78
3.2 Perancangan Data
Pada subbab ini akan membahas beberapa pokok bahasan meliputi perancangan perangkat lunak dari aplikasi tersebut yang terdiri dari perancangan
data, perancangan proses dan antar muka, serta perancangan laporan.
3.2.1 Perancangan Dokumen Masukan
Perancangan data, atau dalam konteksnya dapat disebut sebagai perancangan input sistem yang dibagi menjadi dua. Yang pertama adalah
perancangan input dari sistem ini sendiri, yaitu dokumen yang akan dientrikan pada sistem.
Dokumen atau surat yang akan dimasukan pada sistem ini tentu memiliki beberapa klasifikasi sesuai kapasitasnya masing-masing.
Tabel 3.17 Spesifikasi Dokumen Masukkan untuk Setiap Menu
Manajemen Surat Dokumen Masukan
Entri Surat Masuk
Berkas dokumen atau surat yang akan diinputkan merupakan berkassurat yang ditujukan langsung
untuk Dinas Koperasi UMKM tersebut. Pada bagian menu ini akan disediakan jadwal retensi
dokumensurat tersebut.
Entri Surat Keluar
Berkas dokumen atau surat yang akan dientrikan pada sistem merupakan surat yang dikeluarkan oleh
Dinas Koperasi UMKM untuk instansi lain ataupun individu dengan kepentingan tertentu.
Menu ini akan dilengkapi pencetakkan kartu surat keluar apabila dikehendaki oleh admin.
Surat Disposisi
Menu ini hanya bisa diakses setelah mengentri data pada Entri Surat Masuk. Surat akan diteruskan pada
yang bersangkutan sesuai yang tercantum pada isi
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
79
3.2.2 Perancangan Tabel Sistem
Langkah awal dalam memulai perancangan database adalah dari perancangan tabel seperti yang terlihat pada Tabel 3.4 dan tabel 3.5.
Kemudian tahapan berikutnya adalah Conceptual Data Model CDM yang dapat dilihat pada Gambar 3.5 dan perancangan Data Physical
Model PDM sistem yang dijelaskan pada Gambar 3.6 . Sistem informasi ini menggunakan tabel-tabel sebagai berikut.
a Admin
Berfungsi untuk menyimpan data Admin yang dapat mengakses ke dalam Sistem Informasi Manajemen Surat.
Tabel 3.18 Admin
b Manajemen Surat
Manajemen surat sendiri berfungsi sebagai aktifitas manajerial surat di Dinas Koperasi UMKM yang berkaitan dengan sistem
informasi. Dalam penerapannya nanti akan disesuaikan dengan
dari pada surat tersebut dan akan disertai laporan disposisi surat yang dapat dicetak sesuai kebutuhan
admin.
Nama Kolom Keterangan
Username
Nama admin yang merupakan primary key
Password
Kata sandi admin
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
80
data yang tercantum pada surat atau berkas-berkas itu sendiri, singkatnya dapat dilihat pada Tabel 3.20.
Tabel 3.19 Manajemen Surat
Nama Kolom Keterangan
Nomor_Urut_Agenda Nomor urut dari pendataan surat
Tanggal Tanggal pengentrian surat pada sistem
Nomor_Surat
Nomor surat yang diterima maupun nomor surat keluar
Kepada Alamat tertuju dari surat tersebut
Kode Klasifikasi
Merupakan kode pada masing-masing bidang sesuai kebutuhan surat
Perihal Pokok surat
Pengirim Pengirim surat
Tanggal_diterima Tanggal surat diterima oleh instansi
Sifat_surat
Mengacu pada karaktersifat dari pada surat tersebut
Jenis_surat
Jenis surat
Lampiran Lampiran pada surat jika dicantumkan
Catatan Garis besar dari isi surat tersebut
Rak Tempat penyimpanan surat
Penyimpanan
Merupakan bagian penyimpanan sesuai bidang yang tercantum pada surat
Jadwal_retensi
Durasi penentu lamanya penyimpanan surat sesuai kapasitas surat
3.3 Perancangan Basis Data Database