Latar Belakang Masalah PENDAHULUAN

commit to user 1

BAB 1 PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam suatu organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun organisasi swasta mempunyai tujuan tertentu, dimana dalam pencapaian tujuan tersebut menggunakan cara-cara tertentu yang terbaik dan sistematis. Setiap oranisasi baik organisasi pemerintah maupun organisasi swasta menginginkan agar kegiatan organisasinya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Untuk itu setiap unit kerja hendaknya direncanakan, dikendalikan, dibina, di sempurnakan dan ditata dengan sebaik-baiknya. Apabila tidak diatur dengan baik, maka menjadi suatu kumpulan aktivitas yang tidak menentu. Yang mengakibatkan terjadinya kesimpangsiuran dalam menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Bukannya membantu terselesainya pekerjaan melainkan merintangi, mungkin pula menyebabkan lambatnya pelaksanaan kegiatan administrasi lainnya, yang pasti adalah menyebabkan penghamburan berbagai sumber kerja pikiran, tenaga, waktu ,ruang, termasuk uang. Untuk mengatasi hal ini perlu adanya pemikiran baru terhadap cara-cara bekerja yang telah ada serta mengubah kebiasaan – kebiasaan yang selama ini canderung kearah pemborosan kerja. Setiap organisasi selalu berusaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam pencapaian tujuan tersebut menghendaki pengorbanan yang sekecil mungkin dengan harapan menapatkan hasil sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Keberhasilan suatu organisasi dalam pencapaian tujuan tersebut dipengaruhi oleh beberapa faktor, salah satunya adalah pengelolaan arsip, karena arsip merupakan ingatan atau pusat memori dalam suatu organisasi yang dapat membantu memperlancar kegiatan kantor. Keberadaan arsip pada lingkungan perkantoran tidak dapat dilepaskan dari pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh suatu commit to user 2 organisasi. Arsip tercipta secara otomatis sebagai hasil pelaksanaan kegiatan administrasi atau transaksi, serta sebagai salah satu bukti barjalannya suatu fungsi instansi atau organisasi. Sehingga arsip bukanlah hal yang diciptakan secara khusus. Arsip disimpan karena diperlukan oleh organisasi untuk barbagai kaperluan, sampai saatnya disingkirkan karena tidak diperlukan lagi. Arsip mengandung berbagai data dan informasi yang sesuai dengan keanekaragaman kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Data dan informasi yang terkandung didalamnya diperlukan untuk memperlancar kegiatan organisasi dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya, baik itu data yang mencerminkan kegiatan pokok organisasi maupun yang bersifat penunjang . Kearsipan merupakan bidang yang sangat penting dan sama pentingnya dengan bidang yang lainnya. Dengan demikian peranan kearsipan sangatlah potensial dan tidak dapat diabaikan begitu saja dalam menunjang dan melancarkan kegiatan administrasi dalam sebuah instansi atau oraganisasi. Kearsipan merupakan urat nadi dari seluruh kegiatan dalam suatu organisasi atau kantor. Bagi setiap organisasi atau kantor tanpa pelaksanaan sistem kearsipan yang baik dan teratur maka hampir keseluruhan kegiatan administrasi akan terhambat bahkan macet. Bidang kearsipan tidak boleh diabaikan begitu saja dan tidak boleh sembarangan orang di tempatkan di posisi ini, maka orang-orang yang bekerja di sini adalah orang-orang yang terpilih yang memang mempunyai kemampuan dan keahlian di bidang kearsipan. Dengan begitu Arsiparis dapat mengelola arsip dengan baik dan akan mengurangi bahkan menghindari kerugian baik dalam bentuk kerugian tenaga, biaya maupun waktu. Mengingat begitu pentingnya arsip bagi kelangsungan hidup suatu organisasi, maka diperlukan adanya suatu penataan terhadap informasi- informasi itu dengan baik untuk membantu kelancaran kerja dan keseluruhan aktivitas yang ada didalam organisasi. Hal ini harus didukung commit to user 3 oleh peralatan pendukung yang memadai dan tenaga-tenaga yang profesional dan menguasai di bidang kearsipan, sehingga masalah-masalah yang sewaktu-waktu muncul dapat diantisipasi dan dengan baik. Meskipun Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam organisasi atau kantor, namun ironisnya dewasa ini masih banyak dijumpai kantor-kantor yang belum melaksanakan penataan arsip dengan baik. Mereka menganggap arsip adalah sekedar tumpukan naskah atau benda lain yang kurang bernilai, seakan-akan arsip hanyalah barang masa lalu yang hanya pantas di simpan di gudang. Sehingga banyak tumpukan arsip yang hanya disimpan digudang, dan tidak tertata dengan rapi, akibatnya arsip mudah rusak dan sulit ditemukan ketiaka sewaktu-waktu diperlukan kembali. Hal ini juga sering kita jumpai dalam kehidupan sehari-hari, dimana banyak kertasberkas arsip yang dipergunakan sebagai kertas pembungkus barang. Padahal apabila dilihat dari segi waktutanggal pengeluaran masih tergolong berkas yang baru. Sering pula orang menunggu lama untuk mendapatkan pelayanan dari sebuah instansi dikarenakan petugas sulit atau lambat dalam menangani berbagai jenis arsip yang berhubungan dengan kegiatan pelayanan tersebut. Banyak kantorinstansi yang menyimpan arsip-arsipnya tetapi pada waktu diperlukan sulit untuk ditemukan. Beberapa faktor yang menyebabkan instansi-instansi belum atau tidak melakukan penataan arsip-arsip sebagaimana mestinya antara lain adalah kurang adanya kesadaran dari para pegawai, khususnya pihak pimpinan instansi akan pentingnya arsip di dalam administrasi. Kemungkinan lainnya adalah tidak tersedianya tenaga atau pegawai yang ahli dalam bidng kearsipan. Penulisan tugas akhir ini mengambil lokasi di BTN SURAKARTA, dengan alasan PT. BTN persero SURAKARTA merupakan salah satu instansi yang bergerak dalam bidang perbankan, dimana kegiatannya salah satunya adalah melayani masyarakat dengan cara memberikan kredit kepada masyarakat. commit to user 4 Adapun produk-produk kredit yang dihasilkan oleh BTN Cabang Surakarta antara lain :

1. Produk Kredit : Kredit perseorangan, dan koperasi

Kredit perseorangan : KPR bersubsidi, KPR Griya Utama, KPR BTN Platinum, KPA, Kredit Griya Multi, Kredit Ringan Batara, Kredit Pemilikan Rumah Toko, Kredit Swa Griya, Kredit Swadana. Namun untuk sementara waktu jenis kredit yang diminati masyarakat adalah KPR, KGM, dan KGU. Untuk jenis kredit yang lainnya belum diminati oleh masyarakat. Berdasarkan hal tersebut penulis tertarik mengetahui kearsipan dokumen-dokumen kredit dan tidak membahas Kearsipan secara keseluruhan di BTN Cabang Surakarta, karena akan terlalu luas lingkupnya. Dari hasil pengamatan, penulis mengetahui bahwa pengelolaan arsip kredit di BTN Cabang Suakarta menggunakan asas sentraliasasi yaitu arsip yang berupa dokumen –dokumen kredit disimpan secara terpusat pada satu ruangan. Berdasarkan uraian diatas, maka penulis terdorong untuk mempelajari lebih dalam mengenai Kearsipan dokumen-dokumen kredit di BTN Cabang Surakarta. Maka Penulis mengambil judul “KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN NEGARA CABANG SURAKARTA”

B. Perumusan Masalah