KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN NEGARA CABANG SURAKARTA
commit to user
i
KEARSIPAN KREDIT
PADA BANK TABUNGAN NEGARA CABANG SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh Mursito D1508106
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
(2)
commit to user
(3)
commit to user
(4)
commit to user
iv Motto
Berani SUKSES Artinya Berani Mengambil Resiko.
Kesuksesan hidup tidaklah berhenti pada apa yang kita miliki sekarang, siapa kita sekarang, dimana kita sekarang, dan seberapa banyak orang yang mengenal kita sekarang, namun kesuksesan hidup akan lebih berarti
dari apa yang kita pikirkan dan lakukan sekarang demi menyongsong masa depan.
Barang siapa yang berjalan untuk menuntut ilmu, maka Allah akan
memudahkan baginya jalan menuju surga. (HR. Bukhari-Muslim)
(5)
commit to user
v
PERSEMBAHAN
Tugas Akhir ini, saya persembahkan kepada :
Bapak dan Ibu tercinta, berjuta syukur anakmu panjatkan kehadiran Allah SWT dan juga ungkapan bakti dan terima kasih buat Bapak dan Ibu yang telah mendoakan dan menyayangiku sepenuh hati.
Keluargaku yang telah mendoakan , menyayangi dan mendukungku.
Sahabat-sahabat dan teman-temanku di UNS yang selalu memberikan
dukungan dan bantuaan selama ini.
Seseorang yang selalu memberiku semangat dalam menyelesaikan Tugas
(6)
commit to user
vi
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb.
Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT karena atas berkat, rahmat, dan hidayah-Nya, serta dengan usaha yang sungguh-sungguh, penulis
dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir yang berjudul “Kearsipan Kredit pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta“ ini sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya (A.md) Program Diploma III Manajemen Administrasi di Fakultas Ilmu Sosial dan Politik pada Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini penulis tidak lepas dari bimbingan, dukungan, dan bantuan dari berbagai pihak yang sangat berarti bagi penulis dalam kelancaran penyusunan Laporan Tugas Akhir ini. Untuk itu dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih yang tulus kepada semua yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak langsung hingga selesainya Laporan Tugas Akhir ini. Ucapan terima kasih penulis haturkan kepada:
1. Drs. H. Sakur, MS selaku pembimbing Laporan Tugas Akhir yang selama ini telah membantu memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini.
2. Drs. Muchtarhadi, M.Si selaku pembimbing akademik.
3. Drs. Prof. Drs. Parwito, Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Drs. Sudarto,M.Si selaku ketua pogram DIII Manajemen Administrasi.
5. Bapak/ibu dosen dan seluruh karyawan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik yang telah membimbing dan membantu penulis selama kuliah di Universitas Sebelas Maret Surakarta.
6. Bapak Hendratno selaku kepala PT. Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta,
yang telah mengijinkan penulis melakukan magang.
7. Ibu Tutik, Bapak Sarju, Ibu Anjar, Bapak Aris , Bapak Toni Wahyu, Bapak Anton, dan staff maupun pegawai di BTN yang telah memberikan bantuan dan
(7)
commit to user
vii
pengarahan selama pelaksanaaan magang, serta membantu penulis dalam mendapatkan informasi dan pengumpulan data.
8. Bapak Heru Setyanto selaku Kepala Staff Operation yang juga telah membantu penulis dalam mendapatkan informasi sehingga terselesainya Laporan Tugas Akhir ini.
9. Seluruh staff karyawan dan karyawati Bank BTN Cabang Surakarta.
10. Dan untuk semua yang telah membantu penulis, yang tidak dapat penulis
sebutkan satu persatu, terima kasih untuk semuanya.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini masih terdapat kesalahan, baik dari cara penulisan, materi yang disampaikan, maupun bahasa yang digunakan. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk perbaikan Laporan Tugas Akhir ini agar lebih baik. Semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Wassalamualikum Wr. Wb.
Surakarta, 23 Juni 2011
(8)
commit to user
viii DAFTAR ISI
HALAMAN
HALAMAN JUDUL... i
PERSETUJUAN... ii
PENGESAHAN... iii
MOTTO... iV PERSEMBAHAN... V KATA PENGANTAR... Vi DAFTAR ISI... Viii DAFTAR GAMBAR... Xi DAFTAR LAMPIRAN... Xii ABSTRAK... Xiii BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Pengamatan ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN 6
A.Kearsipan dan Kredit ... 6
1. Pengertian Karsipan... 6
2. Pengertian kredit ... 8
B. Kearsipan Kredit ... 10
1. Penerimaan dan Pencatatan ... 12
2. Penyimpanan ... 13
3. Peralatan dan Perlengkapan ... 15
4. Penyusutan Arsip ... 18
5. Pemeliharaan ... 20
6. Ruang Arsip ... 21
7. Pegawai Bagian Kearsipan ... 21
C. Metode Pengamatan ... 22
1. Lokasi Pengamatan ... 22
(9)
commit to user
ix
3. Sumber Data ... 23
4. Tehnik Pengumpulan Data ... 23
5. Tehnik Analisis Data ... 24
BAB III DISKRIPSI LOKASI ... 25
A. Gambaran Umum Perusahaan ... 25
1. Sejarah berdirinya BTN ... 25
2. Sejarah BTN Cabang Surakarta ... 27
3. Keadaan Fisik dan Operasional PT. Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta ... 27
4. Visi dan Misi Bank Tabungan Negar... 28
5. POLA PRIMA, Nilai-Nilai Dasar, Etika Perorangan dan Pedoman Pegawa…...… 29
6. Struktur Organisasi BTN Cabang Surakarta... 31
7. Produk dan Jasa Bank Tabungan Negara(BTN) Cabang Surakarta ... 35
B. Kegiatan Magang ... 48
1. Lokasi Kegiatan Magang ………..…….………. 48
2. Aktivitas Magang ……… 48
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ... 50
A. Penerimaan dan Pencatatan Dokumen Kredit... 51
B. Penyimpanan Dokumen Kredit ... 55
C. Fasilitas Kearsipan ...,,,,,,... 57
D. Pemeliharaan Dokumen Kredit ...,,,,,,,... 60
E. Penyusutan Dokumen Kredit ... 62
F. Tata Ruang Arsip ... 63
G. Pegawai Bagian Kearsipan ... 65
BAB V PENUTUP ... 67
A. Kesimpulan ... 67
B. Saran ... 68
(10)
commit to user
x
DAFTAR PUSTAKA ... 70 LAMPIRAN-LAMPIRAN ... 71
(11)
commit to user
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Struktur Organisasi BTN ... 32
Gambar 4.1 Bagan Proses Arsip Kredit Masuk ... 54
Gambar 4.2 Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60
Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ... 63
(12)
commit to user
xii
DAFTAR LAMPIRAN
A. Sertifikat Tanda Bukti Hak ... 71
B. Sertifikat Hak Tanggungan ... 72
C. Akta Pemberian Hak tanggungan ... 73
D. Perjanjian Kredit ... 74
(13)
commit to user
xiii ABSTRAK
MURSITO, D1508106, KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN NEGARA CABANG SURAKARTA, Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Imu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2010, 70 Halaman.
Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui kerasipan kredit pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta. Adapun Latar belakang masalah yang mendorong penulis melakukan pengamatan ini adalah berdasarkan kenyataan masih banyak organisasi atau instansi yang masih belum memahami tentang arti pentingnya arsip, sehingga kearsipan kurang dilaksanakan dengan baik. Maka dipandang perlu untuk memberikan saran kerja yang praktis tentang kearsipan yang baik.
Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan pengamatan deskripsi kualitatif yaitu dengan menggambarkan Kearsipan kredit pada Bank Tabungan Negara Kantor Cabang Surakarta yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta yang ada. Teknik pengumpulan data diperoleh melalui wawancara dengan pegawai, Observasi, dan arsip penunjang lainnya. Sumber data yang diperoleh berdasarkan informan, peristiwa atau aktifitas serta dokumen dan arsip.
Dari hasil pengamatan menunjukkan bahwa Kerarsipan Kredit pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta dimulai dengan penerimaan dan pencatatan dokumen kredit serta formulir permohonan kredit ke bagian Loan Service Unit. Selanjutnya dokumen kredit diserahkan kepada bagian finance document untuk dilakuka proses kearsipan lebih lanjut. Proses kerasipan meliputi pencatatan ulang, penyimpanan, perawatan, pemeliharaan, sampai dengan penyusutan.
Kesimpulan yang didapat dari Tugas Akhir ini yaitu menunjukkan bahwa dalam Kearsipan Kredit yang diterapkan oleh BTN Cabang Surakarta adalah kegiatan mengatur, mengurus dan mengelola benda-benda arsip yang dimulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan ditambah tata ruang kearsipan, fasilitas kearsipan serta pegawai bagian kearsipan sebagai pendukungnya.
(14)
commit to user
1 BAB 1 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam suatu organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun organisasi swasta mempunyai tujuan tertentu, dimana dalam pencapaian tujuan tersebut menggunakan cara-cara tertentu yang terbaik dan sistematis. Setiap oranisasi baik organisasi pemerintah maupun organisasi swasta menginginkan agar kegiatan organisasinya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Untuk itu setiap unit kerja hendaknya direncanakan, dikendalikan, dibina, di sempurnakan dan ditata dengan sebaik-baiknya. Apabila tidak diatur dengan baik, maka menjadi suatu kumpulan aktivitas yang tidak menentu. Yang mengakibatkan terjadinya kesimpangsiuran dalam menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Bukannya membantu terselesainya pekerjaan melainkan merintangi, mungkin pula menyebabkan lambatnya pelaksanaan kegiatan administrasi lainnya, yang pasti adalah menyebabkan penghamburan berbagai sumber kerja (pikiran, tenaga, waktu ,ruang, termasuk uang). Untuk mengatasi hal ini perlu adanya pemikiran baru terhadap cara-cara bekerja yang telah ada serta mengubah kebiasaan – kebiasaan yang selama ini canderung kearah pemborosan kerja.
Setiap organisasi selalu berusaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam pencapaian tujuan tersebut menghendaki pengorbanan yang sekecil mungkin dengan harapan menapatkan hasil sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Keberhasilan suatu organisasi dalam pencapaian tujuan tersebut dipengaruhi oleh beberapa faktor, salah satunya adalah pengelolaan arsip, karena arsip merupakan ingatan atau pusat memori dalam suatu organisasi yang dapat membantu memperlancar kegiatan kantor.
Keberadaan arsip pada lingkungan perkantoran tidak dapat dilepaskan dari pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh suatu
(15)
commit to user
2
organisasi. Arsip tercipta secara otomatis sebagai hasil pelaksanaan kegiatan administrasi atau transaksi, serta sebagai salah satu bukti barjalannya suatu fungsi instansi atau organisasi. Sehingga arsip bukanlah hal yang diciptakan secara khusus. Arsip disimpan karena diperlukan oleh organisasi untuk barbagai kaperluan, sampai saatnya disingkirkan karena tidak diperlukan lagi.
