commit to user
15 Kerugian asas Desentralisasi antara lain :
1. Pengawasan relatif sulit untuk dilakukan 2. Terjadi
banyak penduplikasian
dokumen, ruangan,
perlengkapan, dan alat tulis kantor. 3. Layanan kurang memuaskan
c. Asas Kombinasi
Asas kombinasi merupakan asas dimana dalam pelaksanaan penyimpanan dokumen, masing-masing bagian menyimpan
dokumennya sendiri dibawah kontrol sistem terpusat. Badri M. Sukoco,S.E. 2007:99
Keuntungan menggunakan asas Kombinasi: 1. Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam
2. Menekan duplikasi dokumen 3. Meminimum kesalahan pemberkasan serta dokumen yang
hilang Kerugian asas Kombinasi :
1. Kurang luwes keseragaman diseluruh unit belum atau tidak ada.
3. Peralatan dan Perlengapan Untuk dapat menata arsip dengan kecepatan tinggi dan sedikit
kesalahan diperlukan peralatan dan perlengkapan yang sanggup menjalankan fungsi setiap sistem dan metode dengan sebaik-baiknya.
a. Kriteria Pemilihan Peralatan
Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan dibeli, beberapa kriteria perlu dipertimbangkan , yaitu :
1. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran,jumlah,berat, komposisi fisik, dan nilainya.
2. Frekuensi penggunaan arsip 3. Lama arsip disimpan
4. Lokasi dari fasilitas penyimpanansentralisasi dan desentralisasi
commit to user
16 5. Besar ruangan arsip
6. Tingakat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.
b. Tipe Peralatan Penyimpanan
Peralatan yang dipergunakan bagi penyimpanan arsip yang berjumlah banyak dapat dikelompokkan dalam 3 tiga jenis alat
penyimpanan, yaitu : 1. Alat penyimpanan tegak vertical file
Peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan pengurusan arsip. Jenis ini sering disebut dengan almari
arsip filing cabinet. Almari arsip yang standar terdapat 2 laci,4 laci, 5 laci,atau 6 laci.
Ada 2 macam almari arsip : a. Almari arsip untuk diisi folder biasa
b. Almari arsip untuk folder gantung yang mempunyai tempat untuk gantungan folder.
Di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta, memakai alamari dengan 4 laci dan menggunakan folder biasa.
2. Alat penyimpanan menyamping lateral file Walaupun sebenarnya arsip diletakkan juga secara vertikal, tetapi
peralatan ini tetap saja disebut file lateral, karena letak map-map nya menyamping laci. Dengan begini file ini dapat lebih
menghemat tempat dibanding file kabinet. 3. Alat penyimpanan elektrik power file
Walau bukan model baru, tetapi penggunaan file elektonik berkembang pesat di berbagai kantor. Harga dari file ini lebih
mahal dibanding file-file model lain. Alat ini menggunakan tenaga listrik untuk memutar tempat file hingga bagian file yang
diinginkan dekat kepada petugas sehingga mudah mencari arsip yang dipergunakan.
4. Alat penyimpanan untuk Word-Processing
commit to user
17 Peralatan untuk menyimpa media magnetik sangat bervariasi,
hampir sama juga dengan peralatan untuk arsip kertas. Floppy disk dan kartu magnetik sering disimpan di dalam kotak yang dipesan
khusus dengan desain yang sesuai dengan keperluan pada pabrik- pabrik peralatan pada umumnya. Peralatan ini berada diatas meja
para petugas operator pada waktu diperlukan. 5. Alat Penyimpanan untuk media Komputer
Ada 2 dua macam media informasi yang merupakan hasil dari pekerjaan komputer, yaitu media komputer dan catakan komputer
print-out. Menghadapi begitu banyak media komputer yang perlu disimpan dan dapat dicari dengan cepat bila mana diperlukan ,
banyak badan yang mempergunakan peralatan rak mobil otomatis . Dengan menekan suatu
tombol, seorang petugas dapat
menggerakkan sederetan rak yang berisi media komputer, sehingga diperoleh suatu gang diantara rak-rak untuk menemukan media
yang dicari . Cetakan komputer yang berukuran besar biasanya disimpan pada folder-folder yang sesuai dan diletakkan dalam rak-
rak almari. Untuk memperkecil rak, cetakan komputer dapat difotokopi ukuran kecil.
c. Perlengkapan Penyimpanan
