commit to user
12
1. Penerimaan dan Pencatatan
Penerimaan Dokumen ataupun surat masuk sebaiknya ditangani oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan
dokumen masuk semacam ini kita namai sistem satu pintu atau kebijakan
satu pintu.
Semua suratdokumen masuk, harus segera diteruskan kepada pencatat. Petugas penerima kredit tidak dibenarkan menyimpan atau
membiarkan dokumen – dokumen menumpuk diatas meja. Dokumen yang
masuk seharusnya dicek terlebih dahulu apakah syarat-syarat nya sudah terpenuhi semuanya. Setelah itu dilakukan penyortiran dokumen kredit.
Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. Zulkifli Amsyah, 2005:66
Sedangkan di Bank Tabungan Negara, dokumen yang masuk seharusnya dicek terlebih dahulu apakah syarat-syarat nya sudah terpenuhi
semuanya, syarat yang dimaksud adalah syarat pengajuan kredit. Apabila belum lengkap, dapat dikembalikan kepada bagian penerima calon
kreditur. Penyortiran dokumen Kredit meliputi mengelompokan jenis
Kreditnya. Untuk di BTN Cabang surakarta sekarang ini baru terdapat dokumen Kredit Pemilikan Rumah, Kredit Griya Utama, dan Kredit Griya
Multi. Setelah Penyortiran Dokumen Kredit, Kegiatan yang dilakukan
selanjutnya adalah pencatatan. Pencatatan Dokumen kredit dilakukan sebelum dokumen kredit tersebut di sampaikan kepada pejabat yang
bersangkutan. Dokumen Kredit dicatat di lembar pengantar yang nantinya akan dikomputerisasikan. Sehingga akan lebih mudah dalam mencari
dokumen ataupun mengetahui data – data yang ada dalam dokumen kredit
tersebut.
commit to user
13
2. Penyimpanan
Penyimpanan yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sisitem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan. Zulkifli Amsyah,
2005:67 Penyimpanan arsip dilakukan sebagai salah satu upaya untuk
melindungi arsip. Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan sistem tertentu agar arsip dengan mudah ditemukan saat
diperlukan. Selain itu agar dapat dilakukan pengambilan dan pengembalian dengan mudah, sehingga arsip tidak akan cepat rusak karena
sering diambil dari tempat penyimpanannya. Sistem Penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan dalam
penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan
dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Zulkifli Amsyah, 2005:71
Ada empat sistem standar yang sering dipilih salah satu sebagai sistem penyimpanan, yaitu sistem abjad, geografis, subjek, dan numerik.
1. Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan
mempergunakan abjad sebagai kode penyimpanan . Abjad di ambilkan dari abjad nama nama orang, nama organisasi, nama
tempat, dan sebagainya. 2.
Sistem Geografis adalah Suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah.
3. Sistem Subjek adalah Suatu sistem penyimpanan arsip dengan
menggunakan isi atau pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya.
4. Sistem Numerik adalah Suatu sistem penyimpanan arsip dengan
menggunakan angka-angka sebagai pedoman untuk mengaturnya. Zulkifli Amsyah : 2004 : 148
commit to user
14 Untuk di BTN sendiri ,sistem yang digunakan dalam penyimpanan
dokumen kredit adalah menggunakan sistem numerik dan Subjek. Pelaksanaan penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal dengan 3
asas, meliputi :
a. Asas Sentrlisasi
Asas sentralisasi adalah asas dimana semua dokumen di simpan di pusat penyimpanan. Unit bawahannya yang ingin
menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud. Badri
M. Sukoco,S.E. 2007:97 Manfaat menggunakan asas Sentralisasi :
1. Mencegah duplikasi dokumen 2. Layanan yang lebih baik
3. Adanya keseragaman sistem penyimpanan arsip 4. Menghemat waktu tidak perlu mendatangi bagian-bagian lain
hanya untuk mencari data 5. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor.