Arsip mengandung berbagai data dan informasi yang sesuai dengan keanekaragaman kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Data dan informasi yang terkandung didalamnya diperlukan untuk memperlancar kegiatan organisasi dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya, baik itu data yang mencerminkan kegiatan pokok organisasi maupun yang bersifat penunjang .
Kearsipan merupakan bidang yang sangat penting dan sama pentingnya dengan bidang yang lainnya. Dengan demikian peranan kearsipan sangatlah potensial dan tidak dapat diabaikan begitu saja dalam menunjang dan melancarkan kegiatan administrasi dalam sebuah instansi atau oraganisasi. Kearsipan merupakan urat nadi dari seluruh kegiatan dalam suatu organisasi atau kantor. Bagi setiap organisasi atau kantor tanpa pelaksanaan sistem kearsipan yang baik dan teratur maka hampir keseluruhan kegiatan administrasi akan terhambat bahkan macet.
Bidang kearsipan tidak boleh diabaikan begitu saja dan tidak boleh sembarangan orang di tempatkan di posisi ini, maka orang-orang yang bekerja di sini adalah orang-orang yang terpilih yang memang mempunyai kemampuan dan keahlian di bidang kearsipan. Dengan begitu Arsiparis dapat mengelola arsip dengan baik dan akan mengurangi bahkan menghindari kerugian baik dalam bentuk kerugian tenaga, biaya maupun waktu.
Mengingat begitu pentingnya arsip bagi kelangsungan hidup suatu organisasi, maka diperlukan adanya suatu penataan terhadap informasi-informasi itu dengan baik untuk membantu kelancaran kerja dan keseluruhan aktivitas yang ada didalam organisasi. Hal ini harus didukung
(16)
commit to user
3
oleh peralatan pendukung yang memadai dan tenaga-tenaga yang profesional dan menguasai di bidang kearsipan, sehingga masalah-masalah yang sewaktu-waktu muncul dapat diantisipasi dan dengan baik.
Meskipun Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam organisasi atau kantor, namun ironisnya dewasa ini masih banyak dijumpai kantor-kantor yang belum melaksanakan penataan arsip dengan baik. Mereka menganggap arsip adalah sekedar tumpukan naskah atau benda lain yang kurang bernilai, seakan-akan arsip hanyalah barang masa lalu yang hanya pantas di simpan di gudang. Sehingga banyak tumpukan arsip yang hanya disimpan digudang, dan tidak tertata dengan rapi, akibatnya arsip mudah rusak dan sulit ditemukan ketiaka sewaktu-waktu diperlukan kembali. Hal ini juga sering kita jumpai dalam kehidupan sehari-hari, dimana banyak kertas/berkas arsip yang dipergunakan sebagai kertas pembungkus barang. Padahal apabila dilihat dari segi waktu/tanggal pengeluaran masih tergolong berkas yang baru. Sering pula orang menunggu lama untuk mendapatkan pelayanan dari sebuah instansi dikarenakan petugas sulit atau lambat dalam menangani berbagai jenis arsip yang berhubungan dengan kegiatan pelayanan tersebut. Banyak kantor/instansi yang menyimpan arsip-arsipnya tetapi pada waktu diperlukan sulit untuk ditemukan.
Beberapa faktor yang menyebabkan instansi-instansi belum atau tidak melakukan penataan arsip-arsip sebagaimana mestinya antara lain adalah kurang adanya kesadaran dari para pegawai, khususnya pihak pimpinan instansi akan pentingnya arsip di dalam administrasi. Kemungkinan lainnya adalah tidak tersedianya tenaga atau pegawai yang ahli dalam bidng kearsipan.
Penulisan tugas akhir ini mengambil lokasi di BTN
SURAKARTA, dengan alasan PT. BTN (persero) SURAKARTA merupakan salah satu instansi yang bergerak dalam bidang perbankan, dimana kegiatannya salah satunya adalah melayani masyarakat dengan cara memberikan kredit kepada masyarakat.
(17)
commit to user
4
Adapun produk-produk kredit yang dihasilkan oleh BTN Cabang Surakarta antara lain :
1. Produk Kredit : Kredit perseorangan, dan koperasi
Kredit perseorangan : KPR bersubsidi, KPR Griya Utama, KPR BTN Platinum, KPA, Kredit Griya Multi, Kredit Ringan Batara, Kredit Pemilikan Rumah Toko, Kredit Swa Griya, Kredit Swadana. Namun untuk sementara waktu jenis kredit yang diminati masyarakat adalah KPR, KGM, dan KGU. Untuk jenis kredit yang lainnya belum diminati oleh masyarakat.
Berdasarkan hal tersebut penulis tertarik mengetahui kearsipan dokumen-dokumen kredit dan tidak membahas Kearsipan secara keseluruhan di BTN Cabang Surakarta, karena akan terlalu luas lingkupnya.
Dari hasil pengamatan, penulis mengetahui bahwa pengelolaan arsip kredit di BTN Cabang Suakarta menggunakan asas sentraliasasi yaitu arsip yang berupa dokumen –dokumen kredit disimpan secara terpusat pada satu ruangan.
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis terdorong untuk mempelajari lebih dalam mengenai Kearsipan dokumen-dokumen kredit di
BTN Cabang Surakarta. Maka Penulis mengambil judul “KEARSIPAN
KREDIT PADA BANK TABUNGAN NEGARA CABANG
SURAKARTA”
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah disebutkan di atas, maka
dapat disusun suatu perumusan masalah : “Bagaimana Kearsipan kredit pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta?”
C. Tujuan Pengamatan
Sesuai dengan perumusan masalah diatas maka tujuan pengamatan yang penulis lakukan di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta adalah :
(18)
commit to user
5
1. Tujuan Operasional :
Untuk mengetahui Kearsipan dokumen Kredit pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta.
2. Tujuan Fungsional :
Agar pengamatan ini bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan, khusunya bagi BTN Cabang Surakarta, baik itu sebagai pengetahuan, saran, dan bahan pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan Pengarsipan dokumen-dokumen, khususnya dokumen Kredit di BTN Cabang Surakarta. Disamping itu agar hasil pengamatan itu bermanfaat bagi masyarakat ataupun instansi / organisasi lainnya, dalam hal ini masyarakat dan instansi lainnya agar dapat mengetahui Kearsipan yang ada di BTN Cabang Surakarta.
3. Tujuan Individual :
Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
(19)
commit to user
6 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Kearsipan dan Kredit
1. Kearsipan
Arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan yang selanjutnya mengalami perubahan lagi menjadi archeon. Arche artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi/ kekuasaan peradilan. Sedangkan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota. (Thomas Wiyasa,43:2003)
Pengertian arsip menurut MC. Maryati (2008:114) adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu pokok persoalan atau peristiwa – peristiwa yang masih berguna dan diperlukan sewaktu-waktu dimasa mendatang.
Menurut The Liang Gie dalam bukunya Ida Nuraida (2008:92) arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara tepat ditemukan kembali.
Zulkifli Amsyah, MLS (2004:2) juga menjelaskan pengertian arsip. Arsip adalah catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan yang tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-stip,disket), kertas photocopy, dan lain-lain. Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kertas,kertas film (celluloid),dan media komputer (disket, pita magnetik, dan sebagainya).
(20)
commit to user
7
Pengertian arsip juga dirumuskan dalam Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan dalam Pasal 1 menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :
a) Arsip-arsip dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan
badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun beik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintahan.
b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh bdan-badan swasta dan atau perorangan dalambentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Kebanyakan orang dalam suatu organisasi selalu meremehkan kearsipan, padahal jika kita pelajari lebih mendalam kearsipan ini sangat mempengaruhi perkembangan dalam organisasi baik swasta maupun pemerintah. Karena kearsipan memiliki peran sebagai pusat ingatan dan sumber informasi bagi suatu organisasi dalam mengambil suatu keputusan secara tepat mengenai suatu masalah yang sedang dihadapi. Agar tujuan organisasi tersebut dapat tercapai dengan maksimal, maka dibutuhkan adanya kearsipan yang dapat dikelola dengan baik, tertib dan teratur sehingga dalam penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Dari penjabaran diatas dapat diketahui bahwa kearsipan mempunyai tujuan dan peranan yang sangat penting bagi organisasi. Tujuan Pengarsipan menurut Maryati (2008:115) adalah :
Sebagai referensi atau bukti legalitas sewaktu-waktu arsip
dibutuhkan.
Sebagai sumber data yang berarti arsip merupakan sumber
informasi yang sangat diperlukan dalam mendukung pengambilan keputusan.
Sebagai data historis yang dapat digunakan untuk mengetahui
(21)
commit to user
8
Dalam suatu organisasi, arsip disimpan secara baik dan kelompokkan menurut jenisnya. Pengelompokan tersebut bermaksud agar mudah dalam pencarian atau penyusutan arsip yang sudah tidak terpakai. Maryati (2008:115) juga menjelaskan jenis-jenis arsip menurut keperluannya yaitu :
Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dalam proses penyelesaian. Atau arsip sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.
Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang digunakan karena sudah selesai
diproses dan jarang digunakan.
Arsip Abadi, yaitu arsip penting dan berlaku untuk selamanya
Dari berbagai definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa file, archive, ataupun warkat kita artikan dengan istilah arsip, agar kita tidak terkacaukan oleh istilah-istilah tersebut. Dengan demikian dapat diambil kesimpulan bahwa arsip adalah segala sesuatu yang memuat keterangan-keterangan baik yang berupa tulisan, gambar maupun benda-benda lain yang dapat membantu ingatan dan memiliki nilai informasi sehingga memiliki kegunaan yang sangat baik bagi kepentingan organisasi maupun kepentingan perorangan yang di simpan sedemikian rupa sehingga mudah dan cepat ditemukan kembali apabila diperlukan. Maka yang dimaksud dengan kearsipan adalah kegiatan mengatur, mengurus, dan mengelola benda-benda arsip yang dimulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penyusutan, pemeliharaan, sampai dengan pemusnahan.
2. Kredit
Istilah kredit berasal dari bahasa yunani yaitu “credere” yang berarti kepercayaan (truth atau faith) atau dalam bahasa latin “creditium” yang berarti kepercayaan atau kebenaran. Oleh karena itu dasar dari kredit adalah kepercayaan. Seseorang atau badan usaha yang memberikan kredit percaya bahwa penerima kredit akan sanggup memenuhi segala sesuatu yang telah disepakati bersama. Pengertian kredit menurut undang-undang nomor 7 tahun 1992 dalam bukunya Thomas Suyatno (2003:12)
(22)
commit to user
9
sebagaimana telah diubah menjadi undang-undang No.10 tahun 1998 tentang perbankan: adalah penyediaan uang atau tagihan-tagihan yang dapat dipersamakan dengan itu, berdasarkan kesepakatan atau persetujuan pinjam-meminjam antara bank dan pihak lain yang mewajibkan pihak peminjam untuk melunasi utangnya setelah jangka waktu tertentu dengan
jumlah bunga, imbalan atau pembagian hasil keuntungan.”
