commit to user
19 pemusnahan. Hal ini sesuai dengan salah satu ciri yang harus ada pada
suatu arsip yaitu warkat yang memiliki guna tertentu. Bila ada warkat yang tidak memiliki guna tertentu masih tetap disimpan berarti mengingkari
pengertian arsip, atau setidak-tidaknya tidak memenuhi salah satu ciri arsip. Sutarto,1992:255
Tujuan Penyusutan a.
Menghindari pencampuran antara arsip aktif dan arsip yang tidak aktif.
b. Memudahkan pencarian kembali arsip, jika sewaktu-waktu
diperlukan. c.
Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan, pemeliharaan, kepegawaian, dan lain-lain
d. Tempat yang digunakan untu menyimpan arsip menjadi longgar
Sutarto, 1992 : 256
a. Penilaian arsip
Penilaian dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat ditentukan berapa lama jenis arsip bersangkutan disimpan di file aktif dan
file inaktif, serta apakah jenis aktif tersebut kemudian dimusnahkan atau masih tetap disimpan.
4 Golongan arsip menurut ALFRED Administrative Value Nilai Administrasi, Legal Value Nilai Hukum, Financial Value Nilai Uang,
Research Value Nilai Penelitian, Educational Value Nilai pendidikan, Documentary Value Nilai Dokumentasi, yaitu :
1. Arsip Vital Presentase nilai 90-100 Yaitu penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti
kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya.
Contoh : Akte pendirian Perusahaan. 2. Arsip Penting Presentase nilai 50-89. Arsip ini melengkapi
bisnis rutin dan dapat diganti dengan biaya tinggi dan lama.Arsip ini disimpan di file aktif selama lima tahun dan di
commit to user
20 file in aktif dua puluh lima tahun. Contoh : Arsip bukti-bukti
keuangan. 3. Arsip Brerguna Presentase 10-49
Arsip jenis ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Disimpan di file aktif selama dua tahun dan di
file in aktif selama sepuluh tahun. Contoh :Surat pesanan. 4. Arsip tidak berguna presentase 0-9 . Arsip ini dapat
dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Paling lama arsip ini disimpan tiga bulan di file aktif. Contoh : Undangan rapat. Ida
Nuraida, 2008: 105
b. Pemindahan dan Pemusnahan
Seperti yang diuraikan diatas, peralihan arsip aktif menjadi arsip in- aktif dapat dilakukan setelah suatu periode kegiatan tertentu, dimana suatu
arsip sudah tidak jarang digunakan tetapi masih harus disimpan. Dan tidak semua arsip yang telah dipindahkan akan disimpan
sebagai arsip in-aktif untuk selamanya. Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan setelah jangka waktu tertentu. Ida Nuraida, 2008:
106
5. PEMELIHARAAN
