commit to user
14 Untuk di BTN sendiri ,sistem yang digunakan dalam penyimpanan
dokumen kredit adalah menggunakan sistem numerik dan Subjek. Pelaksanaan penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal dengan 3
asas, meliputi :
a. Asas Sentrlisasi
Asas sentralisasi adalah asas dimana semua dokumen di simpan di pusat penyimpanan. Unit bawahannya yang ingin
menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud. Badri
M. Sukoco,S.E. 2007:97 Manfaat menggunakan asas Sentralisasi :
1. Mencegah duplikasi dokumen 2. Layanan yang lebih baik
3. Adanya keseragaman sistem penyimpanan arsip 4. Menghemat waktu tidak perlu mendatangi bagian-bagian lain
hanya untuk mencari data 5. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor.
Kerugian asas Sentralisasi : 1. Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen
2. Sentralisasi arsip hanya sesuai untuk organisasi yang kecil 3. Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan.
b. Asas Desentralisasi
Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit.
Keuntungan menggunakan asas Desentralisasi antara lain : 1. Dekat dengan pemakai, sehingga lebih mudah dalam
mengawasi, disisi lain lebih pemakai dapat langsung memakainya tanpa kehilangan waktu maupun tenaga untuk
mendapatkannya. 2. Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan
dengan sebuah bagian disimpan dibagian yang bersangkutan.
commit to user
15 Kerugian asas Desentralisasi antara lain :
1. Pengawasan relatif sulit untuk dilakukan 2. Terjadi
banyak penduplikasian
dokumen, ruangan,
perlengkapan, dan alat tulis kantor. 3. Layanan kurang memuaskan
c. Asas Kombinasi
Asas kombinasi merupakan asas dimana dalam pelaksanaan penyimpanan dokumen, masing-masing bagian menyimpan
dokumennya sendiri dibawah kontrol sistem terpusat. Badri M. Sukoco,S.E. 2007:99
Keuntungan menggunakan asas Kombinasi: 1. Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam
2. Menekan duplikasi dokumen 3. Meminimum kesalahan pemberkasan serta dokumen yang
hilang Kerugian asas Kombinasi :
1. Kurang luwes keseragaman diseluruh unit belum atau tidak ada.
3. Peralatan dan Perlengapan Untuk dapat menata arsip dengan kecepatan tinggi dan sedikit
kesalahan diperlukan peralatan dan perlengkapan yang sanggup menjalankan fungsi setiap sistem dan metode dengan sebaik-baiknya.
a. Kriteria Pemilihan Peralatan