Menurut Eric L.Kohler dalam bukunya Hasanuddin rahman (2000:12) kredit adalah sebagai kemampuan untuk melaksanakan suatu pembelian atau mengadakan suatu pinjaman dengan suatu janji pembayaran akan dilakukan ditangguhkan pada suatu jangka waktu yang disepakati.
Menurut Undang-undang No 14 tahun 1967 tentang Pokok – pokok
Perbankan, yang dimaksud dengan kredit adalah penyediaan uang atau tagihan-tagihan yang dapat disamakan dengan itu berdasarkan persetujuan pinjam-meminjam antara bank dengan pihak lain dalam hal mana pihak peminjam berkewajiban melunasi utangnya setelah jangka waktu tertentu dengan jumlah bunga yang telah ditetapkan.
Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian kredit adalah :
a. Adanya penyerahan uang atau barang yang dapat menimbulkan
tagihan kepada pihak lain. Dengan tambahan adanya tambahan nilai dari pokok pinjaman berupa bunga sebagai pendapatan bagi pihak yang memberikan pinjaman.
b. Proses kredit didasarkan pada suatu perjanjian yang telah
disepakati bersama. Kedua belah pihak telah percaya bahwa masing-masing pihak akan memenuhi kewajibannya.
c. Kredit diberikan apabila ada jaminan bahwa pelunasan hutang
pokok dan bunga akan dilunasi dalam jangka waktu yang telah ditentukan.
(23)
commit to user
10
B. Kearsipan Kredit
Salah satu macam pekerjaan kantor yang banyak dilaksanakan pada berbagai kantor adalah pekerjaan menyimpan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen lainnya. Kegiatan menyimpan warkat inilah yang sering dikenal dengan istilah Kearsipan. Apa saja yang menyangkut arsip sering disebut juga dengan istilah kearsipan. Dalam istilah yang lebih popular, kearsipan sering disebut dengan filing.
Kearsipan sangat perlu dilaksanakan oleh kantor-kantor pemerintah maupun swasta, salah satunya kantor-kantor yang bergerak dalam bidang perbankan. Bank merupakan salah satu perusahaan yang melayani masyarakat dalam bidang perbankan, salah satunya adalah pelayanan kredit kepada masyarakat. Kredit tersebut dapat berupa Kredit Pemilikan rumah (KPR), Kredit Griya Utama (KGU), Maupun Kredit Griya Mandiri (KGM).
Seiring berjalannya waktu semakin banyak orang berumah tangga dan pada akhirnya membutuhkan rumah untuk bertempat tinggal. Sehingga Bank memberikan pelayanan berupa Kredit kepada masyarakat, khususnya kredit pemilikan rumah. Dan semakin tahun persentase Kredit yang masuk semakin meningkat. Sehingga perlu diadakannya pengarsipan dokumen kredit untuk menjaga dokumen tersebut agar tidak hilang atau rusak.
Berdasarkan pengertian Kearsipan dan Kredit yang telah diuraikan diatas, maka Kearsipan Kredit adalah kegiatan mengatur, mengurus, dan mengelola arsip/ dokumen kredit yang dimulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penyusutan, pemeliharaan, sampai dengan pemusnahan.
Pekerjaan kantor tidak lepas dari kearsipan. Hasil pekerjaan kantor adalah arsip. Dan arsip juga merupakan alat bantu dalam pelaksanaan pekerjaan kantor. Arsip mempunyai banyak golongan, dimana setiap golongan mempunyai fungsi dan lama penyimpanan yang berbeda. Menurut Saiman (2002 : 105) ada 4 golongan arsip, yaitu sebagai berikut :
(24)
commit to user
11
1. Arsip vital yaitu sangat penting dan tidak dapat diganti kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini harus disimpan abadi diperkantoran yang bersangkutan. Contoh : akte pendirian perusahaan.
2. Arsip penting, yaitu arsip ini melengkapi kegiatan rutin dan dapat diganti dengan biaya tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di file aktif selama lima tahun dan di file inaktif selama 25 tahun. Contoh : arsip bukti-bukti keuangan.
3. Arsip berguna yaitu arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Di simpan di file aktif selama 2 tahun dan file inaktif selama 10 tahun. Contoh : surat pesanan.
4. Arsip tidak berguna yaitu arsip yang dapat dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Paling lama arsip ini disimpan 3 bulan di file inaktif. Contoh : undangan rapat.
Berdasarkan penjelaskan golongan arsip diatas banyak disebutkan mengenai file aktif dan file inaktif. Yang dimaksud dengan file aktif adalah file (tempat arsip) yang berisikan arsip-arsip yang masih aktif dan banyak dipergunakan di dalam pekerjaan sehari-hari. Sedangkan arsip inaktif adalah file yang arsipnya sudah jarang dipergunakan dalam pekerjaan.
Untuk jenis Arsip kredit seniri termasuk pada golongan Arsip berguna karena arsip ini berguana sementara, dan disimpan sekitar 2 sampai 10 tahun, tetapi juga menyesuaikan lama peminjaman kredit tersebut. Apabila Kredit sudah terlunasi oleh kreditur, dan sudah tidak mempunyai kewajiban lagi kepada debitur atau Bank, maka dapat dilakukan penyusutan arsip kredit berupa pemusnahan dokumen.
Proses kerja kearsipan kredit dalam suatu bank adalah mulai dari penerimaan sampai dengan pemusnahan. Kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam kearsipan adalah penerimaan dan pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan benda-benda arsip. Di samping itu juga terdapat peralatan dan perlengkapan, tata ruang, serta pegawai yang profesional untuk mendukung jalannya kegiatan kearsipan.
(25)
commit to user
12
1. Penerimaan dan Pencatatan
Penerimaan Dokumen ataupun surat masuk sebaiknya ditangani oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan dokumen masuk semacam ini kita namai sistem satu pintu atau kebijakan satu pintu.
Semua surat/dokumen masuk, harus segera diteruskan kepada pencatat. Petugas penerima kredit tidak dibenarkan menyimpan atau
membiarkan dokumen – dokumen menumpuk diatas meja. Dokumen yang
masuk seharusnya dicek terlebih dahulu apakah syarat-syarat nya sudah terpenuhi semuanya. Setelah itu dilakukan penyortiran dokumen kredit. Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. (Zulkifli Amsyah, 2005:66)
Sedangkan di Bank Tabungan Negara, dokumen yang masuk seharusnya dicek terlebih dahulu apakah syarat-syarat nya sudah terpenuhi semuanya, syarat yang dimaksud adalah syarat pengajuan kredit. Apabila belum lengkap, dapat dikembalikan kepada bagian penerima calon kreditur.
Penyortiran dokumen Kredit meliputi mengelompokan jenis Kreditnya. Untuk di BTN Cabang surakarta sekarang ini baru terdapat dokumen Kredit Pemilikan Rumah, Kredit Griya Utama, dan Kredit Griya Multi.
Setelah Penyortiran Dokumen Kredit, Kegiatan yang dilakukan selanjutnya adalah pencatatan. Pencatatan Dokumen kredit dilakukan sebelum dokumen kredit tersebut di sampaikan kepada pejabat yang bersangkutan. Dokumen Kredit dicatat di lembar pengantar yang nantinya akan dikomputerisasikan. Sehingga akan lebih mudah dalam mencari dokumen ataupun mengetahui data – data yang ada dalam dokumen kredit tersebut.
(26)
commit to user
13
2. Penyimpanan
Penyimpanan yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sisitem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan. (Zulkifli Amsyah, 2005:67)
Penyimpanan arsip dilakukan sebagai salah satu upaya untuk melindungi arsip. Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan sistem tertentu agar arsip dengan mudah ditemukan saat diperlukan. Selain itu agar dapat dilakukan pengambilan dan pengembalian dengan mudah, sehingga arsip tidak akan cepat rusak karena sering diambil dari tempat penyimpanannya.
Sistem Penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan dalam penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. (Zulkifli Amsyah, 2005:71)
Ada empat sistem standar yang sering dipilih salah satu sebagai sistem penyimpanan, yaitu sistem abjad, geografis, subjek, dan numerik.
1. Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan
mempergunakan abjad sebagai kode penyimpanan . Abjad di ambilkan dari abjad nama (nama orang, nama organisasi, nama tempat, dan sebagainya).
2. Sistem Geografis adalah Suatu sistem penyimpanan arsip
berdasarkan pembagian wilayah.
3. Sistem Subjek adalah Suatu sistem penyimpanan arsip dengan
menggunakan isi atau pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya.
4. Sistem Numerik adalah Suatu sistem penyimpanan arsip dengan
menggunakan angka-angka sebagai pedoman untuk mengaturnya. (Zulkifli Amsyah : 2004 : 148)
(27)
commit to user
14
Untuk di BTN sendiri ,sistem yang digunakan dalam penyimpanan dokumen kredit adalah menggunakan sistem numerik dan Subjek.
Pelaksanaan penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal dengan 3 asas, meliputi :
a. Asas Sentrlisasi
Asas sentralisasi adalah asas dimana semua dokumen di simpan di pusat penyimpanan. Unit bawahannya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud. (Badri M. Sukoco,S.E. 2007:97)
Manfaat menggunakan asas Sentralisasi :
1. Mencegah duplikasi dokumen
2. Layanan yang lebih baik
3. Adanya keseragaman sistem penyimpanan arsip
4. Menghemat waktu (tidak perlu mendatangi bagian-bagian lain
hanya untuk mencari data)
5. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor. Kerugian asas Sentralisasi :
1. Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen
2. Sentralisasi arsip hanya sesuai untuk organisasi yang kecil
3. Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan.
b. Asas Desentralisasi
Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit.
Keuntungan menggunakan asas Desentralisasi antara lain :
1. Dekat dengan pemakai, sehingga lebih mudah dalam
mengawasi, disisi lain lebih pemakai dapat langsung memakainya tanpa kehilangan waktu maupun tenaga untuk mendapatkannya.
2. Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan dibagian yang bersangkutan.
(28)
commit to user
15
Kerugian asas Desentralisasi antara lain : 1. Pengawasan relatif sulit untuk dilakukan
2. Terjadi banyak penduplikasian dokumen, ruangan,
perlengkapan, dan alat tulis kantor.
3. Layanan kurang memuaskan
c. Asas Kombinasi
Asas kombinasi merupakan asas dimana dalam pelaksanaan penyimpanan dokumen, masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri dibawah kontrol sistem terpusat. (Badri M. Sukoco,S.E. 2007:99)
Keuntungan menggunakan asas Kombinasi:
1. Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam
2. Menekan duplikasi dokumen
3. Meminimum kesalahan pemberkasan serta dokumen yang
hilang
Kerugian asas Kombinasi :
1. Kurang luwes keseragaman diseluruh unit belum atau tidak ada.
3. Peralatan dan Perlengapan
Untuk dapat menata arsip dengan kecepatan tinggi dan sedikit kesalahan diperlukan peralatan dan perlengkapan yang sanggup menjalankan fungsi setiap sistem dan metode dengan sebaik-baiknya. a. Kriteria Pemilihan Peralatan
Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan dibeli, beberapa kriteria perlu dipertimbangkan , yaitu :
1. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran,jumlah,berat, komposisi fisik, dan nilainya.
