16
Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan, prosedur, operasi, dan aktivitas sebuah instansi, lembaga, yayasan, dan
perorangan untuk itulah arsip dinamis perlu dikelola dengan baik agar bermanfaat bagi pencipta, penerima, dan pemakainya.
2.
Arsip Statis
Arsip Statis adalah arsip yang tidak digunakan lagi bagi organisasi tetapi karena nilai informasinya cukup tinggi masih tetap disimpan dan dipelihara.
Dengan kata lain karena arsip yang bersangkutan memiliki nilai berkelanjutan setelah nilai bagi manajemen selesai. Data yang terkandung di dalam arsip
kegunaannya beralih kepada kegunaan yang lebih luas. Bukan lagi untuk kepentingan manajemen tetapi yang utama untuk kepentingan yang sifatnya luas,
seperti untuk penelitian, dan kepentingan masyarakat lainnya. Ini berarti bahwa arsip statis sifatnya terbuka, dalam arti dapat dibuka dan disediakan untuk
masyarakat yang memerlukannya. Hal ini berbeda dengan arsip dinamis yanng sifatnya tertutup. Pihak lain yang tidak berkepentingan tidak diperkenankan untuk
mengetahui isi informasinya. Namun meskipun arsip dinamis bersifat terbuka, masih ada beberapa pembatasan terhadap arsip-arsip tertentu. Upaya pembatasan
ini antara lain dalam rangka keamanan negara dan melindungi kepentingan organisasi atau perusahaan. Contoh arsip statis: undang-undang, peraturan
2.3 Sistem Kearsipan
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran filling system adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat
sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali
Universitas Sumatera Utara
17
dengan secara cepat. Menurut Atmosudirjo 1990:3 sistem kearsipan adalah sistem penerbitan Ordenanarranging dan penguraian beschrijvendeskription daripada
bahan-bahan arsip sedemikian rupa sehingga semua bahan arsip setiap waktu dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi.
Dengan demikian Sistem Kearsipan mempunyai sejumlah komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan, dapat dikatakan bahwa kearsipan
merupakan suatu sistem informasi manajemen.Komponen sistem kearsipan meliputi pengolahan data dan fakta menjadi informasi manajemen, metoda dan
evaluasi.Keseluruhan komponen itu saling berinteraksi dan berhubungan bersama- sama untuk mencapai tujuan.
Tujuan kearsipan secara umum tercakup dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 pasal 3 point f tentang maksud dan tujuan penyelenggaraan kearsipan
bertujuan untuk “menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara”.
Untuk mencapai tujuan tersebut setiap instansi harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Menurut Wursanto 1991:30 Sistem kearsipan
yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
a. Mudah dilaksanakan, Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga
tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanannya maupun dalam penemuan kembali.
b. Mudah dimengerti, Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para
pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaanya. Dengan kata lain, sistem kearsipan harus sederhana. Untuk
Universitas Sumatera Utara
18
sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.
c. MurahEkonomis, Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus
murahekonomis dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran danabiaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan
arsip. d.
Tidak memakan tempat, Yang dimaksud tempat adalah tempat menyimpan arsip-arsip yang harus disimpan oleh badan pemerintah. Tempat penyimpan
dapat berupa ruangan, bangunan atau gedung gudang arsip=archives storage. Rak arsip, almari dan sebagainya.Terlepas dari jenis dan bentuk
tempat yang dipergunakan pada dasarnya sistem kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat.
e. Mudah dicapai, Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan
arsip-arsip yang disimpan mudah, cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan apabila sewaktu-waktu diperlukan lagi.
f. Cocok bagi organisasi, Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok
atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan bagi suatu organisasi belum tentu baikcocok apabila dilaksanakan
oleh organisasi lain. g.
Fleksibel atau luwes, Fleksibel atau luwes berarti system filling yang dipergunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti
perkembangan organisasi. Perlu diingat bahwa organisasi bersifat dinamis, berkembang.Jangan sampai sistem filling yang dilaksanakan setiap saat
Universitas Sumatera Utara
19
berubah yang disebabkan oleh perkembanagn organisasi.Oleh karena itu sistem harus ditetapkan bersama dengan perencanaan tujuan organisasi.
h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip, Salah satu tujuan kearsipan
antara lain adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena itu sistem kearsipan yang
dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggungjawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang
kearsipan.Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan.Yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban
udara. i.
Mempermudah pengawasan, Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan sistem kearsipan yang dilaksanakan dibantu dengan
mempergunakan berbagai macam perlengkapanperalatan, misalnya : Kartu indeks, Lembar pengantar, lembar petunjuk silang, kartu pinjam arsip atau out
slip dan sebagainya. Dari pemaparan diatas, dapat kita simpulkan bahwa yang dimaksud dengan
sistem kearsipan adalah suatu tata cara dalam pengelolaan dan pengurusan arsip yang dimulai dari sejak saat penciptaan sampai dengan pemusnahan atau pelestarian arsip
yang menggunakan aturan dan prosedur sehingga apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat, tepat, dan lengkap.
2.4 Sistem Penataan Arsip
