commit to user
51 Kredit yang masuk segera di terima dan di proses pada bagian Loan
Service yang kemudian diserahkan ke bagian
finance document
untuk proses pengarsipan lebih lanjut.
A. Penerimaan dan Pencatatan Dokumen Kredit
Penerimaan dokumen kredit pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta menerapkan sistem satu pintu atau kebijakan satu pintu dalam
artian penerimaan dokumen kredit ditangani oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit
Loan service
. Dokumen kredit diterima dari unit
Loan Service
, dimana unit ini adalah unit yang menerima serta melayani masyarakat
yang akan menjadi debitur di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta, seperti yang diungkapkan oleh Bp. Toni Wahyu selaku Pengurus
Finance Document
yang menangani dokumen kredit, sebagai berikut : “Dokumen kredit yang masuk dikelola oleh bagian
Loan service
karena disini menggunakan sistem satu pintu yang berarti semua suratarsip
dikelola oleh satu bagian saja. Wawancara tanggal 21 Maret 2011 Jenis arsip kredit yang ditangani di bagian
finance document
berupa arsip Kredit Pemilikan Rumah, Kredit Griya Utama, dan Kredit Griya Multi. Arsip-arsip ini diolah dan disimpan oleh bagian
finance document
, dimana bagian ini adalah satu-satunya bagian yang menangani masalah dokumen kredit di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta.
Adapun pengelolaan arsip kredit pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta sebagai berikut :
a. Proses Pengurusan dokumen Kredit Masuk
Dokumen kredit yang masuk diterima oleh bagian
Loan Service.
Setelah diteliti kekomplitan syarat pengajuan kredit, kemudian arsip kredit baru di ajukan ke manajer, dalam hal ini diwakili oleh Bp Heru Selaku
Sekretaris Manajer pada Bank tabungan Negara Cabang Surakarta. Setelah mendapat persetujuan, dokument kredit di serahkan pada bagian
finance document
untuk dilakukan pengarsipan. Adapun langkah-langkah dalam pengurusan dokumen kredit masuk antara lain :
commit to user
52 1
Dokumem kredit yang masuk di periksa apakah sudah sesuai dengan syarat dan ketentuan Kredit. Apabila sudah lengkap syarat
– syaratnya, maka langkah selanjutnya dilakukan peyortiran. 2
Dokumen kredit disortir menurut jenisnya, yaitu termasuk ke dalam Kredit Pemilikan Rumah KPR, Kredit Griya Utama KGU, atau
Kredit Griya Multi KGM. 3
Dokumen dibuka dan dibaca isinya, kemudian dicatat pada sampul folder berupa jenis kredit, data diri debitur, dan nomor sertifikat
atau surat-surat yang lain yang terdapat dalam folder atau map tersebut.
Arsip kredit diterima berupa dokumen kredit yang berupa folder- folder yang berisi syarat-syarat dan ketentuan meminjam kredit
pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta. Syarat- syarat tersebut berupa surat
– surat dan sertifikat, antara lain :
Surat Perjanjian Kredit
Surat Pengakuan Hutang
Akta Jual Beli
Sertifikat
IMB Izin mendirikan Bangunan
SKMHT Surat Kuasa Membebankan Hak Tanggungan
APHT Akta Pemberian Hak Tangungan
SHT Sertifikat Hak Tanggungan
Polis AJK Asuransi Jiwa Kredit
Polis Asuransi Kebakaran 4
Setelah dicatat pada sampul folder, data-data tersebut juga dicatat dalam buku agenda kredit masuk.
5 Selain menggunakan sistem pencatatan manual, dalam melakukan
pencatatan arsip kredit Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta juga menggunakan sistem komputerisasi. Sistem yang digunakan
adalah LOC Local Operation Computer. Dengan sistem ini, komputer ditempatkan di beberapa bagian yang terhubung oleh
commit to user
53 jaringan yang memudahkan unit-unit berinteraksi. Dengan sistem
ini, data yang telah di olah disuatu bagian dan dapat langsung dikirim kebagian lain untuk langsung diproses lebih lanjut. Pada
Bagian Finance document terpasang satu komputer yang berguna untuk mencatat data-data yang berhubungan dengan arsip kredit
serta untuk menerima data-data arsip kredit yang berasal dari unit Loan Servis atau mengirim data ke unit Collection Work Out.
Pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta data-data kredit yang dicatat dan tersimpan di unit Loan servis dikirim ke unit finance
document, agar mempermudah dan mengurangi beban dalam melakukan pencatatan data-data tentang debitur serta data-data arsip kredit. Data
tersebut di proses dan disimpan , agar mudah dalam melakukan pencarian data yang berhubungan dengan data diri debitur dan arsip kredit.
commit to user
54
GAMBAR 4.1 BAGAN PROSES ARSIP KREDIT MASUK
Bagan yang terpasang pada dinding ruang arsip kredit BTN Surakarta PROSES
KETERANGAN Kredit masuk diterima oleh bagian
Loan service. Dokumen kredit yang masuk
diperiksa kelengkapan syarat-syarat dan kredit dan disortir dibedakan
antara KPR, KGM, atau KGU Setelah arsip dibuka dan dibaca
isinya kemudian dicatat dalam arsip kredit dan kedalam komputer.
Dokumen kredit tersebut kemudian diteruskan kepada Sekretaris untuk
di periksa dan diparaf. Diteruskan kepada Pimpinan untuk
di disposisi. Dokumen kredit diserahkan ke unit
finance document untuk disimpan sampai dengan proses penyusutan.
Arsip kredit di simpan di unit finance document
Kredit masuk
Diperiksa dan disortir
Pencatatan dalam buku agenda kredit masuk dan pencatatan
kedalam komputer
Sekretaris
Pimpinan
Penyerahan ke unit finance document untuk disimpan dan
diarsipkan
Penyimpanan arsip kredit
commit to user
55
B. Penyimpanan Dokumen Kredit