2. Frekuensi penggunaan arsip 3. Lama arsip disimpan
(29)
commit to user
16 5. Besar ruangan arsip
6. Tingakat perlindungan terhadap arsip yang disimpan. b. Tipe Peralatan Penyimpanan
Peralatan yang dipergunakan bagi penyimpanan arsip yang berjumlah banyak dapat dikelompokkan dalam 3 (tiga) jenis alat penyimpanan, yaitu :
1. Alat penyimpanan tegak (vertical file)
Peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan pengurusan arsip. Jenis ini sering disebut dengan almari arsip (filing cabinet). Almari arsip yang standar terdapat 2 laci,4 laci, 5 laci,atau 6 laci.
Ada 2 macam almari arsip :
a. Almari arsip untuk diisi folder biasa
b. Almari arsip untuk folder gantung yang mempunyai tempat untuk gantungan folder.
Di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta, memakai alamari dengan 4 laci dan menggunakan folder biasa.
2. Alat penyimpanan menyamping (lateral file)
Walaupun sebenarnya arsip diletakkan juga secara vertikal, tetapi peralatan ini tetap saja disebut file lateral, karena letak map-map nya menyamping laci. Dengan begini file ini dapat lebih menghemat tempat dibanding file kabinet.
3. Alat penyimpanan elektrik (power file)
Walau bukan model baru, tetapi penggunaan file elektonik berkembang pesat di berbagai kantor. Harga dari file ini lebih mahal dibanding file-file model lain. Alat ini menggunakan tenaga listrik untuk memutar tempat file hingga bagian file yang diinginkan dekat kepada petugas sehingga mudah mencari arsip yang dipergunakan.
(30)
commit to user
17
Peralatan untuk menyimpa media magnetik sangat bervariasi, hampir sama juga dengan peralatan untuk arsip kertas. Floppy disk dan kartu magnetik sering disimpan di dalam kotak yang dipesan khusus dengan desain yang sesuai dengan keperluan pada pabrik-pabrik peralatan pada umumnya. Peralatan ini berada diatas meja para petugas operator pada waktu diperlukan.
5. Alat Penyimpanan untuk media Komputer
Ada 2 (dua) macam media informasi yang merupakan hasil dari pekerjaan komputer, yaitu media komputer dan catakan komputer (print-out). Menghadapi begitu banyak media komputer yang perlu disimpan dan dapat dicari dengan cepat bila mana diperlukan , banyak badan yang mempergunakan peralatan rak mobil otomatis .
Dengan menekan suatu tombol, seorang petugas dapat
menggerakkan sederetan rak yang berisi media komputer, sehingga diperoleh suatu gang diantara rak-rak untuk menemukan media yang dicari . Cetakan komputer yang berukuran besar biasanya disimpan pada folder-folder yang sesuai dan diletakkan dalam rak-rak almari. Untuk memperkecil rak-rak, cetakan komputer dapat difotokopi ukuran kecil.
c. Perlengkapan Penyimpanan
Kebanyakan kantor menyediakan perlengkapan untuk penyimpanan arsip.
1. Penyekat
Penyekat adalah lembaran yang dapat dibuat dari karton atau tripleks yang digunakan sebagai pembatas dari arsip-arsip yan disimpan. (Zulkifli Amsyah ,2004:188)
Pada penyekat ditempelkan label yang berisikan kata tangkap sebagai penunjuk (guide) sesuai dengan sistem penyimpanan yang digunakan. Tujuan dari penunjuk yang terdapat pada penyekat adalah sama pada semua sistem, yaitu membimbing mata dalam menemukan dan menyimpan dokumen.
(31)
commit to user
18 2. Map (Folder)
Folder-folder juga dapat diperoleh dalam berbagai model dan bahan. Jimlah dan jenis dokumen yang di file, serta cara pembuatan dokumen didalamnya hendaknya dijadikan pedoman dalam menentukan pilihan. Folder-folder biasanya berlpat dibagian bawah untuk memungkinkan membesar . Sebagaimana perkembangan jumlah dokumen, lipatan baru dapat dibuat disepanjang dasar folder agar dasar folder lebih lebar.
3. Penunjuk (Guide)
Penunjuk mempunyai fungsi sebagai tanda untuk membimbing dan melihat cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan di dalam file. Penunjuk terdiri dari tempat label (tab) yang menjorok keatas dibuat dalam berbagai bentuk, yang disebut tonjolan.
4. Kata Tangkap
Judul yang terdapat pada tonjolan dsebut juga kata tangkap.
Bilamana memilih kata tangkap, baik ia berupa huruf
abjad,nama,maupun subjek, haruslah diingat untuk memuatnya sesingkat mungkin sehingga dapat dibaca dengan mudah dan cepat. Pada umumnya penunjuk menggunakan kata tangkap tunggal dan pasangan. Kata tangkap tunggal berarti bahwa hanya terdapat satu huruf atau satu kombinasi huruf pada tiap tonjolan. Dan disebut kata tangkap pasangan apabila kata tangkap tersebut menunjuk pengertian mulai huruf ini sampai dengan huruf itu atau mulai kata ini sampai dengan kata itu.
4. PENYUSUTAN ARSIP
Tidak semua warkat memiliki nilai guna abadi. Sebagian warkat pada suatu saat tertentu akan habis kegunaannya. Dengan demikian tidak semua warkat harus disimpan terus menerus, melainkan ada sebagian yang harus dipindahkan atau bahkan dimusnahkan. Penyusutan arsip dapat berupa pemindahan dari tempat penyimpanan dan dapat berupa
(32)
commit to user
19
pemusnahan. Hal ini sesuai dengan salah satu ciri yang harus ada pada suatu arsip yaitu warkat yang memiliki guna tertentu. Bila ada warkat yang tidak memiliki guna tertentu masih tetap disimpan berarti mengingkari pengertian arsip, atau setidak-tidaknya tidak memenuhi salah satu ciri arsip. (Sutarto,1992:255)
Tujuan Penyusutan
a. Menghindari pencampuran antara arsip aktif dan arsip yang tidak aktif.
b. Memudahkan pencarian kembali arsip, jika sewaktu-waktu
diperlukan.
c. Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan, pemeliharaan, kepegawaian, dan lain-lain
d. Tempat yang digunakan untu menyimpan arsip menjadi longgar
(Sutarto, 1992 : 256) a. Penilaian arsip
Penilaian dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat ditentukan berapa lama jenis arsip bersangkutan disimpan di file aktif dan file inaktif, serta apakah jenis aktif tersebut kemudian dimusnahkan atau masih tetap disimpan.
4 Golongan arsip menurut ALFRED (Administrative Value (Nilai Administrasi), Legal Value (Nilai Hukum), Financial Value (Nilai Uang), Research Value (Nilai Penelitian), Educational Value (Nilai pendidikan), Documentary Value (Nilai Dokumentasi)), yaitu :
1. Arsip Vital (Presentase nilai 90-100)
Yaitu penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya. Contoh : Akte pendirian Perusahaan.
2. Arsip Penting (Presentase nilai 50-89). Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat diganti dengan biaya tinggi dan lama.Arsip ini disimpan di file aktif selama lima tahun dan di
(33)
commit to user
20
file in aktif dua puluh lima tahun. Contoh : Arsip bukti-bukti keuangan.
3. Arsip Brerguna (Presentase 10-49)
Arsip jenis ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Disimpan di file aktif selama dua tahun dan di file in aktif selama sepuluh tahun. Contoh :Surat pesanan. 4. Arsip tidak berguna (presentase 0-9) . Arsip ini dapat
dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Paling lama arsip ini disimpan tiga bulan di file aktif. Contoh : Undangan rapat. (Ida Nuraida, 2008: 105)
b. Pemindahan dan Pemusnahan
Seperti yang diuraikan diatas, peralihan arsip aktif menjadi arsip in-aktif dapat dilakukan setelah suatu periode kegiatan tertentu, dimana suatu arsip sudah tidak / jarang digunakan tetapi masih harus disimpan.
Dan tidak semua arsip yang telah dipindahkan akan disimpan sebagai arsip in-aktif untuk selamanya. Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan setelah jangka waktu tertentu. (Ida Nuraida, 2008: 106)
5. PEMELIHARAAN
Arsip merupakan sesuatu yang memberikan informasi kepada kita, oleh karena itu kita berkewajiban untuk memelihara dan menjaga arsip-arsip tersebut dari segala kerusakan dan kemusnahan.
Arsip sering kali rusak karena berbagai serangan, yaitu :
a. Kelembaban udara yang tidak terkontrol
b. Udara yang terlampau kering
c. Sinar ultraviolet pada sinar matahari sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip
d. Bermacam –macam debu, baik itu debu dari kain, asap , maupun debu yang dibawa angin.
e. Jamur dan sejenisnya
(34)
commit to user
21
Cara menjaga arsip agar terjaga dan tetap awet, antara lain :
a. Membersihkan ruangan, sekurang-kurangnya seminggu sekali,
dengan menggunakan vacium cleaner (alat penyedot debu).
b. Pemeriksaan ruangan setidak-tidaknya 6 bulan sekali untuk
mengawasi apabila terdapat serangga, rayap , dan sejenisnya.
c. Menggunakan racun serangga
d. Larangan makan dan minum serta merokok
e. Rak penyimpanan arsip sebaiknya terbuat dari bahan logam
f. Membersihkan arsip seminggu sekali dengan vacium cleaner
g. Mengeringkan arsip yang basah (Basir Barthos, 1990:51-59)
6. RUANG ARSIP
Ruang tempat penyimpanan arsip henaknya selalu dalam keadaan bersih dan kering agar arsip dapat aman dari berbagai jenis akibat kerusakan. Pengamanan (konservasi) arsip dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu pencegahan sebelum terjadi kerusakan (preventive) dan perbaikan sesudah kerusakan terjadi (restoration).
Dasar pemikiran dari pencegahan adalah menciptakan lingkungan dimana musuh-musuh bahan arsip seperti kutu buku, rayap, serangga, jamur, cahaya matahari, dan lain-lain tidak dapat secara leluasa merusak fisik arsip. Pencegahan dapat dilakukan dengan pengaturan temperatur, kelembaban udara, polusi, penyimpanan yang benar, pengaturan cahaya matahari, pengaturan penetrangan buatan (lampu), pemeliharaan ruangan, dan lain-lain.
Pengaturan udara ruangan arsip yang terbaik adalah menggunakan AC (Air Conditioner). Temperatur ruangan arsip yang ideal antara 600-750 F dengan kelembaban relatif antara 50-60%.
