersendiri untuk menggambarkannya

f. Buat transisi yang menghubungkan antar aktivitas Jika terdapat objek penting yang terlibat di workflow, maka gambarkan di diagram aktivitas. . (Bambang Hariyanto,Ir., MT., 2004)

g.

2.11 CDM (Conceptual Data Model)

CDM singkatan dari Conseptual Data Model. CDM dipakai untuk menggambarkan secara detail struktur basis data dalam bentuk logik. Struktur ini independen terhadap semua software maupun struktur data storage tertentu yang digunakan dalam aplikasi ini.

CDM (Conceptual Data Model) merupakan Model yang dibuat berdasarkan anggapan bahwa dunia nyata terdiri dari koleksi obyek-obyek dasar yang dinamakan entitas (entity) serta hubungan (relationship) antara entitas-entitas itu. Biasanya direpresentasikan dalam bentuk Entity Relationship Diagram.

Adapun manfaat Penggunaan CDM dalam perancangan database, yaitu memberikan gambaran yang lengkap dari struktur basis data yaitu arti, hubungan, juga batasan-batasan dan alat komunikasi antar pemakai basis data, designer, dan analis.

CDM terdiri dari objek yang tidak diimplementasikan secara langsung kedalam basis data yang sesungguhnya. Model ini dibuat berdasarkan anggapan bahwa dunia nyata terdiri dari koleksi obyek-obyek dasar yang dinamakan entitas (entity) serta hubungan (relationship) antara entitas-entitas itu. CDM ini biasanya direpresentasikan dalam bentuk Entity Relationship Diagram.

2.12 PDM (Phsycal Data Model)

PDM kependekan dari Physical Data Model. PDM Merupakan model yang menggunakan sejumlah tabel untuk menggambarkan data serta hubungan

antara data-data tersebut. Setiap tabel mempunyai sejumlah kolom di mana setiap kolom memiliki nama yang unik.

2.13 Microsoft Visio 2007

Menggambar teknik menggunakan Microsoft Visio semudah mengetik di

Word 2007, semua fasilitasnya ada dan tentu saja tersedia ribuan template yang

bisa digunakan kapan saja dan disesuikan dengan tema.

2.14 Microsoft SQL Server 2008

Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data

relasional (RDBMS) produk Microsoft. Bahasa query utamanya adalah

Transact-SQL yang merupakan implementasi dari Transact-SQL standar ANSI/ISO yang digunakan

oleh Microsoft dan Sybase. Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian berkembang dengan digunakannya SQL Server pada basis data besar.

Microsoft SQL Server dan Sybase/ASE dapat berkomunikasi lewat jaringan

dengan menggunakan protokol TDS (Tabular Data Stream). Selain dari itu,

Microsoft SQL Server juga mendukung ODBC (Open Database Connectivity),

dan mempunyai driver JDBC untuk bahasa pemrograman Java. Fitur yang lain dari SQL Server ini adalah kemampuannya untuk membuat basis data mirroring

dan clustering. Pada versi sebelumnya, MS SQL Server 2000 terserang oleh

cacing komputer SQL Slammer yang mengakibatkan kelambatan akses internet pada tanggal 25 Januari 2003. SQL Server 2008 merupakan pengembangan dari

SQL Server 2000.

2.14.1 Enterprise Manager

Enterprise Manager merupakan „jantung‟ SQL server yang bisa

diedit dengan GUI. Namun selain setting user dan password-nya, admin bisa meng-override hampir semua setting di sini langsung dari aplikasi

manual. Di sini admin bisa me-restore database, membuat backup

database secara otomatis, bahkan memproteksi enterprise manager itu

sendiri.

Caranya, buka tab security di sebelah kiri. Lalu ubah properties

user „sa‟, masukkan password untuk „sa‟ dua kali. Kemudian user administrator/system, bikin „upn‟. Lantas di nama sql instance tersebut, klik kanan dan pilih „edit sql server registration properties’. Di tab

security, centang opsi „always ask password‟. Klik OK, user akan di-disconnect dan diminta password „sa‟ untuk connect kembali ke sql server. Hati-hati jangan lupa password ini, atau user terpaksa menghapus instance itu dan membuat instance baru.

