commit to user
55
B. Penyimpanan Dokumen Kredit
a. Asas Penyimpanan Arsip Berdasarkan wawancara dengan Bp. Toni Wahyu sebagai pengurus
Finance document
yang menangani dokumen kredit dapat diketahui bahwa:
“ Penyimpanan arsip kredit yang digunakan oleh Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta adalah dengan asas Sentralisasi dimana semua
dokumen di simpan di pusat penyimpanan. Unit bawahannya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan
m enggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud.”
Di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta menggunakan asas Sentralisasi karena lebih menghemat ruangan dan mencegah doplikasi
dokumen. Sebab dokumen yang terdapat dalam ruang kearsipan adalah dokumen yang berisi sertifikat dan surat-surat berharga yang tidak boleh
jatuh ke tangan orang lain. b. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip yang digunakan oleh Bank Tabnungan Negara Cabang Surakarta adalah dengan menggunakan sistem numerik.
Seperti yang diungkapkan oleh Bp.Toni Wahyu sebagai pengurus finance document pada Bank tabungan Negara Cabang Surakarta, bahwa :
“arsip kredit yang sudah didisposisi oleh Kepala dan yang disimpan di bagian
finance document
ini dalam penyimpanannya menggunakan sistem numerik. Dimana surat-surat tersebut
diklasifikasikan berdasarkan kode jenis kreditnya dan dimasukan ke dalam map atau folder yang telah dikelompokkan sesuai dengan
nomornya. Missal 01 mengenai KGU, 02 mengenai KPR ,dan 03 mengenai KGM
.” Wawancara tanggal 21 Maret 2011 c. Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur yang digunakan oleh masing-masing organisasi dalam penyimpanan arsip hampir sama antara satu dengan yang lainnya.
Prosedur dalam penyimpanan arsip digunakan agar lebih mudah
commit to user
56 dilaksanakan dan lebih terarah. Prosedur penyimpanan arsip ini adalah
kegiatan pengolahan arsip sebelum arsip-arsip tersebut disimpan. Langkah-langkah yang dilakukan oleh Bank Tabungan Negara
Cabang Surakarta dalam prosedur penyimpanan arsip, antara lain memisah-misahkan arsip, meneliti arsip, mengklasifikasikan arsip,
menyusun arsip dan memfile arsip atau menyimpan arsip sesuai dengan pola klasifikasinya.
1 Memisah-misahkan arsip Kegiatan pertama yang dilakukan oleh petugas arsip adalah
memisahkan arsip. Memisahkan arsip berarti mengadakan pensortiran terhadap arsip-arsip yang akan disimpan, untuk dikelompokkan
menurut subjeknya, apakah termasuk arsip KPR, KGU, atau KGM. 2 Meneliti arsip
Setelah arsip dipisahkan sesuai kode-kode angka, kemudian arsip diteliti lebih lanjut apakah arsip-arsip yang akan disimpan
tersebut sudah lengkap akan syarat-syaratnya dan sudah mendapatkan disposisi dari Manajer Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta.
3 Pencatatan nomor kode Mencatat kode jenis arsip, data diri debitur dan nomor-nomor
sertifikat dan surat-surat yang ada di dalam folder. 4 Menyusun Arsip
Setelah arsip diberi kode klasifikasi, arsip-arsip yang akan disimpan dimasukan ke dalam map. Map tersebut sudah diberi kode
klasifikasi pada bagian sampulnya. Sehingga dapat menunjukkan isi arsip yang disimpan didalamnya.
5 Menyimpan Arsip Arsip yang sudah dimasukkan ke dalam map, kemudian
dimasukan ke dalam rak lemari besi. Map-map tersebut kemudian ditata berdasarkan sistem penyimpanan arsip yang digunakan yaitu
sistem numerik. Arsip yang disimpan di dalam rak kemudian disusun
commit to user
57 secara berderet sesuai dengan nomor klasifikasi yang paling kecil
hingga nomor klasifikasi yang paling besar. Selain disimpan berupa folder-folder, arsip kredit juga
disimpan berupa soft file yang disimpan ke dalam komputer. Cara penyimpanan arsip dengan komputerisasi ini tidak jauh berbeda
dengan penyimpanan arsip ke dalam rak lemari besi. Adapun proses penyimpanan arsip berupa
soft file
sebagai berikut : 1.
Membuat folder-folder sebagai wadah data yang akan disimpan.
2. Mencatat kode jenis kredit, data diri debitur, dan nomor-nomor
sertifikat serta surat-surat yang ada dalam folder kredit. 3.
Memisah-misahkan berdasarkan jenis kreditnya. 4.
Menyimpan file kedalam folder yang disediakan menurut jenis kreditnya.
Seperti yang diungkapkan oleh Bp.Toni Wahyu sebagai pengurus
finance document
pada Bank tabungan Negara Cabang Surakarta, bahwa :
“ Sistem komputerisasi bertujuan agar mudah dalam pencarian data-data diri ataupun data-data berhubungan dengan sertifikat yang
terdapat dalam folder arsip kredit. Sistem komputerisasi ini diterapkan secara
On Line
sehingga hilangnya data karena komputer rusak dapat di cegah.” wawancara tanggal 23 Maret 2011
Pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta arsip disimpan selama 10-20 tahun atau sampai dengan pelunasan kredit dari debitur.
Arsip disimpan dengan hati-hati dengan menggunakan peralatan dan perlengkapan yang ada, agar arsip terjaga dengan baik dan tidak
mudah rusak.
C. Fasilitas Kearsipan