7. PEGAWAI BAGIAN KEARSIPAN
Suatu Tata Kearsipan tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak dilengkapi dengan tenaga-tenaga pegawai arsip yang memadahi dan cakap. Penempatan pegawai arsip yang cakap akan menunjang kegunaan arsip
(35)
commit to user
22
sebagai sumber keterangan dan pusat ingatan yang melancarkan perkembangan organisaasi.
Pengorganisasian yang berdasarkan asas Sentralisasi menghendaki personil yang bertugas khusus untuk pekerjaan kearsipan saja. Sedangkan pada asas desentralisasi diharapkan personil dapat melakukan pekerjaan lain disamping melaksanakan pekerjaan kearsipan.
Mengingat besarnya tanggung jawab yang dibebankan pada pegawai kearsipan, doperlukan orang –orang yang dapat dipercaya dan dapat memikul tanggung jawab tersebut dengan disiplin kerja yang tinggi dan jujur.
METODE PENGAMATAN
1. Lokasi Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis memilih lokasi di PT Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta yang berlokasi di Jalan Slamet Riyadi No.282 Surakarta. Penulis memilih Bank Tabungan Negara tersebut karena Bank tersebut merupakan salah satu bank dengan fokus pelayanan pada kredit perumahan. Karena banyaknya kredit yang masuk, maka banyak dokumen kedit yang harus diarsipkan. Dalam pengamatan ini penulis akan mengamati tentang Kearsipan Kredit pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta.
2. Jenis Pengamatan
Jenis pengamatan ini merupakan observasi berperan aktif, maksudnya pengamatan ini dilakukan dengan bertanya dan terjun langsung ke lapangan. Sehingga jenis laporan pengamatan ini bersifat deskriptif kualitatif yaitu untuk menangkap berbagai informasi kualitatif dengan deskripsi teliti dan penuh nuansa, yang lebih berharga dari pada sekedar pernyataan jumlah atau frekuensi dalam bentuk angka tentang Kearsipan Kredit pada Bank Tabungan Surakarta.
(36)
commit to user
23
Dengan menggunakan metode pengamatan deskriptif kualitatif, maka penulis berharap memperoleh informasi-informasi dengan utuh sehingga dapat menggambarkan realitas yang ada.
3. Sumber Data
Sumber data pengamatan ini diperoleh dari Nara sumber ( Informan )
Adapun narasumber yang memberikan informasi dalam
pengumpulan data ini terdiri dari bagian Loan Service Unit, Loan Administration & document sub unit, Collection Work Out dan Tempat atau lokasi
Informasi mengenai kondisi dari lokasi peristiwa atau aktifitas dilakukan bisa dicari lewat sumber lokasinya baik merupakan tempat maupun lingkungannya. Penulis memilih lokasi di PT. Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta yang berlokasi di jalan Slamet Riyadi 282 pada bagian Loan Service.
4. Teknik Pengumpulan Data
Kecermatan dalam memilih dan menyusun serta mengumpulkan data sangat berpengaruh kepada obyektifitas hasil penelitian. Penulis dalam usaha memperoleh data menggunakan wawancara, teknik observasi dan mengkaji dokumen dan arsip (Sutopo,2002:58-70).
a. Wawancara atau intervew
Yaitu teknik pengumpulan data dengan menggunakan Tanya jawab secara lisan dan langsung terhadap informan sehingga memperoleh penjelasan dan keterangan yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. Dalam wawancara ini penulis melakukan wawancara terstruktur dan tidak terstruktur. Informan dalam pengamatan ini adalah petugas bagian dokumen kredit di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta. b. Observasi
Teknik pengumpulan data dengan menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa, tempat atau lokasi dan benda serta rekaman gambar. Observasi dapat dilakukan baik secara langsung maupun tidak
(37)
commit to user
24
langsung yaitu mengumpulkan dan menggali data tentang Kearsipan Kredit pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta.
5. Teknik Analisis Data
Dalam teknik Analisis data penulis menggunakan model analisis interaktif (interaktif model of analisis), yaitu data yang dikumpulkan akan dianalisa melalui tiga tahap yaitu pengumpulan data, mereduksi data, menyajikan data dan menarik kesimpulan. Dalam model ini dilakukan suatu proses siklus antar tahap-tahap, sehingga data yang terkumpul akan berhubungan dengan satu sama lain dan benar-benar data yang mendukung penyusunan laporan penelitian.
(38)
commit to user
25 BAB III DESKRIPSI LOKASI
A. Gambaran Umum Perusahaan
1. Sejarah Berdirinya Bank Tabungan Negara (Persero)
Dengan maksud mendidik masyarakat agar gemar menabung, pemerintah Hindia Belanda melalui Koninjklijk Besluit no. 27 tanggal 16 Oktober 1987 mendirikan POSTSPAARBANK, yang kemudian terus hidup dan berkembang dan tercatat hingga tahun 1939 telah memiliki 4 (Empat) cabang yaitu jakarta, Medan, Surabaya, dan Makasaar. Pada tahun 1940 kegiatannya terganggu, sebagai akibat penyerbuan Jerman atas Netherland yang mengakibatkan penarikan tabungan besar-besaran dalam waktu yang relatif singkat (rush). Namun demikian keadaan keuangan POSTSPAARBANK pulih kembali pada tahun 1941.
Tahun 1942 Hindia Belanda menyerah tanpa syarat kepada pemerintah Jepang, Jepang membekukan kegiatan POSTSPAARBANK
dan mendirikan TYOKIN KYOKU. Sebuah bank dengan tujuan untuk
menarik dana masyarakat melalui tabungan. Usaha pemerintah Jepang ini tidak sukse karena dilakukan dengan paksaan. TYOKIN KYOKU hanya mendirikan satu cabang yaitu cabang Yogyakarta.
Proklamasi kemerdekaan RI 17-08-1945 telah memberikan inspirasi kepada Bp. Darmosoesanto untuk memprakarsai pengambil alihan TYOKIN KYOKU dari pemerintah jepang ke pemerintah RI dan terjadilah penggantian nama menjadi KANTOR TABUNGAN POS dan bapak Darmosoetanto ditetapkan oleh pemerintah RI sebagai Direktur yang pertama. Tugas pertama KANTOR TABUNGAN POS adalah melakukan penukaran uang jepang dengan Oeang Republik Indonesia (ORI). Tetapi kegiatan KANTOR TABUNGAN POS tidak berumur panjang, karena agresi belanda (Desember 1946) mengakibatkan didudukinya semua kantor, termasuk kantor cabang dari KANTOR TABUNGAN POS hingga tahun 1949. Saat KANTOR TABUNGAN POS dibuka kembali (1949), nama KANTOR TABUNGAN POS diganti
(39)
commit to user
26
menjadi BANK TABUNGAN RI. Sejak kelahirannya dan sampai berubah nama BANK TABUNGAN POS RI, lembaga ini bernaung di bawah Kementrian Perhubungan.
Banyak kejadian bernilai sejarah sejak tahun 1950 tetapi yang substantif bagi sejarah BTN adalah dikeluarkannya UU Darurat no.9 tahun
1950, tanggal 9 februari 1950 yang mengubah nama
“POSTSPAARBANK IN INDONESIA” berdasarkan staatsblat no.295
tahun1941 menjadi BANK TABUNGAN POS dan memindahkan induk kementrian dari kementrian Perhubungan ke Kementrian Keuangan dibawah Menteri Urusan Bank Sentral. Walaupun dengan UU darurat tersebut masih bernama BANK TABUNGAN POS, tetapi tanggal 9 februari 1950 ditetapkan sebagai hari dan tanggal lahir BANK TABUNGAN NEGARA. Nama BANK TABUNGAN POS menurut undang-undang darurat tersebut dikukuhkan dengan UU no.36 tahun 1953 tanggal tanggal 18 Desember 1953. Perubahan nama dari BANK TABUNGAN POS menjadi BANK TABUNGAN NEGARA didasarkan pada PERPU no.4 tahun 1963 tanggal 22 juni 1963 yang kemudian dikuatkan dengan UU no.2 tahun 1964 tanggal 25 Mei 1964.
Penegasan status BANK TABUNGAN NEGARA sebagai bank milik negara ditetapkan dengan UU no.20 tahun 1968 tanggal 19 desember 1968 yang sebelumnya (sejak tahun 1964) BANK TABUNGAN NEGARA menjadi BNI unit V. Jika tugas utama saat pendirian POSTSPAARBANK (1897) sampai dengan BANK TABUNGAN NEGARA (1968) adalah bergerak dalam lingkup penghimpun dana masyarakat melalui tabungan, maka sejak tahun 1974 BANK TABUNGAN NEGARA ditambah tugasnya yaitu memberikan pelayanan KPR dan untuk pertama kalinya penyaluran KPR terjadi pada tanggal 10 Desember 1976, karena itulah tanggal 10 Desember diperingati sebagai hari KPR bagi BTN. Perkembangannya terus melejit, sampai sekarang sudah memiliki 1.102 kantor di seluruh Indonesia.
(40)
commit to user
27
Sampai sekarang BTN di kenal sebagai salah satu bank yang bergerak di bidang keuangan yang terkemuka dibidang pembiayaan perumahan, baik dalam hal penguasaan pasar, layanan maupun produk yang ditawarkan, karena Bank Tabungan Negara (Persero) juga merupakan bank fokus pada pembiayaan perumahan dan merupakan bank yang memegang komitmen untuk mensukseskan program pemerintah di bidang perumahan melalui pemberian Kredit Pemilikan Rumah (KPR) bagi masyarakat yang ingin memiliki rumah sesuai dengan keinginan dan kemampuan.
2. Sejarah Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta
PT Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta merupakan perpanjangan dari kantor pusat, yang pertama kali berdiri tanggal 17 desember 1990, yang beralamat di jalan Slamet Riyadi No.232 dan diresmikan oleh Bacelius ruru, Pejabat Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan. Kantor PT Bank Tabungan negara cabang Surakarta pada tahun 1993 pindah ke Beteng Plaza Blok A11-12 Jalan Kapten Mulyadi sampai akhir tahun 1997. Kedudukan di kantor tersebut masih berstatus sewa sama seperti pada kantor sebelumnya. Awal tahun 1998 PT Bank Tabungan Negara pindah alamat ke jalan Slamet Riyadi No.282 yang berstatus hak milik dengan luas tanah ±3000 m2, luas bangunan ±800 m2 dan terdiri dari 3 (tiga) lantai.
3. Keadaan Fisik dan Operasional PT. Bank Tabungan Negara Cabang
Surakarta
Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta beralamat di jalan Slamet Riyadi No.282, Surakarta 57141, telepon (0271)726930, fax (0271)726931, 226939, email btn-slo@slo.meganet.id
Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta mempunyai luas tanah 2.800 m2 dan luas bangunan 1.500 m2 dengan sertifikat No.104 serta IMB No.601/581/pi/1995. Gedung kantor ini memiliki fasilitas-fasilitas kantor pada umumnya yaitu tempat parkir, mushola, alarm, koperasi, serta ruang kerja yang terdiri dari:
(41)
commit to user
28
Lantai I :Customer Service, Teller service dan processing, ruang Accounting And Control Unit, ruang Selling Officer, ruang komputer, dan ruang Section head.