Kerugian asas Sentralisasi : 1. Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen
2. Sentralisasi arsip hanya sesuai untuk organisasi yang kecil 3. Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan.
b. Asas Desentralisasi
Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit.
Keuntungan menggunakan asas Desentralisasi antara lain : 1. Dekat dengan pemakai, sehingga lebih mudah dalam
mengawasi, disisi lain lebih pemakai dapat langsung memakainya tanpa kehilangan waktu maupun tenaga untuk
mendapatkannya. 2. Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan
dengan sebuah bagian disimpan dibagian yang bersangkutan.
commit to user
15 Kerugian asas Desentralisasi antara lain :
1. Pengawasan relatif sulit untuk dilakukan 2. Terjadi
banyak penduplikasian
dokumen, ruangan,
perlengkapan, dan alat tulis kantor. 3. Layanan kurang memuaskan
c. Asas Kombinasi
Asas kombinasi merupakan asas dimana dalam pelaksanaan penyimpanan dokumen, masing-masing bagian menyimpan
dokumennya sendiri dibawah kontrol sistem terpusat. Badri M. Sukoco,S.E. 2007:99
Keuntungan menggunakan asas Kombinasi: 1. Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam
2. Menekan duplikasi dokumen 3. Meminimum kesalahan pemberkasan serta dokumen yang
hilang Kerugian asas Kombinasi :
1. Kurang luwes keseragaman diseluruh unit belum atau tidak ada.
3. Peralatan dan Perlengapan Untuk dapat menata arsip dengan kecepatan tinggi dan sedikit
kesalahan diperlukan peralatan dan perlengkapan yang sanggup menjalankan fungsi setiap sistem dan metode dengan sebaik-baiknya.
a. Kriteria Pemilihan Peralatan
Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan dibeli, beberapa kriteria perlu dipertimbangkan , yaitu :
1. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran,jumlah,berat, komposisi fisik, dan nilainya.
2. Frekuensi penggunaan arsip 3. Lama arsip disimpan
4. Lokasi dari fasilitas penyimpanansentralisasi dan desentralisasi
commit to user
16 5. Besar ruangan arsip
6. Tingakat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.
b. Tipe Peralatan Penyimpanan
Peralatan yang dipergunakan bagi penyimpanan arsip yang berjumlah banyak dapat dikelompokkan dalam 3 tiga jenis alat
penyimpanan, yaitu : 1. Alat penyimpanan tegak vertical file
Peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan pengurusan arsip. Jenis ini sering disebut dengan almari
arsip filing cabinet. Almari arsip yang standar terdapat 2 laci,4 laci, 5 laci,atau 6 laci.
Ada 2 macam almari arsip : a. Almari arsip untuk diisi folder biasa
b. Almari arsip untuk folder gantung yang mempunyai tempat untuk gantungan folder.
Di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta, memakai alamari dengan 4 laci dan menggunakan folder biasa.
2. Alat penyimpanan menyamping lateral file Walaupun sebenarnya arsip diletakkan juga secara vertikal, tetapi
peralatan ini tetap saja disebut file lateral, karena letak map-map nya menyamping laci. Dengan begini file ini dapat lebih
menghemat tempat dibanding file kabinet. 3. Alat penyimpanan elektrik power file
Walau bukan model baru, tetapi penggunaan file elektonik berkembang pesat di berbagai kantor. Harga dari file ini lebih
mahal dibanding file-file model lain. Alat ini menggunakan tenaga listrik untuk memutar tempat file hingga bagian file yang
diinginkan dekat kepada petugas sehingga mudah mencari arsip yang dipergunakan.