2.14.2 SQL Query Analyzer

Syntax sql apapun yang user ketikkan, akan langsung dieksekusi ke database user. Dan sebaiknya untuk tidak lupa memilih nama database user di drop-down menu di bagian atas toolbar.

Dua syntax yang paling sering dipakai adalah INSERT untuk menambah record, dan ALTER untuk mengubah record (atau bahkan struktur tabel). Contohnya, jika tabel dilindungi trigger, ketikkan ALTER

table [namatabel] disable trigger [namatrigger] untuk menonaktifkan

sementara trigger itu. Ganti disable dengan enable jika akan mengaktifkannya kembali.

Gambar 2.12 Contoh Tampilan SQL Query Analyzer

Penjelasan pada gambar 2.12 yang merupakan contoh tampilan dalam SQL Query Analyzer. Dengan Windows XP sebagai sistem operasinya (Didik Dwi Prasetyo, 2005).

2.15 Microsoft Visual Basic 2010

Microsoft Visual Basic .NET adalah sebuah alat untuk mengembangkan

dan membangun aplikasi yang bergerak di atas sistem .NET Framework, dengan menggunakan bahasa BASIC. Dengan menggunakan alat ini, para programmer dapat membangun aplikasi Windows Forms, Aplikasi web berbasis ASP.NET, dan juga aplikasi command-line. Alat ini dapat diperoleh secara terpisah dari beberapa produk lainnya (seperti Microsoft Visual C++, Visual C#, atau Visual J#), atau juga dapat diperoleh secara terpadu dalam Microsoft Visual Studio .NET. bahasa pemrograman ini sendiri merupakan bahasa pemrograman pengembangan.

Bahasa pemrograman Visual Basic, dikembangkan oleh Microsoft sejak tahun 1991, merupakan pengembangan dari pendahulunya yaitu bahasa pemrograman BASIC (Beginner’s All-purpose Symbolic Instruction Code) yang

dikembangkan pada era 1950-an. Visual Basic merupakan salah satu Development

Tool adalah alat bantu dalam membangun dan mengembangkan program aplikasi

komputer dengan desain form secara visual dan adanya kemampuan untuk menggunakan komponen-komponen ActiveX yang dibuat yang disediakan oleh

Microsoft Visual Basic ataupun pihak lain.

Visual Basic yang pertama adalah Visal Basic 1.0 yang dikenalkan pada

tahun 1991, pendekatan yang dilakukan untuk menghubungkan bahasa pemrograman dengan GUI berasal dari prototype yang dikembang oleh “Alan

Cooper” yang disebut TRIPOD. Kemudian Microsoft mengontrak copper dan asosiasinya utk mengembangkan tripod agar dapat digunakan di Windows 3.0 di bawah nama kode Ruby.

Bahasa Visual Basic .NET sendiri menganut paradigma bahasa pemrograman berorientasi objek yang dapat dilihat sebagai evolusi dari Microsoft

Visual Basic versi sebelumnya yang diimplementasikan di atas .NET Framework.

Peluncurannya mengundang kontroversi, mengingat banyak sekali perubahan yang dilakukan oleh Microsoft, dan versi baru ini tidak kompatibel dengan versi terdahulu.

2.15.1 Form Pembuka Visual Basic

Setiap project yang akan dikerjakan selalu memerlukan bentuk

itulah desain dari sistem atau aplikasi yang akan dibuat dituangkan dalam

form tersebut. Penggunaan form dalam Visual Basic didukung dengan

tersedianya toolbox yang berisi komponen-komponen desain yang diperlukan dalam perancangan suatu aplikasi. Seperti gambar 2.13 merupakan contoh tampilan form pembuka pada Visual Basic.

Gambar 2.13 Tampilan Form Pembuka Visual Basic

2.15.2 Penambahan Komponen

Gambar merupakan salah satu komponen yang memiliki peran penting dalam pengembangan pembuatan program. Dengan menambahkan gambar atau icon-icon tertentu pada sebuah aplikasi akan membuat user atau pengguna menjadi tidak cepat bosan dengan aplikasi yang monoton hanya tulisan dan angka, dan bisa menjalankan aplikasi dengan lebih cepat karena fungsi gambar tersebut juga bersinggungan dengan akses cepat.