Lantai II : Ruang Branch Manager, ruang rapat, ruang sekretaris, Loan Service, ruang Loan Administrasion, ruang General Branch Administration dan Mushola.
Lantai III : Ruang Loan recovery, aula, ruang dokumen dan arsip, gudang ATK.
Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta wilayah kerjanya se-eks karisedinan Surakarta yang meliputi Kotamadya Surakarta, Kabupaten sragen, Kabupaten karanganyar, kabupaten Sukoharjo, kabupaten Wonogiri, Kabupaten Klaten dan kabupaten Wonogiri.
Dalam rangka untuk memasyaratkan dan mendukung kegiatan operasionalnya, maka Bank BTN Cabang Surakarta sampai saat ini telah memiliki 5 kantor pelayanan, yaitu :
1. Kantor Cabang Pembantu Kentingan UNS.
2. Kantor Cabang Pembantu Mojosongo.
3. Kantor Cabang Pembantu klaten.
4. Kantor Cabang Pembantu Palur.
5. Kantor Cabang Pembantu Sukoharjo.
4. Visi dan Misi Bank Tabungan Negara
Visi Bank BTN adalah
Menjadi Bank yang terkemuka dan menguntungkan dalam pembiayaan perumahan.
Misi Bank BTN adalah :
1. Memberikan pelayanan unggul dalam pembiayaan perumahan dan
industri ikutannya kepada lapisan masyarakat menengah ke bawah, serta menyediakan produk dan jasa perbankan lainnya.
2. Menyiapkan dan mengembangkan sumber daya manusia Bank BTN
(42)
commit to user
29
3. Memenuhi komitmen kepada pemegang saham, yaitu menghasilkan
laba dan pendapatan per saham yang tinggi serta ikut mendukung program pembangunan perumahan nasional.
4. Menyelenggarakan manajemen perbankan yang sesuai dengan prinsip kehati-hatian dan good corporate governance.
5. Mempedulikan kepentingan masyarakat dan lingkungannya.
5. POLA PRIMA, Nilai-Nilai Dasar, Etika Perorangan dan Pedoman
Pegawai
a. Pelayanan Prima (Service Excellence)
b. inOvasi (Innovation)
c. keteLAdanan (Role Model)
d. PRofesionalisme (Professionalism)
e. Integritas (Integrity)
f. KerjasaMA (Teamwork)
1. Nilai- Nilai Dasar Budaya dan 12 Perilaku Utama
a. Pelayanan Prima
Ramah, sopan dan bersahabat
Peduli, pro aktif dan cepat tanggap b. Inovasi :
Berinisiatif melakukan penyempurnaan
Berorientasi menciptakan nilai tambah
c. Keteladanan :
Menjadi contoh dalam berperilaku baik dan benar
Memotivasi penerapan nilai-nilai budaya kerja
d. Profesionalisme :
Kompeten dan bertanggung jawab
Bekerja cerdas dan tuntas
e. Integritas :
Konsisten dan disiplin
Jujur dan berdedikasi
(43)
commit to user
30
Tulus dan terbuka
Saling percaya dan mengharga
2. Nilai – Nilai Dasar
Nilai –nilai dasar yang dianut oleh jajaran Bank BTN untuk mewujudkan dan melaksanakan Pola Prima adalah sebagai berikut :
a. Sebagai orang yang beriman dan bertaqwa, pegawai Bank BTN taat
melaksanakan dan mengamalkan ajaran agamanya masing –masing
secara khusuk
b. Pegawai Bank BTN selalu berusaha untuk menimba ilmu guna
meningkatkan pengetahuan dan keterampilannya demi kemajuan Bank BTN
c. Pegawai Bank BTN mengutamakan kerjasama dalam melaksanakan
tugas untuk mencapai Tujuan Bank BTN dengan kinerja yang terbaik
d. Pegawai Bank BTN selalu memberikan yang terbaik secara ikhlas bagi Bank BTN dan semua stakeholders, sebagai perwujudan dari pengabdian yang disadari oleh semangat kesediaan berkorban tanpa pamrih pribadi.
e. Pegawai Bank BTN selalu bekerja secara prfesional yang kompeten
dalam bidang tugasnya.
3. Etika Perorangan
Etika perorangan pegawai Bank BTN adalah sebagai berikut :
a. Patuh dan taat pada ketentuan perundang-undangan dan
peraturan yang berlaku
b. Melakukan pencatatan yang benar mengenai segala transaksi yang bertalian dengan kegiatan Bank BTN
c. Menghindari diri dari persaingan yang tidak sehat
d. Tidak menyalahgunakan wewenangnya untuk kegiatan pribadi
e. Menghindari diri dari keterlibatan dalam pengambilan
keputusan dalam hal terdapat pertentangan kepentingan.
(44)
commit to user
31
g. Memperhitungkan dampak yang merugikan dari setiap
kebijakan yang diterapkan Bank BTN terhadap keadaan ekonomi, social dan lingkungannya
h. Tidak menerima hadiah atau imbalan yang mempekaya
keluarganya
i. Tidak melakukan perbuatan tercela yang dapat merugikan citra
profesinya.
4. Pedoman Pegawai
Pedoman untuk semua pegawai Bank BTN :
a. Kita layani secara IKHLAS, SOPAN dan SANTUN semua
langganan Bank BTN dengan SENYUM, SALAM dan SAPA
b. Dalam menunaikan tugas kita pedomani 3 JANGAN
b.1 jangan TERLAMBAT atau MENUNDA pekerjaan
b.2 Jangan membuat KESALAHAN
B.3 jangan MENERIMA apalagi MEMINTA atau MENGAMBIL,
sesuatu yang bukan haknya.
c. Kita laksanakan semua tugas dengan baik secara
PROFESIONAL supaya Bank BTN MAJU, BERKEMBANG, SOLID, dan SEHAT sehingga KESEJAHTERAAN pegawai dan keluarga MENINGKAT.
6. Struktur Organisasi Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta.
Organisasi merupakan perserikatan orang-orang yang masing-masing memiliki peranan tertentu dalam suatu sistem kerja dan pembagian kerja.
Struktur Organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal yang
menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Oleh sebab itu, dengan adanya struktur organisasi yang baik dan teratur maka efisiensi kerja dapat terwujud berkat adanya kerjasama di dalam menjalankan tugas dan kewajiban
(45)
commit to user
32
masing-masing karyawannya. Jadi tujuan disusunnya struktur organisasi antara lain yaitu :
1. Membantu pencapaian tujuan-tujuan organisasi secara efektif. 2. Setiap bagian dalam organisasi dapat mengetahui tugas,
wewenang, dan tanggung jawabnya masing-masing.
3. Mendorong terwujudnya keharmonisan kerja dan menghindari terjadinya kekosongan kerja.
Untuk mengetahui lebih jelasnya, penulis menyajikan skema struktur organisasi PT Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta pada gambar 3.1
Gambar .3.1
Struktur Organisasi BTN Cabang Surakarta
Sumber : Bagian SDM PT Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta
Pembagian tugas dan tanggung jawab bagian-bagian yang ada dalam struktur organisasi Bank BTN adalah sebagai berikut :
Branch Manager
Retail Service Section Head
Loan
Service Unit
Teller Service Customer Service Operation Section Head Personalia Unit Loan Admin & document Trans Processing Unit Kliring Accounting & Conrol Section Head Financial reporting Bookeping & Control Collection Work Out Legal Kolektif Pembinaan Secretary
(46)
commit to user
33
A. Branch Manager (Kepala Cabang)
1. Pengembangan bisnis Cabang
a) Mengelola hubungan dengan nasabah.
b) Menyiapkan rencana bisnis untuk cabang.
c) Membimbing kampanye promosi dan upaya-upaya pemasaran.
2. Perencanan dan penyusunan kebijakan
a) Menyusun kebijakan cabang sesuai dengan kebijakan pusat. b) Menetapkan target kerja untuk seluruh unit kerja cabang.
c) Membuat perencanaan sumber daya manusia.
3. Pengawasan dan persetujuan bisnis cabang
a) Mengambil keputusan bisnis.
b) Memotivasi bawahan dan rekan kerja.
c) Memberikan persetujuan terhadap transaksi yang tidak lazim B. Retail Service
1. Loan Service (Layanan Kredit)
a) Melakukan fungsi layanan kredit, pelunasan dan penyelesaian klaim debitur.
b) Menganalisa permohonan kredit.
c) Melakukan fungsi layanan permohonan pembayaran ekstra dan advance.
d) Menyelenggarakan realisasi kredit. 2. Teller Service (Layanan Teller)
a) Melayani setoran tunai angsuran kredit cabang sendiri maupun cabang lain.
b) Mengelola proses kas cabang.
c) Melayani setoran dan pembayaran deposito.
d) Melayani penyetoran dan penarikan tabungan tunai. e) Menerima transaksi giro.
3. Customer Service (Layanan Nasabah)
a) Memberikan informasi kepada nasabah.
(47)
commit to user
34
c) Melayani proses pembukuan rekening rupiah dan valas.
C. Operation Section Head
1. Personalia
a) Melakukan manajemen personalia dan administrasi pajak
karyawan.
b) Melakukan logistik, perawatan dan pemeliharaan gedung.
c) Memastikan cabang mengikuti kebijaksanaan dan prosedur.
2. Loan Administration & document
a) Mendokumentasikan kredit.
b) Administrasi Negara. c) Memproses aplikasi kerdit.
d) Mengarsipkan document kredit
3. Transaction Processing
a) Melakukan proses transaksi operasional non tunai.
b) Melakukan proses transaksi yang merupakan tindak lanjut atas transaksi yang dilakukan oleh unit kerja lain.
4. Kliring
a) Melakukan kegiatan yang berkaitan dengan kliring di Bank Indonesia atau bank yang ditunjk sebagai tempat kliring, mulai dari pesiapan, kliring penyerahan dan kliring tolakan.
b) Entry data warkat kliring keluar pada sistem kliring Bank Indonesia.
c) Melakukan proses efektif kliring. D. Accounting & Control
1. Reporting Control
a) Mempersiapkan laporan keuangan.
b) Menganalisa laporan keuangan.
c) Menerima dan mengecek kebenaran laporan keuangan ke kantor pusat dan Bank Indonesia.
d) Mengadministrasikan pelaporan cabang.
(48)
commit to user
35
E. Collection Work Out
a) Melakukan identifikasi terjadinya tunggakan. b) Melakukan pembinaan kredit retail.
c) Memantau kelancaran pembayaran kredit.
d) Memantau data KPR untuk kebutuhan pembinaan debitur.
e) Memberikan alternatif pembinaan kredit.
f) Melakukan pencetakan laporan KPR yang berkaitan dengan
kebutuhan pembinaan.
g) Melakukan proses restrukturisasi kredit retail dan kredit umum. F. Secretary
a) Memanajemen kegiatan yang dilakukan oleh Branch manager.
b) Meregistrasi surat masuk dan keluar. c) Meregistrasi faks.
