commit to user
57 secara berderet sesuai dengan nomor klasifikasi yang paling kecil
hingga nomor klasifikasi yang paling besar. Selain disimpan berupa folder-folder, arsip kredit juga
disimpan berupa soft file yang disimpan ke dalam komputer. Cara penyimpanan arsip dengan komputerisasi ini tidak jauh berbeda
dengan penyimpanan arsip ke dalam rak lemari besi. Adapun proses penyimpanan arsip berupa
soft file
sebagai berikut : 1.
Membuat folder-folder sebagai wadah data yang akan disimpan.
2. Mencatat kode jenis kredit, data diri debitur, dan nomor-nomor
sertifikat serta surat-surat yang ada dalam folder kredit. 3.
Memisah-misahkan berdasarkan jenis kreditnya. 4.
Menyimpan file kedalam folder yang disediakan menurut jenis kreditnya.
Seperti yang diungkapkan oleh Bp.Toni Wahyu sebagai pengurus
finance document
pada Bank tabungan Negara Cabang Surakarta, bahwa :
“ Sistem komputerisasi bertujuan agar mudah dalam pencarian data-data diri ataupun data-data berhubungan dengan sertifikat yang
terdapat dalam folder arsip kredit. Sistem komputerisasi ini diterapkan secara
On Line
sehingga hilangnya data karena komputer rusak dapat di cegah.” wawancara tanggal 23 Maret 2011
Pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta arsip disimpan selama 10-20 tahun atau sampai dengan pelunasan kredit dari debitur.
Arsip disimpan dengan hati-hati dengan menggunakan peralatan dan perlengkapan yang ada, agar arsip terjaga dengan baik dan tidak
mudah rusak.
C. Fasilitas Kearsipan
Fasilitas adalah kebutuhan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Keberhasilan suatu pekerjaan tidak terlepas dari
peranan sarana dan prasarana yang menunjang. Demikian juga,
commit to user
58 dengan pengelolaan kearsipan juga membutuhkan fasilitas yang
memadai untuk menunjang pelaksanaannya. Adapun fasilitas kearsipan di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta adalah sebagai
berikut: a.
Alat-alat Kearsipan Alat penerimaan surat
Meja, adalah fasilitas yang digunakan untuk menempatkan arsip atau surat yang masuk pada meja petugas yang
menyortir surat masuk. Steples, yaitu alat penjepit kertas agar terlihat rapi.
Spidol, yaitu digunakan untuk mencatat nomor kode-kode. Rak surat, yaitu untuk menyimpan arsip yang masuk agar
terpisah dengan arsip yang lama. Alat penyimpanan arsip
1. Ordner, semacam map dari karton tebal dan dapat menampung banyak arsip serta didalamnya terdapat besi
untuk mengkait arsip yang telah dilubangi pada bagian pinggir arsip tersebut.
2. Map folder, map untuk menyimpan berkas pengajuan kredit.
3. Stopmap, berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik. Stopmap mempunyai beberapa bentuk
dan macam. Pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta menggunakan
bermacam stopmap, antara lain : a. Stopmap biasa , sering disebut dengan stopmap folio
karena dapat untuk menyimpan ukuran yang paling luas ukuran folio21cm x 34 cm Kegunaanya untuk
menyimpan sementara arsip.
commit to user
59 b. Stopmap Jepitan, adalah stopmap yang memakai jepitan
dari logam untuk mengikat arsip dengan kuat sehingga arsip tidak mudah lepas.
c. Stopmap tebal atau stopmap besar dengan jepitan, adalah map dengan jepitan khusus untuk menjepit arsip-arsip
yang disimpa didalamnya. Penyimpanan map ini disimpan di rak arsip.
4. Alat pelubang kertas, digunakan untuk melubangi surat- surat yang akan disimpan dalam map atau folder.
5. Lemari arsip besi, Adalah lemari yang terbuat dari besi yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk
arsip, seperti map atau folder. Alat korespodensi
Adalah alat-alat yang digunakan untuk melaksanakan surat-menyurat. Alat-alat korespodensi yang terdapat di Bank Tabungan Negara
Cabang Surakarta antara lain : Kertas, berguna untuk keperluan tulis menulis serta mencetak surat
atau undangan keluar. Stempel atau cap, alat untuk menyetempel surat.
Amplop berlambang perusahaan, digunakan untuk mengirim surat
kepada debitur yang nunggak dalam melakukan pembayaran. Mesin tik manual, alat yang digunakan untuk mengetik surat atau
arsip. Computer, alat elektronik yang dapat menerima data, mengolah
data, melaksanakan perhitungan dan bermacam-macam kegunaan lainnya.
commit to user
60
Gambar 4.2 Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara
Keterangan : a.
Almari besi 4 laci b.
Jenis kredit dan No Kredit c.
Laci Almari b.
Perlengkapan Penyimpanan Dalam melakukan penyimpanan juga membutuhkan perlengkapan
untuk mendukung lancarnya proses penyimpanan. Pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta perlengkapan yang digunakan dalam
penyimpanan adalah penyekat yang berfungsi sebagai penunjuk nomor, folder yang memiliki fungsi sebagai wadah arsip kredit,dan penunjuk yang
berfungsi sebagai tanda untuk membimbing dan melihat cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan di dalam file.
Pada Tabungan Negara Cabang Surakarta peralatan serta perlengkapan kearsipan sudah memenuhi standar dalam kearsipan.
Perlengkapan berupa penyekat, folder maupun penunjuk dapat lebih memudahkan petugas dalam melakukan penataan samapai dengan
pencarian kembali arsip kredit. Dalam intinya arsip kredit dapat terjaga dengan baik sampai dengan proses penyusutan.
D. Pemeliharaan Dokumen Kredit