Jika menggunakan program aplikasi database, jika ada 10 buah

form, kemungkinan 8 buahnya menggunakan button. Dengan menambahkan gambar user akan lebih lebih mudah dibandingkan dengan aplikasi yang buton-nya hanya menampilkan kata SIMPAN, BERSIH, HAPUS, dan TUTUP.

Seperti yang sudah disebutkan pada subbab sebelumnya, bahwa penamabahan komponen seperti toolbox merupakan kunci utama dalam mengawali merancang desain antarmuka aplikasi. Seperti Gambar 2.14.

Gambar 2.14 Contoh Penambahan Komponen

Gambar 2.14 merupakan contoh tampilan penambahan komponen pada Visual Basic 2008, nantinya beberapa komponen tersebut akan digunakan untuk mendesaian sistem informasi.

Sedangkan gambar 2.15 adalah gambar yang berupa contoh tampilan sebuah form dari new project. Dimana pada form ini yang

nantinya akan digunakan dalam pembuatan desain sistem beserta coding untuk sistem tersebut. untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 2.15.

Gambar 2.15 Penjabaran Detail Jendela Visual Basic

Pada toolbox berfungsi untuk menambahkan beberapa komponen yang akan disertakan dalam sebuah form. Sedangakan pada Properties

Windows merupakan properti atau kriteria-kriteria yang akan ditentukan

untuk keseluruhan dari pada form tersebut. sedangkan pada baris toolbar

menu berisi sederetan icon yang memiliki fungsi langsung pada sistem

tanpa harus menggunakan pilihan pada baris menu. Dan fungsi icon tersebut memudahkan user ketikan akan mengeksekusi suatu perintah dalam aplikasi tersebut. Pada project explorer menunjukan form yang sedang aktif, atau menampilakn beberapa lembar form yang telah dibuat oleh user.

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini akan dibahas tentang perancangan sistem dari aplikasi sistem

informasi manajemen surat yang akan dibuat. Pembahasan meliputi analisis

kebutuhan, perancangan aplikasi, dan implementasi. Sistem informasi

manajemen surat tersebut menjadikan Dinas Koperasi dan UMKM Jawa Timur

sebagai tempat studi kasus. Desain aplikasi itu sendiri digunakan untuk

penggambaran umum terhadap aplikasi yang akan dibuat sehingga kebutuhan

akan konsep aplikasi dapat diketahui sebelum pembuatan aplikasi.

3.1 Analisis

Pada subbab ini akan meliputi pembahasan seperti analisis kebutuhan

perangkat lunak dari sistem yang dibuat, yang terdiri dari deskripsi umum

mengenai perangkat lunak, arsitektur sistem yang akan dibangun/dirancang, juga

meliputi spesifikasi kebutuhan perangkat lunak. Kemudian juga akan disertakan

actor-aktor yang terlibat di dalam sistem, dan skenario use case.

3.1.1 Analisis Sistem

Sebelum peniliti menentukan apakah permasalahan yang ada

bagaimana peniliti menentukan permasalahan itu ada, maka peniliti perlu

permasalahan yang ada untuk menentukan bagaimana solusi yang tepat

untuk menyelesaikan permasalahan yang ada.

Pada analisis sistem, peniliti akan mempelajari bagaimana suatu

sistem akan bekerja dan bagaimana proses yang terjadi pada saat sistem

tersebut bekerja. Dengan menjadikan surat sebagai objek yang nantinya

dari surat tersebut dapat dilakukan penganalisaan pada tahap selanjutnya.

Poin-poin yang terdapat dalam sebuah surat yang merupakan objek dari

sebuah sistem, pada tahap berikutnya akan diteruskan mengikuti

kebutuhan dari pada admin itu sendiri. Setelah peniliti menentukan

permasalahan tersebut, peniliti juga dapat memikirkan solusi untuk

permasalahan yang ada. Analisis sistem meliputi tiga bagian, yaitu:

arsitektur sistem, analisis informasi, analisis permasalahan, dan analisis

solusi.

3.1.2 Arsitektur Sistem

Arsitektur sistem dari sistem informasi manajemen surat ini dapat

ditunjukan seperti yang terlihat pada gambar 3.1. Pada gambar tersebut

dua akun yang berbeda dengan karakteristik yang berbeda pula pada

setiap akunnya. Untuk admin/client disini dimaksudkan adalah siapa saja

yang menggunakan sistem informasi tersebut, dengan catatan admin harus

memiliki id dan password dengan level pada sistem yang berbeda.