7. Produk dan Jasa Bank Tabungan Negara(BTN) Cabang Surakarta
Bank Tabungan Negara menyediakan beberapa produk dan jasa, antara lain adalah sebagai berikut :
1. Produk Dana
a) Tabungan Batara
Tabungan Batara adalah tabungan bebas yang bersifat multiguna dan fleksibel yang diperuntukkan bagi semua lapisan masyarakat baik perseorangan maupun kolektif.
Manfaat Tabungan Batara adalah :
1. Mendapatkan kartu ATM Batara.
2. Penyetiran dan penarikan dapat dilakukan di semua kantor cabang (online).
3. Bunga bersaing.
4. Fasilitas rekening bersama (joint account). 5. Fasilitas asuransi jiwa maksimal 25 juta.
6. Dapat dijadikan jaminan kredit.
7. Fasilitas Auto Debet
(49)
commit to user
36
b) Tabungan E-Batara Pos
Tabungan E-Batara pos adalah merupakan produk tabungan yang diselenggarakan atas kerjasama antara PT Bank Tabungan negara dengan PT Pos Indonesia melalui seluruh loket kantor pos yang telsh on-line di seluruh indonesia.
Manfaat E-Batara Pos adalah :
1. Penyetoran dan penarikan dapat dilakukan di otlet BTN dan kantor pos online.
2. Memperoleh kartu ATM.
3. Dapat dipergunakan untuk berbagai transaksi.
c) Tabungan Haji Nawaitu
Tabungan Haji Nawaitu adalah merupakan tabungan yang diperuntukkan bagi calon jemaah haji dalam rangka persiapan biaya perjalanan ibadah haji.
Manfaat haji nawaitu adalah :
1. Memperoleh nomor alokasi porsi keberangkatan beribadah
haji.
2. Dapat di buka di loket bank BTN yang terhubung dengan Siskohat Departemen Agama.
3. Penarikan dan penyetoran dapat dilakukan di seluruh loket bank BTN.
d) Tabungan Batara prima
Tabungan Batara Prima adalah merupakan produk tabungan yang banyak memberikan keuntungan dan manfaat tersendiri bagi nasabah.
Manfaat Tabungan Batara prima adalah :
1. Bunga bersaing.
2. Memperoleh bonus apabila tidak menarik dana selama 2
bulan.
3. Memperoleh fasilitas point reward yang dapat ditukarkan dengan hadiah langsung.
(50)
commit to user
37
4. Memperoleh asuransi jiwa bebas premi untuk penabung
perorangan.
e) GIRO
GIRO adalah simpanan di bank yang penarikannya dapat dilakukan setiap saat dengan menggunakan cek atau surat pembayaran lainnya atau dengan pemindahbukuan.
Manfaat GIRO adalah :
1. Sarana penyimpanan uang yang aman dan terpecaya.
2. Menunjang aktivitas usaha dalam pembayaran dan
penerimaan.
3. Memudahkan aktivitas kebutuhan keluarga/pribadi/usaha.
4. Mendapatkan jasa GIRO yang menarik.
f) Deposito Berjangka
Deposito Berjangka adalah simpanan yang penarikannya hanya dapat dilakukan pada waktu tertentu menurut perjanjian antara penyimpan dengan bank yang bersangkutan. Jangka waktu deposito adalah 1 bulan, 3 bulan, 6 bulan, 12 bulan, atau 24 bulan.
Manfaat Deposito Berjangka adalah :
1. Dapat digunakan sebagai jaminan kredit.
2. Bunga deposito dapat dikapitalisasikan kedalam pokok.
3. Bunga deposito dapat dipindahbukukan untuk pembayaran
angsuran kredit, rekening listrik, telepon dan air.
4. Bunga menarik.
g) Sertifikat Deposito
Sertifikat Deposito merupakan simpanan berbentuk deposito berjangka yang bukti simpananya dapat diperdagangkan oleh pemiliknya sebelum jatuh tempo.
Manfaat Sertifikat Deposito adalah :
1. Dapat diperjualbelikan dan dipindahtangankan dengan cara penyerahan.
(51)
commit to user
38
3. Dapat di buka di kantor cabang BTN.
2. Produk Jasa dan Layanan
a. ATM Batara
ATM Batara merupakan fasilitas layanan bagi nasabah tabungan dan giro (rupiah perorangan) di Bank BTN yang memberikan kemudahan bagi nasabah dalam memenuhi berbagai macam kebutuhan transaksi melalui mesin ATM yang beroperasi 24 jam. Manfaat dari ATM Batara
- Penarikan uang tunai.
- Transfet antar rekening di Bank BTN.
- Transfer antar bank.
- Pembayaran angsuran KPR, telepon seluler, PLN dan
voucher isi ulang.
- Dapat digunakan di seluruh jaringan ATM berlogo Link.
b. Kiriman Uang
Kiriman Uang merupakan jasa pengiriman uang dalam valuta rupiah atau valuta asing melalui jaringan on-line di outlet Bank BTN di seluruh Indonesia dan media elektronik untuk pengiriman uang ke luar negeri yang didukung oleh Bank korespondensi di seluruh dunia.
Keuntungan Kiriman uang
- Aman dan cepat.
- Memberikan kemudahan dalam transaksi pengiriman uang
dalam mata uang rupiah dengan biaya yang kompetitif. - Dilayani di seluruh outlet Bank BTN dan kantor cabang
devisa untuk pengiriman uang keluar negeri.
- Dapat menggunakan RTGS BI (Real Time Gross
Settlement) untuk pengiriman uang secara on-line real time ke seluruh Bank di Indonesia.
(52)
commit to user
39
c. Inkaso
Inkaso merupakan jasa pelayanan Bank BTN untuk melakukan penagihan kepada pihak ketiga atas inkaso tanpa dokumen di tempat lain di dalam negeri.
Jenis Warkat Inkaso :
- Warkat Inkaso sendiri adalah warkat yang diterbitksn oleh Kantor Cabang Bank BTN yang wilayah kliringnya berbeda dengan wilayah kliring bank pengirim.
- Warkat Inkaso Bank adalah warkat yang diterbitkan oleh bank lain yang wilayah kliringnya berbeda dengan wilayah kliring bank pengirim.
d. Western Union
Western Union adalah layanan kiriman uang Bank BTN bekerjasama dengan Western Union secara cepat (real time on-line) yang dilakukan lintas negara atau dalam satu negara.
Manfaat dari Western Union :
- Cepat, dalam hitungan detik dana sudah dapat diambil oleh
penerima.
- Dilayani oleh lebih 170.000 agen yang tersebar di lebih 200 negara dan antar kota di Indonesia.
- Kiriman uang dibayar dengan mata uang masing-masing
negara atau mata uang lain yang disepakati.
- Pengirim atau penerima tidak harus memiliki rekening di bank atau tidak harus berdomisili tetap di negara pengirim atau di negara tujuan transfer.
e. SPP On-line Perguruan Tinggi
SPP On-line Perguruan Tinggi merupakan layanan Bank BTN bagi perguruan tinggi/sekolah dalam penyediaan delivery channel untuk penerimaan setoran biaya –biaya pendidikan secara On-line.
(53)
commit to user
40
- Perguruan tinggi tidak perlu menyediakan banyak
resources (tempat, karyawan, dan sebagainya) untuk melayani pembayaran biaya pendidikan.
- Data hasil pembayaran biaya pendidikan dapat mudah
diintegrasikan dengan sistem administrasi perguruan tinggi. - Data dapat diketahui setiap saat dan dapat diakses melalui
berbagai media : website, dan FTP server.
- Pelaporan dapat disajikan untuk setiap fakultas atau program studi.
Manfaat SPP On-line bagi mahasiswa
- Melalui Delivery channel yang dimiliki oleh Bank BTN, mahasiswa dapat melakukan pembayaran secara on-line, cepat, mudah, aman, dan nyaman.
f. Money Changer
Money Changer adalah pelayanan yang diberikan kepada masyarakat yang ingin menjual atau membeli mata uang asing tertentu, yang mempunyai catatan kurs pada bank Indonesia. g. Safe Deposit Box
Safe Deposit Box adalah sarana penyimpanan barang/surat-surat berharga yang aman dan terjaga dari resiko kebakaran, kejahatan, bencana alam dll.
h. Payment Point
Payment Point merupakan fasilitas layanan bagi nasabah untuk memudahkan dalam membayar tagihan rutin.
Pembayaran tagihan dapat dilakukan dengan cara :
- Setoran tunai di loket kantor cabang Bank BTN.
- Non tunai melalui pemindahan (Overbooking), warkat
Bank BTN, warkat Bank lain, ATM BTN dan sms Banking. - Gunakan fasilitas Automatic Debit agar tidak direpotkan datang ke loket kantor cabang atau ke mesin ATM guna membayar tagihan bulanan.
(54)
commit to user
41
i. Bank Garansi
Pernyataaan yang dikeluarkan oleh bank atas permintaan nasabah untuk menjamin resiko tertentu yang timbul apabila nasabah tidak dapat menjalankan kewajibannya dengan baik kepada pihak yang menerima jaminan.
j. Real Time Groos Settlement (RTGS)
Sistem transfer dana on-line dalam mata uang rupiah yang penyelesainnya dilakukan per transakasi secara individual.
k. Batara Payroll
Batara Payroll merupakan layanan Bank BTN bagi pengguna jasa (perusahaan, perorangan, dan lembaga) dalam mengelola pembayaran gaji, THR dan bonus serta kebutuhan finansial lainya yang bersifat rutin bagi karyawan pengguna jasa.
Manfaat Batara Payroll :
- Aman, karena perusahaan terhindar dari penyediaan uang tunai dalam jumlah besar, kerahasian data terjamin.
- Mudah, karena perusahaan cukup menyediakan data
pembayaran bagi karyawan secara rutin dan selanjutnya secara sistem Bank BTN melakukan transfer ke rekening masing-masing karyawan.
- Akurat, karena perusahaan tidak perlu membulatkan
nominal gaji karyawan ke pecahan terdekat dan kesalahan data dapat dikurangi karena selalu di update setiap periode pembayaran.
l. SMS Batara
SMS Batara merupakan fasilitas layanan transaksi perbankan yang dapat diakses dari handphone. Cukup dengan mengetik SMS ke nomor 3555, nasabah dapat menikmati kemudahan melakukan transfer uang, pembayaran tagihan rutin, pembelian voucher isi ulang, serta transaksi lainnya.
(55)
commit to user
42
m. Kartu Debit BTN-VISA
Kartu Debit BTN-VISA merupakan kartu ATM dan kartu debit yang dirancang untuk memberikan kemudahan dan kenyamanan dalam bertransaksi.
