Penerimaan dan Pencatatan Dokumen Kredit

commit to user 51 Kredit yang masuk segera di terima dan di proses pada bagian Loan Service yang kemudian diserahkan ke bagian finance document untuk proses pengarsipan lebih lanjut.

A. Penerimaan dan Pencatatan Dokumen Kredit

Penerimaan dokumen kredit pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta menerapkan sistem satu pintu atau kebijakan satu pintu dalam artian penerimaan dokumen kredit ditangani oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit Loan service . Dokumen kredit diterima dari unit Loan Service , dimana unit ini adalah unit yang menerima serta melayani masyarakat yang akan menjadi debitur di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta, seperti yang diungkapkan oleh Bp. Toni Wahyu selaku Pengurus Finance Document yang menangani dokumen kredit, sebagai berikut : “Dokumen kredit yang masuk dikelola oleh bagian Loan service karena disini menggunakan sistem satu pintu yang berarti semua suratarsip dikelola oleh satu bagian saja. Wawancara tanggal 21 Maret 2011 Jenis arsip kredit yang ditangani di bagian finance document berupa arsip Kredit Pemilikan Rumah, Kredit Griya Utama, dan Kredit Griya Multi. Arsip-arsip ini diolah dan disimpan oleh bagian finance document , dimana bagian ini adalah satu-satunya bagian yang menangani masalah dokumen kredit di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta. Adapun pengelolaan arsip kredit pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta sebagai berikut : a. Proses Pengurusan dokumen Kredit Masuk Dokumen kredit yang masuk diterima oleh bagian Loan Service. Setelah diteliti kekomplitan syarat pengajuan kredit, kemudian arsip kredit baru di ajukan ke manajer, dalam hal ini diwakili oleh Bp Heru Selaku Sekretaris Manajer pada Bank tabungan Negara Cabang Surakarta. Setelah mendapat persetujuan, dokument kredit di serahkan pada bagian finance document untuk dilakukan pengarsipan. Adapun langkah-langkah dalam pengurusan dokumen kredit masuk antara lain : commit to user 52 1 Dokumem kredit yang masuk di periksa apakah sudah sesuai dengan syarat dan ketentuan Kredit. Apabila sudah lengkap syarat – syaratnya, maka langkah selanjutnya dilakukan peyortiran. 2 Dokumen kredit disortir menurut jenisnya, yaitu termasuk ke dalam Kredit Pemilikan Rumah KPR, Kredit Griya Utama KGU, atau Kredit Griya Multi KGM. 3 Dokumen dibuka dan dibaca isinya, kemudian dicatat pada sampul folder berupa jenis kredit, data diri debitur, dan nomor sertifikat atau surat-surat yang lain yang terdapat dalam folder atau map tersebut. Arsip kredit diterima berupa dokumen kredit yang berupa folder- folder yang berisi syarat-syarat dan ketentuan meminjam kredit pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta. Syarat- syarat tersebut berupa surat – surat dan sertifikat, antara lain :  Surat Perjanjian Kredit  Surat Pengakuan Hutang  Akta Jual Beli  Sertifikat  IMB Izin mendirikan Bangunan  SKMHT Surat Kuasa Membebankan Hak Tanggungan  APHT Akta Pemberian Hak Tangungan  SHT Sertifikat Hak Tanggungan  Polis AJK Asuransi Jiwa Kredit  Polis Asuransi Kebakaran 4 Setelah dicatat pada sampul folder, data-data tersebut juga dicatat dalam buku agenda kredit masuk. 5 Selain menggunakan sistem pencatatan manual, dalam melakukan pencatatan arsip kredit Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta juga menggunakan sistem komputerisasi. Sistem yang digunakan adalah LOC Local Operation Computer. Dengan sistem ini, komputer ditempatkan di beberapa bagian yang terhubung oleh commit to user 53 jaringan yang memudahkan unit-unit berinteraksi. Dengan sistem ini, data yang telah di olah disuatu bagian dan dapat langsung dikirim kebagian lain untuk langsung diproses lebih lanjut. Pada Bagian Finance document terpasang satu komputer yang berguna untuk mencatat data-data yang berhubungan dengan arsip kredit serta untuk menerima data-data arsip kredit yang berasal dari unit Loan Servis atau mengirim data ke unit Collection Work Out. Pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta data-data kredit yang dicatat dan tersimpan di unit Loan servis dikirim ke unit finance document, agar mempermudah dan mengurangi beban dalam melakukan pencatatan data-data tentang debitur serta data-data arsip kredit. Data tersebut di proses dan disimpan , agar mudah dalam melakukan pencarian data yang berhubungan dengan data diri debitur dan arsip kredit. commit to user 54 GAMBAR 4.1 BAGAN PROSES ARSIP KREDIT MASUK Bagan yang terpasang pada dinding ruang arsip kredit BTN Surakarta PROSES KETERANGAN Kredit masuk diterima oleh bagian Loan service. Dokumen kredit yang masuk diperiksa kelengkapan syarat-syarat dan kredit dan disortir dibedakan antara KPR, KGM, atau KGU Setelah arsip dibuka dan dibaca isinya kemudian dicatat dalam arsip kredit dan kedalam komputer. Dokumen kredit tersebut kemudian diteruskan kepada Sekretaris untuk di periksa dan diparaf. Diteruskan kepada Pimpinan untuk di disposisi. Dokumen kredit diserahkan ke unit finance document untuk disimpan sampai dengan proses penyusutan. Arsip kredit di simpan di unit finance document Kredit masuk Diperiksa dan disortir Pencatatan dalam buku agenda kredit masuk dan pencatatan kedalam komputer Sekretaris Pimpinan Penyerahan ke unit finance document untuk disimpan dan diarsipkan Penyimpanan arsip kredit commit to user 55

B. Penyimpanan Dokumen Kredit