Kemudian sistem informasi yang dimaksudkan adalah menuju pada

sistem informasi manajemen surat sendiri yang berbasis desktop. Sistem

disposisi, dan juga surat pengajuan cuti. Dari sisi server, terdapat dua

server, Application Server, tempat aplikasi ditanam, Database Server, tempat penyimpanan data, dan Print Server, yang merupakan tempat

pencetakkan data yang telah disimpan.

Client

Server

Admin/User Sistem Informasi

Manajemen Surat

Surat/Data

Database Server SQL Server 2008

Login

Menganalisa Dientrikan

Data Storage

Application Server Microsoft Visual Studio 2010

Data yang dientrikan

Data Terintegrasi

Data yang telah dientrikan dan diolah

Print Server

Pencetakkan Data tersimpan

Gambar 3.1 Arsitektur Sistem 3.1.3 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak

Berdasarkan hasil analisa kebutuhan yang telah dilakukan

terhadap proses pendataan surat masuk maupun surat keluar pada Dinas

Koperasi & UMKM Jawa Timur, maka secara garis besar, kebutuhan

pengguna/admin dapat melakukan pendataan surat masuk, surat keluar,

maupun kebutuhan pengajuan surat cuti. Data yang telah dientrikan pada

sistem dapat dicetak pada menu report surat. Dengan menyertakan

tampilan bukti fisik surat yang telah dientrikan, maka ketika ketika

pencarian surat masuk maupun keluar, akan disertai tampilan bukti surat

fisik di dalamnya yang telah discaning sebelumnya. Sedangkan form

pengajuan surat cuti juga dapat dicetak.

Sistem Informasi Manajemen Surat

Pengguna dapat mendata surat masuk maupun surat keluar

Pengguna dapat Melakukan pencarian data surat masuk dan surat keluar pada report

Pengguna dapat membuat surat disposisi setelah mengisi menu surat masuk

Pengguna dapat mencetak surat disposisi dan surat pengajuan cuti

Pengguna dapat menyimpan data yang telah dientrikan

Gambar 3.2 Spesifikasi Kebutuhan Sistem

Disamping itu, juga dilakukan pemetaan kebutuhan

adalah hak akses personal terhadap dokumen yang akan dientrikan. Yaitu

setiap pengguna harus memiliki username dan password yang berbeda

dari masing-masing pengguna yang lain.

3.1.4 Aktor

Sistem informasi ini mempunyai 2 jenis aktor, seperti yang terlihat

pada gambar 3.2 yang terdiri dari Pengguna/admin pada umumnya , dan

Sistem Informasi manajemen surat pada khususnya.

Admin/_Pengguna

Sistem Informasi Manajemen Surat

Gambar 3.3 Aktor Sistem

Pada Gambar 3.3, terdapat dua aktor yang dapat berinteraksi

dengan aplikasi. Perbedaanya terletak pada kebutuhan masing-masing

actor, dimana pada Admin/Pengguna adalah Pengguna yang hanya

memanfaatkan fungsi dari sistem itu sendiri, yaitu pemanfaatan sistem ini

dari sisi aplikasi klien untuk mendata/mengentri surat masuk ataupun

surat keluar. Sedangkan, aktor Sistem Informasi Manajemen Surat adalah

aktor dari pada sistem itu sendiri. Untuk lebih detail, akan dijelaskan pada

tabel 3.1. Aktor

Tabel 3.1 Tabel Aktor Aplikasi 3.1.5 S k e n a r i o U s e C

3.1.5 Skenario Use Case

Use Case yang diilustrasikan oleh Use Case Diagram menggambarkan tentang kapasitas atau kemampuan utama yang dapat

dilakukan oleh sistem ini sekaligus mendeklarasikan beberapa fitur yang

dapat dilakukan oleh para aktor. Untuk penjabaran skenario use case

Kategori Aktor Hak Akses ke Aplikasi

Admin/Pengguna Sistem

Informasi Manajemen Surat

1. Login ( masuk ke form menu ).

2. Memasukkan data pada surat masuk, surat

keluar, surat disposisi dan insert kode

klasifikasi.

3. Merubah data pada surat masuk, surat keluar,

surat disposisi dan insert kode klasifikasi.