4. Alat penyimpanan untuk Word-Processing
commit to user
17 Peralatan untuk menyimpa media magnetik sangat bervariasi,
hampir sama juga dengan peralatan untuk arsip kertas. Floppy disk dan kartu magnetik sering disimpan di dalam kotak yang dipesan
khusus dengan desain yang sesuai dengan keperluan pada pabrik- pabrik peralatan pada umumnya. Peralatan ini berada diatas meja
para petugas operator pada waktu diperlukan. 5. Alat Penyimpanan untuk media Komputer
Ada 2 dua macam media informasi yang merupakan hasil dari pekerjaan komputer, yaitu media komputer dan catakan komputer
print-out. Menghadapi begitu banyak media komputer yang perlu disimpan dan dapat dicari dengan cepat bila mana diperlukan ,
banyak badan yang mempergunakan peralatan rak mobil otomatis . Dengan menekan suatu
tombol, seorang petugas dapat
menggerakkan sederetan rak yang berisi media komputer, sehingga diperoleh suatu gang diantara rak-rak untuk menemukan media
yang dicari . Cetakan komputer yang berukuran besar biasanya disimpan pada folder-folder yang sesuai dan diletakkan dalam rak-
rak almari. Untuk memperkecil rak, cetakan komputer dapat difotokopi ukuran kecil.
c. Perlengkapan Penyimpanan
Kebanyakan kantor menyediakan perlengkapan untuk penyimpanan arsip.
1. Penyekat Penyekat adalah lembaran yang dapat dibuat dari karton atau
tripleks yang digunakan sebagai pembatas dari arsip-arsip yan disimpan. Zulkifli Amsyah ,2004:188
Pada penyekat ditempelkan label yang berisikan kata tangkap sebagai penunjuk guide sesuai dengan sistem penyimpanan yang
digunakan. Tujuan dari penunjuk yang terdapat pada penyekat adalah sama pada semua sistem, yaitu membimbing mata dalam
menemukan dan menyimpan dokumen.
commit to user
18 2. Map Folder
Folder-folder juga dapat diperoleh dalam berbagai model dan bahan. Jimlah dan jenis dokumen yang di file, serta cara pembuatan
dokumen didalamnya hendaknya dijadikan pedoman dalam menentukan pilihan. Folder-folder biasanya berlpat dibagian bawah
untuk memungkinkan membesar . Sebagaimana perkembangan jumlah dokumen, lipatan baru dapat dibuat disepanjang dasar folder
agar dasar folder lebih lebar. 3. Penunjuk Guide
Penunjuk mempunyai fungsi sebagai tanda untuk membimbing dan melihat cepat kepada tempat-tempat yang
diinginkan di dalam file. Penunjuk terdiri dari tempat label tab yang menjorok keatas dibuat dalam berbagai bentuk, yang disebut
tonjolan. 4. Kata Tangkap
Judul yang terdapat pada tonjolan dsebut juga kata tangkap. Bilamana
memilih kata
tangkap, baik
ia berupa
huruf abjad,nama,maupun subjek, haruslah diingat untuk memuatnya
sesingkat mungkin sehingga dapat dibaca dengan mudah dan cepat. Pada umumnya penunjuk menggunakan kata tangkap tunggal dan
pasangan. Kata tangkap tunggal berarti bahwa hanya terdapat satu huruf atau satu kombinasi huruf pada tiap tonjolan. Dan disebut kata
tangkap pasangan apabila kata tangkap tersebut menunjuk pengertian mulai huruf ini sampai dengan huruf itu atau mulai kata ini sampai
dengan kata itu.
4. PENYUSUTAN ARSIP
Tidak semua warkat memiliki nilai guna abadi. Sebagian warkat pada suatu saat tertentu akan habis kegunaannya. Dengan demikian tidak
semua warkat harus disimpan terus menerus, melainkan ada sebagian yang harus dipindahkan atau bahkan dimusnahkan. Penyusutan arsip dapat
berupa pemindahan dari tempat penyimpanan dan dapat berupa
commit to user
19 pemusnahan. Hal ini sesuai dengan salah satu ciri yang harus ada pada
suatu arsip yaitu warkat yang memiliki guna tertentu. Bila ada warkat yang tidak memiliki guna tertentu masih tetap disimpan berarti mengingkari
pengertian arsip, atau setidak-tidaknya tidak memenuhi salah satu ciri arsip. Sutarto,1992:255
Tujuan Penyusutan a.
