Perancangan Dokumen Masukan Perancangan Tabel Sistem

78

3.2 Perancangan Data

Pada subbab ini akan membahas beberapa pokok bahasan meliputi perancangan perangkat lunak dari aplikasi tersebut yang terdiri dari perancangan data, perancangan proses dan antar muka, serta perancangan laporan.

3.2.1 Perancangan Dokumen Masukan

Perancangan data, atau dalam konteksnya dapat disebut sebagai perancangan input sistem yang dibagi menjadi dua. Yang pertama adalah perancangan input dari sistem ini sendiri, yaitu dokumen yang akan dientrikan pada sistem. Dokumen atau surat yang akan dimasukan pada sistem ini tentu memiliki beberapa klasifikasi sesuai kapasitasnya masing-masing. Tabel 3.17 Spesifikasi Dokumen Masukkan untuk Setiap Menu Manajemen Surat Dokumen Masukan Entri Surat Masuk Berkas dokumen atau surat yang akan diinputkan merupakan berkassurat yang ditujukan langsung untuk Dinas Koperasi UMKM tersebut. Pada bagian menu ini akan disediakan jadwal retensi dokumensurat tersebut. Entri Surat Keluar Berkas dokumen atau surat yang akan dientrikan pada sistem merupakan surat yang dikeluarkan oleh Dinas Koperasi UMKM untuk instansi lain ataupun individu dengan kepentingan tertentu. Menu ini akan dilengkapi pencetakkan kartu surat keluar apabila dikehendaki oleh admin. Surat Disposisi Menu ini hanya bisa diakses setelah mengentri data pada Entri Surat Masuk. Surat akan diteruskan pada yang bersangkutan sesuai yang tercantum pada isi Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. 79

3.2.2 Perancangan Tabel Sistem

Langkah awal dalam memulai perancangan database adalah dari perancangan tabel seperti yang terlihat pada Tabel 3.4 dan tabel 3.5. Kemudian tahapan berikutnya adalah Conceptual Data Model CDM yang dapat dilihat pada Gambar 3.5 dan perancangan Data Physical Model PDM sistem yang dijelaskan pada Gambar 3.6 . Sistem informasi ini menggunakan tabel-tabel sebagai berikut. a Admin Berfungsi untuk menyimpan data Admin yang dapat mengakses ke dalam Sistem Informasi Manajemen Surat. Tabel 3.18 Admin b Manajemen Surat Manajemen surat sendiri berfungsi sebagai aktifitas manajerial surat di Dinas Koperasi UMKM yang berkaitan dengan sistem informasi. Dalam penerapannya nanti akan disesuaikan dengan dari pada surat tersebut dan akan disertai laporan disposisi surat yang dapat dicetak sesuai kebutuhan admin. Nama Kolom Keterangan Username Nama admin yang merupakan primary key Password Kata sandi admin Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. 80 data yang tercantum pada surat atau berkas-berkas itu sendiri, singkatnya dapat dilihat pada Tabel 3.20. Tabel 3.19 Manajemen Surat Nama Kolom Keterangan Nomor_Urut_Agenda Nomor urut dari pendataan surat Tanggal Tanggal pengentrian surat pada sistem Nomor_Surat Nomor surat yang diterima maupun nomor surat keluar Kepada Alamat tertuju dari surat tersebut Kode Klasifikasi Merupakan kode pada masing-masing bidang sesuai kebutuhan surat Perihal Pokok surat Pengirim Pengirim surat Tanggal_diterima Tanggal surat diterima oleh instansi Sifat_surat Mengacu pada karaktersifat dari pada surat tersebut Jenis_surat Jenis surat Lampiran Lampiran pada surat jika dicantumkan Catatan Garis besar dari isi surat tersebut Rak Tempat penyimpanan surat Penyimpanan Merupakan bagian penyimpanan sesuai bidang yang tercantum pada surat Jadwal_retensi Durasi penentu lamanya penyimpanan surat sesuai kapasitas surat

3.3 Perancangan Basis Data Database