4. Menghapus data pada surat masuk, surat keluar,

surat disposisi dan insert kode klasifikasi.

5. Mengunggah bukti surat fisik.

6. Menampilkan data surat yang telah dientrikan

pada halaman report.

7. Mencetak form pengajuan surat cuti

sistem ini dapat direpresentasikan oleh use case diagram seperti yang

terlihat pada gambar 3.4.

Admin

Sistem Informasi Manajemen Surat

Mendaftarkan Akun

Entri Surat Masuk

Entri Surat Keluar

* * * * * * Surat Diposisi * * Menyimpan Data Surat

Mengedit Data Surat

Tersimpan Pada Laporan <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> Mencetak Kartu Surat <<include>> Mencetak Laporan Surat <<include>> Menghapus Data Surat <<extend>>

Mencatat Data Surat

<<extend>> <<extend>> <<extend>> <<include>> Mencetak Surat Disposisi Pengajuan Cuti <<include>> <<include>> <<include>> * * Manajemen Surat <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<include>>

Seperti yang terlihat pada diagram use case di Gambar 3.4,

terdapat dua aktor yang akan berinteraksi dengan sistem informasi

manajemen surat. Aktor – aktor tersebut dapat melakukan beberapa hal diantaranya entri surat masuk, entri surat keluar, surat disposisi.

Daftar use case beserta kode use case dapat dilihat pada tabel 3.2

Tabel 3.2 Deskripsi Use Case

No Kode Use Case

Nama

Use Case Keterangan

1 UC-001

Use Case Mendaftar

Akun

Admin/Pengguna perlu mendaftarkan diri terlebih dahulu sebelum masuk pada sistem.

2 UC-002

Use Case Manajemen

Surat

Ketika Admin atau Sistem Informasi

Manajemen Surat telah berhasil login, ada beberapa mekanisme manajerial digitalisasi surat dalam sistem.

3 UC-003

Use Case Entri Surat

Masuk

Admin dan Sistem Informasi Manajemen Surat dapat mengakses Entri Surat Masuk untuk melakukan pendataan surat yang telah diterima.

4 UC-004

Use Case Entri Surat

Keluar

Admin dan Sistem Informasi Manajemen Surat dapat mengakses menu ini untuk melakukan pendataan terhadap surat yang keluar dari instansi itu sendiri. Sehingga bisa dicetak kartu surat keluarnya setelah data tersimpan.

5 UC-005

Use Case Surat Disposisi

Menu ini ditujukan oleh Sistem Manajemen Surat untuk melakukan forward surat dari satu bidang ke bidang lain yang dientrikan langsung oleh admin.

6 UC-006

Use Case Pengajuan

Cuti

Admin menggunakan menu ini untuk pengajuan cuti. Setelah semua kolom terisi, data yang telah dientrikan dapat disimpan, dan apabila penyimpanan berhasil, Admin akan dikonfirmasi oleh sistem apakah ingin mencetak laporan dari form pengajuan cuti atau tidak.

view()

Timer1.Start() End Sub

Private Sub DataGridView1_CellContentClick(ByVal sender As

System.Object, ByVal e As System.Windows.Forms.DataGridViewCellEventArgs) Handles DataGridView1.CellContentClick

Edit.Enabled = True Hapus.Enabled = True Simpan.Enabled = False Reset.Enabled = False

Dim index As Integer = DataGridView1.CurrentRow.Index Dim row As DataGridViewRow = DataGridView1.Rows(index) txtKlas.Text = CStr(row.Cells("Kode Klasifikasi").Value) txtPeri.Text = CStr(row.Cells("Prihal").Value)

End Sub

Private Sub Timer1_Tick(ByVal sender As System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles Timer1.Tick

Label11.Text = Microsoft.VisualBasic.Right(Label11.Text, 1) + Microsoft.VisualBasic.Left(Label11.Text, Len(Label11.Text) - 1) End Sub

Private Sub txtKlas_TextChanged(ByVal sender As System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles txtKlas.TextChanged

End Sub End Class



Menu Ubah Password

Imports System.Data.SqlClient Public Class UbahPassword

'Dim kon As SqlConnection

'Dim str As String = "data source = .\sqlexpress;initial catalog = dbSurat;integrated security = true"