Keunggulan Kartu Debit BTN-VISA adalah :
- Pemegang kartu dapat melakukan transaksi pembayaran di jaringan toko/merchant yang memasang logo VISA
- Pemegang kartu dapat melakukan transakasi: transfer antar rekening, pembayaran tagihan, pembelian pulsa isi ulang, informasi rekening dan informasi kurs mata uang.
3. Produk Kredit
1. Kredit Pemilikan Rumah Bersubdisi
Fasilitas kredit subsidi yang diberikan kepada masyarakat yang berpenghasilan kurang dari Rp2,5 juta untuk kepemilikan pembelian rumah sederhana sehat (RHS) dengan dibantu oleh pemerintah berupa subsidi selisih bunga atau uang muka.
Syarat dan ketentuan :
1) Pemohon memiliki penghasilan kurang dari Rp
2.500.000.
2) Batas maksimal harga jual rumah KPR subsidi
sesuai ketentuan pemerintah.
3) Bentuk bantuan berupa subsidi selisih bunga atau subsidi uang muka.
2. Kredit Griya Utama (KGU)
Fasilitas kredit yang diberikan kepada masyarakat perorangan untuk pembelian rumah baru atau lama dengan standar bangunan minimal sama dengan standar rumah bersubsidi.
Syarat dan ketentuan :
1) Pemohon adalah WNI, usia minimal 21 tahun atau telah
(56)
commit to user
43
2) Memiliki masa kerja atau telah menjalankan usaha dalam bidangnya minimal 1 tahun.
3) Telah menjadi penabung Tabungan Batara.
4) Jaminan kredit adalah tanah dan
rumah/apartemen/susun yang dibeli melalui fasilitas KGU.
3. Kredit Griya Multi (KGM)
Fasilitas kredit yang diberikan kepada masyrakat untuk berbagai keperluan seperti renovasi rumah, modal kerja, sekolah, atau kebutuhan konsumtif lainnya.
Syarat dan ketentuan :
1) Pemohon adalah WNI, usia minimal 21 tahun atau telah menikah.
2) Memiliki masa kerja atau telah menjalankan usaha dalam bidangnya minimal 1 tahun.
3) Telah menjadi penabung Tabungan Batara.
4) Jaminan kredit adalah tanah dan bangunan.
5) Dilengkapi IMB dan sertifikat tanah, minimal SHGB.
4. Kredit Pemilikan Apartemen (KPA)
Fasilitas kredit untuk membeli apartemen jadi (baru/bekas), apartemen indent atau take over dari bank lain.
Keunggulan :
1) Nilai kredit bebas
2) Jangka waktu maksimal 15 tahun
3) Maksimal kredit s/d 70% dari harga jual setelah diskon atau harga pasar wajar berdasarkan taksasi appraisal
4) Persyaratan ringan dan proses cepat
5. Kredit Swagriya (KSG)
Fasilitas kredit yang diberikan untuk keperluan membangun rumah diatas tanah yang dimiliki oleh pemohon dengan jaminan kredit berupa tanah tersebut.
(57)
commit to user
44 Syarat dan ketentuan :
1) Jaminan kredit adalah tanah dan bangunan yang dibiayai. 2) Dilengkapi IMB dan sertifikat tanah, minimal SHGB.
3) Menyampaikam RAB bangunan.
6. Kredit Swadaya
Fasilitas kredit yang diberikan kepada nasabah yang memerlukan dana segera dengan jaminan tabungan atau deposito yang ditempatkan di bank BTN.
Syarat dan ketentuan :
1) Pemohon adalah WNI, usia minimal 21 tahun atau telah menikah.
2) Memiliki simpanan dalam bentuk tabungan/deposito dan memenuhi syarat untuk dijadikan jaminan kredit.
3) Jangka waktu minimal 1(satu) bulan dan maksimal 1(satu) tahun dan dapat diperpanjang atas persetujuan bank BTN.
7. Kredit Kepemilikan Ruko (KP Ruko)
Fasilitas kredit yang diberikan oleh Bank BTN untuk membeli rumah toko, rumah usaha, rumah kantor ataupun kios.
Syarat dan ketentuan :
1) Terletak di area komersil. 2) Bangunan sedikitnya 2 lantai. 3) Harga jual bebas.
4) Dilengkapi IMB dan sertifikat tanah, minimal SHGB.
8. Kredit Perumahan Perusahaan
Fasilitas kredit yang diberikan kepada perusahaan untuk penyediaan fasilitas perusahaan dinas ataupun rumah pegawai yang didasarkan atas kerjasama antara bank BTN dengan perusahaan yang mendukung program pemerintahan.
Syarat dan ketentuan :
1) Pemohon adalah perusahaan atau Badan Usaha.
(58)
commit to user
45
3) Ketentuan kredit adalah 75% s/d 90% dari biaya
pembangunan atau harga pembelian rumah. 4) Jangka waktu kredit s/d 15 tahun.
9. Kredit Ringan Batara (KRB)
Fasilitas kredit yang diberikan kepada karyawan perusahaan pengguna jasa Batara payroll dengan agunan gaji karyawan. Syarata dan ketentuan :
1) WNI, usia minimal 21 tahun atau telah menikah.
2) Karyawan dengan status pegawai tetap dan masih aktif bekerja pada perusahaan pengguna jasa Batara Payroll Bank BTN.
3) Mendapat rekomendasi dari manajemen dari pengguna jasa
Batara Payroll Bank BTN tempat yang bersangkutan bekerja.
4) Telah menjadi pegawai tetap minimal 1 tahun pada
pengguna jasa Batara Payroll Bank BTN.
5) Mempunya penghasilan yang dapat menjamin kelancaran pembayaran angsuran selama jangka waktu kredit.
10.Kredit Usaha Mikro dan Kecil (KUMK)
Fasilitas kredit yang diberikan oleh bank untuk meningkatkan akses usaha mikro dan kecil terhadap dana pinjaman yang berasal dari surat utang pemerintah (SUP) untuk pembiayaan investasi dan modal kerja dengan persyaratan yang relatif ringan dan terjangkau. Syarat dan ketentuan :
1) Maksimal kredit untuk usaha mikro sebesar Rp50.000.000 dan Rp500.000.000 untuk usaha kecil.
2) Pembiayaan sendiri minimal 20% dari kebutuhan modal kerja untuk KUMK modal kerja minimal 25% dari total biaya investasi untuk KUMK investasi.
(59)
commit to user
46
3) Jangka waktu minimal 1 tahun dan dapat diperpanjang 2 kali untuk KUMK modal kerja dan 1 tahun untuk KUMK investasi.
11.Kredit Yasa Griya
Fasilita kredit yang diperuntukkan bagi pengembang (developer) atau koperasi untuk membantu modaal kerja dalam rangka pembiayaan pembangunan suatu proyek perumahan.
Syarat dan ketentuan :
1) Pemohon adalah badan usaha yang berbentuk Perseroan Terbatas (PT), Koperasi, Perseroan Komanditer (CV), dan perorangan.
2) Pemohon adalah pengembang anggota REI/APERSI.
3) Berpengalaman sebagai pengembang.
4) Memiliki rekening Giro di Bank BTN.
5) Tidak tercantum dalam daftar hitam BI. 12.Kredit Platinum
Fasilitas kredit yang diberikan kepada nasabah bank untuk pembelian rumah termasuk take over dengan nilai kredit > Rp 150 juta.
Syarat dan ketentuan :
1) Pemohon adalah WNI, usa minimal 21 tahun atau telah menikah.
2) Memiliki masa kerja atau telah menjalankan usaha dalam bidangnya minimal 1 tahun.
3) Telah menjadi penabung Tabungan Batara.
4) Jaminan kredit adalah tanah dan rumah/apartemen/susun yang dibeli melalui fasilitas KPR Platinum.
13.Kredit Pendukung Perumahan
Fasilitas kredit yang diberikan untuk pembiayaan modal kerja dana atau investasi khususnya kepada sektor industri yang terkait dengan perumahan termasuk unsur-unsur penunjangnya.
(60)
commit to user
47 Syarat dan ketentuan :
1) Pemohon adalah badan usaha yang berbentuk Perseroan Terbatas (PT), Koperasi, CV dan perorangan.
2) Pengalaman di bidangnya maksimal 1 tahun.
3) Berkedudukan dalam wilayah RI.
4) Memiliki perizinan untuk melakukan kegiatan usaha.
5) Telah menjadi pemegang rekening giro di Bank BTN.
14.Kredit Modal Kerja Kontraktor
Fasilitas kredit yang diberikan oleh Bank BTN untuk membantu menyelesaikan pekerjaan borongan sesuai dengan kontrak kerja. Syarat dan ketentuan :
1) Pemohon adalah badan usaha yang bergerak di bidang jasa
pemborongan dalam arti luas atas dasar kontrak kerja atau SPK.
2) Memiliki pengalaman di bidang pemborongan minimal 1 tahun.
3) Memiliki rekening giro di Bank BTN.
15.Kredit Investasi
Kredit Investasi adalah kredit yang diberikan untuk pembiayaan investasi baru, perluasan modernisasi atau rehabilitasi.
Syarat dan ketentuan :
1) Pemohon adalah badan usaha yang berbentuk Perseroan Terbatas (PT), Koperasi, Perseroan Komanditer (CV), dan perorangan.
2) Memiliki semua perizinan yang diperlukan untuk
melakukan investasi.
3) Pengalaman di bidang investasi yang akan dibiayai.
4) Memiliki giro di Bank BTN.
(1)
commit to user
70
DAFTAR PUSTAKA
Zulkifli Amsyah 1998. Manajemen Kearsipan. Jakarata: PT Gramedia Pustaka Utama.
Basir Barthos. 1998. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
Maryati.2008. Manajemen Perkantoran Efektif. Yogyakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN.
Ida Nuraida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: KANISIUS.
Rahman Hasanuddin. 2000. Kebijakan Perbankan yang berwawasan
lingkungan. Bandung: PT Citra Aditya Bakti.
Saiman.2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Sukoco, Badri M. 2007.Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.
Sutarto. 1992. Sekretaris Dan Tata Warkat. Yogyakarta : Universitas Gajah Mada.
Sutopo. 2002. Metodelogi Penelitian Kualitatif. Dasar teori dan
terapannya dalam penelitian. Surakarta: Sebelas Maret University
Press.
Thomas Suyatno. 2003. Dasar-Dasar Perkreditan. Jakarta: PT SUN. Thomas Wiyasa.2003. Tugas Sekretaris dalam mengelola surat dan asip
dinamis. Jakarta: PRADNYA PARAMITA.
Wursanto.1995. Kearsipan2.Yogyakarta: KANISIUS.
(2)
commit to user
71
LAMPIRAN
(3)
commit to user
72 B. Sertifikat Hak Tanggungan (SHT)
(4)
commit to user
73
(5)
commit to user
74 D. Perjanjian Kredit
(6)
commit to user
75 E. Akta Jual Beli