Use Case Mencatat Surat Use Case Mencetak Surat Disposisi

74

3.1.5.13 Use Case Mencatat Surat

Setiap menu dalam sistem ini bertujuan untuk mendata beberapa kegiatan surat dalam Dinas Koperasi UMKM. Adapun proses utamanya adalah mencatat atau mengentri data fisik ke dalam sistem informasi ini. Alur prosesi dari kegiatan mencatat akan disajikan dalam bentuk tabel seperti di bawah ini. Tabel 3.15 Spesifikasi Use Case Mencatat Data Surat Nama Use Case Mencatat Data Surat Nomor UC-013 Deskripsi Admin menggunakan pilihan ini sebagai pilihan terpenting dalam sistem karena semua proses diwalai dari pendataan terhadap surat masuk , surat keluar, surat disposisi, dan pengajuan cuti Aktor Pengguna dan Sistem Informasi Manajemen Surat Kondisi Awal Pengguna Login dan akan memasuki halaman utama untuk mengakses menu mana yang hendak dilakukan pengentrian terhadap data surat Kondisi Akhir Pengguna mengentri data yang tercantum pada surat ke dalam sistem, dan sistem mengelolanya dalam bentuk data tersimpan Alur Normal 1. Pengguna Login pada Sistem Informasi Manajemen Surat 2. Sistem menampilkan halaman menu utama daripada sistem informasi tersebut 3. Pengguna mengakses salah satu menu manajemen surat 4. Pengguna menginputkan data yang telah disiapkan 5. Pengguna melengkapi kolom isian dan menyimpan data Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. 75 6. Sistem menampilkan status penyimpanan Alur Alternatif - Tahap berikutnya adalah penggunaan activity diagram sebagai langkah berikutnya dalam penggambaran alur proses pencatatn surat ke dalam sistem informasi ini seperti Gambar 3.17. Gambar 3.17 Activity Diagram Mencatat Data Surat Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. 76

3.1.5.14 Use Case Mencetak Surat Disposisi

Pada menu Surat Disposisi disisipkan laporan surat, yang berupa kartu surat disposisi yang menampilkan hasil dari inputan yang sebelmunya telah diinputkan pada Entri Surat Masuk. Pada alur prosesnya, pengguna terlebih dahulu menginputkan data pada surat masuk, barulah menu Surat Disposisi bias diakses dan dicetak laporan suratnya, terlihat pada Tabel 3.17. Tabel 3.16 Spesifikasi Use Case Mencetak Surat Disposisi Nama Use Case Mencetak Surat Disposisi Nomor UC-014 Deskripsi Sistem Informasi ini menyediakan bentuk form tersendiri untuk hasil pencetakan surat disposisi, yang berbeda dari hasil cetak surat masuk dan surat keluar Aktor Pengguna dan Sistem Informasi Manajemen Surat Kondisi Awal Pengguna menginputkan data pada menu ini sesuai data yang telah tersimpan pada Entri Surat Masuk Kondisi Akhir Pengguna menerima hasil cetakan Surat Disposisi setelah semua data dilengkapi dan disimpan Alur Normal Pengguna mengakses menu Surat Disposisi Pengguna memasukan nomor surat pada menu isian nomor surat di Surat Disposisi seperti yang tercantum pada surat masuk Pengguna menyimpan data yang telah dientri, dan ingin mencetak Kartu Surat Keluar Pengguna menerima hasil cetakan Alur Alternatif - Selanjutnya adalah penggambaran dalam bentuk activity diagram. Jika dalam tabel disebutkan bahwa harus mengakses Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. 77 Menu Entri Surat Masuk sebelum mengakses Surat Disposisi, maka untuk penggambaranya hanya akan ditampilkan proses dari Surat Disposisi itu sendiri. Seperti yang tampak pada Gambar 3.18. Gambar 3.18 Activity Diagram Mencetak Surat Disposisi Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. 78

3.2 Perancangan Data