Menghindari pencampuran antara arsip aktif dan arsip yang tidak aktif.
b. Memudahkan pencarian kembali arsip, jika sewaktu-waktu
diperlukan. c.
Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan, pemeliharaan, kepegawaian, dan lain-lain
d. Tempat yang digunakan untu menyimpan arsip menjadi longgar
Sutarto, 1992 : 256
a. Penilaian arsip
Penilaian dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat ditentukan berapa lama jenis arsip bersangkutan disimpan di file aktif dan
file inaktif, serta apakah jenis aktif tersebut kemudian dimusnahkan atau masih tetap disimpan.
4 Golongan arsip menurut ALFRED Administrative Value Nilai Administrasi, Legal Value Nilai Hukum, Financial Value Nilai Uang,
Research Value Nilai Penelitian, Educational Value Nilai pendidikan, Documentary Value Nilai Dokumentasi, yaitu :
1. Arsip Vital Presentase nilai 90-100 Yaitu penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti
kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya.
Contoh : Akte pendirian Perusahaan. 2. Arsip Penting Presentase nilai 50-89. Arsip ini melengkapi
bisnis rutin dan dapat diganti dengan biaya tinggi dan lama.Arsip ini disimpan di file aktif selama lima tahun dan di
commit to user
20 file in aktif dua puluh lima tahun. Contoh : Arsip bukti-bukti
keuangan. 3. Arsip Brerguna Presentase 10-49
Arsip jenis ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Disimpan di file aktif selama dua tahun dan di
file in aktif selama sepuluh tahun. Contoh :Surat pesanan. 4. Arsip tidak berguna presentase 0-9 . Arsip ini dapat
dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Paling lama arsip ini disimpan tiga bulan di file aktif. Contoh : Undangan rapat. Ida
Nuraida, 2008: 105
b. Pemindahan dan Pemusnahan
Seperti yang diuraikan diatas, peralihan arsip aktif menjadi arsip in- aktif dapat dilakukan setelah suatu periode kegiatan tertentu, dimana suatu
arsip sudah tidak jarang digunakan tetapi masih harus disimpan. Dan tidak semua arsip yang telah dipindahkan akan disimpan
sebagai arsip in-aktif untuk selamanya. Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan setelah jangka waktu tertentu. Ida Nuraida, 2008:
106
5. PEMELIHARAAN
Arsip merupakan sesuatu yang memberikan informasi kepada kita, oleh karena itu kita berkewajiban untuk memelihara dan menjaga arsip-
arsip tersebut dari segala kerusakan dan kemusnahan. Arsip sering kali rusak karena berbagai serangan, yaitu :
a. Kelembaban udara yang tidak terkontrol
b. Udara yang terlampau kering
c. Sinar ultraviolet pada sinar matahari sangat berbahaya bagi
kertas-kertas arsip d.
Bermacam –macam debu, baik itu debu dari kain, asap ,
maupun debu yang dibawa angin. e.
Jamur dan sejenisnya f.
Rayap dan serangga lainnya
commit to user
21 Cara menjaga arsip agar terjaga dan tetap awet, antara lain :
a. Membersihkan ruangan, sekurang-kurangnya seminggu sekali,
dengan menggunakan vacium cleaner alat penyedot debu. b.
Pemeriksaan ruangan setidak-tidaknya 6 bulan sekali untuk mengawasi apabila terdapat serangga, rayap , dan sejenisnya.
c. Menggunakan racun serangga
d. Larangan makan dan minum serta merokok
e. Rak penyimpanan arsip sebaiknya terbuat dari bahan logam
f. Membersihkan arsip seminggu sekali dengan vacium cleaner
g. Mengeringkan arsip yang basah Basir Barthos, 1990:51-59
6. RUANG ARSIP
Kategori