commit to user
6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Kearsipan dan Kredit
1. Kearsipan
Arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan yang selanjutnya mengalami perubahan lagi
menjadi archeon. Arche artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi kekuasaan peradilan. Sedangkan archea artinya dokumen atau
catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota. Thomas Wiyasa,43:2003
Pengertian arsip menurut MC. Maryati 2008:114 adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat
keterangan-keterangan mengenai suatu pokok persoalan atau peristiwa –
peristiwa yang masih berguna dan diperlukan sewaktu-waktu dimasa mendatang.
Menurut The Liang Gie dalam bukunya Ida Nuraida 2008:92 arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis
karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara tepat ditemukan kembali.
Zulkifli Amsyah, MLS 2004:2 juga menjelaskan pengertian arsip. Arsip adalah catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk
huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan yang tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas kartu,
formulir, kertas film slide, film-stip,disket, kertas photocopy, dan lain- lain. Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi
yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kertas,kertas film celluloid,dan media komputer disket,
pita magnetik, dan sebagainya.
commit to user
7 Pengertian arsip juga dirumuskan dalam Undang-Undang No. 7
Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan dalam Pasal 1 menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :
a Arsip-arsip dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan
badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun beik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kehidupan pemerintahan. b
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh bdan-badan swasta dan atau perorangan dalambentuk corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Kebanyakan orang dalam suatu organisasi selalu meremehkan kearsipan, padahal jika kita pelajari lebih mendalam kearsipan ini sangat
mempengaruhi perkembangan dalam organisasi baik swasta maupun pemerintah. Karena kearsipan memiliki peran sebagai pusat ingatan dan
sumber informasi bagi suatu organisasi dalam mengambil suatu keputusan secara tepat mengenai suatu masalah yang sedang dihadapi. Agar tujuan
organisasi tersebut dapat tercapai dengan maksimal, maka dibutuhkan adanya kearsipan yang dapat dikelola dengan baik, tertib dan teratur
sehingga dalam penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Dari penjabaran diatas dapat diketahui bahwa kearsipan
mempunyai tujuan dan peranan yang sangat penting bagi organisasi. Tujuan Pengarsipan menurut Maryati 2008:115 adalah :
Sebagai referensi atau bukti legalitas sewaktu-waktu arsip
dibutuhkan.
Sebagai sumber data yang berarti arsip merupakan sumber informasi yang sangat diperlukan dalam mendukung pengambilan
keputusan.
Sebagai data historis yang dapat digunakan untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika organisasi di masa lalu.
commit to user
8 Dalam suatu organisasi, arsip disimpan secara baik dan
kelompokkan menurut jenisnya. Pengelompokan tersebut bermaksud agar mudah dalam pencarian atau penyusutan arsip yang sudah tidak terpakai.
Maryati 2008:115 juga menjelaskan jenis-jenis arsip menurut keperluannya yaitu :
Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dalam proses penyelesaian.
Atau arsip sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.
Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang digunakan karena sudah selesai diproses dan jarang digunakan.
Arsip Abadi, yaitu arsip penting dan berlaku untuk selamanya
Dari berbagai definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa file, archive, ataupun warkat kita artikan dengan istilah arsip, agar kita
tidak terkacaukan oleh istilah-istilah tersebut. Dengan demikian dapat diambil kesimpulan bahwa arsip adalah segala sesuatu yang memuat
keterangan-keterangan baik yang berupa tulisan, gambar maupun benda- benda lain yang dapat membantu ingatan dan memiliki nilai informasi
sehingga memiliki kegunaan yang sangat baik bagi kepentingan organisasi maupun kepentingan perorangan yang di simpan sedemikian rupa sehingga
mudah dan cepat ditemukan kembali apabila diperlukan. Maka yang dimaksud dengan kearsipan adalah kegiatan mengatur, mengurus, dan
mengelola benda-benda arsip yang dimulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penyusutan, pemeliharaan, sampai dengan
pemusnahan.
2. Kredit