Use Case Pengajuan Cuti

60

3.1.5.6 Use Case Pengajuan Cuti

Pengajuan Cuti merupakan menu yang digunakan untuk pegawai atau karyawan yang ingin mengajukan cuti sesuai keterangan yang akan dilampirkan pada laporan cuti nantinya. Tabel 3.8 Spesifikasi Use Case Pengajuan Cuti Nama Use Case Pengajuan Cuti Nomor UC-006 Deskripsi Pengguna menggunakan menu ini untuk mengajukan cuti. Setelah semua kolom terisi, data yang telah dientrikan dapat disimpan, dan apabila penyimpanan berhasil, pengguna akan dikonfirmasi oleh sistem apakah ingin mencetak laporan dari form pengajuan cuti atau tidak Aktor Pengguna dan Sistem Informasi Manajemen Surat Kondisi Awal Pegawai yang hendak mengajukan cuti menyiapkan syarat-syarat untuk pengajuan cuti yang akan diinputkan pada sistem Kondisi Akhir Surat pengajuan cuti telah terisi data dan dilampiri syarat-syarat atau keterangan yang diperlukan, kemudian laporan dapat dicetak Alur Normal 1. Pengguna harus login terlebih dahulu 2. Pengguna mengaktifkan menu Form Pengajuan Cuti 3. Sistem menampilkan menu Form Pengajuan Cuti yang telah aktif 4. Pengguna melengkapi kolom isian pada menu tersebut, beserta tanggal pengajuan cuti A1. Tanggal pengajuan cuti dengan tanggal berakhirnya cuti sama 5. Setelah data tersebut tersimpan, sistem akan menampilkan status penyimpanan 6. Sistem akan mengonfirmasi pengguna apakah ingin mencetak laporan atau tidak 7. Sebelum Keluar dari menu ini, Admin atau pengguna akan dikonfirmasi apakah yakin keluar dari menu dan melakukan pencetakan laporan surat disposisi Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. 61 Alur Alternatif A1. Tanggal pengajuan cuti dengan tanggal berakhirnya cuti sama 1. Data gagal dimasukan 2. Kembali ke Alur Normal nomor 3 3. Selesai Pengilustrasian berikutnya ditunjukan dengan activity diagram seperti yang terlihat pada Gambar 3.10. Gambar 3.10 Activity Diagram Pengajuan Cuti 3.1.5.7 Use Case Menyimpan Data Surat Setiap pengaksesan menu yang berkaitan dengan manajemen surat, maka akan bersinggungan dengan aktifitas Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. 62 penyimpanan data, baik Entri Surat Masuk, Entri Surat Keluar, Surat Disposisi, maupun Pengajuan Cuti. Alur dari proses ini dapat dilihat pada Tabel 3.10. Tabel 3.9 Spesifikasi Use Case Menyimpan Data Surat T Tahap selanjutnya mengenai use case Menyimpan Data Surat adalah penggambaran menggunakan activity diagram. Menu penyimpanan ini tersedia d setiap menu Sistem Informasi Manajemen Surat, itu sebabnya di awal telah dijelaskan bahwa Nama Use Case Menyimpan Data Surat Nomor UC-007 Deskripsi Pengguna dapat menyimpan data yang telah dientrikan pada menu Entri Surat Masuk, Entri Surat Keluar, Surat Disposisi, serta Pengajuan Cuti, sebelum pengguna keluar dari menu yang sedang dieksekusi Aktor Pengguna dan Sistem Informasi Manajemen Surat Kondisi Awal Pengguna atau Sistem Informasi Manajemen Surat usai menginputkan data pada suatu menu dan akan melakukan penyimpanan Kondisi Akhir Sistem akan menampilkan status penyimpanan terhadap suatu data tersebut Alur Normal 1. Pengguna atau Sistem Informasi Manajemen Surat telah masuk ke dalam menu yang sedang dijalankan 2. Pengguna telah usai menginputkan semua data yang akan disimpan 3. Sistem menampilkan status penyimpanan data yang telah berhasil Alur Alternatif - Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. 63 menu ini bersinggungan dengan bagian menu yang lain, sebagaimana terlihat pada Gambar 3.11. Gambar 3.11 Activity Diagram Menyimpan Data Surat 3.1.5.8 Use Case Menghapus Data Sama halnya dengan pilihan Menyimpan Data Surat yang disebutkan di atas, menu Menghapus Data juga bersinggungan Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. 64 dengan beberapa menu yang lain. Dalam penjabarannya akan ditunjukan oleh Tabel 3.11 . Tabel 3.10 Spesifikasi Use Case Menghapus Data Nama Use Case Menghapus Data Nomor UC-008 Deskripsi Pengguna dapat mengakses pilihan ini ketika terdapat data yang salah ketik atau data yang tidak valid ataupun data yang sudah tidak dipergunakan lagi oleh instansi yang bersangkutan Aktor Pengguna dan Sistem Informasi Manajemen Surat Kondisi Awal Pengguna atau Sistem Informasi Manajemen Surat melakukan pengentrian terhadap data yang diperlukan dan hendak menghapus beberapa isian atau data tersebut karena human error dengan melibatkan pilihan Menghapus Data untuk proses eksekusinya Kondisi Akhir Data yang telah dipilih oleh pengguna untuk dihapus telah terhapus dan pengguna dapat menginputkan data baru kembali Alur Normal 1. Pengguna masuk ke suatu menu yang terdapat dalam Sistem Informasi Manajemen Surat 2. Pengguna melihat data bagian mana yang akan dihapus 3. Pengguna memilih data yang akan dihapus dalam menu tersebut 4. Memilih pilihan Hapus pada menu tersebut untuk menghapus data yang terpilih tersebut Alur Alternatif - Pada tahapan berikutnya adalah penggambaran menggunakan activity diagram untuk use case Menghapus Data. Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. 65 Karena pilihan atau aktifitas menu ini berkaitan dengan menu utama lainnya, maka penggambaran activity diagram-nya tidak jauh berbeda dengan pilihan Menyimpan Data yang disebutkan di atas. Gambar 3.12 Activity Diagram Menghapus Data 3.1.5.9 Use Case Mengedit Data Surat Keperluan dalam mengedit data surat yang telah dientrikan diperlukan oleh Sistem Informasi Manajemen Surat ini. Sesuai Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. 66 penggambarannya yang terdapat pada use case di atas. Untuk alur dari proses ini seperti yang terlihat pada Tabel 3.12. Tabel 3.11 Spesifikasi Use Case Mengedit Data Surat Nama Use Case Mengedit Data Surat Nomor UC-009 Deskripsi Pada pilihan ini yang disediakan oleh sistem bertujuan untuk mengedit data surat yang telah dientrikan sebelumnya, misal membenahi tanggal atau nomor surat Aktor Pengguna dan Sistem Informasi Manajemen Surat Kondisi Awal Pengguna atau Sistem Informasi Manajemen memilih data yang akan diubah sesuai kebutuhan dengan memperbaharuinya Kondisi Akhir Pengguna memperbaharui data yang telah diedit dan menyimpannya pada database sistem Alur Normal Pengguna masuk ke suatu menu yang terdapat dalam Sistem Informasi Manajemen Surat Pengguna memilih data yang akan dihapus dalam menu tersebut Pengguna melihat data bagian mana yang akan diperbaharui Sistem menampilkan data yang akan diedit Pengguna mengubah data yang telah tersimpan sebelumnya dengan data yang baru Pengguna menyimpan data yang telah diperbaharui tersebut Alur Alternatif - Dalam tabel di atas dijelaskan bagaimana kondisi awal dan akhir proses pengeditan data tersebut hingga penyimpanan. Setiap menu dalam Sistem Informasi Manajemen Surat memiliki pilihan Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. 67 “Edit” untuk manajemen datanya. Kemudian untuk pengilustrasian yang lebih jelasnya lagi dapat dilihat pada activity diagram pada Gambar 3.13 Gambar 3.13 Activity Diagram Mengedit Data Surat 3.1.5.10 Use Case Tersimpan Pada Laporan Setiap data yang dientrikan oleh pengguna pada sistem, baik itu di menu Entri Surat Masuk, Entri Surat Keluar, Surat Disposisi, maupun Pengajuan Cuti, semua memiliki laporan yang Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. 68 menampilkan keseluruhan data yang telah disimpan pada database sistem. Untuk alur dari use case tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.13. Tabel 3.12 Spesifikasi Use Case Tersimpan Pada Laporan Nama Use Case Tersimpan Pada Laporan Nomor UC-010 Deskripsi Data yang telah dientrikan oleh admin sebelumnya akan tersimpan pada menu laporan surat atau Report untuk dikrsocek validasinya Aktor Pengguna dan Sistem Informasi Manajemen Surat Kondisi Awal Pengguna atau Sistem Informasi Manajemen Surat usai menginputkan data pada suatu menu dan melakukan penyimpanan Kondisi Akhir Sistem mengelola data yang telah tersimpan dan mengalokasikan data tersebut pada menu Laporan atau Report Alur Normal 1. Pengguna atau Sistem Informasi Manajemen Surat telah masuk ke dalam menu yang sedang dijalankan 2. Pengguna telah usai menginputkan semua data yang disimpan 3. Sistem menampilkan status penyimpanan data yang telah berhasil A1. Pengguna belum melakukan penyimpanan dan langsung keluar dari menu tanpa melakukan penyimpanan terlebih dahulu 4. Data yang telah tersimpan, oleh sistem dikelola dan ditempatkan pada menu Laporan Alur Alternatif A1. Pengguna belum melakukan penyimpanan dan langsung keluar dari menu tanpa melakukan penyimpanan terlebih dahulu Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. 69 1. Data tidak tersimpan pada Laporan atau Report 2. Kembali ke alur nomor 1 3. Selesai Dalam Tabel 3.13 disebutkan bahwa use case dari proses memiliki alur alternatif. Kemudian pada tahapan berikutnya diilustrasikan dengan activity diagram seperti yang terlihat pada Gambar 3.14. Gambar 3.14 Activity Diagram Tersimpan Pada Laporan Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. 70

3.1.5.11 Use Case Mencetak Laporan Surat