commit to user
60
Gambar 4.2 Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara
Keterangan : a.
Almari besi 4 laci b.
Jenis kredit dan No Kredit c.
Laci Almari b.
Perlengkapan Penyimpanan Dalam melakukan penyimpanan juga membutuhkan perlengkapan
untuk mendukung lancarnya proses penyimpanan. Pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta perlengkapan yang digunakan dalam
penyimpanan adalah penyekat yang berfungsi sebagai penunjuk nomor, folder yang memiliki fungsi sebagai wadah arsip kredit,dan penunjuk yang
berfungsi sebagai tanda untuk membimbing dan melihat cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan di dalam file.
Pada Tabungan Negara Cabang Surakarta peralatan serta perlengkapan kearsipan sudah memenuhi standar dalam kearsipan.
Perlengkapan berupa penyekat, folder maupun penunjuk dapat lebih memudahkan petugas dalam melakukan penataan samapai dengan
pencarian kembali arsip kredit. Dalam intinya arsip kredit dapat terjaga dengan baik sampai dengan proses penyusutan.
D. Pemeliharaan Dokumen Kredit
Pemeliharaan adalah suatu usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan baik yang datangnya dari luar maupun
dari dalam atau arsip itu sendiri. Berdasarkan
uraian sebelumnya
b a
c
commit to user
61 bahwa dokumen Kredit perlu disimpan, dipelihara, dirawat dan diamankan
dari pencurian atau penyalahgunaan. Pemeliharaan dan pengawasan arsip dilakukan agar arsip tidak cepat rusak atau musnah sebelum waktunya.
Pemeliharaan arsip bertujuan untuk : 1. Menjaga kerahasian arsip agar tidak di salah gunakan oleh orang
lain. 2. Menghindari dari gangguan fisik arsip dari pengaruh lingkungan,
berupa bahaya kebakaran, kebanjiran, serangan kutu buku, rayap dan lain-lain.
3. Memberikan daya tahan dan keawetan arsip fisik sehingga dapat dibaca kembali isi-isinya.
Berdarkan pengamatan di Ruang Arsip Kredit dan wawancara kepada Bp Toni selaku pengurus Arsip Kredit, bentuk pemeliharaan Arsip
meliputi : 1. Ruangan Arsip dilengkapi dengan AC, untuk menjaga suhu agar
tetap stabil dan mematikan lampu penerangan sebagian agar arsip tidak mudah rusak.
2. Ruangan dilengkapi dengan alarm dan alat pemadam kebakaran 3.
Pada Pintu masuk terdapat tulisan “Selain petugas dilarang masuk”
4. Memberikan penyegarpengharum ruangan 5. Terdapat tulisan “Di larang merokok”
Dari uraian diatas dapat dikatakan bahwa Bank Tabungan Negara cabang Surakarta telah berusaha mengadakan pemeliharaan arsip,
khusunya arsip kredit agar arsip dapat terjaga dengan kondisi yang baik. Tetapi
berdasarkan pengamatan
yang penulis
lakukan, belum
terselenggaranya kebersihan pada ruang arsip. Mungkin dikarenakan pengurus kurang percaya pada petugas kebersihan yang akan
membersihkan ruangan tersebut. Atau mungkin pengurus sibuk menyelesaikan tugas-tugasnya sehingga melalaikan akan pentingnya
commit to user
62 kebersihan ruangan arsip. Jadi ruangan arsip terlihat berdebu dan sedikit
kotor.
E. Penyusutan Dokumen Kredit