Dim coman2 As SqlCommand

Private Sub Form1_Load(ByVal sender As System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles MyBase.Load

'kon = New SqlConnection(str)

'kon.Open()

Try

Call ConDatabase() con.Open()

TextBox1.Enabled = False

coman2 = New SqlCommand("select password from tbLogin where username = '" & Menu_Utama_OK.Label3.Text & "' and Nama_Lengkap = '" & Menu_Utama_OK.Label4.Text & "'", con)

TextBox1.Text = CStr(coman2.ExecuteScalar()) TextBox2.Focus()

MsgBox(ex.Message) End Try

End Sub

Private Sub Button3_Click(ByVal sender As System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles Button3.Click

Try

If TextBox2.Text <> TextBox3.Text Then

MsgBox("Maaf Ulang Password Anda Tidak Sama") bersih()

ElseIf TextBox2.Text = "" Or TextBox3.Text = "" Then MsgBox("Maaf Form Belum Lengkap Terisi!")

bersih() Else

Dim coman As SqlCommand = New SqlCommand("update tblogin set password = '" & TextBox2.Text & "'where username = '" &

Menu_Utama_OK.Label3.Text & "' and Nama_Lengkap = '" & Menu_Utama_OK.Label4.Text & "'", con)

coman.ExecuteNonQuery()

MsgBox("Update Password Succes !") bersih()

End If

Catch ex As Exception

MsgBox(ex.Message) End Try

End Sub

Private Sub Button2_Click(ByVal sender As System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles Button2.Click

Me.Close() con.Close() End Sub

Sub bersih()

TextBox2.Text = "" TextBox3.Text = "" End Sub

Private Sub TextBox1_TextChanged(ByVal sender As System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles TextBox1.TextChanged

End Sub End Class



Menu Pencarian Surat

Imports System.Data.SqlClient Imports System.IO

Public Class Pencarian

Dim dt As New DataTable

Dim command As New SqlCommand

Dim id As Integer

Private Sub TextBox1_KeyPress(ByVal sender As Object, ByVal e As System.Windows.Forms.KeyPressEventArgs) Handles TextBox1.KeyPress If e.KeyChar = Chr(13) Then

tampil()

TextBox1.Focus() End If

End Sub

Private Sub Button1_Click(ByVal sender As System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles Button1.Click

tampil()

TextBox1.Focus() End Sub

Private Sub Button2_Click(ByVal sender As System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles Button2.Click

bersih()

PictureBox1.Image = Nothing dt.Clear()

LihatGmbr.Enabled = False End Sub

Sub bersih()

TextBox1.Text = "" End Sub

Private Sub Button3_Click(ByVal sender As System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles Button3.Click

Dim keluar As MsgBoxResult

keluar = MessageBox.Show("Anda Ingin Keluar?", "Keluar",

MessageBoxButtons.YesNo, MessageBoxIcon.Question,

MessageBoxDefaultButton.Button1)

If keluar = MsgBoxResult.Yes Then Menu_Utama_OK.Show()

Me.Close() End If

End Sub Sub tampil()

Call ConDatabase() con.Open()

dt.Clear() Try

If ComboBox1.Text = "SURAT MASUK" Then If ComboBox2.Text = "No Surat" Then

command = New SqlCommand("select count (nosurat) from tbsuratmasuk where NoSurat = '" & TextBox1.Text & "'", con)

id = CInt(command.ExecuteScalar()) If id = 1 Then

da = New SqlDataAdapter("SELECT * FROM tbsuratmasuk where NoSurat = '" & TextBox1.Text & "'", con) ElseIf id = 0 Then

MsgBox("Maaf No Surat yang Anda Cari Tidak Ada!") dt.Clear()

End If

LihatGmbr.Enabled = True

ElseIf ComboBox2.Text = "Instansi" Then

da = New SqlDataAdapter("SELECT * FROM tbsuratmasuk where asalsrt like '%" & TextBox1.Text & "%'", con)

End If

ElseIf ComboBox1.Text = "SURAT KELUAR" Then If ComboBox2.Text = "No Surat" Then

command = New SqlCommand("select count (nosurat) from tbsuratkeluar where NoSurat = '" & TextBox1.Text & "'", con)

id = CInt(command.ExecuteScalar()) If id = 1 Then

da = New SqlDataAdapter("SELECT * FROM tbsuratkeluar where NoSurat = '" & TextBox1.Text & "'", con) ElseIf id = 0 Then

MsgBox("Maaf No Surat yang Anda Cari Tidak Ada!") dt.Clear()

End If

LihatGmbr.Enabled = False

ElseIf ComboBox2.Text = "Instansi" Then

da = New SqlDataAdapter("SELECT * FROM tbsuratkeluar where pengirim like '%" & TextBox1.Text & "%'", con)

LihatGmbr.Enabled = False End If

ElseIf ComboBox1.Text = "SURAT DISPOSISI" Then If ComboBox2.Text = "No Surat" Then

command = New SqlCommand("select count (nosurat) from tbDisposisi where NoSurat = '" & TextBox1.Text & "'", con)

id = CInt(command.ExecuteScalar()) If id = 1 Then

da = New SqlDataAdapter("SELECT * FROM tbDisposisi where NoSurat = '" & TextBox1.Text & "'", con)

ElseIf id = 0 Then

MsgBox("Maaf No Surat yang Anda Cari Tidak Ada!") dt.Clear()

End If

LihatGmbr.Enabled = False

ElseIf ComboBox2.Text = "Instansi" Then

da = New SqlDataAdapter("SELECT * FROM tbDisposisi where aslsrt like '%" & TextBox1.Text & "%'", con)

LihatGmbr.Enabled = False End If

ElseIf ComboBox1.Text = "PENGAJUAN CUTI" Then If ComboBox2.Text = "No Surat" Then

command = New SqlCommand("select count (No_Surat) from cuti where No_Surat = '" & TextBox1.Text & "'", con)

id = CInt(command.ExecuteScalar()) If id = 1 Then

da = New SqlDataAdapter("SELECT * FROM cuti where No_Surat = '" & TextBox1.Text & "'", con)

ElseIf id = 0 Then

MsgBox("Maaf No Surat yang Anda Cari Tidak Ada!") dt.Clear()

End If

LihatGmbr.Enabled = False

ElseIf ComboBox2.Text = "Instansi" Then

MsgBox("Maaf Tidak Ada Instansi pada Surat pengajuan Cuti")

End If End If da.Fill(dt)

DataGridView1.DataSource = dt Catch ex As Exception

MsgBox(ex.Message) End Try

con.Close() End Sub

Sub tampilgambar() Call ConDatabase() Try

con.Open()

Dim coman As New SqlCommand("select gambar from tbSuratmasuk where NoSurat = '" & TextBox1.Text & "'", con)

Dim imageData As Byte() = DirectCast(coman.ExecuteScalar(), Byte())

Dim newImage As Image = Nothing If Not imageData Is Nothing Then

Using ms As New MemoryStream(imageData, 0, imageData.Length)

ms.Write(imageData, 0, imageData.Length) newImage = Image.FromStream(ms, True) End Using

PictureBox1.Image = newImage End If

Catch ex As Exception

MsgBox(ex.Message) End Try

con.Close() End Sub

Sub pilih_gambar()

If ComboBox1.Text = "SURAT MASUK" Then tampilgambar()

ElseIf ComboBox1.Text = "SURAT KELUAR" Then

MsgBox("Maaf Gambar Pada Tabel ini Tidak Ada") ElseIf ComboBox1.Text = "SURAT DISPOSISI" Then MsgBox("Maaf Gambar Pada Tabel ini Tidak Ada")

ElseIf ComboBox1.Text = "PENGAJUAN CUTI" Then MsgBox("Maaf Gambar Pada Tabel ini Tidak Ada") End If

End Sub

Private Sub LihatGmbr_Click_1(ByVal sender As System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles LihatGmbr.Click

tampilgambar() End Sub

Private Sub Pencarian_Load(ByVal sender As System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles MyBase.Load

LihatGmbr.Enabled = false End Sub

Private Sub ComboBox2_SelectedIndexChanged_1(ByVal sender As System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles

ComboBox2.SelectedIndexChanged

If ComboBox2.Text = "No Surat" Then Label2.Text = "No Surat"

ElseIf ComboBox2.Text = "Instansi" Then Label2.Text = "Nama Instansi" End If

End Sub

Private Sub ComboBox1_SelectedIndexChanged(ByVal sender As System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles

ComboBox1.SelectedIndexChanged End Sub